Hybrider Arbeitsplatz: Lernt, wie ihr das beste Arbeitsmodell für euch nutzen könnt

Die Schaffung eines hybriden Arbeitsplatzes ist zur Norm für alle Organisationen geworden, die einen menschenzentrierten Ansatz verfolgen und die Zukunft der Arbeit begrüßen wollen. Die Unternehmen werden immer vertrauter damit, flexible Arbeitsformen zu ermöglichen. Doch obwohl hybride Arbeits formen die Beschäftigten nachweislich glücklicher, zufriedener und erfolgreicher machen, reicht es nicht aus, einfach nur anzukündigen, dass die Beschäftigten an zwei Tagen in der Woche von zu Hause aus arbeiten können.

Es gibt viele Fragen, die auf den Tisch kommen müssen. Ist deine Büroeinrichtung zukunftssicher und bereit für diese Art des Arbeitens? Sind die Führungskräfte mit der Idee, ein hybrides Team zu le iten, vertraut und kennen sie die Herausforderungen der Zusammenarbeit aus der Ferne? Habt ihr euer hybrides Toolkit parat oder fragt ihr euch noch, mit welcher Technologie ihr diese Arbeitsform erfolgreich umsetzen könnt?

Als Experten für flexible Arbeit haben wir diesen kleinen Leitfaden erstellt, der klare Einblicke, Best Practices und Tipps für das Management hybrider Teams enthält. Mit diesen wichtigen Informationen bist du hoffentlich bereit, das Beste aus dem Arbeitsmodell zu machen, bei dem deine Mitarbeiter/innen ihren bevorzugten Arbeitsort wählen können. 

Was ist ein hybrider Arbeitsplatz?

Definition eines hybriden Arbeitsplatzes

Ein hybrider Arbeitsplatz ist ein Arbeitsmodell, das auf einer "Work from anywhere policy" basiert. Die meiste Zeit arbeiten die Beschäftigten entweder von zu Hause oder im Büro. Sie können aber auch von einem "dritten Arbeitsplatz" aus arbeiten. Diese letzte Option bedeutet, dass die Menschen ihren Arbeitsort frei wählen können, egal ob es sich um ein Café in München oder ein Airbnb in Griechenland handelt.

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Die Gründe, warum es so beliebt ist

Hybride Arbeitsplätze wurden populär, als sich die COVID-19-Pandemie verlangsamte und die Unternehmen begannen, ihre Beschäftigten wieder ins Büro zu zwingen. Die Arbeitnehmer/innen waren zwar verpflichtet, während der Schließung von zu Hause aus zu arbeiten, aber sie erkannten die Vorteile der Telearbeit. Doch der persönliche Kontakt und der Verlust der Verbundenheit mit dem Arbeitsplatz führten dazu, dass sie wieder vor Ort arbeiten wollten. Was können Unternehmen also tun, um die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter/innen zu erfüllen und gleichzeitig ihre eigenen zu befriedigen? Die Antwort ist einfach: Sie können eine Mischung aus Fernarbeit und Büroarbeit zulassen, indem sie einen hybriden Arbeitsplatz nach dem Prinzip "Arbeiten von überall" einrichten.

Beispiele für hybride Arbeitsplätze

Wie in unserem Leitfaden über hybride Arbeitsmodelle erläutert, kannst du eine hybride Arbeitsweise auf verschiedene Weise umsetzen. Entscheidend ist, dass du die Bedürfnisse deines Unternehmens und vor allem die Bedürfnisse deiner Teammitglieder genau kennst und berücksichtigst. Je nach deinen Erkenntnissen und der Kultur deines Unternehmens kann ein hybrider Arbeitsplan sein:

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• fix (hybride Split-Woche, wochenweises Modell usw.);
• Büro-first;
• remote-first;
• nach Belieben.

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🙌 deskbird Tipp: Mitarbeiterzentrierung ist ein wichtiger Aspekt für Arbeitnehmer/innen. Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen, wenn es um hybride Arbeit geht.

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Was sagen die Statistiken über hybride Arbeitsplätze aus?

Was sagen Statistiken über die Erwartungen der Arbeitnehmenden aus

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Experten beobachten die Entwicklung der modernen Arbeitsformen. Die folgenden Statistiken geben Aufschluss über die Erwartungen der Arbeitnehmenden an hybride Arbeitsformen:

• 55% der Beschäftigten möchten mindestens drei Tage pro Woche zu Hause oder an einem dritten Arbeitsplatz arbeiten. ¹
• 59% der Bewerber sagen eher Ja zu einer Stelle mit Fernarbeitsmöglichkeiten als zu einer ohne. ¹
• 84% der Beschäftigten weltweit geben an, dass ihr Unternehmen im Jahr 2022 auf ein hybrides Arbeitsmodell umgestellt hat, gegenüber 54% im Jahr 2021. ²

Was sagen Daten über finanzielle Auswirkungen von Hybridarbeit aus

Einer der Hauptvorteile eines hybriden Arbeitsplatzes ist seine positive Auswirkung auf die Finanzen des Unternehmens und der Beschäftigten. Die hybride Arbeitsweise wirkt sich in vielerlei Hinsicht positiv auf die Bankkonten aller Beteiligten aus, von der Optimierung des Arbeitsplatzes bis hin zur Einsparung von Rechnungen und der Reduzierung von Personalkosten. Hier sind die wichtigsten Daten zu diesem Thema:

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• Die Mitarbeiterfluktuation sinkt in Unternehmen mit Fernarbeitsmöglichkeiten um 12%. ¹
• Unternehmen sparen im Durchschnitt bis zu 11.000 USD pro Jahr für jeden Teilzeitbeschäftigten im Außendienst. ³
• 82% der CFOs halten hybride Arbeitsplätze für ein günstigeres Geschäftsmodell. ³
• Hybride Unternehmen können bis zu 30 % der Bürokosten einsparen, wie unser Hybridbüro-Rechner und unsere Studie über Lösungen zur Kostensenkung im Büro zeigen. 

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Was sagen Hybridarbeits-Statistiken über die Präferenz von Generationen aus

Wenn ihr mit einer Mehrgenerationenbelegschaft arbeitet, müsst ihr die Bedürfnisse der einzelnen Generationen kennen. Was erwarten die Baby-Boomer, die Generation X, die Millennials und die Generation Z, wenn es um hybrides Arbeiten geht?

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• 13,9% der Baby-Boomer und der Generation X, 13% der Millennials und 12,7% der Generation Z wollen gerne nur im Büro arbeiten.
• 28,3% der beiden ältesten Generationen am Arbeitsplatz, 34,5% der Millennials und 42,2% der jüngsten Generation würden gerne 1 oder 2 Tage pro Woche remote arbeiten.
• 36,4% der zwischen 1946 und 1980 Geborenen, 37,8% der zwischen 1981 und 1996 Geborenen und 30,4% der nach 1997 und vor 2012 Geborenen wollen 3 oder 4 Tage pro Woche zu Hause bleiben.
• 21,4% der Baby-Boomer und der Generation X, 14,7% der Millennials und 14,7% der Generation Z wollen gerne Vollzeit remote arbeiten.

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👉 In unserem Artikel über Millennials und Gen Z erfahrt ihr, was die beiden jüngsten Generationen am Arbeitsplatz auszeichnet und wie ihr sie zum Erfolg führen könnt! 

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Wie kannst du einen erfolgreichen hybriden Arbeitsplatz schaffen?

1. Beurteile die Bedürfnisse deines hybriden Arbeitsplatzes und deines Teams

Bestimme, welche Aufgaben aus der Ferne erledigt werden können

Für manche Stellen ist es entweder unmöglich oder eine Herausforderung, aus der Ferne zu arbeiten. Aus diesem Grund ist die Anpassung deines Arbeitsmodells von grundlegender Bedeutung, um Stress und Unzufriedenheit in deinem Team zu vermeiden. Analysiere nach und nach die verschiedenen Rollen und die damit verbundenen Aufgaben. Besprich dich mit deinen Kolleginnen und Kollegen und hol dir ihre Meinung ein, bevor du entscheidest, ob die Möglichkeit der Fernarbeit eine Option für ihre Position ist. 

Erfahre mehr über die Vorlieben deiner Mitarbeiter bei der Fernarbeit

Manche Teammitglieder bevorzugen es, nur einen Tag pro Woche zu Hause zu arbeiten, während andere lieber zwei Tage in der Woche außer Haus sind und wieder andere sogar mehr. Das ist eine wichtige Information, die du berücksichtigen musst. Versuche, die Vorlieben deiner Mitarbeiter/innen zu sammeln und dann ein System zu finden, das für alle funktioniert und sie alle glücklich macht. Die beste Entscheidung ist oft, sich für den arbeitnehmerzentriertesten Ansatz zu entscheiden. Das kann z. B. ein Modell sein, bei dem die Arbeitszeit nach Belieben festgelegt wird. Du kannst von deinen Mitarbeitern verlangen, dass sie drei Tage in der Woche vor Ort sind, aber sie können selbst entscheiden, wann sie kommen. 

Analysiere, ob dein Büro-Layout den Bedürfnissen einer hybriden Belegschaft entspricht

Wenn du mehr Flexibilität an deinem Arbeitsplatz zulässt, ändert sich der Zweck deiner Bürofläche drastisch. Nicht alle Mitarbeiter/innen kommen jeden Tag, und es kann sein, dass dein Arbeitsplatz halbleer oder leer ist. Auch die Nutzung des physischen Arbeitsplatzes ändert sich. Die Mitarbeiter treffen sich eher persönlich, um gemeinsam zu arbeiten, anstatt einzelne Aufgaben zu erledigen. Aufgrund des Rückgangs der Bürobelegungsrate und der neuen Sichtweise auf die Büronutzung ist die Verwendung eines Hybridbüro-Rechners und die Anpassung deiner Arbeitsplatzaufteilung unerlässlich.

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2. Wähle die richtige Technologie für den hybriden Arbeitsplatz

Biete deinen Mitarbeitern die besten Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation

Egal, ob deine Teammitglieder im Büro oder von zu Hause aus arbeiten, ihr Arbeitsort sollte ihre Interaktion und Produktivität nicht beeinträchtigen. Ein flexibles Arbeitsumfeld ist ohne die Unterstützung durch hybride Arbeitsplatztechnologien und den Einsatz der richtigen Tools für die virtuelle Zusammenarbeit selten erfolgreich. 

Eine Schreibtischbuchungssoftware wie deskbird hilft dir zum Beispiel bei der Verwaltung deines hybriden Arbeitsbereichs und fördert die Teamarbeit dank unserer Wochenplanungsfunktion. Auf einen Blick können die Mitarbeiter die Termine ihrer Kollegen sehen. Sie können dann einen Tag auswählen, an dem sie sich vor Ort treffen, und unsere Raumbuchungsoption nutzen, um sicherzustellen, dass sie den benötigten Arbeitsplatz haben. 

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Suche nach der am besten geeigneten Cloud-basierten Speicher- und Dateifreigabeplattform für Remote-Teams

Wenn du aus der Ferne arbeitest, müssen deine Mitarbeiter/innen Zugang zu allen Informationen haben, die sie brauchen, als wären sie vor Ort. Um diese Anforderung zu erfüllen, gibt es effiziente Online-Ressourcen, wie z. B. Cloud-basierte Speicher- und File-Sharing-Plattformen. Sie ermöglichen es den Teammitgliedern, von überall und jederzeit über jedes Gerät mit Internetanschluss auf Dokumente und Daten zuzugreifen und diese zu teilen. 

Außerdem bieten sie kosteneffiziente und skalierbare Lösungen für Unternehmen jeder Größe, da sie keine teure Speicherinfrastruktur vor Ort benötigen und flexible Preismodelle je nach Nutzung anbieten. Am wichtigsten ist es, deine Bedürfnisse und die deiner Mitarbeiter/innen zu ermitteln. Dann kannst du die Lösung wählen, die sie in ihrem Arbeitsalltag am besten unterstützt. 

Investiere in die richtigen Cybersicherheitssysteme, um einen sicheren hybriden Arbeitsplatz zu gewährleisten

Wenn du deinen Beschäftigten erlaubst, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten und mit unterschiedlichen Geräten auf Unternehmensdaten und -systeme zuzugreifen, erhöht sich das Risiko ebenfalls. Daher ist es wichtiger denn je, deine Inhalte zu sichern, um Cyberangriffe zu verhindern und sensible Informationen zu schützen.

Zu den Lösungen für das Cyber-Risikomanagement gehören Firewalls, Antivirus-Software, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung. Du kannst die Hilfe von Unternehmen in Anspruch nehmen, die auf diesen Bereich spezialisiert sind. Sie sichern deine Netzwerke, Werkzeuge und Daten, um dein Unternehmen vor Malware, Phishing und Ransomware-Bedrohungen zu schützen.

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3. Vorrang für transparente Kommunikation und Vertrauen

Setze klare Erwartungen und gestalte deine eigene Politik für hybride Arbeit

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Eine gute Kommunikation war schon immer ein zentraler Bestandteil einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Doch die Zunahme der Telearbeit zwingt Unternehmen dazu, die Art und Weise der Kommunikation zwischen den Beschäftigten zu überprüfen. Die Arbeit von verschiedenen Standorten aus erhöht das Risiko von Missverständnissen oder schlechter Kommunikation. 

Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass ihre Teammitglieder die richtigen Werkzeuge haben, um effizient zu interagieren, klare Erwartungen zu stellen und transparent zu sein. Wird dieser wichtige Aspekt nicht beachtet, kann die Leistung sinken, die Frustration steigen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen sinken. 

Außerdem musst du dir darüber im Klaren sein, was du von deinen hybriden Beschäftigten erwartest und welche Rechte sie in Bezug auf ihre flexible Arbeitsgestaltung haben. Deshalb ist es wichtig, eine Richtlinie für hybride Arbeitsverhältnisse zu erstellen.

Betone die Bedeutung von Vertrauen und Verantwortlichkeit in einem flexiblen Arbeitsumfeld

Führungskräfte neigen dazu, ihre Mitarbeiter in einem hybriden Arbeitsumfeld zu sehr zu kontrollieren, da sie sie nicht täglich sehen und mit ihnen interagieren können. Während einer der Hauptzwecke und Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes darin besteht, deinen Mitarbeitern mehr Autonomie zu geben und ihre Bedürfnisse zu erfüllen, machen die psychologischen Auswirkungen des Mikromanagements alles zunichte. Die Förderung von Vertrauen am Arbeitsplatz und verlässlichen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern ist für das Gedeihen einer hybriden Belegschaft unerlässlich. Auch wenn ihr euch nicht jeden Tag im Büro seht, heißt das nicht, dass ihr keine Verantwortung übernehmen solltet. Deine Teammitglieder sollten für ihre Handlungen verantwortlich sein, und du solltest es auch sein. 

Fördern Sie informelle Interaktionen und teambildende Aktivitäten zwischen Ihren hybriden Teams

Die Aufrechterhaltung einer Verbindung am Arbeitsplatz und echter Beziehungen kann zu einer großen Herausforderung werden, wenn alle Mitarbeiter/innen an verschiedenen Orten arbeiten. Wir empfehlen dringend, informelle Interaktionen zu fördern und teambildende Aktivitäten zu integrieren, um dies in deinem Unternehmen zu verhindern. Sieh dir unsere Ideen zur Teambildung an, die du in Innenräumen, im Freien und in hybriden Online-Arbeitsumgebungen umsetzen kannst. Es mag sich zunächst wie eine "nette" Sache anhören, aber die Ergebnisse der Förderung der Teambildung sind für dein Unternehmen von grundlegender Bedeutung. Sie geben den Teams nicht nur die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen, sondern verbessern auch die Zusammenarbeit, fördern das Vertrauen und stärken den Zusammenhalt.

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👉 Schau dir unser Feature über Büroveranstaltungen an, um herauszufinden, wie wir dir dabei helfen können, den Zusammenhalt deines Teams und soziale Interaktionen zu fördern!

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Wir hoffen, dass dieser Artikel dir hilft, den hybriden Arbeitsplatz, seine Vor- und Nachteile besser zu verstehen und zu verstehen, wie du hybrides Arbeiten erfolgreich fördern kannst. Die Mitarbeiter/innen in den Mittelpunkt zu stellen, ist zweifelsohne der beste Ansatz, um das Beste aus der flexiblen Arbeit herauszuholen. Analysiere deinen Arbeitsplatz, höre auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter/innen, sei offen für die neuen Trends der Zukunft der Arbeit und erlebe die Magie! 

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¹ 30 ESSENTIAL HYBRID WORK STATISTICS [2023]: THE FUTURE OF WORK, Zippia.

² 2023 STATE OF THE REPORT, Akumina.

³CFOs see hybrid work as a cost-cutting opportunity, Fortune.

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