7 Beispiele und praktische Tipps für hybride Arbeitszeiten

Fernarbeit ist nicht mehr nur eine Vergünstigung, sondern eine gängige Erwartung der Arbeitnehmer/innen. Dennoch ist die vollständige Fernarbeit rückläufig, und hybride Arbeitsformen definieren unsere Sicht auf Arbeit und Arbeitsplatz neu. Die Möglichkeit, an anderen Tagen aus der Ferne zu arbeiten, ist ein Gewinn für Unternehmen und Mitarbeiter. Aber die perfekte flexible Arbeitszeitgestaltung ist eine Kunst und Wissenschaft mit vielen Nuancen. Hier kommen Beispiele für hybride Arbeitszeiten ins Spiel, die dir Tipps geben, wie du einen Zeitplan erstellen kannst, der für moderne Teams funktioniert.

Wir von deskbird sind mittendrin in diesem Wandel und bieten Lösungen, die flexibles Arbeiten nicht nur möglich, sondern auch produktiv und angenehm machen. Wir stellen dir sieben hybride Arbeitszeit modelle vor, die aufgrund ihrer Praktikabilität und ihrer Auswirkungen auf die Work-Life-Balance Furore machen. Zur Umsetzung flexibler Arbeit gehört mehr als nur die Zuweisung von Tagen, an denen die Beschäftigten vor Ort sein können. Deshalb stellen wir dir auch konkrete Ansätze und Beispiele für flexible Arbeitszeiten vor, damit du mit variablen Arbeitszeiten gut zurechtkommst. 

Ganz gleich, ob du dein aktuelles System optimierst oder ganz neu anfängst, hier findest du wertvolle Erkenntnisse, um einen flexibleren, engagierten und vernetzten Arbeitsplatz zu schaffen.

Definition eines hybriden Arbeitsplans

Im Kern geht es bei einem hybriden Arbeitsplan um Flexibilität. Es ist eine Art der Arbeitsorganisation, die es Teammitgliedern ermöglicht, ihre Zeit zwischen der Arbeit im Büro, zu Hause oder an einem dritten Arbeitsplatz aufzuteilen. Es geht nicht darum, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten frei wählen können. Es geht darum, einen integrierten Plan zu erstellen, der dir das Beste aus beiden Welten bietet: Zusammenarbeit im Büro und soziale Interaktion mit der Bequemlichkeit der Fernarbeit.

Warum ein Hybrid? Weil es keine Einheitsgröße gibt, wenn es darum geht, wie und wo wir unsere beste Arbeit machen. Manche Aufgaben lassen sich am besten im Team erledigen, andere wiederum erfordern die Konzentration eines Einzelnen. Ein flexibler Zeitplan trägt diesen Gegebenheiten Rechnung und zielt darauf ab, die Produktivität zu steigern, die Work-Life-Balance zu fördern und die Mitarbeiter/innen zufrieden und engagiert zu halten.

7 Beispiele für hybride Arbeitszeiten

Flexibler Zeitplan Beispiel Nr. 1: Kohortensystem

Stell dir vor, du teilst dein Team in Gruppen oder "Kohorten" ein, die an verschiedenen Tagen oder Wochen ins Büro kommen. Das ist das Kohortensystem in Kurzform. Es ist eine gute Lösung für Unternehmen, die die Bürodichte verringern und gleichzeitig dafür sorgen wollen, dass alle Mitarbeiter/innen ihre Kollegen/innen persönlich kennenlernen können.

So kann es funktionieren:

- eine Gruppe könnte montags und dienstags kommen,

- eine weitere donnerstags und freitags,

- und mittwochs sind für teamweite Fernarbeit oder Besprechungen per Videoanruf vorgesehen.

Dieses Modell ist besonders praktisch für größere Teams, in denen ständige Zusammenarbeit wichtig ist, der Platz aber begrenzt ist. Es ist wichtig, den Teamgeist und die Zugehörigkeit zu einem Team aufrechtzuerhalten, auch wenn es nicht physisch zusammen ist. Außerdem vereinfacht es die Planung, wer wann wo sein muss, und macht das Leben für alle Beteiligten einfacher.

Flexibler Zeitplan Beispiel Nr. 2: festes 3:2 oder 2:3 Modell

Dieses Modell ist so einfach, wie es klingt, aber seine Stärke liegt in seiner Einfachheit. Die Beschäftigten arbeiten nach einem festen Zeitplan: drei Tage im Büro und zwei Tage im Homeoffice oder andersherum. Das Schöne an diesem Ansatz ist die Vorhersehbarkeit, die die Planung der Arbeitswoche und des Privatlebens für alle erleichtert.

Unternehmen können feste Tage für die Arbeit im Büro festlegen, wie z.B. Dienstag bis Donnerstag, und Montag und Freitag als Fernarbeitstage. So bleibt die Routine erhalten und eine Überlastung des Personals wird vermieden. Es ist ein ausgewogener Ansatz, der eine regelmäßige Mischung aus persönlicher Zusammenarbeit und der Ruhe der Fernarbeit bietet und daher sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Arbeitnehmern beliebt ist.

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Flexibler Zeitplan Beispiel Nr. 3: 3:2 oder 2:3 nach Belieben

Das feste Modell geht noch einen Schritt weiter: Bei der Version "nach Belieben" können die Beschäftigten ihre Tage im Büro und die Tage, an denen sie von zu Hause aus arbeiten, im Rahmen eines 3:2 oder 2:3 Zeitplans frei wählen. Das bedeutet, dass es keine festen Tage für die Arbeit vor Ort und zu Hause gibt, sondern dass die Mitarbeiter/innen Woche für Woche entscheiden können, an welchen Tagen sie vor Ort sind und an welchen sie von zu Hause aus arbeiten. Dieses Modell ist perfekt für Teams, die aufgrund unterschiedlicher persönlicher Verpflichtungen oder Projektphasen, die eine konzentriertere Einzelarbeit oder eine persönliche Zusammenarbeit zu verschiedenen Zeiten erfordern, flexibel sein müssen.

Das Besondere an diesem Modell ist, dass es den Beschäftigten zutraut, ihre Zeitpläne so zu gestalten, dass sie ihre Produktivität und ihre Work-Life-Balance optimal unterstützen. Außerdem können die Teams ihre Tage im Büro für Besprechungen oder gemeinsame Projekte koordinieren und so sicherstellen, dass der persönliche Kontakt dann, wenn er am vorteilhaftesten ist, leicht arrangiert werden kann.

Flexibler Zeitplan Beispiel Nr. 4: gestaffelter Zeitplan

Ein gestaffelter Zeitplan hebt das Konzept der flexiblen Arbeitszeiten auf eine neue Ebene, indem er den Beschäftigten erlaubt, ihren Arbeitstag zu unterschiedlichen Zeiten zu beginnen und zu beenden. Dieser Ansatz ist nützlich für Unternehmen, die die Bürodichte während des Tages minimieren wollen oder Teams haben, die sich über mehrere Zeitzonen erstrecken. Manche Mitarbeiter/innen beginnen zum Beispiel früh am Morgen und gehen am Nachmittag, während andere später kommen und bis zum Abend bleiben.

Dieses Modell hilft nicht nur dabei, den Büroraum effizienter zu verwalten, sondern unterstützt auch Menschen, die private Verpflichtungen haben, wie z.B. die Kinder zur Schule zu bringen oder Abendkurse zu besuchen. Indem sie ihre Arbeitszeiten flexibel auf ihr Privatleben abstimmen können, erreichen die Beschäftigten ein besseres Gleichgewicht, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und Produktivität führt.

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Flexibler Zeitplan Beispiel Nr. 5: abwechselnde Wochen 

Das Modell der alternierenden Wochen ähnelt dem Kohortensystem, allerdings mit einem kleinen Unterschied. Anstatt die Woche zu unterteilen, teilst du den gesamten Arbeitsmonat in abwechselnde Büro- und Fernarbeitswochen ein. Das bedeutet, dass die Beschäftigten eine Woche im Büro und die nächste Woche per Fernzugriff arbeiten und das Ganze dann wiederholen. So bleibt genügend Zeit für konzentriertes Arbeiten zu Hause und für persönliche Besprechungen, ohne dass sich das Büro überfüllt anfühlt.

Dieser Zeitplan kann für Aufgaben interessant sein, die intensive Arbeitsphasen erfordern. Er ermöglicht eine ganze Woche ungestörte Konzentration zu Hause, gefolgt von einer Woche mit Besprechungen, Brainstorming-Sitzungen und Teambuilding im Büro. Außerdem gibt er den Arbeitnehmern etwas, wonach sich viele sehnen: Abwechslung in ihrem Arbeitsumfeld, die für Abwechslung und Motivation sorgt.

Flexibler Zeitplan Beispiel Nr. 6: Rotationsmodus

Im Rotationsmodus teilst du dein Team in Gruppen ein und weist ihnen bestimmte Wochen oder Tage im Monat für die Arbeit im Büro zu. So kommt jeder zu seinem Recht. Diese Methode eignet sich besonders gut, wenn du dein Büro verkleinern willst, d.h. wenn du einen begrenzten Arbeitsbereich hast, aber trotzdem regelmäßig persönlich anwesend sein willst. Es ist ähnlich wie ein strukturiertes Modell mit abwechselnden Wochen, in denen die Anwesenheit vor Ort klar geregelt ist.

Der Rotationsmodus zeichnet sich dadurch aus, dass er sich an fast jede Teamgröße und Bürokapazität anpassen kann. Eine Gruppe für die erste Woche, eine andere für die zweite, und so weiter. So wird das Büro nicht überfüllt und die Ressourcen und Besprechungsräume lassen sich besser planen.

Flexibler Zeitplan Beispiel Nr. 7: Mix-and-Match

Das Mix-and-Match-Modell treibt die Flexibilität am Arbeitsplatz auf die Spitze und ermöglicht es den Menschen, Büro- und Fernarbeit zu kombinieren. Dieser Ansatz berücksichtigt die Einzigartigkeit jeder Person und ihre individuellen Arbeitsvorlieben und Lebensumstände. Die Beschäftigten können von Woche zu Woche entscheiden, ob sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten wollen, je nach ihren aktuellen Projekten, persönlichen Verpflichtungen und dem Bedarf an Zusammenarbeit.

Dieses System ist großartig für das Empowerment der Beschäftigten, erfordert aber einen robusten Rahmen, um Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Produktivität hoch bleibt. Technologie spielt hier eine entscheidende Rolle, insbesondere Tools wie deskbirddie bei der Planung von Schreibtischen und Büroräumen helfen. Mit solchen Hilfsmitteln können die Beschäftigten ihre Schreibtische ganz einfach an den Tagen buchen, an denen sie ins Büro kommen wollen. Das Modell ist flexibel und für alle Beteiligten einfach zu handhaben.

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Bewährte Praktiken zur erfolgreichen Umsetzung hybrider Arbeitszeitmodelle

Die Einführung eines hybriden Arbeitsplans, der den Bedürfnissen deines Teams und deinen Unternehmenszielen entspricht, erfordert eine sorgfältige Planung und eine offene Kommunikation. Hier sind einige praktische Methoden, die dir bei diesem Prozess helfen.

Verstehe die Motivationen und Bedürfnisse deiner Mitarbeiter

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen flexiblen Arbeitszeitmodell besteht darin, zu verstehen, warum deine Teammitglieder an hybrider Arbeit interessiert sind und was sie sich davon versprechen. Wünschen sie sich eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, kürzere Arbeitswege oder konzentrierte Arbeitszeiten? Wenn du diese Beweggründe verstehst, kannst du einen Zeitplan entwerfen, der deinen Mitarbeitern wirklich nützt.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass bestimmte Funktionen innerhalb deines Unternehmens unterschiedlich auf flexible Arbeitszeiten reagieren können. So fällt es einem Mitglied des Marketingteams vielleicht leichter, aus der Ferne zu arbeiten, als einem Datenanalysten, der Zugang zu sicheren Servern benötigt. Wenn du dir die Zeit nimmst, die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters zu berücksichtigen, kann dein hybrider Zeitplan integrativer und effektiver sein.

Mach die Zusammenarbeit zu einer Priorität bei jeder Entscheidung, die du triffst

Es ist wichtig, dass dein Team effektiv zusammenarbeiten kann, unabhängig davon, wo es gerade arbeitet. Das kann bedeuten, dass du in bessere Kommunikationsmittel investierst, regelmäßige Besprechungen einrichtest oder sogar deine Büroräume so umgestaltest, dass hybride Meetings besser möglich sind. Das Ziel ist es, eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Büro und im Außendienst zu gewährleisten.

Die Anpassung an dieses hybride Modell bedeutet auch, dass du dich auf flexible Zeitpläne und Denkweisen einlassen musst. Es ist wichtig, Vertrauen am Arbeitsplatz und Verständnis zwischen den Teammitgliedern zu schaffen. Dies kann durch offene und ehrliche Kommunikation sowie durch klare Erwartungen und Unterstützung erreicht werden.

Schaffe eine Politik für hybride Arbeit 

Die Ausarbeitung einer klaren und umfassenden Richtlinie für hybride Arbeitsformen ist wichtig, um die Regeln für dein Team festzulegen. Die Richtlinie muss die Details klären, einschließlich der Arbeitszeitoptionen und Leistungskennzahlen. Es ist wichtig, dass du dich von einer Vielzahl von Quellen inspirieren lässt und herausfindest, was in deiner Richtlinie enthalten sein sollte, damit sie fair und transparent ist. 

Diese Vorarbeit hilft dabei, die richtigen Erwartungen zu setzen und bietet einen stabilen Rahmen für dein flexibles Arbeitsmodell. Auf diese Weise weiß jeder, was er zu erwarten hat und wie er Erfolg haben kann.

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Beurteile dein agiles Büro-Layout

Arbeitsplatzanalysen sind entscheidend für die Bewertung deines agilen Bürolayouts. Analysen geben Aufschluss darüber, wie du deinen Büroraum nutzt, einschließlich der Belegungsraten, sodass du deine hybride Teamumgebung optimieren kannst. Wenn du diese Daten regelmäßig überprüfst, kannst du sicherstellen, dass dein Arbeitsplatz nicht nur effizient ist, sondern auch auf die sich ändernden Bedürfnisse deiner Mitarbeiter/innen abgestimmt ist. 

Wenn die Daten darauf hindeuten, dass deine derzeitige Einrichtung nicht ausreicht, solltest du darüber nachdenken, deinen Büroraum umzugestalten. Die Anpassungen können von der Neugestaltung von Besprechungsbereichen bis hin zur besseren Unterbringung von hybriden Meetings reichen. Möglicherweise musst du auch die Gemeinschaftsbereiche überdenken, um die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu fördern, die weit voneinander entfernt arbeiten und leben.

Rüste dich und dein Team mit den richtigen hybriden Arbeitsmitteln und Technologien aus

Die richtigen Tools und Technologien können einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, wie reibungslos dein Hybridmodell läuft. Von Projektmanagement-Apps bis hin zu Kommunikationsplattformen - stell sicher, dass dein Team alles hat, was es braucht, um in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten. Vergiss nicht, dass es eine Buchungssoftware wie deskbird gibt, die die Verwaltung eines hybriden Arbeitsplatzes effizient und einfach macht. Hier sind einige Funktionen, von denen dein Team profitieren kann:

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• Das System workspace booking ermöglicht es den Beschäftigten, die Plätze zu reservieren, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben im Büro benötigen.
• Der interaktive Grundriss ermöglicht es ihnen, einen Schreibtisch neben ihrem Lieblingskollegen zu buchen.
• Der Hybridbüro-Rechner hilft dir, deinen Arbeitsplatz zu optimieren und Bürokosten zu sparen. 

Eine Probezeit festlegen

Die Umstellung auf einen flexiblen Zeitplan bedeutet eine erhebliche Veränderung in der Arbeitsweise deines Teams. Beginne mit einer Probezeit, damit alle die neue Struktur testen und ihre Gedanken äußern können. Diese Probezeit ist eine Gelegenheit, um zu sehen, wie gut sich das Team an die neue Flexibilität anpasst, zusammenarbeitet und die Produktivität aufrechterhält. 

Das in dieser Zeit gesammelte Feedback ist Gold wert, denn es liefert Erkenntnisse, mit denen du deinen Ansatz verfeinern und sicherstellen kannst, dass er sowohl mit der Zufriedenheit deines Teams als auch mit deinen Geschäftszielen übereinstimmt. Nimm diese Phase als Chance wahr, um zu lernen, dich anzupassen und letztendlich den besten Weg für deine hybride Arbeitsplatzstrategie zu finden.

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Überprüfe deine Strategie für hybride Arbeitszeiten immer wieder neu

Die Arbeit entwickelt sich weiter, und das sollte auch deine Hybrid-Richtlinie. Es ist wichtig, dass du deine Richtlinien regelmäßig überprüfst und aktualisierst, um das Feedback deines Teams und die veränderten Anforderungen deines Unternehmens zu berücksichtigen. Es ist wichtig, die Meinungen und Gedanken deines Teams einzuholen, Verschiebungen im Arbeitsverhalten zu beobachten und sich an den wachsenden Zielen deines Unternehmens zu orientieren. 

Dieser Prozess der kontinuierlichen Neubewertung stellt sicher, dass deine Richtlinie für hybride Arbeitsformen mit den Bedürfnissen und Vorlieben deines Teams sowie den Zielen deines Unternehmens in Einklang steht und somit langfristig relevant und vorteilhaft bleibt.

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Eine flexible Arbeitszeit gestaltung, die auf die individuellen Bedürfnisse deines Teams abgestimmt ist, kann sowohl die Produktivität als auch die Zufriedenheit erheblich steigern. Unabhängig davon, welchen Ansatz du wählst, erfordern hybride Modelle eine klare Kommunikation, ein Verständnis für die Erwartungen der Beschäftigten und Anpassungsfähigkeit. In der Zukunft der Arbeit geht es um effektive Zusammenarbeit, Arbeitszufriedenheit und Wohlbefinden, nicht um den Standort. 

Nutze diese Beispiele für hybride Arbeitszeiten, um ein unterstützendes, flexibles und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Überlege dir, wie du durch den Einsatz moderner Arbeitsmittel oder die Überarbeitung deines Büro-Layouts das Gesamterlebnis weiter verbessern kannst. Willst du herausfinden, wie wir dir dabei helfen können? Fordere eine kostenlose Demo der Appdeskbird an und finde heraus, wie wir dich dabei unterstützen, das Beste aus den oben genannten Beispielen für flexible Arbeitszeiten (oder anderen, die zu dir passen) zu machen!