Von Daten zu Geld: Nutzbarmachung von Belegungsanalysen für eine effektivere Verwaltung von Hybridbüros
10. Oktober 2023
26. September 2024
Der moderne Arbeitsplatz hat einen seismischen Wandel erfahren, der durch die globale Pandemie ausgelöst wurde. Die Unternehmen waren gezwungen, ihren Ansatz in Bezug auf Büroräume zu überdenken, wobei das traditionelle 9-to-5-Modell mit fünf Tagen pro Woche flexiblen und hybriden Arbeitsvereinbarungen weichen musste. Infolgedessen ist die Nachfrage nach kosteneffizienten Strategien, die die Interessen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Vordergrund stellen und gleichzeitig den Büroraum optimieren, stark angestiegen.
In diesem Artikel befassen wir uns mit der sich wandelnden Landschaft der Büroraumoptimierung und zeigen auf, wie wichtig die Nutzung von Belegungsanalysen ist, damit euer Unternehmen Effizienz und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen kann.
Die sich verändernde Dynamik von Büroräumen
Vor der Pandemie war das Büro für die meisten Arbeitnehmenden das Zentrum der Arbeit. Die plötzliche Verlagerung zur Mobilarbeit, die durch COVID-19 ausgelöst wurde, zwang die Unternehmen jedoch dazu, ihren Immobilienbestand neu zu bewerten.
Es wurde deutlich, dass die Beibehaltung großer, oft nicht ausreichend genutzter Büroflächen nicht mehr tragbar war. Die Unternehmen sahen sich vor die einmalige Chance gestellt, die Kosten zu senken und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu steigern.
Die Einführung des hybriden Arbeitsmodells
Eine Umfrage des Beratungsunternehmens Advanced Workplace Associates aus dem Jahr 2022 ergab einen deutlichen Rückgang der Büronutzung.
Im Durchschnitt verbrachten die Mitarbeitenden nur noch 1,5 Tage pro Woche im Büro, um zu arbeiten. Dieser starke Rückgang der Bürobelegung verdeutlicht die potenzielle Verschwendung von Unternehmensressourcen durch ungenutzte Büroflächen.
Das hybride Arbeitsmodell hat sich als praktische Lösung für dieses Problem erwiesen. Es schafft ein empfindliches Gleichgewicht zwischen der Flexibilität der Mitarbeitenden, remote zu arbeiten, und der Möglichkeit, sie in regelmäßigen Abständen ins Büro einzuladen. Dieser Ansatz trägt der sich wandelnden Arbeitsdynamik Rechnung und optimiert den Büroraum, wodurch Belegungsgebühren und andere damit verbundene Kosten eingespart werden.
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Strategien zur Optimierung der Büroflächen
Im Zuge der COVID-19-Pandemie und des Aufkommens des hybriden Arbeitsmodells hat die Optimierung der Büroflächen für Unternehmen, die ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Ressourceneffizienz und Mitarbeitendenzufriedenheit anstreben, höchste Priorität. Hier sind einige Strategien, die die moderne Bürolandschaft prägen:
1. Desk Booking System
Das Arbeitsplatzbuchungssystem ist in der Ära des hybriden Arbeitens zu einem Dreh- und Angelpunkt der Optimierung von Büroflächen geworden. Diese Strategie ermöglicht es den Mitarbeitenden, Schreibtische oder Arbeitsplätze für bestimmte Tage zu reservieren, an denen sie im Büro sein wollen.
Die Arbeitsplatzbuchung gewährleistet eine effiziente Raumzuweisung, indem sie die Nachfrage mit den verfügbaren Ressourcen abgleicht. So können eure Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz nach ihren täglichen Bedürfnissen auswählen, sei es eine ruhige Ecke für konzentriertes Arbeiten oder ein gemeinschaftlicher Bereich für Teambesprechungen.
Außerdem sind die Buchungsdaten eine wertvolle Ressource für eure fundierten Entscheidungen. Sie ermöglichen es euch, den Büroraum zu optimieren, Abfall zu reduzieren und Belegungsgebühren und andere damit verbundene Kosten zu sparen.
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2. Hot Desking
Hot-Desking bringt das Konzept der Schreibtischreservierung auf die nächste Stufe, indem es fest zugewiesene Schreibtische gänzlich abschafft. Beim Hot-Desking können die Mitarbeitenden jeden verfügbaren Schreibtisch oder Arbeitsplatz wählen, wenn sie ins Büro kommen. Dieser Ansatz bietet mehrere überzeugende Vorteile. Es gewährleistet eine maximale Raumausnutzung und beseitigt das Problem der nicht ausgelasteten Arbeitsplätze.
Hot Desking ermöglicht es euch, spontane Interaktionen und Zusammenarbeit zu fördern, indem ihr eure Mitarbeitenden ermutigt, sich im Büro zu bewegen. Darüber hinaus kann es zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da euer Unternehmen bei der Einführung von Hot Desking möglicherweise kleinere Büroräume benötigt, wodurch sich die Miet- und Wartungskosten verringern.
3. Aktivitätsorientiertes Arbeiten
Aktivitätsorientiertes Arbeiten ist ein dynamischer und anpassungsfähiger Ansatz zur Optimierung der Büroflächen. Dabei werden verschiedene Arbeitsbereiche im Büro geschaffen, die jeweils auf bestimmte Aufgaben oder Tätigkeiten zugeschnitten sind.
Diese Räume können ruhige Zonen für konzentrierte Einzelarbeit, kollaborative Bereiche, die mit Tools für Teambesprechungen und Brainstorming ausgestattet sind, und Entspannungsräume für Pausen und informelle Zusammenkünfte umfassen. Aktivitätsorientiertes Arbeiten stellt sicher, dass jeder Quadratmeter Bürofläche einem klaren Zweck dient, die Ressourcennutzung optimiert und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördert.
4. Reduzierung des Fußabdrucks
Die Verkleinerung der Bürofläche ist eine praktische Strategie, vor allem, wenn ein großer Teil eurer Belegschaft weiterhin von zu Hause aus arbeitet. Die Verkleinerung der Bürofläche bringt mehrere Vorteile mit sich. Sie führt zu Kosteneffizienz durch geringere Miet-, Versorgungs- und Wartungskosten.
Außerdem verbrauchen kleinere Büroräume weniger Energie für Heizung, Kühlung und Beleuchtung und tragen so zu den Nachhaltigkeitszielen bei. Die durch die Verkleinerung eingesparten Ressourcen können in andere Geschäftsbereiche umverteilt werden, um die Erfahrungen der Mitarbeitenden zu verbessern und Innovationen zu fördern.
5. Einführung von flexiblem Mobiliar
Flexible Möbel und modulare Möbelsysteme sind für die Optimierung eurer Büroflächen unerlässlich.
Ihr könnt diese vielseitigen Möbel im Handumdrehen neu konfigurieren, um verschiedenen Arbeitsstilen gerecht zu werden, von individuellen Aufgaben bis hin zu Gruppenbesprechungen. Die Anpassungsfähigkeit flexibler Möbel reduziert den Bedarf an häufigem Austausch, was zu Kosteneinsparungen führt.
Darüber hinaus erhöhen sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, ihre Arbeitsumgebung individuell zu gestalten, und so Komfort und Produktivität fördern. Flexible Möbel unterstützen euch bei der Förderung eines flexiblen Bürolayouts, das sich schnell an veränderte Umstände anpassen lässt. So wird sichergestellt, dass die Bürofläche den sich entwickelnden Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den Unternehmenszielen entspricht.
Nutzung von Belegungsanalysen zur Steigerung der Effizienz
Unter Belegungsanalyse versteht man das Sammeln und Analysieren von Daten über die Nutzung von Büroflächen. Dieser datengestützte Ansatz liefert wertvolle Erkenntnisse, die Unternehmen dabei helfen, ihre Büroflächen im Hinblick auf Effizienz und Kosteneinsparungen zu optimieren. Warum das so wichtig ist, erfahrt ihr hier:
1. Einblicke in Echtzeit
Belegungsanalyse-Tools, die oft mit Sensoren und intelligenter Gebäudetechnik integriert sind, liefern Echtzeitdaten über die Büronutzung. Anhand dieser Informationen könnt ihr sofortige Anpassungen vornehmen, wie z. B. die Optimierung von Heiz- und Kühlsystemen auf der Grundlage der Anzahl der Nutzer.
2. Wohlbefinden der Mitarbeitenden
Wenn ihr wisst, wie eure Mitarbeitenden die Büroräume nutzen, könnt ihr eine Umgebung schaffen, die das Wohlbefinden fördert. Wenn die Daten zum Beispiel zeigen, dass die Mitarbeitenden häufig Pausenbereiche für informelle Besprechungen nutzen, könnt ihr in bequeme Sitzgelegenheiten und angemessene Besprechungsräume investieren.
3. Kostenreduzierung
Einer der wichtigsten Vorteile der Belegungsanalyse ist die Kostensenkung. Mit genauen Daten über die Flächennutzung könnt ihr fundierte Entscheidungen über die Verkleinerung eurer Büroflächen oder die Untervermietung nicht ausgelasteter Bereiche treffen. Dies spart nicht nur Miete, sondern auch Energie- und Wartungskosten.
4. Nachhaltigkeit
Die Optimierung der Büroflächen mithilfe von Belegungsanalysen entspricht euren Nachhaltigkeitszielen. Ein geringerer Energieverbrauch, weniger Papierverbrauch und ein kleinerer CO2-Fußabdruck sind einige der umweltfreundlichen Ergebnisse dieses Ansatzes.
Unternehmen wie JP Morgan Chase haben die ganzheitlichen Vorteile des Einsatzes von Präsenzmeldern zur Überwachung der Büroraumnutzung und zur Optimierung des Energieverbrauchs von Gebäuden nachgewiesen. Diese Doppelnutzung senkt die Betriebskosten und trägt zu einem umweltbewussteren Arbeitsplatz bei.
5. Produktivität der Mitarbeitenden
Wenn ihr wisst, wie eure Mitarbeitenden den Büroraum nutzen, könnt ihr ein produktivitätssteigerndes Layout entwerfen. Wenn euer Team zum Beispiel ruhiges, konzentriertes Arbeiten benötigt, könnt ihr ihm einen Bereich zuweisen, der von den Bereichen für kollaborative Aufgaben getrennt ist.
6. Anpassungsfähigkeit
Die Belegungsanalyse ermöglicht es Unternehmen, sich schnell an veränderte Bedingungen anzupassen. Wenn sich die Arbeitsmuster ändern oder neue Teams gebildet werden, könnt ihr euer Bürolayout auf der Grundlage datengestützter Erkenntnisse anpassen.
Moderne Werkzeuge für die Belegungsanalyse
Mehrere Anwendungen und Tools wurden speziell entwickelt, um datengestützte Erkenntnisse über die Optimierung von Büroflächen zu liefern. Diese Tools lassen sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur integrieren und bieten eine benutzer:innenfreundliche Schnittstelle für die Überwachung und Entscheidungsfindung. Einige der Funktionen, die sie typischerweise bieten, sind:
1. Anwesenheitssensoren
Anwesenheitssensoren sind das Rückgrat von Anwesenheitsanalysesystemen. Diese Sensoren werden strategisch im gesamten Büroraum platziert und sind so ausgestattet, dass sie die Anwesenheit und Bewegung von Personen erkennen. Sie liefern Echtzeitdaten über die Büroraumnutzung, einschließlich der Anzahl der anwesenden Mitarbeitenden, der Dauer der Belegung und der Bewegungsmuster. Diese Daten bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen.
2. Prädiktive Analytik
Einige Tools für die Belegungsanalyse beinhalten prädiktive Analysen zur Vorhersage des künftigen Raumbedarfs. Anhand von historischen Daten und Trendanalysen können diese Systeme wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie sich der Büroflächenbedarf entwickeln könnte. Diese Vorausschau ermöglicht es Unternehmen, ihre Büropläne proaktiv anzupassen und sicherzustellen, dass sie für sich ändernde Umstände optimiert bleiben.
Ihr müsst kein Genies sein, um die von ihnen gewonnenen Datenerkenntnisse zu verstehen, obwohl ein Online-Abschluss in Datenanalyse nicht schaden würde. Ihr müsst nur gut darin sein, Datenpunkte und Trends zu interpretieren, um die Erkenntnisse für eure Entscheidungsprozesse zu nutzen.
3. Integration von Mitarbeitendenbefragungen
Zur Ergänzung der Sensordaten integrieren viele Tools zur Belegungsanalyse Mitarbeitendenbefragungen. Diese Umfragen ermöglichen es den Mitarbeitenden, Feedback zu ihren Arbeitsplatzpräferenzen und -bedürfnissen zu geben. Durch die Kombination der Umfrageantworten mit den Sensordaten können Unternehmen die Bürogestaltung auf die Erwartungen der Mitarbeitenden abstimmen und so die Gesamtzufriedenheit erhöhen.
4. Software für die Raumordnung
Raumverwaltungssoftware hilft Unternehmen bei der strategischen Planung, Gestaltung und Optimierung ihrer Büroflächen. Sie ermöglicht eine effiziente Raumzuweisung, Raumreservierung, Schreibtischbelegung und ein umfassendes Raumnutzungsmanagement. Darüber hinaus lässt sich diese Software häufig in andere Systeme integrieren, z. B. in das Facility Management und die Ressourcenplanung, um einen nahtlosen Betrieb zu gewährleisten.
5. Integration mit Gebäudesystemen
Viele Belegungsanalysetools können in die Gebäudesysteme integriert werden, einschließlich HLK (Heizung, Lüftung und Klimaanlage) und Beleuchtung. Diese Integration ermöglicht dynamische Anpassungen auf der Grundlage von Echtzeit-Belegungsdaten.
Wenn beispielsweise ein Bereich nicht besetzt ist, kann das System automatisch den Energieverbrauch senken, indem es die Temperatureinstellungen anpasst oder die Beleuchtung ausschaltet und so zur Energieeffizienz und zu Kosteneinsparungen beiträgt.
Diese modernen Tools und Technologien bilden zusammen ein robustes Ökosystem für Belegungsanalysen. Sie ermöglichen es Unternehmen, datengestützte Erkenntnisse zu sammeln, zu analysieren und umzusetzen, was zu einer effizienteren Nutzung von Büroflächen, Kosteneinsparungen, verbesserten Mitarbeitendenerfahrungen und Nachhaltigkeitsbemühungen führt.
Die Nachfrage nach hybriden Arbeitsformen hat eine neue Ära der Büroflächenoptimierung eingeläutet . Unternehmen bewerten ihren Immobilienbestand neu, um Kosten zu sparen, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu verbessern und einen Beitrag zur Nachhaltigkeit zu leisten. Eine der verschiedenen Strategien zur Optimierung von Büroflächen ist die Nutzung von Belegungsanalysen.
Die Belegungsanalyse bietet Echtzeiteinblicke in die Büroraumnutzung und ermöglicht es euch, fundierte Entscheidungen zu treffen, die zu erheblichen Kosteneinsparungen, höherer Mitarbeitendenzufriedenheit und gesteigerter Energieeffizienz führen. Moderne Tools und Anwendungen, die für diesen Zweck entwickelt wurden, machen den Prozess nahtlos und benutzerfreundlich.
Die intelligente Nutzung von Belegungsanalysen wird eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Zukunft von Büroräumen spielen, in denen Effizienz, Nachhaltigkeit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden an erster Stelle der Unternehmensprioritäten stehen.
Durch die Optimierung des Büroraums mithilfe datengestützter Erkenntnisse könnt ihr Energie, Ressourcen und Zeit sparen und gleichzeitig Arbeitsumgebungen schaffen, die Produktivität und Innovation fördern.
