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12 Regeln für einen Shared Desk für erfolgreiches Hot Desking

Veröffentlicht:

18. Januar 2024

Aktualisiert:

18. Januar 2024

Desksharing ist toll. Aber sie kann schnell zu einem Albtraum werden, wenn sie ohne Richtlinien eingeführt wird. Dafür gibt es den Knigge für geteilte Schreibtische. Angefangen bei der Sauberkeit des Arbeitsplatzes über die Stornierung von Tischreservierungen im Krankheitsfall bis hin zur Nutzung von Schließfächern für persönliche Gegenstände gibt es einige wichtige Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen.

Dieser Artikel enthält 12 Hot-Desking-Knigge, mit denen du dieses Modell leicht einführen und deine eigenen Regeln aufstellen kannst. Natürlich sind dies nur Beispiele, und du musst Richtlinien entwickeln, die zu deinem Unternehmen, deinen Mitarbeitern und deinen Werten passen. Bist du bereit zu entdecken, wie dieses System deine Arbeit vor Ort wirklich verbessern und dein flexibles Büro zu einem Erfolg machen kann? 

Definition des Knigge für gemeinsame Schreibtische

Der Shared-Desk-Knigge erklärt, was hybride Teams tun und lassen müssen, um eine produktive und positive Erfahrung zu machen, wenn sie vor Ort sind. Daher ist die Einhaltung der Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen eine Voraussetzung für alle im Unternehmen. Wie du gleich sehen wirst, basieren diese einfachen Grundsätze nicht nur auf Höflichkeit und gesundem Menschenverstand, sondern auch auf den Werten und der Kultur deines Unternehmens.

Sie helfen deinen Teams, Raum und Zeit im Büro auf neue Weise zu nutzen. Denk daran, dass Hot Desking anfangs eine Herausforderung sein kann, wenn es nicht richtig eingeführt wird. Aber wenn sowohl Manager als auch Arbeitnehmer diese Etikette respektieren, kann es eines der angenehmsten und produktivsten Arbeitsmodelle sein.

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5 Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen, die von den Mitarbeitern befolgt werden sollten

1. Bitte deine Teammitglieder, einen Tisch im Voraus zu buchen, um Terminkonflikte zu vermeiden

In einer Hot Desking-Umgebung kommt es vor allem darauf an, Terminkonflikte zu vermeiden. Es gibt nichts Ärgerlicheres und Frustrierenderes für deine Mitarbeiter/innen, als im Büro anzukommen und festzustellen, dass jemand bereits an dem Platz sitzt, an dem sie für den Tag sitzen wollten. In einem hybriden Modell ist das noch ärgerlicher, da die Mitarbeiter nicht täglich ins Büro kommen. 

Deshalb ist es wichtig, dass du dir die Zeit nimmst, deinen Teams zu erklären, wie wichtig es ist, im Voraus zu buchen. So vermeidest du jede Art von Spannung und Unzufriedenheit unter deinen Mitarbeitern. Um das Ganze einfach und organisiert zu gestalten, empfehlen wir dir, dein Personal mit benutzerfreundlichen Lösungen wie der deskbird Schreibtischbuchung auszustatten.

2. Verlangt, dass Telefone auf Vibrationsalarm oder lautlos gestellt werden

Das typische Bild eines belebten Büros ist, dass es laut ist. Wie in jedem anderen Arbeitsmodell ist es auch in einem gemeinsamen Arbeitsbereich ein Muss, die Telefone auf lautlos zu stellen. Offene Räume führen zu vielen Störungen, die oft durch Telefone verursacht werden. Der Raum muss nicht völlig lautlos sein, aber er sollte einen gewissen Geräuschpegel einhalten, der für alle geeignet ist. 

Du kannst zum Beispiel Kopfhörer empfehlen, und die Mitarbeiter können ihre Geräte auf Vibrationsalarm oder Stummschaltung stellen. Persönliche Gespräche können jedoch in einer schalldichten Telefonzelle oder einem kleinen Besprechungsraum geführt werden. Indem du eine Vielzahl von Lösungen anbietest, ermöglichst du deinen Mitarbeitern, ihre privaten und beruflichen Angelegenheiten in absoluter Privatsphäre zu erledigen, ohne andere zu stören.

3. Erinnere deine Mitarbeiter daran, ihre eigenen Geräte mitzubringen 

Zu Hause sind die Mitarbeiter/innen mit ihrer Arbeitsumgebung vertraut, z. B. mit ihren Computern, Geräten und ihrer Software. Aber wenn sie vor Ort sind, fällt es ihnen vielleicht schwer, nicht mit einer vertrauten Umgebung zu arbeiten. Warum schlägst du deinen Mitarbeitern also nicht vor, das BYOD-Modell (Bring Your Own Device) zu übernehmen? So können sie ihre eigenen Geräte benutzen, anstatt die vom Unternehmen bereitgestellten. 

Natürlich muss dabei die Art der Arbeit deines Unternehmens berücksichtigt werden, und du musst BYOD-Sicherheitslösungen einrichten. Aber wenn du nicht auf jedem Schreibtisch einen eigenen Computer hast, ist das nicht nur überschaubarer, sondern du kannst auch Kosten sparen. Entscheidend ist, dass du eine BYOD-Richtlinie mit klaren Regeln für die Ge- und Verbote aufstellst. Die Tatsache, dass deine Mitarbeiter/innen Geräte benutzen, mit denen sie vertraut sind, macht sie produktiver, wenn sie im Büro sind.

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Person isst Pizza am Schreibtisch
Mitarbeiter essen am Schreibtisch

4. Bitte deine Mitarbeiter, zu Hause zu bleiben, wenn sie krank sind

Der Einsatz eines Schreibtischbuchungssystems bedeutet, dass dein Unternehmen bereits ein hybrides Arbeitsmodell hat und deine Teams daran gewöhnt sind, zwei Tage in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Eine Lehre, die wir aus den letzten Jahren in Bezug auf Viren und Krankheiten gezogen haben, ist, dass es am besten ist, persönliche Treffen zu vermeiden und die Mitarbeiter/innen nicht anzustecken. 

In einer Desksharing-Umgebung ist dies von größter Bedeutung. Die Regel ist einfach: Wenn du krank bist, bleib zu Hause! Es gibt keinen Grund, die Kollegen zu gefährden, wenn man aus der Ferne arbeiten kann, vor allem, weil mehrere Mitarbeiter denselben Schreibtisch benutzen, was das Risiko einer Ansteckung erhöht. 

Erinnere deine Teammitglieder daran, ihre Termine abzusagen, und warne deine Mitarbeiter vor einer möglichen Krankheit, die sich im Büro ausbreitet, um eine Häufung von Krankmeldungen zu vermeiden, besonders während der Grippesaison.

5. Betone, wie wichtig es ist, den Arbeitsplatz so zu hinterlassen, wie sie ihn vorgefunden haben

Ein Schreibtisch ist ein sehr persönliches Umfeld, das manchmal sogar mit Bildern oder Dekorationen gestaltet wird. Aber beim Desksharing gibt es diese Möglichkeit nicht. Du musst den Platz so hinterlassen, wie du ihn vorgefunden hast: sauber und aufgeräumt. Es ist nicht erlaubt, persönliche Gegenstände auf dem Schreibtisch liegen zu lassen. Alles muss bei jedem Wechsel mitgenommen werden, und das Unternehmen kann nur einfaches Büromaterial zur Verfügung stellen.

Wie wir gerade betont haben, ist auch die Hygiene sehr wichtig. Stelle immer Desinfektionsmittel und Feuchttücher bereit, damit die Leute ihren Platz aufräumen können, sobald sie ihre Sitzung beendet haben. Achte besonders auf Probleme mit der Sauberkeit und sprich sie respektvoll an, damit sie sich nicht wiederholen.

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7 Regeln für das Desksharing, an die Arbeitgeber denken sollten

1. Investiere in ein IWMS und eine Tischbuchungssoftware

Wenn du planst, Hot Desking in deinem Unternehmen einzuführen, fragst du dich vielleicht, wie du die Dinge organisieren sollst. Wir empfehlen dir, ein integriertes Workplace Management System (IWMS) zu installieren. Es kann dir Analysen darüber liefern, wie und wann dein Büro genutzt wird. Dann kannst du dein Layout optimieren, um es noch effizienter zu gestalten. So erhältst du wertvolle Informationen über die verschiedenen Optionen, die du deinen Mitarbeitern anbieten möchtest.

Außerdem kannst du eine Buchungssoftware wie deskbird einsetzen, damit deine Mitarbeiter/innen wissen, welcher Platz wann frei ist. Das erleichtert auch die Bindung, denn deine Mitarbeiter/innen können sich aussuchen, mit wem sie zusammenarbeiten. Außerdem entwickelt es die Unternehmenskultur und stärkt den Zusammenhalt deines Teams.

2. Eine Richtlinie für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen einrichten

Du kannst nicht erwarten, dass deine Mitarbeiter/innen den Büroraum ohne Probleme teilen, wenn du keine klaren Richtlinien für die Regeln aufstellst. Eine Richtlinie zur gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen ist wichtig, um deinem Team klare Anweisungen und Erwartungen zu geben. 

Deine Hot-Desking-Richtlinie kann zum Beispiel eine einfach zu befolgende Checkliste für das Zurücksetzen des gesamten Arbeitsplatzes enthalten, die wie folgt aussehen könnte:

  • Packe immer deine persönlichen Sachen ein;
  • Benutze Desinfektionsmittel, bevor du eine Oberfläche berührst;
  • Wische den Arbeitsplatz ab, auch den Schreibtisch, bevor du gehst;
  • melde dich von allen Tools und Ressourcen ab (wenn du keine BYOD-Richtlinie anwendest);
  • Stelle den Schreibtisch und den Stuhl so auf, wie du sie bei deiner Ankunft vorfinden möchtest;
  • leere den Papierkorb, wenn möglich.

All diese Maßnahmen, wenn sie von allen durchgeführt werden, sorgen für eine saubere, einladende Umgebung.

zwei Frauen arbeiten an Schreibtischen mit Laptops
Hot Desking für Mitarbeiter

3. Informiere deine Mitarbeiter über Cybersecurity-Risiken in einem gemeinsamen Arbeitsbereich

Gemeinsame Büroräume bedeuten, dass verschiedene Personen dieselben Ressourcen nutzen. Was passiert, wenn jemand vergisst, sich abzumelden, und die nächste Person Zugang zu vertraulichen Daten hat? Deshalb ist die Cybersicherheit in einer flexiblen und geteilten Arbeitsumgebung noch wichtiger.

Die richtige Strategie für das Cyber-Risikomanagement ist der Schlüssel, aber die Schulung deiner Teammitglieder zu diesem Thema ist genauso wichtig. Außerdem müssen deine Server virensicher sein, und deine Daten müssen vor Infektionen von außen und innen geschützt werden. Vergewissere dich regelmäßig, dass deine Mitarbeiter/innen die Cybersicherheitsregeln kennen, die in deinem hybriden Arbeitsumfeld gelten.

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4. Biete verschiedene Arten von Arbeitsplätzen an, um die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter zu erfüllen

Beim Hot Desking ist es oft eine gute Idee, die Büroaufteilung zu überdenken, um den Arbeitsplatz flexibler und produktiver zu gestalten. Das Shared-Desk-System ist der Beweis dafür, dass sich die Rolle des Büros verändert und überdacht werden muss, um den Bedürfnissen und Erwartungen der Beschäftigten gerecht zu werden. 

Da die Mitarbeiter/innen ins Büro kommen, um verschiedene Aufgaben zu erledigen, ist es wichtig, ihnen den Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, den sie benötigen, um ihre Arbeit unter optimalen Bedingungen zu erledigen. Hier sind ein paar Beispiele für Arbeitsbereiche, die du einrichten kannst:

  • Arbeitsplätze für Menschen, die alleine arbeiten;
  • Besprechungsräume für persönliche Gespräche;
  • schallisolierte Kabinen für Telefonate und Videokonferenzen mit Kunden oder anderen Personen;
  • Gemütliche Räume, in denen sich die Teams zusammensetzen und Ideen entwickeln können;
  • ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten;
  • einen gemeinsamen Raum, um sich zum Mittagessen oder in den Pausen zu treffen.

Wenn du solche Räume zur Verfügung stellst, kannst du alle unterschiedlichen Bedürfnisse deiner Teams abdecken.

5. Gestalte deinen Büroraum ergonomisch

Das Wohlbefinden der Beschäftigten ist heutzutage ein wichtiges Anliegen, das du bei der Gestaltung deines Knigge für gemeinsame Schreibtische berücksichtigen musst. Als Unternehmen bist du dafür verantwortlich, deinem Team die richtigen Werkzeuge und Geräte zur Verfügung zu stellen, damit es unter den besten Bedingungen arbeiten kann. Der Arbeitsplatz muss anpassungsfähig sein. Biete zum Beispiel ergonomische Möbel an, wie:

  • höhenverstellbare Schreibtische;
  • verschiedene Arten von Stühlen und Sitzmöglichkeiten;
  • Schreibtischlampen oder ausreichend natürliches Licht;
  • Monitore in verschiedenen Größen.

All diese Funktionen fördern die Gesundheit deiner Mitarbeiter und haben gleichzeitig positive Auswirkungen auf ihre Erfahrungen vor Ort und ihre Produktivität.

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Kollegen, die sich an den Schreibtischen unterhalten
Arbeitnehmer, die an gemeinsamen Schreibtischen arbeiten

6. Plane ein Schließsystem für persönliche Gegenstände

Eine flexible Arbeitsumgebung bedeutet auch, dass deine Mitarbeiter nicht täglich anwesend sind. In einer traditionellen Konfiguration haben sie normalerweise Räume, in denen sie ihre Sachen sicher aufbewahren können. Aber in einem Shared-Desk-Modell könnten sie ihre Taschen oder Fahrräder einfach stehen lassen, wo immer sie können. Das kann zu einer unaufgeräumten und unsicheren Umgebung führen.

Die Lösung besteht darin, Bereiche einzurichten, in denen sie ihre Sachen aufbewahren können, wenn sie arbeiten, und sie bei Bedarf sogar dort lassen können. Das sorgt für mehr Sicherheit und Sauberkeit. Informiere deine Mitarbeiter darüber, dass diese Einrichtungen zur Verfügung stehen, und schreibe ihre Nutzung in deinen Desk-Sharing-Regeln vor.

7. Einführung eines Mitarbeiter-Feedback-Systems

Wenn du eine neue Arbeitsform vorschlägst, achte auf die Gefühle deines Teams und sei offen für Vorschläge. Wenn das Hot-Desking-Modell in deinem Unternehmen neu ist, solltest du die ersten Eindrücke deiner Mitarbeiter/innen einholen. So hast du Zeit, Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen, bevor die Stimmung kippt.

Sobald der Prozess läuft, erstelle einen Fragebogen zur Mitarbeiterzufriedenheit, um Problemen vorzubeugen und deine Bürogestaltung und -verwaltung weiter zu verbessern. Biete deinen Teams Werkzeuge und Plattformen, um ihre Bedürfnisse mitzuteilen und Supportanfragen zu stellen (dies kann auch anonym geschehen). Das ist wichtig, damit du so schnell wie möglich erfährst, ob es ein Problem gibt, denn das Ziel ist es, ein positives und dynamisches Umfeld zu schaffen, in dem alle zufrieden und produktiv sind.  

Hot Desking ist aufgrund der Einführung des Hybridmodells auf dem Weg, eines der beliebtesten Arbeitsmodelle zu werden. Damit es effektiv ist und deine Mitarbeiter/innen sich wohlfühlen, ist die Etikette für geteilte Schreibtische jedoch von grundlegender Bedeutung. Das Wichtigste ist, dass du Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen aufstellst, damit alle wissen, was zu tun ist und was sie erwarten können.

Um dein Gemeinschaftsbüro reibungslos und erfolgreich zu betreiben, ist der Einsatz eines Arbeitsplatzmanagementsystems sehr empfehlenswert. Fordere eine kostenlose Demo der deskbird App an und entdecke alle unsere benutzerfreundlichen Funktionen, von der Schreibtischbuchung bis hin zu Büroanalysen und Wochenplanung!

Paulyne

Paulyne ist Spezialistin für hybride Arbeitsformen und schreibt über Nachhaltigkeit, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrungen.

12 Regeln für einen Shared Desk für erfolgreiches Hot Desking