Shared Desk Leitfaden: 12 Regeln für ein erfolgreiches flexibles Büro

Desk Sharing ist toll. Aber es kann schnell zu einem Albtraum werden, wenn es ohne Richtlinien eingeführt wird. Dafür gibt es den Leitfaden für Shared Desks . Angefangen bei der Sauberkeit des Arbeitsplatzes über die Stornierung von Tischreservierungen im Krankheitsfall bis hin zur Nutzung von Schließfächern für persönliche Gegenstände gibt es einige wichtige Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen.

Dieser Artikel enthält 12 Hot-Desking-Wegweiser, mit denen ihr dieses Modell leicht einführen und eure eigenen Regeln aufstellen könnt. Natürlich sind dies nur Beispiele, und ihr müsst Richtlinien entwickeln, die zu eurem Unternehmen, euren Mitarbeitenden und euren Werten passen. Seid ihr bereit zu entdecken, wie dieses System eure Arbeit vor Ort  verbessern und euer flexibles Büro  erfolgreich machen kann? 

Was ist der Leitfaden für Desk Sharing?

Der Shared-Desk-Wegweiser erklärt, was hybride Teams tun und lassen müssen, um eine produktive und positive Erfahrung zu machen, wenn sie vor Ort sind. Daher ist die Einhaltung der Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen eine Voraussetzung für alle im Unternehmen. Wie ihr gleich sehen werdet, basieren diese einfachen Grundsätze nicht nur auf Höflichkeit und gesundem Menschenverstand, sondern auch auf den Werten und der Kultur eures Unternehmens.

Sie helfen euren Teams, Raum und Zeit im Büro auf neue Weise zu nutzen. Denkt daran, dass Hot Desking anfangs eine Herausforderung sein kann, wenn es nicht richtig eingeführt wird. Aber wenn sowohl Manager:innen als auch Arbeitnehmende diese Etikette respektieren, kann es eines der angenehmsten und produktivsten Arbeitsmodelle sein.

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5 Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen, die von den Mitarbeitenden befolgt werden sollten

1. Bittet eure Teammitglieder, einen Tisch im Voraus zu buchen, um Terminkonflikte zu vermeiden

In einem Hot Desking-Arbeitsplatz kommt es vor allem darauf an, Terminkonflikte zu vermeiden. Es gibt nichts Ärgerlicheres und Frustrierenderes für eure Mitarbeitenden, als im Büro anzukommen und festzustellen, dass jemand bereits an dem Platz sitzt, an dem sie für den Tag sitzen wollten. In einem hybriden Modell ist das noch ärgerlicher, da die Mitarbeitenden nicht täglich ins Büro kommen. 

Deshalb ist es wichtig, dass ihr euch die Zeit nimmst, euren Teams zu erklären, wie wichtig es ist, im Voraus zu buchen. So vermeidet ihr jede Art von Spannung und Unzufriedenheit unter euren Mitarbeitenden. Um das Ganze einfach und organisiert zu gestalten, empfehlen wir euch, euer Personal mit benutzendenfreundlichen Lösungen wie der deskbird Schreibtischbuchung auszustatten.

2. Verlangt, dass Telefone auf Vibrationsalarm oder lautlos gestellt werden

Das typische Bild eines belebten Büros ist, dass es laut ist. Wie in jedem anderen Arbeitsmodell ist es auch in einem gemeinsamen Arbeitsbereich ein Muss, die Telefone auf lautlos zu stellen. Offene Räume führen zu vielen Störungen, die oft durch Telefone verursacht werden. Der Raum muss nicht völlig lautlos sein, aber er sollte einen gewissen Geräuschpegel einhalten, der für alle geeignet ist. 

Ihr könnt zum Beispiel Kopfhörer empfehlen, und die Mitarbeitenden können ihre Geräte auf Vibrationsalarm oder Stummschaltung stellen. Persönliche Gespräche können jedoch in einer schalldichten Telefonzelle oder einem kleinen Besprechungsraum geführt werden. Indem ihr eine Vielzahl von Lösungen anbietet, ermöglicht ihr euren Mitarbeitenden, ihre privaten und beruflichen Angelegenheiten in absoluter Privatsphäre zu erledigen, ohne andere zu stören.

3. Erinnert eure Mitarbeitenden daran, ihre eigenen Geräte mitzubringen 

Zu Hause sind die Mitarbeitenden mit ihrer Arbeitsumgebung vertraut, z. B. mit ihren Computern, Geräten und ihrer Software. Aber wenn sie vor Ort sind, fällt es ihnen vielleicht schwer, nicht mit einer vertrauten Umgebung zu arbeiten. Warum schlägt ihr euren Mitarbeitenden also nicht vor, das BYOD-Modell (Bring Your Own Device) anzuwenden? So können sie ihre eigenen Geräte benutzen, anstatt die vom Unternehmen bereitgestellten. 

Natürlich muss dabei die Art der Arbeit eures Unternehmens berücksichtigt werden, und ihr müsst BYOD-Sicherheitslösungen einrichten. Aber wenn ihr nicht auf jedem Schreibtisch einen eigenen Computer habt, ist das nicht nur überschaubarer, sondern ihr könnt auch Kosten sparen. Entscheidend ist, dass ihr eure BYOD-Richtlinie mit klaren Regeln für die Ge- und Verbote aufstellst. Die Tatsache, dass eure Mitarbeitende Geräte benutzen, mit denen sie vertraut sind, macht sie produktiver, wenn sie im Büro sind.

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4. Bittet eure Mitarbeitenden, zu Hause zu bleiben, wenn sie krank sind

Der Einsatz eines Schreibtischbuchungssystems bedeutet, dass euer Unternehmen bereits ein hybrides Arbeitsmodell hat und eure Teams daran gewöhnt sind, zwei Tage in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Eine Lehre, die wir aus den letzten Jahren in Bezug auf Viren und Krankheiten gezogen haben, ist, dass es am besten ist, persönliche Treffen zu vermeiden und keine Kolleg:innen anzustecken. 

In einer Desk-Sharing-Umgebung ist dies von größter Bedeutung. Die Regel ist einfach: Wenn ihr krank seid, bleibt zu Hause! Es gibt keinen Grund, die Kolleg:innen zu gefährden, wenn man remote arbeiten kann, vor allem, weil mehrere Mitarbeitende denselben Schreibtisch benutzen, was das Risiko einer Ansteckung erhöht. 

Erinnert eure Teammitglieder daran, ihre Termine abzusagen, und warnt eure Mitarbeitenden vor einer möglichen Krankheit, die sich im Büro ausbreitet, um eine Häufung von Krankmeldungen zu vermeiden, besonders während der Grippesaison.

5. Betont, wie wichtig es ist, den Arbeitsplatz so zu hinterlassen, wie sie ihn vorgefunden haben

Ein Schreibtisch ist ein sehr persönliches Umfeld, das manchmal sogar mit Bildern oder Dekorationen gestaltet wird. Aber beim Desk Sharing gibt es diese Möglichkeit nicht. Ihr müsst den Platz so hinterlassen, wie ihr ihn vorgefunden habt: sauber und aufgeräumt. Es ist nicht erlaubt, persönliche Gegenstände auf dem Schreibtisch liegen zu lassen. Alles muss bei jedem Wechsel mitgenommen werden, und das Unternehmen kann nur einfaches Büromaterial zur Verfügung stellen.

Wie wir gerade betont haben, ist auch die Hygiene sehr wichtig. Stellt immer Desinfektionsmittel und Feuchttücher bereit, damit die Leute ihren Platz aufräumen können, sobald sie ihre Sitzung beendet haben. Achtet besonders auf Probleme mit der Sauberkeit und sprecht sie respektvoll an, damit sie sich nicht wiederholen.

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7 Regeln für das Desksharing, an die Arbeitgebende denken sollten

1. Investiert in ein IWMS und eine Arbeitsplatzbuchungssoftware

Wenn ihr plant, Hot Desking in eurem Unternehmen einzuführen, fragt ihr euch vielleicht, wie ihr die Dinge organisieren sollt. Wir empfehlen euch, ein integriertes Workplace Management System (IWMS) zu installieren. Es kann euch Office Analytics darüber liefern, wie und wann euer Büro genutzt wird. Dann könnt ihr euer Layout optimieren, um es noch effizienter zu gestalten. So erhält ihr wertvolle Informationen über die verschiedenen Optionen, die ihr euren Mitarbeitenden anbieten möchtet.

Außerdem könnt ihr eine Buchungssoftware wie deskbird einsetzen, damit eure Mitarbeitenden wissen, welcher Platz wann frei ist. Das erleichtert auch die Bindung, denn eure Mitarbeitenden können sich aussuchen, mit wem sie zusammenarbeiten. Außerdem entwickelt es die Unternehmenskultur und stärkt den Zusammenhalt eures Teams.

2. Einen Leitfaden für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen ausarbeiten

Ihr könnt nicht erwarten, dass eure Mitarbeitenden den Büroraum ohne Probleme teilen, wenn ihr keine klaren Richtlinien für die Regeln aufstellt. Eine Richtlinie zur gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen ist wichtig, um eurem Team klare Anweisungen und Erwartungen zu geben. 

Eure Hot-Desking-Richtlinie kann zum Beispiel eine einfach zu befolgende Checkliste für das Zurücksetzen des gesamten Arbeitsplatzes enthalten, die wie folgt aussehen könnte:

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• Packt stets eure persönlichen Sachen ein;

• Benutzt Desinfektionsmittel, bevor ihr eine Oberfläche berührt;

• Wischt den Arbeitsplatz ab, auch den Schreibtisch, bevor ihr geht;

• Meldet euch von allen Tools und Ressourcen ab (wenn ihr keine BYOD-Richtlinie anwendet);

• Stellt den Schreibtisch und den Stuhl so auf, wie ihr sie bei eurer Ankunft vorfinden möchtet;

• Leert den Papierkorb, wenn möglich.

All diese Maßnahmen, wenn sie von allen durchgeführt werden, sorgen für eine saubere, einladende Umgebung.

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3. Informiert eure Mitarbeitenden über Cybersecurity-Risiken in einem gemeinsamen Arbeitsbereich

Gemeinsame Büroräume bedeuten, dass verschiedene Personen dieselben Ressourcen nutzen. Was passiert, wenn jemand vergisst, sich abzumelden, und die nächste Person Zugang zu vertraulichen Daten hat? Deshalb ist die Cybersicherheit in einer flexiblen und geteilten Arbeitsumgebung noch wichtiger.

Es ist äußerst wichtig eine geeigneten Strategie für das Management von Cyberrisiken zu entwickeln, aber ebenso wichtig ist die Schulung eurer Mitarbeitenden zu diesem Thema. Außerdem müssen eure Server virensicher sein, und eure Daten müssen vor Infektionen von außen und innen geschützt werden. Vergewissert euch regelmäßig, dass eure Mitarbeitenden die Regeln für die Cybersicherheit kennen, die in eurem hybriden Arbeitsumgebung gelten.

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4. Bietet verschiedene Arten von Arbeitsplätzen an, um die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden zu erfüllen

Beim Hot Desking ist es oft eine gute Idee, die Büroaufteilung zu überdenken, um den Arbeitsplatz flexibler und produktiver zu gestalten. Das Shared-Desk-System ist der Beweis dafür, dass sich die Rolle des Büros verändert und überdacht werden muss, um den Bedürfnissen und Erwartungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. 

Da die Mitarbeitenden ins Büro kommen, um verschiedene Aufgaben zu erledigen, ist es wichtig, ihnen den Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, den sie benötigen, um ihre Arbeit unter optimalen Bedingungen zu erledigen. Hier sind ein paar Beispiele für Arbeitsbereiche, die ihr einrichten könnt:

• Arbeitsplätze für Menschen, die alleine arbeiten;
• Meetingräume für persönliche Gespräche;
• schallisolierte Kabinen für Telefonate und Videokonferenzen mit Kund:innen oder anderen Personen;
• gemütliche Räume, in denen sich die Teams zusammensetzen und Ideen entwickeln können;
• ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten;
• einen gemeinsamen Raum, um sich zum Mittagessen oder in den Pausen zu treffen.

Wenn ihr solche Räume zur Verfügung stellt, könnt ihr alle unterschiedlichen Bedürfnisse eurer Teams abdecken.

5. Gestaltet euren Büroraum ergonomisch

Das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ist heutzutage ein wichtiges Anliegen, das ihr bei der Gestaltung eures Leitfadens für Shared Desks berücksichtigen müsst. Als Unternehmen seid ihr dafür verantwortlich, eurem Team die richtigen Tools und Geräte zur Verfügung zu stellen, damit es unter den besten Bedingungen arbeiten kann. Der Arbeitsplatz muss anpassungsfähig sein. Bietet zum Beispiel ergonomische Möbel an, wie:

• höhenverstellbare Schreibtische;
• verschiedene Arten von Stühlen und Sitzmöglichkeiten;
• Schreibtischlampen oder ausreichend natürliches Licht;
• Monitore in verschiedenen Größen.

All diese Funktionen fördern die Gesundheit eurer Mitarbeitenden und haben gleichzeitig positive Auswirkungen auf ihre Erlebnisse vor Ort und ihre Produktivität.

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6. Plant ein Verschlusssystem für persönliche Gegenstände

Eine flexible Arbeitsumgebung bedeutet auch, dass eure Mitarbeitenden nicht täglich anwesend sind. In einer traditionellen Konfiguration haben sie normalerweise Räume, in denen sie ihre Sachen sicher aufbewahren können. Aber in einem Shared-Desk-Modell könnten sie ihre Taschen oder Fahrräder einfach stehen lassen, wo immer sie können. Das kann zu einer unaufgeräumten und unsicheren Umgebung führen.

Die Lösung besteht darin, Bereiche einzurichten, in denen sie ihre Sachen aufbewahren können, wenn sie arbeiten, und sie bei Bedarf sogar dort lassen können. Das sorgt für mehr Sicherheit und Sauberkeit. Informiert eure Mitarbeitenden darüber, dass diese Einrichtungen zur Verfügung stehen, und schreibt ihre Nutzung in euren Desk-Sharing-Regeln vor.

7. Einführung eines Mitarbeitenden-Feedback-Systems

Wenn ihr eine neue Arbeitsform vorschlägt, achtet auf die Gefühle eures Teams und seid offen für Vorschläge. Wenn das Hot-Desking-Modell in eurem Unternehmen neu ist, solltet ihr die ersten Eindrücke eurer Mitarbeitenden einholen. So habt ihr Zeit, Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen, bevor die Stimmung kippt.

Sobald der Prozess läuft, erstellt einen Fragebogen zur Mitarbeitendenzufriedenheit, um Problemen vorzubeugen und eure Bürogestaltung und -verwaltung weiter zu verbessern. Bietet euren Teams Tools und Plattformen, um ihre Bedürfnisse mitzuteilen und Supportanfragen zu stellen (dies kann auch anonym geschehen). Das ist wichtig, damit ihr so schnell wie möglich erfährt, ob es ein Problem gibt, denn das Ziel ist es, ein positives und dynamisches Umfeld zu schaffen, in dem alle zufrieden und produktiv sind.  

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Hot Desking ist aufgrund der Einführung des Hybridmodells auf dem Weg, eines der beliebtesten Arbeitsmodelle zu werden. Damit es effektiv ist und eure Mitarbeitenden sich wohlfühlen, ist die Etikette für Shared Desks  jedoch von grundlegender Bedeutung. Das Wichtigste ist, dass ihr Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen aufstellt, damit alle wissen, was zu tun ist und was sie erwarten können.

Um euer Gemeinschaftsbüro reibungslos und erfolgreich zu verwalten, ist der Einsatz eines Arbeitsplatzmanagementsystems sehr empfehlenswert. Fordert eine kostenlose Demo der deskbird App an und entdeckt alle unsere benutzerfreundlichen Funktionen, von der Schreibtischbuchung bis hin zu Büroanalysen und Wochenplanung!