BYOD-Vorteile und -Nachteile: die wichtigsten Informationen, Statistiken und Tipps

Habt schon einmal darüber nachgedacht, euren Mitarbeitenden zu erlauben, ihr eigenes Gerät für die Arbeit zu nutzen, oder tut ihr dies bereits? Das Aufkommen von Hybridarbeit hat viele Unternehmen dazu ermutigt, eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) einzuführen, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre privaten Laptops, Tablets oder Telefone für berufliche Zwecke zu nutzen. Was sind also die Vor- und Nachteile von BYOD?

Die Einsparungen, die Unternehmen bei Hardware-, Wartungs- und Telekommunikationskosten erzielen können, sind einer der attraktivsten Gründe für die Einführung eines BYOD-Konzepts. Dieses Konzept hat aber noch weitere Vorteile, wie etwa eine höhere Produktivität. Die Umstellung von einem unternehmenseigenen auf ein mitarbeitendeneigenes Gerätenetzwerk hat jedoch auch einige Nachteile, wie z. B. erhöhte Cybersicherheitsrisiken und ethische Fragen.

Wir werden uns mit den Vor- und Nachteilen der BYOD-Richtlinie befassen und herausfinden, warum dieser Ansatz für die Verwaltung mobiler Geräte für viele Unternehmen weltweit attraktiv ist, und die besten Praktiken aus IT- und finanzieller Sicht verstehen.

Was ist eine BYOD-Richtlinie?

Die Bedeutung von BYOD

Das Akronym BYOD steht für "Bring Your Own Device". Das bedeutet, dass die Menschen ihre privaten Geräte für die Arbeit nutzen können. Mit anderen Worten, derselbe Laptop wird für private und berufliche Zwecke verwendet. Dieses Konzept gibt es schon seit vielen Jahren. Aber die Zunahme flexibler Arbeitsregelungen, einschließlich hybrider Arbeitsformen, hat mehr Unternehmen dazu veranlasst, BYOD-Richtlinien einzuführen. Dadurch können die Mitarbeitenden ihre Geräte nutzen, um von überall und jederzeit zu arbeiten.

Grundlegende BYOD-Richtlinie vs. umfassende BYOD-Richtlinie

Eine Umfrage von Cisco ¹ verdeutlicht den Unterschied zwischen einer einfachen und einer umfassenden BYOD-Richtlinie. Diese Unterscheidung wird nicht oft erwähnt, aber sie kann eine echte Auswirkung haben. Mit dem grundlegenden BYOD-Konzept können Unternehmen ihre IT-Kosten erheblich senken. Bei einer umfassenden Umsetzung vervierfachen sich die Einsparungen jedoch. Je nach euren Bedürfnissen und Zielen ist dies ein Aspekt, mit dem ihr euch beschäftigen solltet. 

Die anderen Arten von Richtlinien für mobile Geräte

Je nach Branche, Regeln und Vorschriften könnt ihr verschiedene Arten von Richtlinien für mobile Geräte anwenden, die mehr oder weniger streng sind, z. B:

• CYOD: Choose Your Own Device (Wählt euer eigenes Gerät);
• COPE: Company Owned/Personal Enabled (Unternehmenseigentum/Privatgebrauch freigegeben);
• COBO: Company-Owned/Business Only (Unternehmenseigentum/Nur Arbeitsgebrauch).

BYOD ist die am wenigsten rigide Option, während COBO die strengste ist, da die Mitarbeitenden die Unternehmensgeräte überhaupt nicht für private Zwecke nutzen dürfen. COPE ist eine Mischung aus beidem. Die Hardware gehört euch, aber eure Teammitglieder können sie mit Apps anpassen, die nicht arbeitsbezogen sind.

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Was sind die Vor- und Nachteile von BYOD?

Die Vorteile der Einführung einer BYOD-Richtlinie

Eine kostensparende Lösung

Der attraktivste Vorteil des BYOD-Konzepts besteht darin, dass es die IT-Kosten eines Unternehmens erheblich senken kann. Stellt euch vor, ihr müsst nicht mehr für die gesamte Belegschaft einen Laptop bereitstellen. Außerdem könnt ihr so die Wartungs- und Telekommunikationskosten senken. Laut der Cisco-Studie stellt BYOD einen Wert von 350 Dollar pro Jahr und mobilem Benutzer:in dar. Diese Summe steigt bei umfassendem BYOD auf 1.300 Dollar. Eine Studie von Samsung und Oxford Economics ² liefert ähnliche Erkenntnisse. Demnach geben Unternehmen mit einer Richtlinie für unternehmenseigene Geräte 1.234 US-Dollar pro Jahr und Mitarbeitenden aus, während Organisationen, die ihre Mitarbeitenden bitten, ihre eigenen Geräte mitzubringen, 893 US-Dollar ausgeben. Sie betonen jedoch, dass der eingesparte Betrag leicht wieder verloren gehen kann, wenn die mit einem BYOD-Ansatz verbundenen Risiken nicht bedacht und angegangen werden.

Eine nachhaltigere Methode

Die Bedeutung der Nachhaltigkeit im Büro nimmt zu. Die globale Situation unseres Planeten ist alarmierend, und immer mehr Arbeitnehmende fordern von den Unternehmen echte und konkrete Maßnahmen zur Verringerung ihrer Auswirkungen. Die Entwicklung grüner Initiativen ist zum Schlüssel für die Gewinnung und Bindung von Talenten geworden. BYOD-Richtlinien ermöglichen es euch als Unternehmen, gegen übermäßigen Konsum anzukämpfen und den CO2-Fußabdruck von euch und euren Mitarbeitenden zu verringern. Jedes Teammitglied braucht nicht mehr zwei Laptops, zwei Mobiltelefone und manchmal auch zwei Tablets, sondern nur noch eines von jedem. Darüber hinaus könnt ihr das 3-R-Konzept (Reduce, Reuse, Recycle) fördern und unterstützen, um die Extrameile zu gehen.

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Ein Schlüssel zu höherer Mitarbeitendenproduktivität

36 % der Menschen sparen mindestens vier Stunden pro Woche, wenn sie mit ihrem eigenen Gerät arbeiten ¹. Wenn ihr euren Teammitgliedern erlaubt, ihre persönlichen Geräte für die Arbeit zu nutzen, kann sich dies erheblich auf ihre Produktivität auswirken. Einer der Gründe dafür ist, dass sie sich mit der Benutzeroberfläche viel besser auskennen, sodass sie keine Zeit verlieren, um herauszufinden, wie sie funktioniert. Wir alle wissen, wie schwierig es ist, auf einem iOS-System zu navigieren, wenn wir an ein Android-System gewöhnt sind, und umgekehrt, nicht wahr? Eine weitere Erklärung ist die Möglichkeit, das Gerät nach den eigenen Bedürfnissen zu personalisieren, was bei einer firmeneigenen Richtlinie nicht immer möglich ist.

Beseitigung von Gerätnutzungs-Training

Jedes Mal, wenn ihr neue Mitarbeitende einstellt oder neue Hardware kauft, müsst ihr euren Mitarbeitenden erklären, wie sie die von euch zur Verfügung gestellten Tools nutzen können. Dieser Prozess ist bei jeder Neueinstellung oder bei der Einführung eines neuen Geräts erforderlich. Ob ihr dies nun persönlich tut oder einen digitalen Kurs erstellt, dies kostet Zeit und Geld. Mit einer BYOD-Richtlinie müsst ihr eure Mitarbeitenden nicht mehr in der Nutzung von Geräten schulen, da sie ihre eigenen Geräte zu nutzen wissen. Dennoch solltet ihr sie über Sicherheitspraktiken und Datenschutz aufklären.

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Die Risiken im Zusammenhang mit dem Konzept "Bring Your Own Device

Cybersecurity

Das häufigste Problem bei einem BYOD-Modell hängt mit dem Cyber-Risikomanagement zusammen. Wenn Mitarbeitende ihre eigenen Geräte sowohl für private als auch für berufliche Zwecke nutzen, sind unsichere Praktiken wahrscheinlicher. Unternehmen sind anfälliger für Jailbreaking, die Nutzung ungesicherter Netzwerke, Datenlecks und Datenschutzverletzungen usw. Wenn ihr euren Mitarbeitenden gestattet, mit ihrer privaten Hardware zu arbeiten, könnt ihr zwar eure Kosten senken, aber ein Cyberangriff kann diese Einsparungen im Handumdrehen zunichte machen. Mit einer gut durchdachten Strategie für die Verwaltung mobiler Geräte könnt ihr die Risiken jedoch erheblich verringern. 

Die ethische Frage 

Bei der Umsetzung einer BYOD-Richtlinie kann es eine Herausforderung sein, ein vernünftiges Gleichgewicht zwischen der Sicherung der Unternehmensdaten und der Wahrung der Rechte der Mitarbeitenden auf Privatsphäre zu finden. Um dieses Problem zu lösen, müssen alle Mitarbeitenden, Interessengruppen, IT-, Personal- und Rechtsteams die beste Vorgehensweise diskutieren, um die Privatsphäre der Nutzer und den Schutz der Unternehmensdaten zu gewährleisten. Eine weitere ethische Frage, die sich bei der Anwendung einer BYOD-Richtlinie stellt, ist der Zugang zu diesen Geräten. Einige Mitarbeitende verfügen möglicherweise nicht über die gleichen finanziellen Mittel und können sich nicht die gleiche Menge an Technologie leisten, um ihre Arbeit zu erledigen. Dies kann zu einem unfairen und exklusiven Arbeitsumfeld führen.

Kompatibilität der Geräte

Und schließlich kann die Inkompatibilität zwischen bestimmter Hardware und Software eine Herausforderung für IT-Teams und Mitarbeitende sein, die ihre eigenen Geräte verwenden. Da die Menschen ihre Mobiltelefone alle paar Jahre wechseln, jedes Gerät sein eigenes Betriebssystem hat und viele verschiedene Softwareversionen existieren, kann dieser Prozess ein wenig schwierig werden. In Anbetracht dieser Aspekte haben IT-Experten möglicherweise Schwierigkeiten, Anwendungen zu entwickeln, die auf jedem Gerät funktionieren.

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Wie könnt ihr von den Vorteilen profitieren und die Nachteile dieses Ansatzes zur Verwaltung mobiler Geräte minimieren?

Mehr Geld für die IT-Abteilung bereitstellen

Eure IT-Kolleg:innen stehen im Mittelpunkt der BYOD-Umstellung. Ihre Rolle ist wichtig, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten und eine hochsichere Arbeitsumgebung zu erhalten. Sie benötigen möglicherweise auch mehr Ressourcen, um sicherzustellen, dass ihr nur die Vorteile von BYOD nutzt und nicht die Nachteile. So könnte zum Beispiel ein Upgrade eures Tools zur Verwaltung mobiler Geräte erforderlich sein. Angesichts des technologischen Fortschritts und der digitalen Transformation ist eine Investition in die IT eine kluge und sichere Entscheidung (auch ohne BYOD-Richtlinie).

Plant ein gewisses Budget ein, um Mitarbeitende so oft wie nötig in Cybersicherheit zu schulen.

Je mehr sich die Technologie weiterentwickelt, desto mehr nehmen die Risiken für die Cybersicherheit zu. Das Bewusstsein für Cyber-Risiken und die besten Praktiken zum Schutz der Daten sind unter Mitarbeitenden sehr unterschiedlich. Da sie ihre eigenen Geräte verwenden, sind die Teammitglieder möglicherweise weniger vorsichtig. Sie könnten beispielsweise ihre Tablets unbeaufsichtigt lassen, wenn vertrauliche Dokumente leicht zugänglich sind, oder ein öffentliches WIFI-Netzwerk ohne VPN nutzen. Daher müssen alle Unternehmen ihre Mitarbeitende darin schulen, ihre Hardware- und Softwareausrüstung sicher zu nutzen. Es ist wichtig, sie über diese Cybersicherheit aufzuklären, damit sie mehr über Sicherheitsmaßnahmen und die verschiedenen Verteidigungslinien (Passwörter, Antivirus, Verschlüsselung, VPN, Updates) erfahren.

Bietet Teammitgliedern ein BYOD-Stipendium

Bei der Umsetzung einer BYOD-Richtlinie müsst ihr überlegen, wie das Unternehmen die Kosten für diese Geräte und ihre Wartung ausgleichen kann. Ein monatlicher oder jährlicher BYOD-Zuschuss ist oft die beste Wahl. Sie muss auf der Grundlage der Anzahl und der Art der Hardware berechnet werden, die die Mitarbeitenden zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, sowie der damit verbundenen Kosten (Wartung, Software, Telekommunikation usw.). Aus der Umfrage von Samsung und Oxford Economics geht hervor, dass der durchschnittliche monatliche Zuschuss für persönliche Mobiltelefone pro Mitarbeitenden etwa 40,20 Dollar beträgt.

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Erstellung eines BYOD-Offboarding-Aktionsplans

Was geschieht mit den auf der Hardware vorhandenen Unternehmensdaten, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen? Wie könnt ihr den Zugang zu diesen Informationen und anderen Unternehmensressourcen sperren? Auch dies ist ein entscheidender Aspekt, für den ihr einen effizienten und sicheren Aktionsplan benötigt. Der wichtigste Punkt, an den ihr denken solltet, ist, dass dieser Prozess bereits beim Onboarding beginnt. Dazu gehört die Einrichtung von Geräten und Systemen gemäß der BYOD-Richtlinie und die Zustimmung der Teammitglieder zu euren BYOD-Regeln durch Unterzeichnung eines offiziellen Dokuments. Wann, warum und wie die Daten des Unternehmens gelöscht werden, sollte erwähnt werden, sobald ihr euren Mitarbeitenden erlaubt, ihre persönlichen Geräte zu benutzen.

Verwendung einer Software zur Verwaltung mobiler Geräte

Das BYOD-Konzept gewinnt an Bedeutung, da unsere Arbeitsweise immer flexibler wird. Da die Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Orten arbeiten, ist es sinnvoller, ihnen die Nutzung ihrer persönlichen Geräte für arbeitsbezogene Aufgaben zu gestatten. Doch auch wenn diese Hardware nicht dem Unternehmen gehört, gehören die Daten und Informationen darauf euch und müssen von euch kontrolliert werden. Mit Software für die Verwaltung mobiler Geräte können IT-Teams Daten von überall aus überwachen, verwalten und sichern. Dies ist daher eine wichtige Unterstützung für Unternehmen, die mit hybriden und verteilten Teams arbeiten, um sicherzustellen, dass die Unternehmensdaten vertraulich bleiben. 

Erstellt die BYOD-Richtlinie eures Unternehmens in Zusammenarbeit

Eure BYOD-Richtlinie ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen BYOD-Einführung. Sie ermöglicht es euch, die Erwartungen festzulegen und die Gebote und Verbote zu erläutern. Aber die Erstellung dieser Richtlinie liegt nicht allein in der Verantwortung der Personal-, IT- oder Finanzabteilung. Es ist eine kollektive Aufgabe. Arbeitet mit anderen Abteilungen zusammen, um festzulegen, was bei der Nutzung privater Geräte für die Arbeit erlaubt ist und was nicht. Sobald ihr ein klares Regelwerk habt, solltet ihr dieses Dokument an alle eure Mitarbeitenden weitergeben, damit alle auf derselben Seite stehen. Formalisiert es, indem ihr eure Teammitglieder bitten, eine schriftliche Erklärung zu lesen und zu unterschreiben. Vergesst schließlich nicht, das Dokument bei Bedarf zu aktualisieren und die Mitarbeitenden darüber zu informieren. 

PS: Vergesst eure BYOD-Richtlinie auszudrucken. Die Zukunft ist digital. Eure Mitarbeitenden werden es zu schätzen wissen und der Planet auch!

Wir hoffen, dass ihr die Vor- und Nachteile von BYOD besser versteht. Wie alles im Leben hat auch dieser Ansatz Vor- und Nachteile. Das Ziel besteht also darin, sich auf die Umsetzung der besten BYOD-Praktiken zu konzentrieren, um die ethischen Probleme und Cybersicherheitsrisiken so weit wie möglich zu minimieren. Das IT-Team spielt dabei eine entscheidende Rolle, aber die finanzielle Unterstützung dieser Abteilung ist entscheidend, um ein sicheres und geschütztes Unternehmensnetzwerk zu gewährleisten. Mit dem Aufkommen der hybriden Arbeitsformen ist die Nutzung persönlicher Geräte für immer mehr Mitarbeitende und Unternehmen attraktiv. Wenn ihr eine klare BYOD-Richtlinie aufstellt und alle Mitarbeitenden in den Prozess einbezieht, sind die Chancen, dass ihr von dieser Umstellung profitiert, viel größer. 

Apropos Hybrid: Wie verwaltet ihr euren hybriden Arbeitsplatz und eure Teams? Die App deskbird hilft euch, euren Büroraum zu optimieren und Kosten zu sparen, während ihr euren Mitarbeitenden den Zugang zu den Arbeitsplätzen ermöglicht, die sie benötigen, wenn sie vor Ort sind. Fordert eine kostenlose Demoversion an und erfahrt mehr über unsere Software für Arbeitsplatzbuchungen!

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¹Die finanziellen Auswirkungen von BYOD Ein Modell der Vorteile von BYOD für globale Unternehmen, Cisco;

²Maximierung des mobilen Nutzens, BYOD oder nicht BYOD?, Samsung & Oxford Economics.