11 Wichtige Maßnahmen für ein produktiveres Büro

Flexible Arbeitsformen haben die Größe und Rolle des physischen Arbeitsplatzes dramatisch verändert. Wie könnt ihr ein produktives Büro schaffen, wenn ihr eine hybride Belegschaft und wenig Platz habt? Was kann verbessert werden, um eure Einrichtung an neue Arbeitsformen anzupassen und das Beste daraus zu machen? Welches ist nun das beste Bürolayout für Produktivität?

Als Experten für Workplace Experience und flexibles Arbeiten haben wir Erkenntnisse und Daten gesammelt, um die wichtigsten Aspekte der Anpassung des Büroraums an moderne Teams und Arbeitsweisen zu definieren. Von der Nutzung relevanter Datenanalysen bis hin zu den richtigen Entscheidungen für eine passende Arbeitsplatzkonfiguration und der Neudefinition des Bürozwecks geben wir euch die Schlüsselaspekte zur Schaffung einer effektiven Arbeitsumgebung an die Hand. Hier erfahrt ihr, wie ihr einen Büroraum gestaltet, von dem ihr ebenso profitiert wie eure Mitarbeitenden, die dadurch engagierter sind, besser zusammenarbeiten, innovativer werden und mehr Erfolge erreichen.

Was sind heutzutage die größten Herausforderungen für Unternehmen in Bezug auf ihre Büroräume?

Sich auf die neue Rolle des Büros einstellen

Die Beschäftigten gehen nicht mehr aus demselben Grund ins Büro wie vor der Pandemie. Die Rolle des Büros hat sich mit der Einführung und Weiterentwicklung flexibler Arbeitsregelungen verändert. Es ist jetzt der Ort, an dem sich die Teammitglieder hauptsächlich treffen, um zusammenzuarbeiten und sich mit den Kolleg:innen auszutauschen. Auch wenn es immer noch Momente gibt, in denen eure Mitarbeitenden konzentriert arbeiten müssen und ruhige Räume brauchen, ist die Hauptmotivation, vor Ort zu sein, der persönliche Kontakt. Die Frage ist also, wie ihr euren Büroraum umgestalten könnt, um diese neue Rolle zu erfüllen.

Die Verbindung der Beschäftigten zu ihrer Arbeit und ihrem Arbeitsplatz aufrechterhalten

Eine weitere Herausforderung bei flexiblen Arbeitszeiten ist die Aufrechterhaltung einer starken Verbindung zum Arbeitsplatz und einer starken Arbeitsplatzkultur. Fernarbeit erhöht das Risiko der Abkopplung und Isolation. Beschäftigte, die nicht regelmäßig ins Büro kommen, fühlen sich möglicherweise weniger mit ihren Kolleg:innen und ihrer Arbeit und dem Unternehmen verbunden. Euer Ziel sollte es daher sein, zu verstehen, was sie dazu bringen könnte, öfter ins Büro zu kommen, und Initiativen zu ergreifen, die eure Unternehmenskultur, das Zugehörigkeitsgefühl und die Teambindung stärken. Die Gestaltung eures Büros spielt dabei eine wichtige Rolle.

Die Büroräume an die Bedürfnisse einer flexiblen Belegschaft anpassen

Je nachdem, für welche hybride Arbeitsform ihr euch in eurem Unternehmen entscheidet, werden eure Mitarbeitenden unter Umständen asynchron arbeiten. Das setzt voraus, dass eure Einrichtung die Anforderungen für eine solche Arbeitskonfiguration erfüllen. Sie muss es euren Teammitgliedern ermöglichen, effektiv zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, ob sie alle zur gleichen Zeit vor Ort sind oder nicht. Für die meisten Unternehmen war das früher keine Frage, da alle täglich zu festen Zeiten vor Ort waren. Das ist also eine große Veränderung und eine neue Herausforderung, um den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden gerecht zu werden und ihre Konzentration, Zufriedenheit und Produktivität zu erhalten.

Ein Gleichgewicht zwischen Downsizing und der Förderung einer positiven Workplace Experience finden

Die große Frage dieses Artikels ist, wie man ein produktives Büro mit weniger Platz einrichten kann. Viele Unternehmen haben erkannt, dass es wenig Sinn macht, Miete für ungenutzten Raum zu zahlen. Eine Verkleinerung des Büros sollte jedoch nicht zu Frustration unter euren Teammitgliedern führen. Ihr müsst ein Gleichgewicht finden, bei dem ihr einerseits kein Geld für ungenutzte Flächen verschwendet und euch andererseits auch nicht zu sehr verkleinert, sodass euren Mitarbeitenden der Platz für effektives Arbeiten fehlt. Unser Rechner für hybride Büros hilft euch, das ideale Verhältnis zwischen Arbeitsplätzen und Mitarbeitenden zu ermitteln, das eure flexible Arbeitsregelung unterstützt.

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So gestaltet ihr das beste Bürolayout für mehr Produktivität

1. Definiert den Zweck eures Büros neu und kommuniziert ihn

Die Tatsache, dass Menschen im Büro nicht dieselben Aufgaben erledigen wie zu Hause, ist ein wichtiger Aspekt, den es zu beachten gilt. Wie Rob Sadow, ein Experte für Employee Experience, in der Epoch-Webinarreihe hervorgehoben hat, ist nichts frustrierender für sie, als wenn sie ins Büro kommen müssen, um das zu tun, was sie auch von zu Hause aus erledigen können. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Zweck des physischen Arbeitsplatzes neu zu definieren, um ihn wertvoller und praktischer zu machen. Remote Work eignet sich hervorragend für individuelles und konzentriertes Arbeiten, während das Büro der Ort ist, den man für Zusammenarbeit und soziale Interaktionen besucht. Es kann jedoch sein, dass eure Räumlichkeiten angepasst werden müssen, um diese Rolle zu erfüllen und gleichzeitig flexibel für Menschen zu bleiben, die lieber vor Ort an konzentrierten Aufgaben arbeiten.

2. Setzt auf innovative Technologien

Intelligente Bürotechnologie ist eine der wichtigsten Säulen für produktive Büros. Diese Tools, von KI-fähigen Lösungen bis hin zu Automatisierungssystemen und Software für die Arbeitsplatzbuchung, spielen eine große Rolle dabei, euren Arbeitsplatz in ein Zentrum der Produktivität zu verwandeln. Technologie trägt nicht nur dazu bei, ein unterstützendes Umfeld für eure Teams zu schaffen, sondern macht es ihnen auch leichter, ihre Arbeit vor Ort im Büro zu planen und den Büroraum optimal zu nutzen. Mit einem Buchungssystem für Besprechungsräume wie deskbird können sie zum Beispiel den Raum auswählen, den sie benötigen - basierend darauf, welche Ressourcen in den einzelnen Räumen verfügbar sind.

3. Nutzt Daten, um zu messen, wie vernetzt eure Mitarbeitenden sind, und nehmt entsprechende Änderungen vor

Wie die Technologie sind auch Daten ein Eckpfeiler für die Entwicklung eines effektiven Arbeitsumfelds. Das Sammeln von Informationen über die Bürobelegung, die Büropräsenz, die Ressourcennutzung, das Engagement, die Leistung, das Arbeitsverhalten der Mitarbeitenden und so weiter ist unerlässlich. So könnt ihr eure Mitarbeitenden besser verstehen und ein Layout entwerfen, das ihren Bedürfnissen entspricht. Die Daten helfen euch auch dabei, herauszufinden, wie verbunden eure Beschäftigten mit dem Unternehmen und ihren Kolleg:innen sind und was ihr verbessern könnnt, um diese Verbindung zu fördern. Je stärker die Bindung, desto engagierter ist eure Belegschaft und desto produktiver wird der Arbeitsplatz.

4. Verbessert die Workplace Experience durch einen Ansatz, der die Mitarbeitenden in der Mittelpunkt stellt

Positive Mitarbeitererfahrungen sind aus gutem Grund zu einem Trendthema im Personalwesen geworden. Dieser Aspekt ist entscheidend, um die Produktivität zu steigern und die Menschen dazu zu bringen, ins Büro zu kommen. Wenn ihr versucht, ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen, müsst ihr euch und euren Mitarbeitenden die folgenden Fragen stellen: 

• Was brauchen und wollen die Beschäftigten am physischen Arbeitsplatz sehen?
• Was würde sie dazu bringen, öfter ins Büro zu kommen?
• Warum arbeiten sie lieber von zu Hause aus?
• Wie kann die Büroeinrichtung mehr Engagement, Zusammenarbeit und Produktivität fördern?
• Etc.

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5. Gestaltet ein Bürolayout, das den Bedürfnissen eures Teams entspricht

Zusammenarbeit, Mentoring und soziale Interaktionen.

Das sind die drei Grundpfeiler einer modernen Büroumgebung. Wir können es nicht oft genug sagen. Sie sind der Grund, warum eure hybriden Teams vor Ort sind und warum die Produktivität floriert. Ihr müsst euer Bürolayout auf diese Zwecke ausrichten und euren Mitarbeitenden je nach Aufgaben verschiedene Arbeitsbereiche und Sitzmöglichkeiten bieten. Ruhezonen, Bereiche für die Zusammenarbeit, Besprechungsräume, Huddle Rooms... Der moderne Arbeitsplatz ist vielfältig und vielseitig. Er passt sich den Bedürfnissen der Menschen an und nicht umgekehrt. Vergesst nicht, dafür zu sorgen, dass alle Zugang zu dem Arbeitsplatz haben, den sie brauchen, indem ihr eine Desk-Booking-Lösung wie deskbird einsetzt.

6. Haltet euer physisches Arbeitsumfeld flexibel und anpassbar

Eine wichtige Lösung, um euer Büro produktiver zu machen, wenn ihr wenig Platz habt, aber bereit seid, auf die Erwartungen eurer Mitarbeitenden einzugehen, ist die Flexibilität eurer Arbeitsbereiche. Ihr müsst funktionale Räume schaffen, indem ihr mit modularen Möbeln und mobilen Komponenten arbeitet und in ergonomische Ausstattung investiert. Flexibilität sollte sich auf alle Bereiche eures Arbeitsplatzes erstrecken, damit eure Büroeinrichtung die Arbeit eurer Mitarbeitenden nicht einschränkt, sondern es ihnen ermöglicht, ihre Aufgaben in einer idealen Umgebung zu erledigen.

7. Investiert in ergonomische Möbel und Ausstattung

Den ganzen Tag auf einem unbequemen Stuhl zu sitzen, kann die Konzentration und Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigen. Wenn ihr eine bessere Arbeitsumgebung für eure Mitarbeitenden schaffen wollt, müsst ihr die Ergonomie eures Arbeitsplatzes berücksichtigen. Die Höhe der Bildschirme, höhenverstellbare Schreibtische und Stühle, ergonomische Computermäuse... All das kann Muskel-Skelett-Erkrankungen vorbeugen und euren Mitarbeitenden helfen, konzentriert und effektiv zu arbeiten. In unserem Artikel über ergonomische Praktiken könnt ihr noch mehr darüber erfahren!

8. Berücksichtigt die Gestaltung eurer Büroumgebung und ihre Auswirkungen auf die Produktivität

Die Gestaltung eures Büros hat einen großen Einfluss auf die Produktivität. Es geht nicht nur darum, für die richtige Beleuchtung zu sorgen und die Wände in beliebigen Farben zu streichen. Wenn ihr euer Büro produktiver machen wollt, müsst ihr Umweltaspekte gründlich berücksichtigen. Eine biophile Bürogestaltung ist zum Beispiel bekannt dafür, dass sie das Wohlbefinden und die kognitiven Fähigkeiten der Mitarbeitenden dank Pflanzen, natürlichem Licht und Farben, Rohstoffen usw. steigert. Aber auch die Luftqualität, die Temperatur und der Lärmpegel eures Arbeitsplatzes spielen eine wichtige Rolle. Alle diese Elemente zusammen schaffen eine Atmosphäre, die zu mehr Konzentration, mehr Kreativität, weniger Stress und höherer Produktivität führt.

🌿Hier lest ihr alles über den Einfluss des Büro-Layouts auf die Produktivität!

9. Führt eine Clean Desk Policy ein

Das Aufräumen und Reinigen der Arbeitsplätze nach der Benutzung hilft, die Hygiene und den Respekt zwischen den Beschäftigten aufrechtzuerhalten. Ein aufgeräumter und sauberer Arbeitsplatz ist aber auch eine wichtiger Faktor für Produktivität. Wenn ihr in eurem Büro ein Desk-Sharing-System eingerichtet habt, ist es wichtig, dass ihr eine Clean Desk Policy aufstellt, damit alle an einem Strang ziehen und Arbeitsplatz produktiv bleibt.

10. Schafft Gelegenheiten für eure Teammitglieder, sich zu erholen

Frische Luft zu schnappen oder eine Kaffeepause einzulegen, ist immer eine gute Idee, wenn unser Gehirn kurz davor ist zu explodieren. Euer Büro muss euren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, sich bei Bedarf zu erholen. Passende Ideen sind die Einrichtung einer Fitnessecke, das Anlegen eines Außenbereichs in der Natur oder die Einrichtung eines Game Rooms. Pausen sind ein wichtiger Bestandteil einer effektiven Arbeitsumgebung. Sie sind wichtig, damit das Gehirn innehalten und sich neu einstellen kann, um sich wieder konzentrieren und die nächsten Aufgaben effektiv erledigen zu können.

11. Überprüft regelmäßig, ob die Ziele des Unternehmens erreicht werden

Schließlich müsst ihr überprüfen, wie sich die von euch durchgeführten Veränderungen auf die Leistung eurer Mitarbeitenden ausgewirkt haben. Ihr solltet regelmäßig evaluieren, ob die Unternehmensziele erreicht werden, und die Ergebnisse mit denen des vorherigen Zeitraums vergleichen. Werden die Ziele in kürzerer Zeit erreicht, seit ihr die Huddle Rooms eingerichtet habt, in denen sich die Teammitglieder bei Bedarf schnell treffen und gegenseitig informieren können? Solche Fragen sind entscheidend, um festzustellen, ob es euch gelungen ist, einen produktiveren Arbeitsplatz zu schaffen oder nicht. Auch hier sind Daten euer bester Verbündeter.

Wie deskbird euch hilft, euer Büro produktiver zu machen

Mit deskbird können eure Mitarbeitenden das Büro produktiver nutzen

Es ist großartig, wenn ihr euer Büro so einrichtet, dass sich eure Mitarbeitenden wohlfühlen und gut arbeiten können. Diese Bemühungen können jedoch zunichte gemacht werden, wenn euren Mitarbeitenden die Mittel fehlen, um das Beste aus dieser tollen Arbeitsumgebung zu machen. Aber sie müssen nicht mehr gestresst und frustriert sein, weil sie nicht den Arbeitsplatz bekommen, den sie brauchen, wenn sie ins Büro kommen, oder Zeit mit der Suche nach einem Raum für ihre nächste Besprechung verlieren. Mit der deskbird-App können sie die gewünschten Arbeitsräume direkt buchen. Je nachdem, welche Ressourcen sie benötigen, können sie den perfekten Schreibtisch, einen Besprechungsraum oder einen Huddle Space auswählen und reservieren, um ihren Tag unter optimalen Bedingungen zu bewältigen!

deskbird liefert euch die passenden Daten, um euer Büro produktiver zu machen

Wir haben bereits betont, wie wichtig es ist, mit Daten zu arbeiten, wenn ihr euer Büro umgestaltet, um es produktiver zu machen. Wenn ihr die deskbird-App nutzt, erhaltet ihr dank unserer Büro-Analytics detaillierte Einblicke in die Belegung und Nutzung eures Büro. Diese Informationen sind wichtig, um zu verstehen, was an eurem Arbeitsplatz passiert, und datenbasiert Anpassungen vorzunehmen, die Employee Experience verbessern, für mehr Engagement sorgen und mehr Produktivität ermöglichen.

👋 Hier lest ihr, wie ihr euch die Macht der Arbeitsplatzanalyse zunutze machen könnt!

deskbird hilft euch, eure Workplace Experience zu verbessern

Ein grundlegender Aspekt der deskbird-App ist die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und der Workplace Experience. Um das zu erreichen, entwickeln wir benutzerfreundliche und menschenorientierte Funktionen, die eure hybriden Arbeitskräfte unterstützen und es ihnen ermöglichen, das Beste aus ihrem Büro zu machen. Von interaktiven Gebäudeplänen, mit denen ihr eure Kolleg:innen ganz einfach finden könnt, über unsere Hybrid-Work-Regeln, die dafür sorgt, dass alle auf dem gleichen Stand sind, bis hin zu unserem Week Planning Tool, das die Zusammenarbeit im Team erleichtert, sind alle unsere Funktionen darauf ausgerichtet, eure Workplace Experience zu verbessern.

deskbird integriert mit all euren Tools für mehr Effizienz und Produktivität

Integrationen tragen massiv dazu bei, euren Arbeitsbereich produktiver zu machen. Indem ihr deskbird in eure digitale Infrastruktur wie HRIS, Slack oder euren Teamkalender integriert, sorgt ihr für maximale Effizienz und könnt mit weniger mehr erreichen. Das ist doch das Ziel dieses Artikels, oder? Nun, auch das ist eine Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen. deskbird integriert sich in all eure Systeme. Eure Mitarbeitenden brauchen nur ein Tool zu öffnen, um alle Ressourcen und Informationen zu erhalten, die sie für eine produktive Zusammenarbeit mit ihrem Team brauchen, wenn sie vor Ort sind.

Wir hoffen, dass die Erkenntnisse und Tipps aus diesem Artikel euch helfen, besser zu verstehen, wie ihr in einer modernen Arbeitswelt ein produktiveres Büro einrichten könnt. Denkt daran, dass es von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein kann, was das beste Bürolayout für maximale Produktivität ist. Die Einbeziehung eurer Mitarbeitenden in den Prozess spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sie sich wohlfühlen und ihr Bestes geben. Auch Technologie spielt in diesem Prozess eine große Rolle und beeinflusst maßgeblich, wie das Büro von morgen aussehen wird.

Bucht euch eine kostenlose Demo der deskbird-App und erfahrt mehr darüber, wie unser Tool euch dabei hilft, selbst mit wenig Platz eine produktivere Arbeitsumgebung für euer hybrides Team zu schaffen!