Tipps für die effektive Zusammenarbeit in flexiblen Teams
22. August 2024
1. Oktober 2024
Die Art und Weise, wie Arbeitnehmer:innen zusammenarbeiten, hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Während Teambesprechungen und Brainstorming-Sitzungen früher persönlich im Büro stattfanden, können sie jetzt digital und sogar asynchron durchgeführt werden. Viele Unternehmen fragen sich, wie sie in dieser neuen Arbeitsumgebung mit ihren flexiblen Teams effektiv zusammenarbeiten können.
Wie kann man sicherstellen, dass die Kommunikation funktioniert? Wie schafft man es, dass alle auf dem gleichen Stand sind und die Skills aller Mitarbeitenden optimal zum Einsatz kommen? Welche sind die besten Strategien für eine effektive Zusammenarbeit, die ihr in eurem Unternehmen umsetzen könnt, damit das Zusammenarbeiten für alle Teammitglieder reibungslos und angenehm verläuft?
Als Experten für hybride und moderne Arbeitspraktiken geben wir euch hier verschiedene Beispiele für eine effektive Zusammenarbeit an die Hand, die an heutige Arbeitsweisen angepasst sind und gute Ergebnisse versprechen. Seid ihr bereit, eure Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, eine neue Ebene der Zusammenarbeit und der beruflichen Weiterentwicklung zu erreichen?
Warum ist eine effektive Zusammenarbeit am Arbeitsplatz so wichtig?
Die Automonie der Beschäftigten zu fördern ist wichtig, um ihnen zu helfen, sich weiterzuentwickeln. Daneben spielt aber auch die Zusammenarbeit im Team eine wichtige Rolle für die Entwicklung von Kompetenzen und dem Erreichen von beruflichen Zielen. Die Zusammenarbeit ermöglicht es den Teammitgliedern, voneinander zu lernen und sich mit neuen Fähigkeiten, Ideen und Visionen auseinanderzusetzen. Dieses Zusammentreffen von Wissen und Motivation fördert eine bessere Projektumsetzung und bessere Ergebnisse. Aus Unternehmenssicht bringt eine effektive Zusammenarbeit in mehrfacher Hinsicht eine Verbesserung, und zwar indem sie:
- Talente zusammenbringt
- für mehr Innovation sorgt
- die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert
- bessere Ergebnisse erzielt
Wie funktioniert effektive Zusammenarbeit in einem modernen Arbeitsumfeld?
Beseitigung geografischer und zeitlicher Barrieren
In den letzten Jahren mussten die Beschäftigten neu lernen, wie sie zusammenarbeiten können. Flexibles Arbeiten hat die Unternehmen dazu gezwungen, Lösungen zu finden, die es ihnen ermöglichen, unabhängig von Zeit und Ort effektiv zusammenzuarbeiten. Der erste Schritt zur Förderung einer effektiven Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Abteilungen ist die Beseitigung geografischer und zeitlicher Barrieren. Die räumliche Entfernung zwischen euren Mitarbeitenden sollte sich nicht auf ihre Arbeit auswirken. Deshalb ist es wichtig, Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, um die Probleme zu minimieren, die entstehen, wenn man nicht im gleichen Raum und zur gleichen Zeit arbeitet.
Wichtig zu wissen: Die vollständige Rückkehr ins Büro ist keine Lösung und wäre sogar eher kontraproduktiv, da es nicht den Bedürfnissen der Beschäftigten nach Flexibilität und Autonomie entspricht.
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Ausstattung mit modernen Tools und Technologien für die Zusammenarbeit
Digitale Tools und Technologien spielen eine Schlüsselrolle bei der Beseitigung von geografischen und zeitbedingten Hürden für die Zusammenarbeit, die flexible Arbeitsmodelle mit sich bringen. Einige digitale Lösungen sind von zentraler Bedeutung, um die Kommunikation zu erleichtern und für einen reibungslosen und effektiven Projektablauf zu sorgen. Hier sind verschiedene Technologien und Tools für die Zusammenarbeit, die erfolgreiche flexible Teams nutzen:
- Digitale Planungssysteme wie deskbird oder Google Calendar
- Arbeitsplatzbuchungssoftware wie deskbird
- Online-Kommunikationslösungen wie Slack
- Videokonferenzsysteme wie Zoom oder Microsoft Teams
- Projektmanagement-Tools wie Notion oder Asana
- Cloud-basierte File-Sharing-Plattformen wie Google Drive
Frühzeitige Planung von gemeinsamen Aufgaben und Meetings
Rechtzeitige Planung ist der Schlüssel zu einer effektiven Zusammenarbeit! Auch wenn Besprechungen in letzter Minute stattfinden können, sollte die Planung von Teamaufgaben und gemeinsamen Treffen so früh wie möglich erfolgen. So haben eure Kolleg:innen Zeit, ihre Kalender entsprechend zu organisieren und sich vorzubereiten. Wenn sie wissen, wann das nächste Treffen stattfindet, können sie sich darauf vorbereiten. Dieser proaktive Ansatz erhöht die Chancen auf ein reibungsloses und produktives Meeting. Gemeinsame Veranstaltungen sollten daher so schnell wie möglich zu eurem gemeinsamen Teamkalender hinzugefügt werden. Das sorgt für mehr Effizienz!
Rechtzeitige Buchung von Meetingsräumen
Den richtigen Raum zur Verfügung zu haben, ist wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wenn eure Mitarbeitenden ins Büro kommen, um vor Ort gemeinsame an etwas zu arbeiten, müsst ihr sicherstellen, dass sie passende Räumlichkeiten buchen können. Besprechungsräume im Voraus zu reservieren ist dabei ein entscheidender Faktor. So wissen eure Teammitglieder genau, welche Hilfsmittel ihnen zur Verfügung stehen, damit sie sich entsprechend vorbereiten und effektiv arbeiten können. Lasst nicht zu, dass ein Mangel an Platz oder Ausrüstung die Arbeit eures Teams beeinträchtigt. Bucht frühzeitig und arbeitet besser zusammen, wenn ihr euch vor Ort trefft.
Förderung eines regelmäßigen, klaren und transparenten Austauschs
Kommunikation ist das Rückgrat einer effektiven Zusammenarbeit, besonders in einer flexiblen Arbeitsumgebung. Gespräche und Updates müssen in alle Richtungen stattfinden und kommuniziert werden: von Vorstandsmitgliedern zu Manager:innen und Beschäftigten, von Arbeitnehmer:innen zu Führungskräften, von Manager:innen zu Team- und Vorstandsmitgliedern, von Beschäftigten zu Beschäftigten usw.
Die Wahl der Kommunikationsmittel ist in dieser Hinsicht entscheidend. Alle eure Mitarbeitenden müssen sich mit den verfügbaren Optionen wohlfühlen und sie richtig nutzen. Es ist eine gute Idee, sie nach ihren Vorlieben zu fragen und klare Regeln für die Kommunikation zu erstellen, damit alle auf demselben Stand sind und Missverständnisse und Konflikte vermieden werden.
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Ermöglichung asynchroner Zusammenarbeit
Lasst uns über die Macht der asynchronen Zusammenarbeit sprechen. Vor allem wenn eure Mitarbeitenden über verschiedene Standorte und Zeitzonen verstreut sind, ist sie ein entscheidender Faktor. Nehmen wir zum Beispiel Sam. Anstatt den ganzen Tag mit Slack-Nachrichten bombardiert zu werden, kann sie sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und sich dann über Team-Updates informieren, wenn es ihr am besten passt. Auf diese Weise bleibt Sam auf dem Laufenden, ohne ständig unterbrochen zu werden. Es geht darum, ein Gleichgewicht zwischen Online-Erreichbarkeit und Produktivität zu finden. Mit asynchroner Kommunikation bleiben alle auf dem Laufenden, ohne dass die Benachrichtigungen überhand nehmen. Sie ist wie eine Superpower für eure Mitarbeitenden, damit sie intelligenter zusammenarbeiten könnnen. Vergesst also die Always-on-Mentalität und lasst euer Team in seinem eigenen Rhythmus produktiv sein.
Erleichterter Zugang zu Daten und Informationen
Ein weiterer wichtiger Aspekt, wenn es um effektives Zusammenarbeiten geht, ist das Vereinfachen des Zugangs zu Daten und Informationen, um die Produktivität eures Teams zu steigern. Durch den Einsatz zentraler Projektmanagement-Tools ermöglicht ihr es euren Mitarbeitenden, reibungslos zusammenzuarbeiten, von mehr Transparenz zu profitieren und insgesamt effektiver zu arbeiten. Diese Plattformen halten alle relevanten Dokumente an einem Ort bereit, so dass niemand mehr auf die Suche nach einer wichtigen Datei oder einem Update gehen muss. Das ist so, als hättet ihr ein virtuelles Hauptquartier, in dem alle rund um die Uhr auf dem gleichen Stand sind. Es ist an der Zeit, euch von Informationsengpässen zu verabschieden und nahtlose Teamarbeit zu ermöglichen. Wenn ihr es noch nicht getan habt, werden euch eure Mitarbeitenden für diesen Schritt danken.
Gemeinsame Zielsetzung und Entscheidungsfindung
Zwischen dem, was in der Theorie und der Praxis erreicht werden kann, klafft manchmal eine große Lücke. Unerreichbare Ziele und unmögliche Fristen wirken sich negativ auf das Engagement, die Motivation und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden aus. "97% der Beschäftigten sind der Meinung, dass eine fehlende Abstimmung innerhalb eines Teams das Ergebnis einer Aufgabe oder eines Projekts beeinträchtigt" 1. Aus diesen Gründen sind das gemeinsame Definieren von Zielen und das kollektive Treffen von Entscheidungen von entshceidender Wichtigkeit für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. So wird sichergestellt, dass die Ziele erreichbar sind und dass eure Mitarbeitenden motiviert bleiben und sich einbezogen und wertgeschätzt fühlen.
Ein flexibles, vielfältiges und mitarbeiterorientiertes Bürolayout
Die Bereitschaft, Prozesse und Systeme zur Verbesserung der Teamarbeit anzupassen, ist großartig. Aber habt ihr auch daran gedacht, welche Rolle euer physischer Arbeitsplatz für die effektive Zusammenarbeit eurer Mitarbeitenden spielt? Die Gestaltung des Büros hat einen großen Einfluss auf die Zusammenarbeit und Produktivität. Deshalb ist es wichtig, euren Teams einen Arbeitsplatz zu bieten, der ihren Bedürfnissen entspricht, um die Zusammenarbeit vor Ort zu fördern.
👉 Hier erfahrt ihr mehr über den Einfluss des Bürolayouts auf Produktivität und Zusammenarbeit!
Förderung von Praktiken zum Austausch von Wissen und Fähigkeiten
Diversität ist eine der stärksten Säulen eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Wenn es euch gelungen ist, ein diverses Team aufzubauen, solltet ihr diesen Umstand nutzen, um eine effektive Zusammenarbeit zu fördern. Gebt euren Beschäftigten die Chance, voneinander zu lernen und gemeinsam zu wachsen, zum Beispiel durch das Kombinieren von Hard Skills und Soft Skills. Indem ihr verschiedene Räume anbietet, von gemütlichen Huddle Rooms bis hin zu belebten Bereichen für die Zusammenarbeit, gebt ihr euren Teammitgliedern die Freiheit, so zu arbeiten, wie sie es möchten!
Förderung eines Gefühls der Zugehörigkeit und Gemeinschaft am Arbeitsplatz
Wenn eure Mitarbeitenden sich einbezogen, geschätzt und mit ihren Teamkolleg:innen verbunden fühlen, sind sie eher bereit, sich zu engagieren und innovativ zu sein. Team-Bonding-Aktivitäten und Social Events - egal, ob online oder offline - sind hier eure besten Verbündeten. Diese Treffen helfen euren Mitarbeitenden, sich besser kennenzulernen, stärken die Teamarbeit und bringen neue Ideen hervor. Egal, ob bei virtuellen Trivia-Abenden oder Pizza-Partys im Büro, hier schafft ihr den notwendigen Teamgeist.
Förderung von Aufgeschlossenheit und Aufbau einer Kultur des Vertrauens
Bei der Zusammenarbeit geht es darum, die besten Fähigkeiten und Ideen für ein möglichst erfolgreiches Ergebnis zusammenzubringen, oder? Das kann nur gelingen, wenn die Beschäftigten ihre Meinungen und Ideen offen äußern können. Der Aufbau von Vertrauen am Arbeitsplatz ist daher ein zentraler Aspekt, den ihr in euren Strategieplan für mehr Zusammenarbeit aufnehmen solltet. Die Mitarbeitenden müssen sich wohlfühlen, wenn sie ihre Gedanken mitteilen, und ihre Meinung sagen können, wenn sie glauben, dass es einen effektiveren Weg gibt, um dieses oder jenes zu erreichen.
Anregung zu mehr Feedback
Feedback ist ein wichtiger Schlüssel zur ständigen Verbesserung der Zusammenarbeit in einer Organisation, wenn es ausgewogen und konstruktiv ist. Es ermöglicht allen, sich darüber auszutauschen, was ihrer Meinung nach funktioniert und was nicht. Innerhalb eines Teams können die Mitarbeitenden mit ihren Vorgesetzten und Kolleg:innen offen über Maßnahmen sprechen, die ihrer Meinung nach die Zusammenarbeit insgesamt verbessern könnten. Zweifellos ist die Förderung des Austauschs von Feedback (formell und informell) ein zentraler Bestandteil aller guten Kooperationsstrategien.
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Wie deskbird euch hilft, effektiv zusammenzuarbeiten
Einfache Buchung von passenden Räumen für eine effektive Zusammenarbeit
Dank unserer deskbird-App und ihrer intuitiven Benutzeroberfläche können User schnell Besprechungsräume, Co-Working-Bereiche oder andere gemeinsam genutzte Räume reservieren. So wird sichergestellt, dass eure Teams die richtige Umgebung haben, um effizient zusammenzuarbeiten. Unser benutzerfreundliches Tool zeigt außerdem die Echtzeitverfügbarkeit an und ermöglicht eine nahtlose Planung, die dazu beiträgt, Terminkonflikte zu vermeiden und die Nutzung des Arbeitsplatzes zu optimieren. Mit deskbird können eure Mitarbeitenden ihren bevorzugten Arbeitsraum im Voraus buchen und ihre Meetings entsprechend vorbereiten.
Einfache Organisation und Einsehbarkeit von Wochenplänen für bessere hybride Zusammenarbeit
Mit der deskbird-App können die Beschäftigten ihre Wochenplanung organisieren und mit dem Rest des Teams teilen. Das erleichtert die hybride Zusammenarbeit, da die Kolleg:innen ihre Wochenpläne einfach teilen können und alle wissen, wer wo und wann ist. Keine Ratespiele oder Kalenderverwirrung mehr! Ob jemand im Büro ist oder von zu Hause aus arbeitet, ist für alle klar. Diese Transparenz verbessert die Koordination und Flexibilität und sorgt dafür, dass hybride Arbeitsumgebungen die Zusammenarbeit fördern, anstatt sie zu behindern.
Einfache Planung von Büro-Events, um alle zusammenzubringen und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken
Und dann wäre da noch unsere "Büro-Events"-Funktion, mit der ihr mühelos Veranstaltungen organisieren und ankündigen könnt. Indem ihr Events über die deskbird-App plant und ankündigt, könnt ihr die Teilnahme fördern und sicherstellen, dass alle informiert sind. Diese Funktion fördert das Gemeinschaftsgefühl, indem sie Mitarbeitende für teambildende Aktivitäten, Workshops oder gesellige Treffen zusammenbringt. Letztendlich trägt das Promoten eurer Firmenveranstaltungen dazu bei, die Vernetzung der Mitarbeitenden zu stärken, was für die Förderung einer effektiven Zusammenarbeit entscheidend ist.
Effektives Zusammenarbeiten ist ein dynamischer Prozess, der sich von Unternehmen zu Unternehmen und sogar von Team zu Team innerhalb desselben Unternehmens unterscheidet. Alle in diesem Artikel vorgestellten Insights und Empfehlungen sollen euch einen Leitfaden bieten. Das Feedback eurer Mitarbeitenden ist eine große Hilfe, um zu verstehen, in welche Richtung eure Strategien für eine effektivere Zusammenarbeit gehen sollten. Um euer Ziel zu erreichen, ist es wichtig, euren Mitarbeitenden zuzuhören, neue Ansätze auszuprobieren und zu versuchen, für mehr Teambonding zu sorgen und ein starkes Gemeinschaftsgefühl unter euren Mitarbeitenden zu schaffen.
Bucht euch jetzt eine kostenlose Demo der deskbird-App, um unsere benutzerfreundliche Lösung und die wichtigsten Funktionen zur Verbesserung eures hybriden Arbeitsplatzes zu entdecken!
1 Key Collaboration Statistics: Impact on Employee Performance and Business Success, Worldmetrics.org.
Quellen:
