11 Bewährte Praktiken für hybride Arbeitszeiten

Der Wechsel zu hybriden Arbeitsformen ist nicht länger ein post-pandemischer Trend. Es ist ein neuer Standard, der die Zusammenarbeit im Büro mit der Flexibilität zu Hause in Einklang bringt. Heute bevorzugen 80 % der Beschäftigten diese Mischung, da sie so eine bessere Work-Life-Balance erreichen, Stress abbauen und sogar ihre Produktivität steigern können. Damit das funktioniert, musst du jedoch einige Best Practices für hybride Arbeitszeiten kennen. Die folgenden 11 Empfehlungen decken die wichtigsten Aspekte ab: wie du deine Teammitglieder auf Erfolg einstellst und sicherstellst, dass sich alle unabhängig von ihrem Arbeitsort verbunden fühlen.

Wir haben Einblicke von Unternehmen, die bei der hybriden Arbeitsweise führend sind, mit praktischen Ratschlägen kombiniert, um dir zu helfen, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die den Bedürfnissen aller gerecht wird. Ganz gleich, ob du bei Null anfängst oder dein bestehendes hybrides Arbeitsumfeld verbessern willst, unser Ziel ist es, dir die Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen du ein flexibleres, produktiveres und zufriedeneres Team aufbauen kannst. Finde mit uns das richtige Gleichgewicht für deine Mitarbeiter/innen und sorge dafür, dass sie sich engagiert, unterstützt und als Teil einer Gemeinschaft fühlen - egal, wo sie arbeiten. 

Eine kurze Erinnerung daran, was ein hybrider Arbeitsplan ist

Hybride Arbeitsformen werden immer beliebter und ermöglichen es den Beschäftigten, Beruf und Privatleben zu vereinbaren. Dieser Ansatz kombiniert herkömmliche Büroumgebungen mit flexibler Fernarbeit. Die Beschäftigten können vor Ort oder an einem Ort ihrer Wahl arbeiten, je nachdem, was ihnen am besten passt. Mit anderen Worten: Ein hybrider Arbeitsplan gibt den Beschäftigten die Freiheit zu entscheiden, wo sie arbeiten, was zu höherer Arbeitszufriedenheit, größerer Produktivität und besserer Talentbindung und -gewinnung führt. 

Diese maßgeschneiderte Lösung erfüllt die unterschiedlichen Bedürfnisse der heutigen Belegschaft und fördert Vertrauen, Flexibilität und gemeinsame Verantwortung. Für dich als Unternehmen kann es auch eine Möglichkeit sein, Kosten zu senken, indem du deine Bürofläche verkleinerst und deine Energie- und Mietkosten reduzierst.

11 Best Practices für hybride Arbeitszeiten, die du beachten solltest

1. Bestimme den hybriden Arbeitsplan, der zu deinem Unternehmen passt

Als erstes empfehlen wir dir, einen Rhythmus zu finden, der zu deinem Unternehmen passt. Es ist wichtig, dass du die Vielfalt deiner Mitarbeiter/innen erkennst, z. B. ihre Aufgaben, Arbeitsstile und persönlichen Vorlieben. So kannst du einen Zeitplan erstellen, der genau den richtigen Ton trifft.

Beginne mit Feedback, Umfragen oder Gruppensitzungen, um die kollektiven und individuellen Bedürfnisse zu verstehen. Dann mischst du die Tage im Büro mit der Arbeit aus der Ferne, um eine hybride Umgebung zu schaffen, die die Produktivität steigert, die Zusammenarbeit fördert und eine starke Verbindung zum Arbeitsplatz aufrechterhält. Dieser maßgeschneiderte Ansatz stellt sicher, dass deine Strategie sowohl die Unternehmensziele als auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützt.

2. Finde heraus, welche Erwartungen deine Mitarbeiter an flexibles Arbeiten haben

Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, die Flexibilitätswünsche deines Teams zu berücksichtigen. Manche würden lieber zweimal pro Woche von zu Hause aus arbeiten, während andere mehr Zeit im Büro verbringen möchten. Diese unterschiedlichen Entscheidungen machen deutlich, wie wichtig es ist, eine flexible und integrative Arbeitsweise zu haben.

Durch Umfragen oder offene Diskussionen kannst du herausfinden, was dein Team an seinem Arbeitsplatz am meisten schätzt. Anhand dieses Feedbacks kannst du ein agiles System entwerfen, das bei allen Kolleginnen und Kollegen gut ankommt. Wenn du dich bei deinen Richtlinien auf Flexibilität konzentrierst, kannst du den individuellen Stil jedes Einzelnen anerkennen und wertschätzen und so ein ausgewogenes und integratives Arbeitsumfeld schaffen.



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3. Versuche, die potenziellen Schmerzpunkte vorherzusehen

In einem hybriden System können Herausforderungen wie Terminkonflikte, das Gefühl der Isolation, Fehlkommunikation, die Trennung vom Arbeitsplatz und Mikromanagement-Fallen den Arbeitsablauf deines Teams stören. Es ist wichtig, diese Feedbackschleifen zu berücksichtigen. Wenn du diese Probleme proaktiv angehen willst, musst du auf die Erfahrungen deiner Mitarbeiter/innen achten, sowohl im Büro als auch aus der Ferne.

Klare Kommunikationswege, regelmäßige Besprechungen und flexible Zeitpläne können diese Probleme minimieren. Du musst ein Umfeld schaffen, in dem sich alle Beteiligten verbunden und wertgeschätzt fühlen und in der Lage sind, ihre Aufgaben zu bewältigen. Indem du diese Herausforderungen frühzeitig erkennst und offenes Feedback zu allen anstehenden Problemen ermutigst, erhöhst du deine Chancen auf ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmodell und -erlebnis.

4. Passe deinen Büroraum an die Bedürfnisse einer hybriden Belegschaft an

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Bei der Anpassung deiner Büroräume an eine hybride Belegschaft geht es darum, die verschiedenen Bedürfnisse deines Teams zu erfüllen. Das bedeutet, dass du eine Umgebung schaffen musst, in der sowohl Fernarbeit als auch Büroarbeit unterstützt und gefördert wird. Eine Mischung aus Hot Desks, Ruhezonen und Bereichen für die Zusammenarbeit macht einen großen Unterschied. Die Integration von Technologien für hybride Arbeitsplätze ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt.

Wenn du diese Anpassungen vornimmst, stellst du nicht nur die Möbel um oder rüstest die Technik auf, sondern du schaffst einen Raum, der die Erwartungen und Bedürfnisse deines Teams anerkennt und unterstützt. Dieser Ansatz hilft allen, sich einbezogen und produktiv zu fühlen. Letztendlich wird so eine positive und anpassungsfähige Arbeitskultur gefördert, die für die Zukunft gerüstet ist.

5. Erkenne und fördere die Notwendigkeit eines Mentalitätswandels

Die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell erfordert ein ganzes Umdenken. Das bedeutet, dass man sich von der traditionellen Büroroutine (9 bis 17 Uhr, Montag bis Freitag) verabschieden und zu einem vielseitigeren Zeitplan übergehen muss. Das bedeutet auch, dass die Teamleiter/innen in ihrem Management flexibler sein müssen. 

Von oben nach unten müssen alle an Bord sein, damit diese Umstellung erfolgreich ist. Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen und deutlich machen, dass auch sie flexibel sind. Sie sollten verstehen, dass Produktivität nicht vom Standort abhängt. Der Schlüssel liegt in der Förderung transparenter Kommunikationspraktiken, der Festlegung von Erwartungen und der Bereitstellung geeigneter Instrumente und Unterstützung für dein Team. 

6. Erstelle und teile die Richtlinien deines Unternehmens für hybride Arbeit

Die Entwicklung und Verbreitung einer klaren Richtlinie für hybride Arbeitsformen ist entscheidend für die Festlegung der Erwartungen und die Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs zu diesem neuen Ansatz. Eine gut ausgearbeitete Richtlinie umreißt die Unternehmensrichtlinien und stellt einen Ausgleich zwischen den geschäftlichen Anforderungen und den Präferenzen der Beschäftigten her. Sie sollte wichtige Bereiche wie Arbeitszeiten, Kommunikationsprotokolle, Leistungsmessung und Büroräume abdecken. Wichtig ist auch, wie du die Fernarbeit unterstützt, von der Bereitstellung von Technologie bis hin zur ergonomischen Einrichtung von Heimarbeitsplätzen. 

Eine transparente Weitergabe dieser Richtlinie im gesamten Unternehmen hilft allen, die Richtlinien und Erwartungen zu verstehen und fördert eine Kultur des Vertrauens und der Flexibilität. Denke daran, deine Richtlinien für hybride Arbeitsformen für alle leicht zugänglich zu machen. So haben die Teammitglieder eine Referenz und können sich an den Unternehmenszielen und -praktiken orientieren.



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7. Mach Zusammenarbeit und Kommunikation zu deinen Prioritäten

In einer hybriden Arbeitsumgebung ist es wichtig, die Zusammenarbeit und Kommunikation in den Vordergrund zu stellen. So wird sichergestellt, dass sich alle Beschäftigten unabhängig von ihrem Arbeitsort verbunden und als Teil des Teams fühlen. Effektive Kommunikationsinstrumente und -strategien wie regelmäßige gemeinsame Treffen, klare Kanäle für Updates und zugängliche Plattformen für den Ideenaustausch sind von grundlegender Bedeutung. 

Ein offener Dialog und Feedback sind ebenfalls ein Muss, um den Informationsfluss in beide Richtungen zu ermöglichen. Die Priorisierung dieser Elemente trägt dazu bei, eine Teamkultur zu schaffen, die über die physischen Grenzen hinausgeht. So entsteht ein dynamischer, engagierter und produktiver Arbeitsplatz, an dem jeder sein volles Potenzial ausschöpfen kann, unabhängig von seinem Standort.

8. Überdenke die Werkzeuge und Technologien, die deine Teammitglieder für ihre täglichen Aufgaben benötigen

Eine Neubewertung der Tools und Technologien, die dein Team täglich nutzt, ist ein wichtiger Schritt bei der Anpassung an eine hybride Arbeitsumgebung. Der Zugang zu den richtigen Ressourcen sorgt für nahtlose Zusammenarbeit und Effizienz zwischen Büro- und Fernarbeitern. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass du in bessere Projektmanagement-Software und Kommunikationsplattformen investierst, die Instant Messaging und Videoanrufe unterstützen. 

Dazu gehört auch, dass du nach Tools suchst, die den sicheren Zugang zum Unternehmensnetzwerk von überall aus ermöglichen. Es geht auch darum, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter/innen Hardware wie Laptops oder mobile Geräte haben, um ihre Mobilität zu unterstützen. Dies könnte zum Beispiel durch die Einführung einer BYOD-Richtlinie geschehen. Wenn du dich regelmäßig mit deinem Team unterhältst, um seine technologischen Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen, kannst du sicherstellen, dass jeder die richtige Ausrüstung hat, um von überall aus effektiv zu arbeiten.

9. Sorge dafür, dass deine Unternehmenskultur stark und positiv bleibt

Deine Unternehmenskultur muss lebendig und positiv bleiben, egal wo deine Teammitglieder arbeiten. Dabei geht es nicht nur darum, die Produktivität aufrechtzuerhalten, sondern auch darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich alle wirklich verbunden fühlen, unabhängig von ihrem physischen Arbeitsort. Um dies zu erreichen, solltest du regelmäßige Gruppenaktivitäten fördern, die die Kluft zwischen dem Büro- und dem Fernarbeitsplatz überbrücken. Dazu gehören teamfördernde Aktivitäten, gesellschaftliche Veranstaltungen und Betriebsausflüge. 

Außerdem wird durch die Anerkennung der individuellen und kollektiven Beiträge eine Kultur der Wertschätzung und Zugehörigkeit gestärkt. Und schließlich sorgt die Verankerung der Grundwerte deines Unternehmens in den täglichen Abläufen und Entscheidungen dafür, dass die Mitarbeiter/innen an einem Strang ziehen und das Gefühl eines gemeinsamen Ziels fördern. Indem du aktiv daran arbeitest, eine starke und positive Unternehmenskultur zu bewahren, legst du den Grundstein für eine widerstandsfähige und kohäsive Teamdynamik. 

10. Hybride Team-Management-Schulungen für Führungskräfte anbieten

Ein hybrides Team zu leiten ist etwas ganz anderes als Menschen zu führen, die man täglich im Büro trifft. Um dies effektiv zu lernen, brauchen Führungskräfte eine spezielle Schulung. Sie sollte die drei folgenden Bereiche umfassen: 

• Kommunikationsstrategien für Mitarbeiter aus der Ferne und im Büro meistern
• Ein integratives Umfeld für alle Teammitglieder schaffen
• Verständnis für Zielsetzung und -verfolgung in einem flexiblen Arbeitsumfeld

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Die Schulung sollte auch vertrauensbildende Maßnahmen beinhalten, um die Eigenverantwortung der Beschäftigten zu stärken und ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld zu fördern. Mit diesem Ansatz sind die Führungskräfte in der Lage, ein vielfältiges und verteiltes Team zu unterstützen und eine hohe Arbeitsmoral und Produktivität in verschiedenen Arbeitsbereichen zu gewährleisten.

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11. Überprüfe dein hybrides Arbeitsumfeld regelmäßig

Damit dein hybrides Arbeitsmodell flexibel und reaktionsfähig bleibt, muss es ständig überprüft und verbessert werden. Wenn sich die Bedürfnisse deines Unternehmens und die Präferenzen deiner Mitarbeiter/innen ändern, sollte sich auch dein Ansatz für hybrides Arbeiten ändern. Regelmäßige Bewertungen ermöglichen es dir, herauszufinden, was funktioniert und was nicht, damit du rechtzeitig Anpassungen vornehmen kannst. 

Egal, ob es darum geht, die Tage im Büro umzugestalten, die Technologie für Fernarbeit zu verbessern oder die Kommunikationsrichtlinien neu zu definieren - wenn du proaktiv bleibst, kannst du sicherstellen, dass dein hybrides Modell mit deinen Zielen übereinstimmt. Wir empfehlen dir, deine Mitarbeiter/innen um Feedback zu bitten, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die dir helfen, das Hybridmodell so zu verbessern, dass es den Bedürfnissen aller gerecht wird.

Die Gründe, warum deskbird zu den Best Practices für hybride Arbeitszeiten gehören sollte

deskbird unterstützt dich bei der Verwaltung deines hybriden Arbeitsbereichs

deskbird macht die Verwaltung eines hybriden Arbeitsbereichs so einfach wie möglich. Es zeigt dir, wer wann im Büro ist, was die Organisation und Planung deines Büros erleichtert. So weiß jeder, wo er sein Büro hat und ob Besprechungsräume verfügbar sind, was die Teamarbeit fördert. 

Außerdem gibt dir deskbird wertvolle Informationen darüber, wie viel Platz im Büro genutzt wird. Das bedeutet, dass du das Büro für alle besser nutzen kannst, ohne Platz zu verschwenden. Es geht darum, die Hybridarbeit einfach zu gestalten, damit du und dein Team sich auf die Arbeit konzentrieren können, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, ob ihr einen Arbeitsplatz habt, um sie zu erledigen.

deskbird versorgt dich und dein Team mit der besten Buchungssoftware

deskbirdist eine der führenden Lösungen in Europa, um hybride Arbeitsumgebungen effizient zu verwalten. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche kann jeder in deinem Team schnell Schreibtische, Besprechungsräume und andere Ressourcen buchen, ohne dass es zu Verwechslungen oder Doppelbuchungen kommt. Unser System unterstützt hybride Arbeitspläne, indem es den Beschäftigten ermöglicht, ihre Bürotage im Voraus zu planen und so einen reibungslosen Übergang zwischen Fern- und Vor-Ort-Arbeit zu gewährleisten. 

deskbird bietet auch wertvolle Einblicke in die Raumnutzung und ermöglicht es dir, deine Büroraumaufteilung und Ressourcen entsprechend deinem tatsächlichen Bedarf zu optimieren. Indem wir den Buchungsprozess vereinfachen und einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit von Büros bieten, helfen wir dir, einen ausgewogenen und produktiven Arbeitsplatz zu erhalten. Dieser Ansatz verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und trägt zu einem besser organisierten und stressfreien Arbeitsumfeld bei.

deskbird hilft dir, deinen Büroraum zu optimieren und Kosten zu sparen

Unsere Büroanalysefunktion ist ein entscheidender Faktor für die Optimierung der Bürofläche und die Senkung der Kosten. Mit diesem Tool kannst du herausfinden, wie du dein Büro am effektivsten nutzen kannst, indem du die hybriden Arbeitsmuster deines Teams analysierst. Du kannst sehen, wie viele Schreibtische und Räume du tatsächlich brauchst und wie viele du hast, um Platzverschwendung zu vermeiden. Die Daten ermöglichen es dir, intelligente Entscheidungen zu treffen, die darauf basieren, wie dein Team tatsächlich arbeitet, und nicht nur auf Vermutungen. 

Indem du deine Büroeinrichtung an die tatsächliche Nutzung anpasst, kannst du die Gemeinkosten erheblich senken. Das bedeutet, dass du nur für den Raum bezahlst, den du auch wirklich brauchst. deskbird macht es dir leicht, deinen Arbeitsplatz an die Bedürfnisse deines Teams anzupassen, Geld zu sparen und eine bessere Umgebung für alle zu schaffen.



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deskbird macht hybride Arbeit einfacher, gemeinschaftlicher und angenehmer

deskbird macht hybride Arbeit nicht nur einfacher, sondern auch lustiger und interessanter. Und so geht's:

• Finde den perfekten Tagungsraum: Kein Herumirren mehr auf der Suche nach einem Tagungsraum oder Frustration darüber, dass du nicht die nötige Ausstattung hast. Buche im Voraus mit nur drei Klicks.
• Finde deine Kollegen im Handumdrehen: Mit unserem interaktiven Grundriss kannst du sehen, wer da ist und wo sie sitzen, ohne zu raten.

• Stimme deine Zeitpläne mit denen deines Teams ab: Überprüfe die Wochenplanung der anderen und finde die besten Zeiten, um dich im Büro zu treffen.
• Planen Sie Veranstaltungen reibungslos: Noch nie war es so schnell und einfach, Büroveranstaltungen zu planen.

• Passe deine Pläne flexibel an: Musst du deinen Zeitplan ändern? Es ist ganz einfach, ihn zu aktualisieren und alle zu informieren.

Mit deskbird wird hybrides Arbeiten zu einem nahtlosen Teil deines Tages, der die Teamarbeit fördert und das Büromanagement effizienter und menschenzentrierter macht.

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Jetzt bist du bereit, diese Best Practices für hybride Arbeitszeiten umzusetzen. Mit der App deskbird wird deine hybride Arbeitserfahrung noch einfacher und angenehmer. Mit unserer Buchungssoftware ist es ganz einfach, einen Platz im Büro zu finden oder sich für ein Meeting zu verabreden. Unser Hauptziel ist es, dass das Büro für die Menschen arbeitet und nicht umgekehrt. Für uns bedeutet das mehr, als nur zu verwalten, wann und wo deine Teammitglieder sitzen und arbeiten. Es geht auch darum, ein flexibles Arbeitsumfeld zu fördern, das auf InklusionZusammenarbeit und Wohlbefinden. Willst du sehen, wie wir diese Schlüsselaspekte verbessern wollen? Dann fordere eine kostenlose Demo der Appdeskbird an und entdecke alle unsere benutzerfreundlichen und menschenfreundlichen Funktionen!