9 essenzielle Maßnahmen für mehr Produktivität im Büro

Flexible Arbeitsmodelle haben die Größe und Rolle des physischen Arbeitsplatzes dramatisch verändert. Wie können Unternehmen ein produktives Büro schaffen, wenn sie ein hybrides Team und gleichzeitig weniger Platz haben? Was kann verbessert werden, um die Büroeinrichtungen an die neue Art des Arbeitens anzupassen und das Beste aus ihnen herauszuholen? Wie sieht das beste Büro-Layout für maximale Produktivität aus? Als Experten für Workplace Experience und hybrides Arbeiten haben wir Erkenntnisse und Daten gesammelt, um zu definieren, welche Aspekte bei der Anpassung des Büroraums an moderne Teams und Arbeitsweisen am wichtigsten sind. Von der Nutzung von Datenanalysen bis hin zur Entscheidungsfindung für die Konfiguration eures Arbeitsplatzes und der Neudefinition des Bürozwecks, wir geben euch die nötigen Tipps an die Hand, die ihr braucht, um eine effektive und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.

Hier ist ein Leitfaden für die Gestaltung eurer Büroräume, von dem nicht nur ihr profitiert, sondern der auch euren Mitarbeitenden hilft, sich zu engagieren, zusammenzuarbeiten, innovativ zu sein und ihre Potenziale zu entfalten.

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Was sind heutzutage die größten Herausforderungen für Unternehmen in Bezug auf ihre Büroräume?

Sich auf die neue Rolle des Büros einstellen

Die Beschäftigten gehen nicht mehr aus denselben Gründen ins Büro wie vor der Pandemie. Die Rolle des Büros hat sich mit der Einführung und Weiterentwicklung flexibler Arbeitsregelungen verändert. Es ist jetzt ein Ort, an dem sich Teammitglieder hauptsächlich treffen, zusammenarbeiten und sich mit Kolleg:innen austauschen. Auch wenn es immer noch Momente gibt, in denen eure Mitarbeitenden konzentriert arbeiten müssen und ruhige Räume brauchen, ist der persönliche Kontakt die Hauptmotivation, vor Ort zu sein. Die Frage ist also, wie ihr euren Büroraum umgestalten könnt, um diese neue Rolle zu erfüllen. Die Antwort geben wir euch im weiteren Verlauf dieses Artikels. 

Die Connection der Mitarbeitenden untereinander, mit ihrer Arbeit und mit dem Arbeitsplatz aufrechterhalten

Eine weitere Herausforderung bei hybriden Arbeitsmodellen ist die Aufrechterhaltung einer starken Verbindung und Kultur am Arbeitsplatz. Remotes Arbeiten erhöht das Risiko der Entkopplung und Isolation. Beschäftigte, die nicht regelmäßig ins Büro kommen, fühlen sich möglicherweise weniger mit ihren Teamkolleg:innen, ihrer Arbeit und dem Unternehmen, für das sie arbeiten, verbunden. Euer Ziel sollte es daher sein, zu verstehen, was sie dazu bringen könnte, öfter ins Büro zu kommen, und passende Initiativen zu ergreifen, die eure Unternehmenskultur, das Zugehörigkeitsgefühl und die Teambindung stärken. Die Gestaltung eures Büros spielt dabei eine wichtige Rolle.

Büroflächen an die Bedürfnisse einer hybriden Belegschaft anpassen

Je nachdem, für welche Hybrid-Work-Regelung ihr euch in eurem Unternehmen entscheidet, könnte es sein, dass eure Mitarbeitenden asynchron arbeiten. Das setzt voraus, dass eure Büroeinrichtung die Anforderungen für eine solche Arbeitsweise erfüllt. Sie muss es euren Teammitgliedern ermöglichen, zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, ob sie alle zur gleichen Zeit vor Ort sind oder nicht. Für die meisten Unternehmen war das früher keine Frage, da alle täglich zu festen Zeiten ins Büro kamen. Daher stellt dieser Umstand eine massive Veränderung und eine neue Herausforderung dar, um den Bedürfnissen eures hybriden Teams gerecht zu werden und die Zufriedenheit und Produktivität aufrechtzuerhalten.

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Ein Gleichgewicht zwischen Downsizing und der Förderung einer positiven Workplace Experience finden

Die Hauptfrage dieses Artikels ist, wie man trotz weniger Platz dafür sorgen kann, dass das Büro produktiv bleibt. Viele Unternehmen haben erkannt, dass es nicht sinnvoll ist, Miete für einen weitgehend ungenutzten Raum zu zahlen. Eine Verkleinerung des Büros sollte jedoch nicht zu Frustration unter euren Teammitgliedern führen. Ihr müsst ein Gleichgewicht finden, um einerseits kein Geld für ungenutzte Flächen zu verschwenden, aber andererseits die Fläche auch nicht zu stark zu reduzieren, sodass euren Mitarbeitenden letztlich der Platz für effektives Arbeiten fehlt. Unser Rechner für Hybridbüros hilft euch dabei, das beste Verhältnis zwischen Arbeitsplätzen und Mitarbeitenden für deine flexible Arbeitsregelung zu ermitteln.

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So gestaltet ihr das beste Büro-Layout für mehr Produktivität

1. Definiert den Zweck eures Büros neu und kommuniziert ihn

Die Tatsache, dass Menschen im Büro nicht dieselben Aufgaben erledigen wie zu Hause, ist ein wichtiger Aspekt, den es zu beachten gilt. Wie Rob Sadow, ein Experte für Employee Experience, in der Webinarreihe von Epoch hervorgehoben hat, ist für die Mitarbeitenden nichts frustrierender, als wenn sie ins Büro kommen müssen, um das zu tun, was sie auch von zu Hause aus erledigen könnten. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Zweck des physischen Arbeitsplatzes neu zu definieren, um ihn produktiver zu machen. Fernarbeit eignet sich hervorragend für individuelles und konzentriertes Arbeiten, während das Büro der Ort ist, an dem man sich für gemeinsame Projekte und soziale Interaktionen trifft. Es kann jedoch sein, dass eure Räumlichkeiten angepasst werden müssen, um diese Rolle zu erfüllen und gleichzeitig flexibel zu bleiben, um auch die Befürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen, die lieber vor Ort konzentriert arbeiten.

2. Setzt auf smarte Technologien

Intelligente Bürotechnologie ist eine der wichtigsten Säulen für produktive Büros. Diese Tools, die von KI-gestützten Lösungen bis hin zu Automatisierungssystemen und Arbeitsplatzbuchungs-Software reichen, spielen eine große Rolle dabei, euren Arbeitsplatz in ein Zentrum der Produktivität zu verwandeln. Die Technologie trägt nicht nur dazu bei, eine unterstützende Umgebung für eure Teams zu schaffen, sondern erleichtert ihnen auch die Planung ihrer Bürotage und die optimale Nutzung der Büroräume. Mit einem Buchungssystem für Besprechungsräume wie deskbird können sie zum Beispiel basierend auf den jeweils verfügbaren Ressourcen den Raum auswählen, den sie benötigen.

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3. Nutzt Daten, um zu messen, wie vernetzt eure Mitarbeitenden sind, und nehmt entsprechende Änderungen vor

Genau wie der Einsatz von Technologie sind auch Daten ein wichtiger Eckpfeiler für die Entwicklung eines produktiven Arbeitsumfelds. Das Sammeln von Informationen über die Belegung des Arbeitsplatzes, die Anwesenheit im Büro, die Ressourcennutzung, das Engagement, die Leistung, die Arbeitsmuster der Mitarbeitenden usw. ist unerlässlich. So könnt ihr eure Mitarbeitenden besser verstehen und ein Büro-Layout entwerfen, das ihren Bedürfnissen entspricht. Daten helfen euch auch dabei, herauszufinden, wie verbunden eure Mitarbeitenden sind und was ihr verbessern könnt, um diese wichtige Verbindung zu ihren Kolleg:innen, ihrer Arbeit und dem Unternehmen zu fördern. Je stärker Bindung, desto engagierter ist eure Belegschaft und desto produktiver wird euer Arbeitsplatz.

4. Verbessert die Workplace Experience durch einen Ansatz, der die Mitarbeitenden in der Mittelpunkt stellt

Das Schaffen eier positiven Employee Experience ist aus gutem Grund zu einem Trendthema im Personalwesen geworden. Dieser Aspekt ist entscheidend, um die Produktivität der Hybridarbeit zu steigern und die Menschen wieder ins Büro zu locken. Wenn ihr versucht, ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen, müsst ihr euch und euren Mitarbeitenden die folgenden Fragen stellen: 

• Was brauchen die Beschäftigten an ihrem physischen Arbeitsplatz und was wünschen sie sich?
• Was würde sie dazu bringen, öfter ins Büro zu kommen?
• Warum arbeiten sie lieber von zu Hause aus als vor Ort?
• Wie kann die Büroeinrichtung mehr Engagement, Zusammenarbeit und Produktivität fördern?
• Etc.

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💥 Hier erfahrt ihr, wie ihr mit deskbird das Maximum an Effizienz und Produktivität in einem hybriden Arbeitsumfeld erreichen könnt!

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5. Schafft ein Büro-Layout, das den Bedürfnissen einer hybriden Belegschaft entspricht

Zusammenarbeit, Mentoring und soziale Interaktionen.

Das sind die drei Grundpfeiler eines modernen Büroraums. Wir können es nicht oft genug sagen. Sie sind der Grund, warum eure hybriden Teams vor Ort sind, und die Voraussetzung dafür, dass die Produktivität floriert. Ihr müsst euer Büro-Layout auf diese Zwecke ausrichten und euren Mitarbeitenden je nach Aufgaben verschiedene Arbeitsbereiche und Sitzmöglichkeiten bieten. Ruhezonen, Bereiche für die Zusammenarbeit, Besprechungsräume, Huddle Rooms... Der moderne Arbeitsplatz ist vielfältig und vielseitig nutzbar. Er passt sich an die Bedürfnisse der Menschen an und nicht andersherum. Vergisst nicht dafür zu sorgen, dass jeder Zugriff auf den gewünschten Arbeitsplatz hat. Zum Beispiel indem ihr eine Desk-Booking-Lösung wie deskbird verwendet.

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6. Gestaltet euer physisches Arbeitsumfeld flexibel und anpassungsfähig

Eine wichtige Voraussetzung, um euer Büro trotz weniger Platz produktiver zu machen und den Erwartungen eurer Mitarbeitenden gerecht zu werden, ist die Flexibilität eurer Arbeitsbereiche. Ihr müsst funktionale Räume schaffen, indem ihr mit modularen Möbeln und mobilen Komponenten arbeitet und in ergonomische Geräte investiert. Flexibilität sollte sich auf alle Bereiche eures Arbeitsplatzes beziehen, damit eure Mitarbeitenden nicht in ihrer Arbeit eingeschränkt werden, sondern ihre Aufgaben in der besten Umgebung erledigen können.

7. Berücksichtigt auch Umweltaspekte und ihre Auswirkungen auf die Produktivität

Die Gestaltung eures Büros hat großen Einfluss auf die Produktivität. Es geht nicht nur darum, für Licht zu sorgen und eure Wände in beliebigen Farben zu streichen. Wenn ihr euer Büro produktiver machen wollt, müsst ihr auch Umweltaspekte gründlich berücksichtigen. Eine biophile Bürogestaltung ist zum Beispiel dafür bekannt, dass sie das Wohlbefinden und die kognitiven Fähigkeiten der Mitarbeitenden steigert. Aber auch die Luftqualität, die Temperatur und der Lärmpegel eures Arbeitsplatzes spielen eine wichtige Rolle. Alle diese Elemente zusammen schaffen eine Atmosphäre, die zu mehr Konzentration, mehr Kreativität, weniger Stress und mehr Produktivität führt.

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🌿Hier lest ihr alles über den Einfluss des Büro-Layouts auf die Produktivität!

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8. Gebt euren Teams die Möglichkeit, neue Energie zu tanken

Frische Luft schnappen oder eine Kaffeepause einlegen ist immer eine gute Idee, wenn unser Gehirn kurz davor ist zu explodieren. Euer Büro muss euren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, bei Bedarf neue Energie zu tanken. Eine mögliche Idee ist es, eine Fitness-Ecke, einen Außenbereich mit Natur oder einen Game Room einzurichten. Pausen sind ein wichtiger Bestandteil einer produktiven Arbeitsumgebung. Sie sind wichtig, damit das Gehirn innehalten und sich erholen kann, um die nächsten Aufgaben effektiv zu erledigen.

9. Prüft regelmäßig, ob die Ziele eures Unternehmens erreicht werden

Zu guter Letzt müsst ihr überprüfen, wie sich die von euch durchgeführten Veränderungen auf die Leistung eurer Mitarbeitenden ausgewirkt haben. Ihr solltet regelmäßig kontrollieren, ob die Unternehmensziele erreicht werden, und die Ergebnisse mit denen des vorherigen Zeitraums vergleichen. Werden die Ziele in kürzerer Zeit erreicht, seitdem ihr Besprechungsräume eingerichtet habt, in denen sich die Teammitglieder bei Bedarf kurzfristig treffen und austauschen können? Diese Art von Fragen ist entscheidend, um festzustellen, ob ihr es geschafft habt, ein produktiveres Büro zu schaffen oder nicht. Auch hier sind die Daten ein wichtiger Verbündeter. 

Wie deskbird euch hilft, euer Büro produktiver zu machen

Mit deskbird können eure Mitarbeitenden das Büro produktiver nutzen

Es ist großartig, wenn ihr euer Büro so einrichtet, dass es einladend ist und euren Mitarbeitenden hilft, sich zu entfalten. Eure Bemühungen können jedoch umsonst sein, wenn euren Mitarbeitenden die Mittel fehlen, um das Beste aus dieser tollen Arbeitsumgebung herauszuholen. Mit deskbird hat der Stress und die Frustration, nicht den passenden Arbeitsplatz zu bekommen, für eure Mitarbeitenden ein Ende. Stattdessen können sie ganz einfach ihre gewünschten Arbeitsbereiche buchen. Je nachdem, welche Ressourcen sie benötigen, können sie den perfekten Schreibtisch, einen Besprechungsraum oder einen Huddle Space auswählen und reservieren, um ihren Arbeitstag unter den besten Bedingungen zu starten!

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deskbird liefert euch die passenden Daten, um euer Büro produktiver zu machen

Wir haben bereits betont, wie wichtig es ist, mit Daten zu arbeiten, wenn ihr euer Büro umgestaltet, um es produktiver zu machen. Wenn ihr die deskbird-App nutzt, erhaltet ihr dank unserer Büro-Analytics detaillierte Einblicke in die Belegung und Nutzung eures Büro. Diese Informationen sind wichtig, um zu verstehen, was an eurem Arbeitsplatz passiert, und datenbasiert Anpassungen vorzunehmen, die Employee Experience verbessern, für mehr Engagement sorgen und mehr Produktivität ermöglichen.

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👋 Hier lest ihr, wie ihr euch die Macht der Arbeitsplatzanalyse zunutze machen könnt!

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deskbird hilft euch, eure Workplace Experience zu verbessern

Ein grundlegender Aspekt der deskbird-App ist die Verbesserung des Arbeitsplatzes und der Employee Experience. Wir entwickeln benutzerfreundliche, auf den Menschen ausgerichtete Funktionen, um euer hybrides Team zu unterstützen und ihnen zu helfen, das Büro optimal zu nutzen. Von den interaktiven Gebäudeplänen, die euren Teams helfen, Kolleg:innen mühelos im Büro zu finden, über Hybrid-Work-Regeln, die für mehr Struktur und Koordination beim hybriden Arbeiten sorgen, bis hin zu unserem Week-Planning-Tool, das die Zusammenarbeit erleichtert - alle unsere Funktionen sind darauf ausgerichtet, eure Workplace Experience zu verbessern.

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deskbird integriert mit all euren Tools für mehr Effizienz und Produktivität

Integrationen helfen euch dabei, eure Arbeitsumgebung produktiver zu machen. Um für maximale Effizienz zu sorgen, könnt ihr deskbird in eure digitalen Systeme wie euer HRIS, Slack oder euren Teamkalender integrieren. Das hilft euch, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. deskbird lässt sich in all eure Systeme integrieren, sodass eure Mitarbeitenden nur ein Tool öffnen müssen, um alle Ressourcen und Informationen über den Büroraum zu erhalten, die sie benötigen, um mit ihren Teamkolleg:innen produktiv zu arbeiten, wenn sie vor Ort sind.

Wir hoffen, dass euch diese Einblicke und Tipps dabei helfen, besser zu verstehen, wie ihr in der Arbeitswelt von heute ein produktiveres Büro einrichten könnt. Denkt daran, dass es DAS beste Büro-Layout für mehr Produktivität nicht gibt und die optimale Lösung von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich aussehen kann. Deshlab ist es wichtig, dass ihr eure Mitarbeitenden in den Prozess miteinbezieht, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sie sich wohlfühlen und ihre beste Leistung bringen können. Auch Technologie spielt in diesem Prozess eine wichtige Rolle.

Bucht euch eine kostenlose Demo der deskbird-App und erfahrt mehr darüber, wie unser Tool euch dabei hilft, selbst mit wenig Platz eine produktivere Arbeitsumgebung für euer hybrides Team zu schaffen!

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Quellen:

• Space Matters: Designing Workplaces that Boost Employee Engagement & ROI, epoch.
• 16 Tips For A Happy And Productive Office Environment, Bond Collective.
• 10 Ways Your Office Design Can Increase Productivity, Coel.

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