Gebäudeplanung: Konzentration auf einen wesentlichen Schritt des Arbeitsplatzmanagements
26. Juli 2023
30. September 2024
Die Raumplanung schafft nicht nur ein effizienteres Büro, sondern dient auch den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden und hilft bei der Bewältigung neuer Trends, wie z. B. der Hybridarbeit. Da flexible Arbeitszeiten immer beliebter werden, wird die Verwaltung von Mitarbeitenden und Büroräumen tendenziell komplizierter. Mit einer Facility-Management-Strategie können Unternehmen jedoch ihre Ressourcen und Räumlichkeiten so organisieren, dass ein reibungsloser Arbeitsablauf, Kosteneinsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit gewährleistet sind. Da die physischen Arbeitsumgebungen nach den Humanressourcen die zweithöchsten Kosten verursachen, sind sie ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensbudgets und müssen daher entsprechend verwaltet werden.
Der Betrieb eines Büros und alle damit verbundenen Aspekte gehen jedoch über eine einfache Zuweisung hinaus. Dazu gehören datengestützte Analysen, auf den Menschen ausgerichtete Lösungen und ein Fokus auf die Zukunftssicherheit des Arbeitsplatzes. In diesem Artikel gehen wir auf die Bedeutung der Raumplanung ein und erläutern die wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Facility-Management-Strategie. Durch das Verständnis und die Beherrschung dieses Schlüsselaspekts können Unternehmen Arbeitsplätze schaffen, die die Erfahrung der Mitarbeitenden verbessern, die Produktivität steigern und mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang stehen.
Was ist Gebäudeplanung?
Die Definition der Gebäudeplanung
Die Gebäudeplanung ist definiert als ein Ansatz, den Unternehmen zur Organisation ihrer Einrichtungen und Ressourcen verwenden. Sie stellt sicher, dass den Mitarbeitenden die richtige Menge an Platz und Werkzeugen zur Verfügung steht, damit das Unternehmen reibungslos arbeiten und seine Ziele erreichen kann.
Dieser proaktive Ansatz erfordert die Entwicklung einer Strategie für das Raum- und Ressourcenmanagement und nicht die unüberlegte Zuweisung von Werkzeugen und Arbeitsraum. Oft handelt es sich um einen datengesteuerten Prozess, der die Erfassung von Nutzungs- und Belegungsdaten beinhaltet, um zu verstehen, wie ein Raum genutzt wird.
Das oberste Ziel der Gebäudeplanung ist es, den Unternehmenserfolg durch die Schaffung eines arbeitsfreundlichen Büroraums zu sichern.
Die vier verschiedenen Aspekte, die bei der Entwicklung einer erfolgreichen Facility-Management-Strategie zu berücksichtigen sind
Die wichtigsten Aspekte bei der Entwicklung eines Facility-Management-Plans sind:
- Menschen: Was erwarten eure Mitarbeitenden von dem Raum und wie können ihre Bedürfnisse erfüllt werden, damit sie ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen können?
- Technologien: Welche Instrumente müssen implementiert werden, um bestimmte Prozesse zu rationalisieren und Daten zu sammeln, damit sichere Entscheidungen über den Raum getroffen werden können?
- Gebäude und Landschaft: Wie sieht der tatsächliche Raum aus und funktioniert er, einschließlich der Sitzungsräume und Schreibtische?
- Prozesse und Praktiken: Wie sieht der organisatorische Prozess des Gebäudemanagements aus, der zu einer effektiven Zuweisung von Raum und Ressourcen beiträgt?
Die Rolle von CRE-Fachleuten und Facility Managern bei der Entwicklung einer strategischen Gebäudeplanung
CRE-Fachleute und Gebäudemanager spielen beide eine wichtige Rolle bei der Gebäudeplanung. Ihr Hauptziel ist die Raumoptimierung. Das bedeutet, einen Raum so anzupassen, dass er sowohl in Bezug auf die Produktivität als auch auf die Kosten so effizient und arbeitsfördernd wie möglich ist.
Obwohl sich ihre Aufgaben überschneiden, arbeiten CRE-Fachleute in einem breiteren Rahmen und befassen sich mit dem Immobilienmanagement im Ganzen. Die Aufgabe von Facility Managern ist dagegen enger gefasst und konzentriert sich auf jede einzelne Einrichtung und die erforderlichen Verbesserungen. Beide sind jedoch bestrebt, einen physischen Arbeitsplatz zu schaffen, der den Geschäftsplänen entspricht und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt.
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Warum ist die Gebäudeplanung für Unternehmen wichtig?
Die physische Arbeitsumgebung effizient und zukunftssicher gestalten
Unternehmen sollten aus einer Vielzahl von Gründen eine Facility-Management-Strategie einführen, vor allem, wenn neue Arbeitsformen alltäglich werden. So können sich Unternehmen zum Beispiel an hybride Arbeitsformen anpassen. Um kollaboratives Arbeiten zu ermöglichen, wenn Mitarbeitende vor Ort sind, müssen die richtigen Facility-Management-Techniken eingesetzt werden. Dazu gehört der Einsatz der richtigen Technologie, um die Zeit und den Arbeitsort der Mitarbeitenden zu verwalten.
Um die physische Umgebung zukunftssicher zu machen, muss man sich außerdem an den Erwartungen der Mitarbeitenden orientieren, die immer mehr Nachhaltigkeit im Büro und eine größere Autonomie erwarten. Nehmen wir zum Beispiel das Thema Nachhaltigkeit. Um einen nachhaltigeren Arbeitsplatz zu schaffen, müssen Unternehmen den Energieverbrauch messen und anpassen. Dies kann nicht ohne eine Gebäudeplanung geschehen.
Optimiert den Arbeitsbereich entsprechend euren Unternehmenszielen
Diese Maßnahmen tragen auch zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Ein gut geeigneter Arbeitsplatz ist für den Gesamterfolg von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört die Schaffung einer arbeitsfreundlichen Umgebung, die die individuellen Erfahrungen jedes einzelnen Mitarbeitendens und seine Arbeit fördert. Nutzt das Facility Management, um herauszufinden, welche Räume am meisten genutzt werden und was euer Team mehr braucht.
Ein optimierter Arbeitsbereich hat auch finanzielle Vorteile. Wenn eines eurer Unternehmensziele darin besteht, die Kosteneffizienz zu steigern, hilft die Raumplanung, die Kosten zu senken, indem der Büroraum anders gestaltet oder verkleinert wird, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Verbessert das Erlebnis eurer Mitarbeitenden und erhöht die Zufriedenheit
Das Herzstück eines Unternehmens sind seine Mitarbeitenden, daher ist es wichtig, sie zufrieden zu stellen. Die Gebäudeplanung stellt sicher, dass die Teammitglieder die Art von Arbeitsbereich vorfinden, die sie benötigen, ob es sich nun um individuellere Arbeitsbereiche, Räume für die Zusammenarbeit in Gruppen oder um Bereiche im Büro handelt, die dem Wohlbefinden und der Entspannung dienen. Sie wollen ein physisches Umfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und motiviert sind. Das kann eine ganze Reihe verschiedener Dinge bedeuten, aber auch bessere Beleuchtung, Ruhezonen oder mehr Grünflächen. Wenn wir die Menschen wieder ins Büro locken wollen, müssen wir ihnen einen Grund geben, zu pendeln.
Außerdem solltet ihr ein Zugehörigkeitsgefühl entwickeln, um die Unternehmenskultur zu fördern. In flexiblen Umgebungen kann dies schwierig sein. Untersuchungen zeigen jedoch, dass viele Mitarbeitennde diese persönliche Verbindung zu ihren Kolleg:innen vermissen. Daher können Strategien der Raumplanung, wie z. B. die Einrichtung eines Büros, das nicht nur als Arbeitsplatz, sondern auch als soziales Zentrum dient, dazu beitragen, Menschen zusammenzubringen.
Bürokosten sparen und reduzieren
Die richtige Arbeitsplatzstrategie kann auch die Bürokosten senken. Ein vollständig optimiertes Büro ist ein Büro, in dem jeder Raum einen Zweck hat und auf eine Weise genutzt werden kann, die die Produktivität steigert. Mit anderen Worten: Es muss sichergestellt werden, dass jeder Bereich einen Zweck hat und kein Raum ungenutzt bleibt. Da die Mieten in vielen Großstädten in die Höhe schießen, ist verschwendeter Platz verschwendetes Geld. Durch die Nutzung der Gebäudeplanung, um die Auslastung und Belegung des Arbeitsplatzes zu verstehen, wird sichergestellt, dass das Büro optimiert oder verkleinert wird, wenn nicht alle Bereiche benötigt werden. Wenn ihr wisst, wie und wann euer Team einen Raum nutzt, kann auch der Energieverbrauch gesenkt werden. Je weniger Personen sich in einem bestimmten Raum aufhalten, desto weniger Energie wird verbraucht.
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Welches sind die Grundregeln für eine erfolgreiche Immobilien- und Facility-Management-Strategie eines Unternehmens?
Bestimmt eure Ziele und Bedürfnisse
Jede gute Strategie beginnt mit der Festlegung der Ziele, die ihr zu erreichen hofft. Überlegt zunächst, wie ihr eure CRE- und Facility-Management-Strategie mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen können. Wenn die Ziele des Unternehmens beispielsweise darin bestehen, die Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, solltet ihr überlegen, wie das Facility Management dazu beitragen kann, dieses Ziel zu erreichen. In diesem Fall würde die Suche nach Möglichkeiten zur Verkleinerung oder Reduzierung des Energieverbrauchs die Kosten senken. Die Gestaltung eines Arbeitsplatzes, der zur Arbeit motiviert und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt, würde die Effizienz steigern.
Analysiert die aktuelle Situation
Sobald die Ziele festgelegt sind, besteht der nächste Schritt darin, die aktuelle Arbeitsplatzsituation zu analysieren. Je nach Zielsetzung kann dies unterschiedliche Dinge bedeuten. Wenn das Ziel darin besteht, nachhaltiger zu werden, solltet ihr den Energieverbrauch messen, um zu sehen, wie viel verbraucht wird und um Bereiche zu finden, in denen er reduziert werden kann. Ihr könnt auch verfolgen, wer jeden Tag ins Büro kommt. Ihr könntet Fahrgemeinschaften bilden, oder das Unternehmen könnte umweltfreundlichere Verkehrsmittel wie Züge subventionieren.
In den meisten Fällen beginnt die Raumoptimierung mit der Erfassung von Daten zur Belegung und Nutzung des Raums. Eine gute Möglichkeit hierfür ist die Verwendung einer Hot-Desking- oder Wochenplanungs-App. So können Führungskräfte sehen, wer wann kommt und welche Bereiche des Büros am meisten genutzt werden.
Beobachtet die Zukunft der Arbeitstrends
Jede moderne Strategie für die Gebäudeplanung muss mit den Trends in der Arbeitswelt Schritt halten, wobei flexible Arbeitsmodelle derzeit am wichtigsten sind. Die Zunahme der Remote Arbeit bedeutet zum Beispiel, dass die Mitarbeitenden verschiedene Arbeitsplätze nutzen und möglicherweise über die ganze Welt verteilt sind. Dies wirkt sich darauf aus, wie viel Platz benötigt wird oder ob überhaupt ein Büro erforderlich ist. Auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ändern sich. Sie benötigen vielleicht Co-Working-Räume oder ein Budget für ihr Home-Office.
Hybride Arbeitsformen liegen derzeit voll im Trend, da sie die Vorteile der Mobilarbeit mit der Zusammenarbeit im persönlichen Gespräch verbinden. Dies ist für Unternehmen wichtig, wenn sie eine Strategie für die Planung ihrer Räumlichkeiten entwickeln, da es einen großen Einfluss darauf hat, wie der Raum genutzt wird. Die Mitarbeitenden werden wahrscheinlich zum geselligen Beisammensein und zur Zusammenarbeit ins Haus kommen, aber zu Hause konzentriert weiterarbeiten.
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Erstellt eure Strategie für die Gebäudeplanung
Der letzte Schritt besteht darin, all diese Teile zusammenzufügen. Nun, da alle Daten gesammelt sind und ihr eine klare Vorstellung davon habt, was erreicht werden muss, ist es an der Zeit, dies in die Praxis umzusetzen.
Um diese Ziele zu erreichen, empfehlen wir die Implementierung von Arbeitsplatztechnologien, um den Prozess von der Datenerfassung über die Organisation eurer Mitarbeitenden bis hin zur Verwaltung des Arbeitsplatzes selbst zu optimieren. Es gibt eine Reihe von hochintegrierter Software, die mit euren bestehenden Büroverwaltungssystemen wie Slack oder Google Calendars zusammenarbeitet. Hot-Desking-Apps, Parkplatzreservierungssysteme und Wochenplanungsplattformen sind großartige Beispiele!
Festlegung von KPIs für das Gebäudemanagement
Nach der Umsetzung ist es an der Zeit, den Erfolg eurer Strategie zu messen. Dies geschieht am besten durch die Festlegung von KPIs für das Facility Management.
Anhand dieser Kennzahlen lässt sich feststellen, ob die vorgenommenen Änderungen dem Unternehmen und den Mitarbeitenden zugute kommen oder nicht. Ist der Energieverbrauch gesunken? Sind die Mitarbeitenden produktiver? Wurden die Kosten gesenkt? Anhand der Antworten auf diese Fragen können die Facility Manager feststellen, ob die durchgeführten Änderungen positive Auswirkungen hatten. Sie zeigen auch Verbesserungsmöglichkeiten für künftige Strategien der Gebäudeplanung auf. Diese KPIs können durch Arbeitsplatztechnologie (IoT), IWMS, Feedback und Finanzberichte gemessen werden.
Die Gebäudeplanung ist für den Erfolg eures Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Von der effizienten und zukunftssicheren Gestaltung der physischen Arbeitsumgebung bis hin zur Einsparung und Senkung der Bürokosten, neben anderen oben genannten Vorteilen. Wenn ihr euch mit einer Facility-Management-Strategie befasst, solltet ihr bei euren Teammitgliedern und deren Bedürfnissen beginnen. Ermittelt ihre Erwartungen und Anforderungen, damit sie ihr Bestes geben können. Mit der richtigen Technologie und einem mitarbeiterzentrierten Ansatzkönnt ihr die erfolgreiche Umsetzung eures Plans sicherstellen. Dies wiederum kann dazu beitragen, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aufrecht erhaltet und steigert, sondern auch die betriebliche Effizienz optimiert.
Durch die Festlegung klarer Ziele, die Analyse der aktuellen Situation, die Beobachtung künftiger Arbeitstrends und die Implementierung von Arbeitsplatztechnologie optimieren Unternehmen ihre Büros. Dies hilft ihnen eindeutig, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten. All dies trägt dazu bei, euer Unternehmen auf die Zukunft der Arbeit vorzubereiten, einschließlich der Forderungen der Mitarbeitenden nach nachhaltigen und flexiblen Arbeitsplätzen.
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