
Desksharing am Arbeitsplatz: Vorteile und hilfreiche Tipps für die erfolgreiche Nutzung von flexiblen Arbeitsplätzen
April 8, 2024
1. Oktober 2024
Wie wäre es, wenn du im Büro für Abwechslung sorgen könntest, ohne dass du zusätzlichen Platz oder ein großes Budget brauchst? Desksharing am Arbeitsplatz könnte die Lösung für dich sein. Dieser Ansatz hat sich von einer innovativen Idee zu einer grundlegenden Praxis im modernen Arbeitsplatzmanagement entwickelt und beweist, dass es dabei nicht nur um Kosteneinsparungen geht. Stattdessen sorgt es für Anpassungsfähigkeit und Effizienz, insbesondere bei gemischten Teams. Das traditionelle Modell mit einem Schreibtisch pro Mitarbeiter scheint überholt zu sein, denn immer mehr Unternehmen setzen es um. Gemeinsames Sitzen hat viele Vorteile, wie z. B. mehr Flexibilität für deine Kollegen und bessere Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Dieser Leitfaden führt dich durch die Einführung von Desksharing am Arbeitsplatz und stellt sicher, dass es für alle Beteiligten von Vorteil ist. Außerdem sprechen wir darüber, wie deskbird die Verwaltung geteilter Räume einfacher und effizienter macht. Ganz gleich, ob du gerade erst anfängst oder dein bestehendes System optimieren willst, diese wesentlichen Elemente werden dir helfen. Hier erfährst du, wie du sie für dein Büro nutzen kannst!
Warum ist Desksharing so beliebt geworden?
Die Auswirkungen der hybriden Arbeitsformen
Weltweit setzen Unternehmen auf hybride Arbeitsformen, was zur Popularität des Hot Desking geführt hat. Die Unternehmen vermischen die Arbeit im Büro mit der an entfernten Standorten, so dass feste Arbeitsplätze nicht mehr notwendig sind. Dadurch können die Mitarbeiter/innen ihren Arbeitsplatz nach ihrem Zeitplan wählen, was eine flexible und anpassungsfähige Arbeitsumgebung fördert. Desksharing am Arbeitsplatz hat sich dank gemischter Modelle zu einem strategischen Ansatz zur Förderung eines kollaborativen und vielseitigen Arbeitsplatzes entwickelt, der die Ineffizienzen fester Schreibtische aufzeigt. Es ist Teil eines umfassenderen Ansatzes zur Optimierung von Ressourcen und zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Eine Lösung, um die Kosten zu senken und gleichzeitig die Beschäftigten glücklich zu machen
Desksharing am Arbeitsplatz kann zu großen Einsparungen führen, nicht nur durch die intelligente Nutzung des Büroraums, sondern auch durch die Senkung anderer Kosten (Strom, Wasser, Ausrüstung usw.). Stell dir ein Unternehmen mit 100 Teammitgliedern vor, die jeweils 10m2 benötigen. Der Bedarf liegt bei 1.000m2. Was aber, wenn an einem Tag nur etwa 70 % im Büro sind und der Rest von zu Hause aus arbeitet? Wenn du die Schreibtische teilst, kannst du 300m2 einsparen, was die Kosten deutlich senkt. Du könntest die eingesparte Fläche sogar vermieten und so zusätzliches Geld verdienen. Ein weiterer Vorteil dieser Praxis ist, dass die Monotonie der täglichen Routine durchbrochen wird und so die Zufriedenheit der Beschäftigten steigt. Es ermöglicht eine flexiblere Work-Life-Balance.
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Ein menschenzentrierterer Ansatz für bessere Ergebnisse
Shared Desk-Arbeitsumgebungen sind in der Regel stärker auf den Menschen ausgerichtet, was zu besseren Ergebnissen sowohl für die Beschäftigten als auch für die Unternehmen führt. Sie konzentrieren sich darauf, unterschiedliche Arbeitsstile zu verstehen und zu berücksichtigen, und fördern so eine Kultur der Flexibilität und Wahlmöglichkeiten für die Belegschaft. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihren Arbeitsplatz je nach ihren täglichen Aufgaben, ihrer Stimmung oder ihren Bedürfnissen nach Zusammenarbeit selbst zu wählen, steigen Kreativität und Produktivität in die Höhe. Diese persönliche Herangehensweise steigert nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern gibt den Beschäftigten auch ein Gefühl von Eigenverantwortung und Verantwortung. Eine mitarbeiterorientierte Bürogestaltung mit Desksharing fördert also ein glücklicheres, engagierteres und letztendlich produktiveres Team.
Was sind die Vorteile von Desksharing für die Beschäftigten?
Effizienz und Produktivität
Diese Büromanagementlösung steigert die Effizienz und Produktivität, indem sie es den Beschäftigten ermöglicht, ihren Arbeitsbereich an ihre jeweiligen Aufgaben anzupassen. Die Teammitglieder können eine ruhige Ecke für konzentrationsintensive Aufgaben oder einen gemeinschaftlicheren Raum für Teamarbeit wählen. Dank dieser Anpassungsfähigkeit können die Mitarbeiter jederzeit in einer Umgebung arbeiten, die ihrem Arbeitsstil entspricht. Ein Tapetenwechsel hilft auch, den Geist frisch und wach zu halten, indem er die Monotonie verringert. Du kannst den Arbeitsbereich schnell an die sich verändernden Bedürfnisse anpassen. Dies führt zu einem reibungsloseren und effizienteren Arbeitsablauf, da weniger Zeit damit verschwendet wird, den richtigen Raum zu finden oder sich täglich neu einzurichten.
Zusammenarbeit und Kontaktfreudigkeit
Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen am Arbeitsplatz fördert die Zusammenarbeit und Geselligkeit unter den Beschäftigten. Mit einer App wie deskbird können deine Mitarbeiter/innen Tische in der Nähe ihrer Kolleg/innen reservieren, um an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Auf diese Weise können Ideen und Problemlösungsstrategien in Echtzeit ausgetauscht werden. Hot Desking ist dynamisch, d.h. die Teammitglieder sitzen nicht immer neben denselben Kollegen. Das bietet die Möglichkeit, mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen aus dem Unternehmen zu interagieren. Solche Interaktionen können zu neuen beruflichen Beziehungen und Freundschaften führen und das soziale Gefüge am Arbeitsplatz verbessern. Die Abwechslung in der täglichen Sitzordnung trägt dazu bei, dass der Zusammenhalt in der Gruppe gestärkt wird und der Wissensaustausch und die Unterstützung der Gemeinschaft Teil der Arbeitserfahrung sind.
Wohlbefinden und Zufriedenheit
Indem du deinen Mitarbeitern die Flexibilität gibst, den Arbeitsplatz zu wählen, der am besten zu ihren Bedürfnissen und ihrem Arbeitsstil passt, trägt Desksharing am Arbeitsplatz zur Zufriedenheit und zum Wohlbefinden der Mitarbeiter bei. Wer Ruhe und Abgeschiedenheit braucht, kann einen Schreibtisch in einem abgelegenen Bereich reservieren und sich so besser konzentrieren, während diejenigen, die sich in einer geschäftigen Umgebung wohlfühlen, offene Räume wählen, in denen das Zusammensein mit Kollegen die Produktivität und die Arbeitsmoral steigert. Das System passt sich verschiedenen Arbeitsstilen an und erkennt und respektiert gleichzeitig die individuellen Vorlieben, was zu mehr Zufriedenheit führt. Dank dieses Systems können Arbeitnehmer/innen ihr Büro optimal einrichten und so ihre Arbeitszufriedenheit steigern.
Wie kann man Desksharing am Arbeitsplatz erfolgreich umsetzen?
Sammeln Sie das Feedback der Beschäftigten zur Einführung von Desksharing am Arbeitsplatz
Die erfolgreiche Einführung von Desksharing am Arbeitsplatz beginnt damit, dass du die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben deiner Mitarbeiter/innen kennst. Um ein Umfeld zu schaffen, in dem sich alle wohlfühlen, ist es wichtig, Feedback einzuholen. Befrage dein Team in Umfragen, Einzelgesprächen oder Fokusgruppen, um herauszufinden, welche Bedenken, Wünsche und Vorschläge sie für die neue Einrichtung haben. Dieser kooperative Ansatz stellt sicher, dass bei der Umstellung nicht nur die logistische und räumliche Planung berücksichtigt wird, sondern auch das Wohlbefinden und die Produktivität der Beschäftigten. Indem du die Mitarbeiter/innen in den Entscheidungsprozess einbeziehst, schaffst du ein Gefühl der Eigenverantwortung und Unterstützung, was zu einem reibungsloseren Wechsel zu Hot Desking führt. Die Anpassung dieser Praxis auf der Grundlage direkter Beiträge trägt dazu bei, einen unterstützenden und anpassungsfähigen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich deine Mitarbeiter wertgeschätzt und gehört fühlen.
Kommuniziere deine Desk-Sharing-Etikette
Um einen harmonischen Arbeitsplatz zu schaffen, musst du einen Knigge für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen festlegen und kommunizieren. Beginne damit, Richtlinien aufzustellen, die die Sauberkeit, den persönlichen Freiraum und den Buchungsprozess betreffen. Die Regeln sollten regeln, wie die Beschäftigten ihre Schreibtische am Ende des Tages verlassen - sauber und ohne persönliche Gegenstände - und wie sie die Arbeitsplätze anderer respektieren. Beschreibe, wie man Schreibtische bucht und betone dabei Fairness und Flexibilität. Denke über ein Intranet oder ein Handbuch nach, das diese Regeln leicht zugänglich macht, und ziehe eine kurze Schulung in Betracht, um zu erklären, was erwartet wird. Mach diese Regeln benutzerfreundlicher, indem du Feedback zulässt, damit du Anpassungen vornehmen kannst. Wenn du die Umgangsformen für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen klar kommunizierst, sind alle auf derselben Seite und der Arbeitsplatz wird respektvoller und effizienter.
Berücksichtige die Cybersicherheitsaspekte dieser Büroeinrichtung
Bei Desk-Sharing-Modellen muss die Cybersicherheit berücksichtigt werden, vor allem wenn du versuchst, eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) umzusetzen. Diese Lösung ist zwar flexibel, wirft aber auch Fragen des Datenschutzes und der Netzwerkintegrität auf. Investiere in eine gründliche digitale Sicherheitsstrategie, die geschütztes Wi-Fi, robuste Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung umfasst. Vergewissere dich, dass deine Mitarbeiter/innen die richtigen Online-Praktiken kennen und wissen, wie sie die Unternehmensdaten schützen können, egal welches Gerät sie benutzen. Erwäge außerdem die Anschaffung einer Software, die dein Netzwerk über alle Geräte hinweg überwacht und schützt. Vergewissere dich, dass deine Desk-Sharing- und BYOD-Richtlinien der Online-Vertraulichkeit Priorität einräumen, damit dein Team flexibel und sicher arbeiten kann.
Investiere in verstellbare Möbel und Ausrüstung
Damit deine Desksharing-Umgebung erfolgreich ist, müssen die Möbel und die Ausstattung anpassbar sein. So kann jeder in deinem Team unter optimalen Bedingungen arbeiten, unabhängig von seinen körperlichen Voraussetzungen oder der anstehenden Aufgabe. Ein Stehpult zum Beispiel fördert eine bessere Körperhaltung und verringert das Risiko von Überlastungsschäden. Ergonomische Stühle machen dich produktiver und bequemer. Mit anpassbaren Monitorarmen und Tastaturablagen kannst du deinen Arbeitsplatz komplett umgestalten. Wenn du in vielseitige Möbel und Geräte investierst, zeigst du dein Engagement für das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter und die Schaffung einer produktiveren Büroumgebung.
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Frag deine Mitarbeiter regelmäßig nach ihrem Feedback
Bevor du Desksharing am Arbeitsplatz einführst, ist es wichtig, das Feedback deiner Mitarbeiter/innen einzuholen. Außerdem ist es wichtig, ihre Meinung regelmäßig einzuholen, damit der sich entwickelnde Arbeitsplatz ihren Bedürfnissen gerecht wird. Die erfolgreiche Umsetzung dieser Vereinbarung erfordert einen ständigen Dialog mit deinen Teammitgliedern. Da die Beschäftigten täglich mit dem System interagieren, können sie wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, was effektiv ist und was nicht. Biete strukturierte Feedback-Kanäle wie Umfragen, Vorschlagsboxen oder spezielle Meetings an, damit sich deine Mitarbeiter/innen gehört fühlen. Indem du dir ihre Vorschläge aktiv anhörst, kannst du das Desksharing-System verbessern, um ihre Erwartungen besser zu erfüllen und ein unterstützendes und dynamisches Arbeitsumfeld zu schaffen. Um eine Kultur des ständigen Fortschritts zu fördern, ist es wichtig, dass du den Input deiner Mitarbeiter/innen in die Entwicklung deines Arbeitsplatzes einbeziehst.