Mitarbeiter kauern in einem Raum zusammen
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Hybridarbeit

Bedeutung und Einrichtung von Huddle Rooms: Euer kompletter Leitfaden

Veröffentlicht:

6. Juni 2024

Aktualisiert:

7. Juni 2024

Hast du dir jemals einen kleinen Raum im Büro gewünscht, in dem du dich schnell mit deinen Kollegen zu einem informellen oder ungeplanten Treffen treffen kannst? Dann ist das ein Huddle Room! Diese kleinen Besprechungsräume werden in modernen Büros immer beliebter, vor allem in flexiblen Arbeitsumgebungen. Von der Raumoptimierung bis hin zur Flexibilität und Bequemlichkeit bieten sie den Unternehmen und ihren Nutzern viele Vorteile.

Möchtest du mehr über diese Arbeitsbereiche erfahren und wie du sie einrichtest? Als Experten für hybride Arbeitsplätze haben wir einen vollständigen Leitfaden erstellt, der dir hilft, den Zweck dieser Arbeitsbereiche zu verstehen und die besten Praktiken für die Gestaltung nützlicher Huddle Spaces für deine Belegschaft umzusetzen. Bist du bereit, einen weiteren modernen Arbeitsplatztyp zu entdecken? Kostengünstig, einfach einzurichten und effizient - du wirst diese zukunftssichere Initiative lieben!

Bedeutung und Merkmale des Huddle Rooms

Ein Huddle Room ist ein kompakter, informeller Besprechungsraum, der für schnelle und effiziente Zusammenkünfte konzipiert ist. Er ist in der Regel für bis zu vier Personen ausgelegt. Diese kleinen Räume fördern die Zusammenarbeit in einer intimeren Umgebung als traditionelle Konferenzräume. Sie sind oft minimalistisch gestaltet und vermeiden Unordnung und unnötige Einrichtungsgegenstände, um den Raum für konzentrierte Interaktionen mit bequemen und einladenden Möbeln zu optimieren. Huddle Spaces sind mit modernster Technologie und digitalen Tools ausgestattet, um die Produktivität zu steigern, indem sie es Teams ermöglichen, sich unabhängig von ihrem Arbeitsort nahtlos mit Kollegen zu vernetzen und auszutauschen. Diese Arten von Arbeitsräumen sind sehr wertvoll und nützlich für dynamische und flexible Teams, die asynchrone Zusammenarbeit wünschen.

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Die Hauptzwecke von Huddle Spaces

Informelle Stand-up-Teamtreffen

Wo versammelst du normalerweise dein Team, wenn du dich kurz unterhalten oder über ein Projekt informieren willst? Ein Huddle-Raum ist die ideale Option für zwanglose Teambesprechungen im Stehen. Er fördert die spontane Zusammenarbeit, ohne dass du dich hinsetzen oder einen formellen Konferenzraum buchen musst. Die entspannte Atmosphäre ist perfekt für kleine Gruppen, die sich treffen und kurze, konzentrierte Diskussionen führen wollen. Der Huddle Room bietet gerade so viel Platz, dass sich die Teilnehmer im Stehen versammeln können, und schafft so eine intime Umgebung, die dynamische Interaktion und gemeinsame Arbeit fördert. Die Tatsache, dass diese Räume mit modernen Technologien und digitalen Hilfsmitteln ausgestattet sind, sorgt dafür, dass auch spontane Zusammenkünfte produktiv sind!

Hybride Sitzungen

Mit der zunehmenden Verbreitung flexibler Arbeitsformen sind oft nur noch wenige Mitglieder eines Teams im Büro. Daher ist es manchmal gar nicht nötig, einen großen und formellen Konferenzraum zu buchen, um mit Kolleginnen und Kollegen zu diskutieren, die von zu Hause aus arbeiten. Huddle Rooms eignen sich hervorragend für hybride Teambesprechungen, an denen die Beschäftigten sowohl persönlich als auch digital teilnehmen können. Ausgestattet mit modernster Technologie wie High-Definition-Videokonferenzsystemen, klaren Audiolösungen und Content-Sharing-Funktionen sorgen diese Räume dafür, dass jeder, unabhängig von seinem Standort, effektiv mitarbeiten kann und sich einbezogen fühlt. Die intime Umgebung minimiert Ablenkungen und erleichtert die direkte Kommunikation, sodass auch Teilnehmer/innen aus der Ferne nahtlos in die Diskussion integriert werden können.

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Team im Besprechungsraum
Mitarbeiter nutzen den Huddle Room für Besprechungen

1-zu-1-Treffen

Einen Konferenzraum zu buchen, um ein persönliches Treffen abzuhalten, scheint ein bisschen irrelevant. Aber wo sonst solltest du dich mit deinem Kollegen treffen? Anstatt einen großen Raum für nur zwei Personen zu blockieren, sind Huddle Rooms eine ausgezeichnete Wahl für Einzelgespräche. Sie bieten eine private und geschlossene Umgebung, die eine offene und vertrauliche Kommunikation ermöglicht. Der kleine, ruhige Raum minimiert Ablenkungen und ermöglicht es beiden Parteien, sich auf das Gespräch zu konzentrieren, ohne von den Unterbrechungen einer geschäftigen Büroumgebung gestört zu werden. Mit ihrer benutzerfreundlichen Technologie sind diese Räume auch eine gute Option für Online-Meetings mit entfernten Teammitgliedern. Mit anderen Worten: Huddle Spaces eignen sich gut für Leistungsbeurteilungen, heikle Diskussionen oder einfach für einen konzentrierten Dialog.

Brainstorming-Sitzungen

Huddle-Räume sind die ideale Umgebung für Brainstorming-Sitzungen. Der informelle Rahmen beseitigt die starre Struktur, die größere Besprechungsräume manchmal haben können. Dadurch fühlen sich deine Teammitglieder wohler und sind offener für den Austausch innovativer Gedanken. Technologien wie digitale Whiteboards und die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen ermöglichen das sofortige Erfassen und Erweitern von Konzepten. Diese kompakten Räume fördern das Gefühl der Zusammenarbeit und eine freundliche Atmosphäre, die in großen und formellen Räumen nicht so ausgeprägt sein kann. Diese gemütliche und ablenkungsfreie Umgebung fördert eine bessere Gruppendynamik und die Entwicklung neuer Strategien und Lösungen.

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Vorstellungsgespräche

Ein weiterer Zweck von Huddle Rooms ist, dass sie sich ideal für Bewerbungsgespräche eignen und den Bewerbern deinen modernen Ansatz für die Arbeit und die Unternehmenskultur zeigen. Diese kleinen Besprechungsräume bieten eine private und professionelle Atmosphäre, die weniger einschüchternd ist als ein großer Sitzungssaal. Die Technologie in Huddle Spaces entspricht auch dem wachsenden Trend zu Vorstellungsgesprächen aus der Ferne. Hochwertige Videokonferenz-Tools sorgen für eine reibungslose und persönliche Interaktion mit Bewerbern, die nicht physisch anwesend sind. Diese Kombination aus Intimität und digitaler Bereitschaft macht Huddle Rooms zum perfekten Ort für ein Vorstellungsgespräch.

Die Vorteile von kleinen Besprechungsräumen an deinem Arbeitsplatz

Eine zusätzliche Option für den Arbeitsbereich

Die Integration von Huddle Rooms in die Bürogestaltung bietet Unternehmen eine Möglichkeit, ihre Arbeitsplatzoptionen zu diversifizieren und auf die sich wandelnden Bedürfnisse der modernen Belegschaft einzugehen. Diese kleinen, technisch ausgestatteten Räume bieten einen alternativen Rahmen für ein Brainstorming, ein informelles Treffen oder ein schnelles Huddle-Meeting. Da Flexibilität am Arbeitsplatz in den letzten Jahren ein Vorteil für Arbeitnehmer/innen war, ist auch die Vielfalt der Arbeitsräume in der heutigen abwechslungsreichen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung. Die steigende Nachfrage nach mehr Anpassungsfähigkeit beruht auf der Möglichkeit, die richtige Umgebung zu wählen, die Produktivität und Arbeitszufriedenheit erheblich steigern kann. Da Menschen nach Vielseitigkeit und Abwechslung suchen, entsprechen Huddle Rooms dieser Erwartung. Sie fördern eine agile und flexible Arbeitskultur, die sowohl individuelle Vorlieben als auch die Dynamik der Zusammenarbeit schätzt.

Raumagilität und Flexibilität

Die Einrichtung von Huddle Rooms steht auch für räumliche Agilität und Flexibilität im modernen Arbeitsbereich, da sie sich leicht an die verschiedenen Bedürfnisse deiner Mitarbeiter/innen anpassen lässt. Diese Mehrzweckräume können sich von einem Treffpunkt für spontane Team-Brainstormings in eine konzentrierte Sitzung für Gruppenprojektaufgaben verwandeln, ohne dass komplexe Umstrukturierungen erforderlich sind. Sie eignen sich auch hervorragend für Einzelgespräche, wie z. B. Leistungsbeurteilungen, oder können als technikgestützter Raum für die Durchführung nahtloser virtueller Interviews dienen. Mit wenig bis gar keinen Anpassungen können diese kleinen Besprechungsräume für Schulungen genutzt werden oder als ruhige Zone, in der Mitarbeiter/innen private Gespräche führen können. So verkörpern Huddle Rooms ein modernes und agiles Bürodesign.

Platz- und Kostenoptimierung

Da 73 % der Besprechungen mit weniger als 4 Personen stattfinden , bietet die Integration von Huddle Rooms in ein Bürolayout eine erhebliche Platz- und Kostenoptimierung. Diese kompakten Räume benötigen weniger Quadratmeter als herkömmliche Konferenzräume, sodass du deine Unternehmensimmobilie effizient nutzen kannst. Huddle Spaces lassen sich leicht in wenig genutzten Ecken oder kleinen Bereichen einrichten und maximieren so den nutzbaren Raum in der Arbeitsumgebung. Außerdem sind die Kosteneinsparungen erheblich. Es werden weniger Materialien und Möbel benötigt, um sie einzurichten, und sie können für verschiedene Zwecke genutzt werden, von kurzen Besprechungen bis hin zu Vorstellungsgesprächen. Wenn du in diese vielseitigen Räume investierst, erhöhst du die Funktionalität deines Arbeitsplatzes und minimierst gleichzeitig unnötige Kosten, um ein schlankes, aber effektives Bürodesign zu fördern.

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Drei Frauen arbeiten gemeinsam am Tisch
Team arbeitet im Huddle Room zusammen

Effizienz

Huddle-Räume steigern die Effizienz und den Arbeitsablauf im Büro erheblich, indem sie leicht zugängliche Räume für spontane Zusammenarbeit bieten. Du musst nicht mehr auf das nächste geplante Treffen warten, um dich mit deinen Kolleginnen und Kollegen zusammenzusetzen und ein schnelles Update zu bekommen. Ohne den Aufwand, einen formellen Konferenzraum zu planen, können sich Teams in diesen praktischen, kleinen Räumen schnell zusammenfinden, um dringende Angelegenheiten zu besprechen, Brainstorming zu betreiben oder sich über den Projektfortschritt auszutauschen, was zu einer schnellen Entscheidungsfindung und einer anhaltenden Dynamik führt. Dieser einfache Zugang stellt sicher, dass Ideen und Probleme sofort angegangen werden können, was den Prozess der Zusammenarbeit vereinfacht.

Best Practices für die Einrichtung eines Huddle Rooms in deinem Büro

Sichere deine Huddle-Räume mit einem starken Cybersicherheitssystem

Die Einrichtung eines robusten Cybersicherheitssystems ist für Huddle Rooms, die von hybriden Teams genutzt werden, von entscheidender Bedeutung, insbesondere im Rahmen einer BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device). Diese Räume sind oft auf gemeinsame Netzwerke und technologische Ressourcen für die Zusammenarbeit angewiesen, was die Anfälligkeit für Datenschutzverletzungen und Cyberbedrohungen erhöht. Wirksame Cybersicherheitsmaßnahmen schützen sensible Unternehmensinformationen und persönliche Daten über verschiedene Geräte und Kommunikationsplattformen hinweg. Starke Verschlüsselung, sichere Wi-Fi-Verbindungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Software-Updates sorgen dafür, dass vertrauliche Gespräche und Dokumente geschützt bleiben. Da Huddle Rooms zu Konvergenzpunkten für Mitarbeiter vor Ort und aus der Ferne werden, ist es unerlässlich, der Cybersicherheit Vorrang einzuräumen, um das Vertrauen, die Einhaltung von Vorschriften und die Integrität der Geschäftsabläufe zu wahren.

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Gestalte deinen Huddle Room so, dass er die Kultur deines Unternehmens widerspiegelt.

Wir sprechen oft über die Bedeutung der Arbeitsplatzgestaltung und den Einfluss der Büroeinrichtung auf die Produktivität. Das gilt auch für die Einrichtung von Huddle Spaces in deinem Arbeitsumfeld. Obwohl es sich um kleine und einfache Räume handelt, müssen Huddle Spaces keine tristen grauen Kästen sein, die für alle unattraktiv sind. Eine individuelle Gestaltung trägt dazu bei, die Unternehmenskultur widerzuspiegeln, was für die Stärkung des Identitäts- und Zugehörigkeitsgefühls der Mitarbeiter/innen wichtig ist. Ein durchdacht gestalteter Raum, der die Werte und die Ästhetik des Unternehmens widerspiegelt, kann auch die Kreativität anregen, die Werte des Unternehmens aufrechterhalten und ein kohärentes Markenerlebnis fördern. Solche individuellen Umgebungen erfüllen nicht nur funktionale Anforderungen, sondern steigern auch das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen, indem sie einen Arbeitsbereich schaffen, der den Geist des Teams und die kollektive Vision des Unternehmens widerspiegelt.

Richte deinen Huddle Room mit ergonomischen Möbeln ein

Bei der Einrichtung eines Huddle Rooms sollten Unternehmen modulare und ergonomische Möbel in Betracht ziehen, die den Platz und den Komfort maximieren. Kleine, bewegliche Tische und Stühle ermöglichen eine schnelle Umgestaltung für verschiedene Besprechungsarten, von Gruppensitzungen bis hin zu Einzelgesprächen. An der Wand befestigte oder umklappbare Schreibtische können Platz sparen, während ein zentraler Tisch mit integrierten Strom- und Datenanschlüssen die Konnektivität erleichtert. Um die Atmosphäre der Zusammenarbeit zu verbessern, können weiche Sitzmöbel oder Sofas für eine entspannte Atmosphäre sorgen. Die Auswahl der Möbel sollte funktional und anpassungsfähig sein, um den sich ändernden Bedürfnissen der Nutzer/innen des Raumes gerecht zu werden.

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Kollegen im Gespräch
Kollegen treffen sich zu einem Gespräch im Huddle Room

Stelle sicher, dass du die Technologie und Ausrüstung bereitstellst, die deine Mitarbeiter brauchen

Ein wesentliches Merkmal von Huddle Rooms ist die Integration von Technologie. Der Einsatz moderner und geeigneter digitaler Tools ermöglicht effiziente und produktive Meetings. Huddle-Räume sollten zum Beispiel mit High-Speed-Wi-Fi für nahtlose Verbindungen, einem hochwertigen Videokonferenzsystem für die Zusammenarbeit aus der Ferne und Bildschirmen für den einfachen Austausch von Inhalten ausgestattet sein. Außerdem sollten sie mit interaktiven Whiteboards oder Smartboards ausgestattet sein, um das gemeinsame Brainstorming zu erleichtern, sowie mit USB-Ladeanschlüssen für persönliche Geräte und einer praktischen Infrastruktur für das Kabelmanagement. Hochwertige Kameras und Mikrofone sind für eine klare Kommunikation unerlässlich, und Bildschirme sorgen dafür, dass alle Teilnehmer/innen die gemeinsamen Inhalte mühelos sehen können. Je beliebter deine Huddle-Räume werden, desto wichtiger wird die Verwendung einer Raumbuchungssoftware.

Erwäge Optionen zur Geräuschunterdrückung

Der Einsatz von Geräuschunterdrückungssystemen in Huddle Rooms kann ebenfalls eine gute Idee sein, um die Funktionalität dieser Räume für die Zusammenarbeit zu optimieren. Eine effektive Geräuschunterdrückung sorgt dafür, dass die Gespräche privat bleiben und die Teilnehmer sich konzentrieren können, ohne von der hektischen Büroumgebung draußen abgelenkt zu werden. Du kannst zum Beispiel in akustische Lösungen wie schallabsorbierende Paneele, spezielle Deckenplatten oder Teppichböden investieren, die den Lärm minimieren. Aktive Geräuschunterdrückungstechnologie kann störende Geräusche zusätzlich dämpfen, um die Verständlichkeit bei Videokonferenzen zu verbessern. Diese Aufmerksamkeit für die Akustik schafft einen ruhigen Ort, an dem Ideen frei fließen können, ohne von Hintergrundgeräuschen gestört zu werden. Diese kleine Besonderheit verwandelt deine Besprechungsräume in Räume für Produktivität und konzentrierte Gespräche.

Erinnere deine Mitarbeiter mit klaren Richtlinien an die Bedeutung eines Huddle Rooms

Deine Huddle Rooms sollten nicht zu Räumen werden, in denen deine Mitarbeiter/innen arbeiten, wenn sie keine anderen Möglichkeiten haben. Ohne eine definierte Funktion besteht die Gefahr, dass der Raum missbraucht oder nicht ausreichend genutzt wird. Langfristig würde dies die Vorteile, für die er geschaffen wurde, zunichte machen und möglicherweise zu Verwirrung und Ineffizienz innerhalb der Belegschaft führen. Genauso wenig, wie du willst, dass deine Mitarbeiter einen Besprechungsraum für Einzelarbeit buchen, willst du, dass deine Huddle Rooms ihren ursprünglichen Zweck verlieren. Deshalb ist es wichtig, dass du eine Richtlinie für Huddle Rooms aufstellst und verbreitest, damit klar ist, wann und wie sie genutzt werden sollten. Wenn die Funktion des Raums klar ist, können Möbel und Technik entsprechend angepasst werden, um sicherzustellen, dass der Raum optimal für seinen Zweck genutzt wird. Indem du seine Bedeutung klärst, trägst du dazu bei, die Identität des Huddle Rooms zu wahren und die spezifischen Aktivitäten zu unterstützen, für die er gedacht ist.

Glaubst du, dass die Einrichtung von Huddle Rooms an deinem Arbeitsplatz eine Initiative wäre, die deine Mitarbeiter/innen schätzen würden? Wenn ja, hoffen wir, dass dieser Artikel dir dabei geholfen hat, die wichtigsten Aspekte herauszufinden, die bei der Einrichtung von Huddle Spaces zu beachten sind. Aufgrund der vielen Vorteile, die informelle kleine Besprechungsräume bieten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie auch in deinem Büro sehr beliebt werden. Wenn du Unterstützung brauchst, um ihre Nutzung und Belegung zu verwalten, hilft dir deskbird bei der Verwaltung dieser Art von Arbeitsraum genauso wie bei Schreibtischen, Konferenzräumen, Parkplätzen und so weiter.

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1 Huddle Room StatistikUC Today.

Bedeutung und Einrichtung von Huddle Rooms: Euer kompletter Leitfaden

Paulyne Sombret

Paulyne ist eine hoch angesehene Expertin für hybrides Arbeiten. Sie ist bekannt für ihre Schriften über Nachhaltigkeit im hybriden Büro, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrung. Mit einem starken Hintergrund in den Bereichen Content und SEO erforscht sie in ihrer Arbeit die spannenden Trends und neuesten Entwicklungen in der Arbeitswelt.

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