Huddle Rooms Definition und Einrichtung: Der komplette Guide
6. Juni 2024
30. September 2024
Habt ihr euch jemals einen kleinen Raum im Büro gewünscht, in dem ihr euch schnell mit euren Kolleg:innen zu einem informellen oder ungeplanten Treffen einfinden könnt? Nun, eben das ist ein Huddle Room! Diese kleinen Besprechungsräume werden in modernen Büros immer beliebter, vor allem in flexiblen Arbeitsumgebungen. Von Raumoptimierung bis hin zu Flexibilität und Bequemlichkeit bieten sie Unternehmen und den direkten Nutzer:innen viele Vorteile.
Wollt ihr mehr über diese Arbeitsbereiche erfahren und wie man sie einrichtet? Als Experten für hybride Arbeitsplätze haben wir einen umfassenden Guide erstellt, der euch dabei hilft, den Zweck dieser Arbeitsbereiche zu verstehen und bewährte Praktiken zu implementieren, um nützliche Huddle Spaces für eure Belegschaft einzurichten. Seid ihr bereit, einen weiteren modernen Arbeitsplatztyp zu entdecken? Kostengünstig, einfach einzurichten und effizient - ihr werdet von dieser zukunftsorientierten Initiative begeistert sein!
Was ist ein Huddle Room und welche Merkmale hat er?
Ein Huddle Room ist ein kompakter, informeller Besprechungsraum, der für schnelle und effiziente Zusammenkünfte konzipiert ist. Er ist in der Regel für bis zu vier Personen ausgelegt. Diese kleinen Räume fördern die Zusammenarbeit in einer intimeren Umgebung als traditionelle Konferenzräume. Sie sind oft minimalistisch gestaltet, vermeiden Unordnung und haben keine unnötige Einrichtung, um den Raum für konzentrierte Interaktionen mit bequemen und einladenden Möbeln zu optimieren. Huddle Rooms sind mit modernster Technologie und digitalen Tools ausgestattet, um die Produktivität zu steigern, indem sie es Teams ermöglichen, sich unabhängig von ihrem Arbeitsort nahtlos mit Kolleg:innen zu vernetzen und auszutauschen. Diese Art von Arbeitsbereich ist sehr wertvoll und nützlich für dynamische und flexible Teams, die auf asynchrone Zusammenarbeit setzen.
🎬 Schaut euch dieses kurze zweiminütige Video über die Funktionen der deskbird-App an, um mehr über unsere Mission und darüber zu erfahren, wie wir eure hybride Arbeitsumgebung unterstützen können!
Die wichtigsten Funktionen von Huddle Rooms
Informelle Stand-up-Meetings im Team
Wo versammelt ihr euer Team normalerweise, wenn ihr euch kurz unterhalten oder bezüglich eines Projekts updaten wollt? Ein Huddle Room ist die ideale Option für zwanglose Stand-up-Teambesprechungen. Ein solcher Raum fördert die spontane Zusammenarbeit, ohne dass man sich unbedingt hinsetzen oder einen formellen Konferenzraum buchen muss. Die entspannte Atmosphäre ist perfekt für kleine Gruppen, die sich treffen und kurze, konzentrierte Diskussionen führen wollen. Der Huddle Room bietet gerade so viel Platz, dass sich die Teilnehmer:innen im Stehen versammeln können, und schafft so eine intime Umgebung, die dynamische Interaktion und gemeinsame Arbeit fördert. Die Tatsache, dass diese Räume mit modernen Technologien und digitalen Hilfsmitteln ausgestattet sind, sorgt dafür, dass auch spontane Zusammenkünfte produktiv sind!
Hybride Meetings
Mit der zunehmenden Verbreitung von flexiblen Arbeitsformen sind oft nur noch wenige Teammitglieder im Büro. Daher ist es manchmal gar nicht nötig, einen großen und formellen Konferenzraum zu buchen, um mit Kolleg:innen zu diskutieren, die von zu Hause aus arbeiten. Huddle Rooms eignen sich hervorragend für hybride Teambesprechungen, an denen die Beschäftigten sowohl persönlich als auch digital teilnehmen können. Ausgestattet mit modernster Technologie wie High-Definition-Videokonferenzsystemen, guten Audiolösungen und Content-Sharing-Funktionen sorgen diese Räume dafür, dass jeder, unabhängig von seinem Standort, effektiv mitarbeiten kann und sich einbezogen fühlt. Die intime Umgebung minimiert Ablenkungen und erleichtert die direkte Kommunikation, sodass Teilnehmer:innen auch aus der Ferne nahtlos in die Diskussion integriert werden können.
🎧19 Best Practices für Remote-Meetings!
Persönliche Treffen
Einen Konferenzraum zu buchen, nur um ein persönliches Treffen abzuhalten, erscheint ein bisschen übertrieben. Aber wo sonst solltet ihr euch mit euren Kolleg:innen treffen? Anstatt einen großen Raum für nur zwei Personen zu blockieren, sind Huddle Rooms eine ausgezeichnete Wahl für Einzelgespräche. Sie bieten eine private und geschlossene Umgebung, die eine offene und vertrauliche Kommunikation ermöglicht. Der kleine, ruhige Raum minimiert Ablenkungen und ermöglicht es beiden Parteien, sich auf das Gespräch zu konzentrieren, ohne von den Unterbrechungen einer geschäftigen Büroumgebung gestört zu werden. Mit ihrer benutzerfreundlichen Technologie sind diese Räume auch eine gute Option für Online-Meetings mit remote arbeitenden Teammitgliedern. Mit anderen Worten: Huddle Spaces eignen sich gut für Leistungsbeurteilungen, heikle Diskussionen oder einfach für einen konzentrierten Dialog.
Brainstorming-Sitzungen
Huddle Rooms sind die ideale Umgebung für Brainstorming-Sitzungen. Der informelle Rahmen löst die starren Strukturen auf, die größere Besprechungsräume manchmal haben können. Dadurch fühlen sich eure Teammitglieder wohler und sind offener für den Austausch innovativer Gedanken. Technologien wie digitale Whiteboards und die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen ermöglichen das sofortige Erfassen und Erweitern von Konzepten. Diese kompakten Räume fördern ein Gefühl der Zusammenarbeit und eine freundliche Atmosphäre, die in großen und formellen Räumen nicht so ausgeprägt ist. Diese gemütliche und ablenkungsfreie Umgebung sorgt für eine bessere Gruppendynamik und unterstützt die Entwicklung neuer Strategien und Lösungen.
💥 Hier erfahrt ihr, wie ihr mit deskbird das Maximum an Effizienz und Produktivität in einem hybriden Arbeitsumfeld erreichen könnt!
Vorstellungsgespräche
Ein weiterer Zweck von Huddle Rooms ist, dass sie sich ideal für Bewerbungsgespräche eignen und den Bewerber:innen euren modernen Arbeitsansatz und eure moderne Unternehmenskultur zeigen. Diese kleinen Besprechungsräume bieten eine private und professionelle Atmosphäre, die weniger einschüchternd ist als ein großer Sitzungssaal. Die Technologie in Huddle Spaces wird auch dem wachsenden Trend gerecht, Vorstellungsgespräche remote abzuhalten. Hochwertige Videokonferenz-Tools sorgen für eine reibungslose und persönliche Interaktion mit Bewerber:innen, die nicht physisch anwesend sind. Diese Kombination aus Intimität und digitalem Set-up macht Huddle Rooms zum perfekten Ort für ein Vorstellungsgespräch.
Vorteile von kleinen Besprechungsräumen im Büro
Eine zusätzliche Option bei euren Arbeitsbereichstypen
Die Integration von Huddle Rooms in die Bürogestaltung bietet Unternehmen eine Möglichkeit, ihre Arbeitsplatzoptionen zu diversifizieren und auf die sich wandelnden Bedürfnisse der modernen Belegschaft einzugehen. Diese kleinen, technisch ausgestatteten Räume bieten einen alternativen Rahmen für ein Brainstorming, ein informelles Treffen oder ein schnelles Huddle-Meeting. Da Flexibilität am Arbeitsplatz in den letzten Jahren ein wichtiger Vorteil für Arbeitnehmer:innen war, ist auch die Vielfalt der Arbeitsbereiche in der heutigen abwechslungsreichen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung. Die steigende Nachfrage nach mehr Anpassungsfähigkeit beruht auf der Möglichkeit, die passende Arbeitsumgebung zu wählen, die die Produktivität und Arbeitszufriedenheit erheblich steigern kann. Da Menschen nach Vielseitigkeit und Abwechslung suchen, entsprechen Huddle Rooms genau dieser Erwartung. Sie fördern eine agile und flexible Arbeitskultur, die sowohl individuelle Vorlieben als auch die Dynamik der Zusammenarbeit schätzt.
Räumliche Agilität und Flexibilität
Die Einrichtung von Huddle Rooms ermöglicht auch räumliche Agilität und Flexibilität im modernen Arbeitsbereich, da sie sich leicht an die verschiedenen Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden anpassen lassen. Diese Mehrzweckräume können sich von einem Treffpunkt für spontane Team-Brainstormings in eine konzentrierte Sitzung für Gruppenprojektaufgaben verwandeln, ohne dass komplexe Umstrukturierungen erforderlich sind. Sie eignen sich auch hervorragend für Einzelgespräche, wie z. B. Leistungsbeurteilungen, oder können als technologiegestützter Raum für die Durchführung nahtloser virtueller Interviews dienen. Mit wenig bis gar keinen Anpassungen können diese kleinen Besprechungsräume für Schulungen genutzt werden oder als ruhige Zone, in der Mitarbeitende private Gespräche führen können. So verkörpern Huddle Rooms ein modernes und agiles Bürodesign.
Platz- und Kostenoptimierung
Da 73 % der Besprechungen mit weniger als 4 Personen stattfinden,1 ermöglicht die Integration von Huddle Rooms in euer Bürolayout eine erhebliche Platz- und Kostenoptimierung. Diese kompakten Räume benötigen weniger Quadratmeter als herkömmliche Konferenzräume und ermöglichen euch eine effiziente Nutzung eurer Immobilienressourcen. Huddle Spaces lassen sich leicht in wenig genutzte Ecken oder kleine Bereiche einbauen und maximieren so den nutzbaren Raum in der Arbeitsumgebung. Außerdem sind die Kosteneinsparungen erheblich. Es werden weniger Materialien und Möbel benötigt, um sie einzurichten, und sie können für verschiedene Zwecke genutzt werden, von kurzen Besprechungen bis hin zu Vorstellungsgesprächen. Wenn ihr in diese vielseitigen Räume investiert, verbessert ihr die Funktionalität eures Arbeitsplatzes und minimiert gleichzeitig unnötige Ausgaben, um ein schlankes und effektives Bürodesign zu fördern.
📆 Startet einen kostenlosen Test der deskbird-App, um euren Mitarbeitenden mehr Flexibilität bei der Arbeitsplatzbuchung und der Wochenplanung zu geben und gleichzeitig Kosten zu sparen!
Effizienz
Huddle Rooms steigern die Effizienz und den Arbeitsablauf im Büro erheblich, indem sie leicht zugängliche Räume für spontane Zusammenarbeit bieten. Ihr müsst nicht mehr auf das nächste geplante Meeting warten, um euch mit euren Kolleg:innen zusammenzusetzen und ein schnelles Update zu bekommen. Ohne den Aufwand, einen formellen Konferenzraum zu organisieren, können sich Teams in diesen praktischen, kleinen Räumen schnell zusammenfinden, um dringende Angelegenheiten zu besprechen, Brainstorming zu betreiben oder sich über den Projektfortschritt auszutauschen, was zu einer schnellen Entscheidungsfindung und einer anhaltenden Dynamik führt. Dieser einfache Zugang stellt sicher, dass Ideen und Probleme sofort angegangen werden können, was den Prozess der Zusammenarbeit vereinfacht.
Best Practices für das Einrichten eines Huddle Rooms in eurem Büro
Sichert eure Huddle Rooms mit einem starken Cyber-Sicherheitssystem
Die Einrichtung eines robusten Cyber-Sicherheitssystems ist für Huddle Rooms, die von hybriden Teams genutzt werden, von entscheidender Bedeutung, insbesondere im Rahmen einer BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device). Diese Räume sind oft auf gemeinsame Netzwerke und technologische Ressourcen für die Zusammenarbeit angewiesen, was die Anfälligkeit für Datenschutzverletzungen und Cyberbedrohungen erhöht. Wirksame Cyber-Sicherheitsmaßnahmen schützen sensible Unternehmensinformationen und persönliche Daten über verschiedene Geräte und Kommunikationsplattformen hinweg. Starke Verschlüsselung, sichere Wi-Fi-Verbindungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Software-Updates sorgen dafür, dass vertrauliche Gespräche und Dokumente geschützt bleiben. Da Huddle Rooms zu Versammlungspunkten für Mitarbeitende vor Ort und ihren Remote-Kolleg:innen werden, ist es unerlässlich, der Cyber-Sicherheit Vorrang einzuräumen, um das Vertrauen, die Einhaltung von Vorschriften und die Integrität der Geschäftsabläufe zu wahren.
👉 Erfahrt mehr darüber, wie ihr die Cyber-Sicherheit in einer hybriden Arbeitsumgebung gewährleisten könnt!
Gestaltet eure Huddle Rooms so, dass sie eure Unternehmenskultur widerspiegeln
Wir sprechen oft über die Bedeutung der Arbeitsplatzgestaltung und den Einfluss der Büroeinrichtung auf die Produktivität. Das gilt auch für die Einrichtung von Huddle Spaces in eurem Arbeitsumfeld. Obwohl es sich um kleine und einfache Räume handelt, müssen Huddle Spaces keine tristen grauen Kästen sein, die absolut nicht ansprechend sind. Eine individuelle Gestaltung trägt dazu bei, die Unternehmenskultur widerzuspiegeln, was für die Stärkung des Identitäts- und Zugehörigkeitsgefühls der Mitarbeitenden wichtig ist. Ein durchdacht gestalteter Raum, der die Werte und die Ästhetik des Unternehmens widerspiegelt, kann auch die Kreativität anregen, die Werte des Unternehmens aufrechterhalten und ein kohärentes Markenerlebnis fördern. Solche individuellen Umgebungen erfüllen nicht nur funktionale Anforderungen, sondern steigern auch das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, indem sie einen Arbeitsbereich schaffen, der den Teamgeist und die kollektive Vision des Unternehmens widerspiegelt.
Stattet eure Huddle Rooms mit ergonomischen Möbeln aus
Bei der Einrichtung eines Huddle Rooms sollten Unternehmen modulare und ergonomische Möbel in Betracht ziehen, die den Platz und den Komfort maximieren. Kleine, bewegliche Tische und Stühle ermöglichen eine schnelle Umgestaltung für verschiedene Meeting-Arten, von Gruppensitzungen bis hin zu Einzelgesprächen. An der Wand befestigte oder umklappbare Schreibtische können Platz sparen, während ein zentraler Tisch mit integrierten Strom- und Datenanschlüssen die Konnektivität erleichtert. Um die Atmosphäre mehr auf Zusammenarbeit auszurichten, können weiche Sitzmöbel oder Sofas für eine entspannte Atmosphäre sorgen. Die Auswahl der Möbel sollte funktional und anpassungsfähig sein, um den sich ändernden Bedürfnissen der Nutzer:innen des Raumes gerecht zu werden.
💜 Hier erfahrt ihr mehr über ergonomische Praktiken am Arbeitsplatz!
Stellt sicher, dass ihr die passende Technologie und Ausrüstung bereitstellt
Ein wesentliches Merkmal von Huddle Rooms ist die Integration von Technologie. Der Einsatz moderner und geeigneter digitaler Tools ermöglicht effiziente und produktive Meetings. Huddle Spaces sollten zum Beispiel mit High-Speed-Wi-Fi für nahtlose Verbindungen, einem hochwertigen Videokonferenzsystem für die Zusammenarbeit mit Remote-Kolleg:innen und Bildschirmen für den einfachen Austausch von Inhalten ausgestattet sein. Außerdem sollten sie über interaktive Whiteboards oder Smartboards verfügen, um das gemeinsame Brainstorming zu erleichtern, sowie über USB-Ladeanschlüssen für persönliche Geräte mitsamt einer praktischen Infrastruktur für das Kabelmanagement. Hochwertige Kameras und Mikrofone sind für eine klare Kommunikation unerlässlich, während Bildschirme dafür sorgen, dass alle Teilnehmenden die gemeinsamen Inhalte mühelos sehen können. Je beliebter eure Huddle Rooms werden, desto wichtiger wird die Verwendung einer Raumbuchungssoftware.
Zieht Optionen zur Geräuschunterdrückung in Erwägung
Der Einsatz von Geräuschunterdrückungssystemen in Huddle Rooms kann ebenfalls eine gute Idee sein, um die Funktionalität dieser Räume für die Zusammenarbeit zu optimieren. Eine effektive Geräuschunterdrückung sorgt dafür, dass die Gespräche privat bleiben und die Teilnehmenden sich konzentrieren können, ohne von der hektischen Büroumgebung draußen abgelenkt zu werden. Ihr könnt zum Beispiel in akustische Lösungen wie schallabsorbierende Paneelen, spezielle Deckenplatten oder Teppichböden investieren, die den Lärm minimieren. Aktive Geräuschunterdrückungstechnologien können störende Geräusche zusätzlich dämpfen, um die Audioqualität bei Videokonferenzen zu verbessern. Dieser Fokus auf eine gute Akustik schafft einen ruhigen Ort, an dem Ideen frei fließen können, ohne dass es störende Hintergrundgeräusche gibt. Diese kleine Besonderheit verwandelt eure Huddle Rooms in Räume für Produktivität und konzentrierte Gespräche.
Erinnert eure Mitarbeitenden mit klaren Richtlinien an die Bedeutung eines Huddle Rooms
Eure Huddle Rooms sollten nicht zu Räumen werden, in denen eure Mitarbeitenden arbeiten, wenn sie keine andere Möglichkeit haben. Ohne eine definierte Funktion besteht die Gefahr, dass der Raum missbraucht oder nicht ausreichend genutzt wird. Langfristig würde das die Vorteile, für die er geschaffen wurde, zunichte machen und möglicherweise zu Verwirrung und Ineffizienz innerhalb der Belegschaft führen. Genauso wie ihr nicht möchtet, dass die Leute einen Besprechungsraum für Einzelarbeit buchen, möchtet ihr auch nicht, dass eure Huddle Rooms ihren ursprünglichen Zweck verlieren. Deshalb ist es wichtig, dass ihr eine Richtlinie für Huddle Rooms aufstellt und verbreitet, damit klar ist, wann und wie sie genutzt werden sollten. Wenn die Funktion des Raums klar ist, können Möbel und Technik entsprechend angepasst werden, um sicherzustellen, dass der Raum optimal für seine Zwecke genutzt wird. Durch die Klärung seiner Bedeutung tragt ihr dazu bei, die eigentliche Bedeutung des Huddle Rooms zu wahren und die spezifischen Aktivitäten zu unterstützen, für die er gedacht ist.
Seid ihr der Meinung, dass die Einrichtung von Huddle Rooms an eurem Arbeitsplatz eine Initiative wäre, die eure Mitarbeitenden schätzen würden? Wenn ja, hoffen wir, dass dieser Artikel euch geholfen hat, die wichtigsten Aspekte herauszufinden, die bei der Einrichtung von Huddle Spaces zu beachten sind. Aufgrund der vielen Vorteile, die informelle kleine Besprechungsräume bieten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie auch in eurem Büro sehr beliebt werden. Ihr braucht Unterstützung bei der Nutzung und Belegung dieser Räume? deskbird hilft euch bei der Verwaltung dieser Art von Arbeitsräumen genauso wie bei der Buchung von Schreibtischen, Konferenzräumen, Parkplätzen und mehr.
Fordert eine kostenlose Demo der deskbird-App an und entdeckt unsere wichtigsten Funktionen, mit denen ihr euren Büroraum optimal nutzen könnt, während ihr gleichzeitig Kosten spart und die Employee Experience vor Ort verbessert!
1Huddle Room Statistics, UC Today.
