Clean Desk Policy: Einen angenehmen, gesunden und sicheren gemeinsamen Arbeitsplatz schaffen

Eine Richtlinie für einen sauberen Schreibtisch (Clean Desk Policy , CDP) beinhaltet Verfahren zur Sicherung vertraulicher Dokumente, zum Entfernen von Kekskrümeln, zum Wegwerfen von Taschentüchern und zum Abwischen des Tisches vor dem Verlassen. Einen Schreibtisch zu teilen ist wie eine Wohnung zu teilen. Sobald sich alle gegenseitig respektieren und die gemeinsamen Regeln befolgen , hat das viele Vorteile. 

Gehörst du zu den vielen Unternehmen, die sich in den letzten Jahren für Desksharing und Hot Desking entschieden haben? Wie geht ihr mit Hygiene und Sauberkeit um, wenn sich mehrere Beschäftigte denselben Arbeitsplatz teilen? Sauberkeit am Arbeitsplatz hat oberste Priorität, um ein positives, gesundes und sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. 

Als Experten für hybride Arbeitsplätze haben wir die folgenden wertvollen Empfehlungen, um sicherzustellen, dass die Regeln für die Sauberkeit im Büro in deiner gemeinsamen Arbeitsumgebung eingehalten werden. 

Definition einer Clean Desk Policy

Wie der Name schon sagt, ist es das Ziel einer Clean Desk Policy, dafür zu sorgen, dass deine Büroumgebung sauber bleibt. Sie dient als Leuchtturm für deine Mitarbeiter, indem sie die Erwartungen des Unternehmens an Sauberkeit und Ordnung klarstellt. Diese klaren Regeln helfen dabei, Hygiene und Ordnung auf den Schreibtischen deiner Teammitglieder aufrechtzuerhalten und bieten einen zusätzlichen Schutz für vertrauliche Daten.

Während herkömmliche Büroeinrichtungen bereits sehr dazu ermutigen, die Schreibtische sauber zu halten, ist dies in Hot-Desk-Büros ein Muss geworden. Einen Arbeitsplatz unordentlich und schmutzig zu hinterlassen, ist keine Option mehr, denn in den nächsten Stunden oder Tagen wird sich jemand anderes auf diesen Stuhl setzen.

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Warum die Umsetzung von Regeln für die Sauberkeit im Büro in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung entscheidend ist

Wir wollen dieses Thema näher beleuchten und erklären, warum es in einem Gemeinschaftsarbeitsplatz noch wichtiger ist, auf die Sauberkeit des Schreibtisches zu achten als in einem herkömmlichen Büro.

Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen erfordert Respekt und Achtsamkeit

Nehmen wir wieder das Beispiel einer Wohngemeinschaft. Wenn Menschen sich gegenseitig nicht respektieren, schmutziges Geschirr in der Spüle stehen lassen und Haare in der Dusche hinterlassen, funktioniert dieses System nicht. Es schafft eine schlechte Atmosphäre, die Mitbewohner/innen fühlen sich nicht wohl und es kommt zu Konflikten untereinander. Genauso verhält es sich, wenn du flexible Arbeitsregelungen und ein Hot-Desking-Modell in deinem Büro einführst. Mit einer Clean Desk Policy kannst du Regeln aufstellen, die für alle gleich sind. Verfahren zur Nichteinhaltung garantieren, dass es keine einseitigen Verhaltensweisen gibt. Die Mitarbeiter/innen respektieren sich gegenseitig und achten darauf, den Schreibtisch für die Person, die ihn nach ihnen benutzen wird, sauber zu hinterlassen.

Ein sauberer und aufgeräumter Schreibtisch steigert die Produktivität und Kreativität

Es ist erwiesen, dass die Arbeit in einer sauberen und aufgeräumten Umgebung die Produktivität und Kreativität steigert^.1 Aber das ist noch wichtiger, wenn du deinen Schreibtisch mit anderen Menschen teilst. Wer will schon zur Arbeit kommen und an einem Schreibtisch sitzen, der voll mit den Habseligkeiten seiner Kollegen ist oder, noch schlimmer, mit leeren Tassen und Kaffeeflecken? Eine solche Situation wirkt sich zweifellos auf die Stimmung der Beschäftigten und ihre Fähigkeit aus, sich effektiv auf ihre Aufgaben zu konzentrieren. Auch wenn die Arbeit von zu Hause aus die Produktivität steigert, ist die Einhaltung von Regeln wie Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz unerlässlich, um die Produktivität vor Ort zu steigern.

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Ein sauberer Arbeitsplatz hält Mikroben fern und Menschen gesund

Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen erleichtert die Verbreitung von Mikroben. Aber du willst natürlich nicht, dass sich deine Mitarbeiter/innen gegenseitig anstecken, wenn sie krank sind. Idealerweise sollten sich deine Teammitglieder krankschreiben lassen oder von zu Hause aus arbeiten, wenn sie sich unwohl fühlen. Es kann jedoch vorkommen, dass sie morgens ihren Arbeitsplatz verlassen und sich im Laufe des Tages krank fühlen. Deshalb ist es wichtig, dass du Hygieneregeln für deine Hot Desks einführst, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen und Viren fernzuhalten. Fange also an, die Schreibtischreinigung zur Gewohnheit für alle zu machen!

Die Einführung klarer Richtlinien für einen sauberen Schreibtisch garantiert ein höheres Maß an Cybersicherheit

Die Sauberkeit deiner gemeinsamen Schreibtische bezieht sich nicht nur auf die Hygiene. Es bedeutet auch, dass die gemeinsamen Arbeitsbereiche von allen Ressourcen und Dokumenten gereinigt werden müssen, damit keine vertraulichen Informationen preisgegeben werden. Deshalb nennt man es auch eine "Clear Desk Policy". Beschäftigte, die sich verschiedene Schreibtische teilen, müssen sich doppelt anstrengen, um ihre Arbeitsplätze makellos zu hinterlassen. Aus Sicherheitssicht gehört dazu, dass sie keine Papiere mit vertraulichen Informationen in den Mülleimer werfen und sich vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes abmelden. Mit anderen Worten: Deine Clean-Desk-Politik muss sowohl für die physische als auch für die digitale Umgebung gelten.

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Schlüsselelemente, die du in deine Clean Desk Policy aufnehmen solltest

Der Umfang und der Zweck eines CDP

Bevor du neue Regeln und Richtlinien einführst, musst du erklären, warum du sie einführst, ihren Umfang und ihren Zweck. Das Verständnis der aktuellen Probleme und der Vorteile, die deine Beschäftigten durch die Anwendung dieser Maßnahmen haben werden, spielt eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung deines CDP.  

Erinnere sie daran, dass diese Verfahren auch für die Arbeit außerhalb des Büros gelten. Natürlich müssen Beschäftigte, die von zu Hause aus arbeiten, nicht darauf achten, ihren Schreibtisch für ihre Kollegen sauber und aufgeräumt zu hinterlassen. Dennoch muss Vertraulichkeit für sie oberste Priorität haben. Deshalb ist es wichtig, dass ihr Arbeitsplatz auch aus digitaler Sicht sauber und aufgeräumt ist.

Klare Do's und Don'ts zur Sauberkeit auf dem Schreibtisch

Dies ist das Kernstück deiner Clean Desk Policy. Die Umstellung von einem eigenen Schreibtisch auf einen gemeinsamen und täglich wechselnden Arbeitsplatz ist eine ziemliche Umstellung, an die sich deine Teammitglieder gewöhnen müssen. Die Do's und Don'ts müssen alle Fragen deiner Mitarbeiter/innen zu diesem Thema klären und eine transparente Zusammenfassung deiner Erwartungen an die Sauberkeit im Büro bieten.

Versuche, an alle Fragen zu denken, die deine Mitarbeiter/innen haben könnten, um ein Hilfsmittel bereitzustellen, das alle auf dieselbe Seite bringt und alle Zweifel und Unsicherheiten beseitigt. Das geht am besten, indem du Feedback über die Probleme sammelst, die sie mit der Sauberkeit des Desksharing haben.

Checkliste für die Clean Desk Policy

Eine Checkliste ist eine schnelle und einfache Ressource, auf die du im Zweifelsfall zurückgreifen kannst. Sie fasst zusammen, was deine Mitarbeiter/innen tun sollten, um ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle wohlfühlen.

Lade diese Checkliste herunter, damit deine Mitarbeiter sie auf ihren Schreibtischen oder Handys haben können. Bevor sie Feierabend machen und nach Hause gehen, können sie sie einfach durchgehen, um sicherzustellen, dass sie ihren Kollegen einen sauberen und einsatzbereiten Schreibtisch hinterlassen.

Du kannst auch mehrere Checklisten erstellen, eine für jede Art von Arbeitsplatz (Einzelarbeitsplätze, Besprechungsräume, Huddle Rooms usw.).

Verfahren im Falle der Nichteinhaltung

Jetzt kommt der nicht lustige, aber unvermeidliche Teil. Was passiert, wenn deine Mitarbeiter/innen immer wieder heiße Schreibtische mit übrig gebliebenen Kekskrümeln und vertraulichen Dokumenten von der Person bekommen, die sie vor ihnen benutzt hat?

Deine Clean-Desk-Richtlinie muss Protokolle für Verstöße enthalten, auch wenn wir hoffen, dass du sie nicht durchsetzen musst. Wie bereits erklärt, geht es bei der Gewährleistung einer sauberen und aufgeräumten Büroumgebung nicht nur um Hygiene. Es ist auch eine Frage der Sicherheit und des Datenschutzes. In diesem Teil der Richtlinie müssen daher ausdrücklich die Maßnahmen genannt werden, die ergriffen werden, wenn die Regeln zur Sauberkeit im Büro nicht eingehalten werden.

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Best Practices für die erfolgreiche Umsetzung deiner Clean Desk Policy

Analysiere die aktuellen Probleme mit der Sauberkeit im Gemeinschaftsbüro

Der erste Schritt besteht darin, die aktuelle Situation zu diesem Thema zu analysieren. Worüber beschweren sich deine Mitarbeiter am meisten über die Sauberkeit in einer Hot-Desk-Umgebung? Vielleicht sind dir selbst schon einige Probleme aufgefallen, als du dein Büro betreten hast.

Der beste Ansatz ist, dies gemeinsam anzugehen. Beziehe deine Teammitglieder mit ein, indem du sie um Feedback bittest. Was sind ihrer Meinung nach die wichtigsten Probleme und wie könnte man sie lösen?

Stelle es mündlich vor, kommuniziere es virtuell und teile es physisch

Wenn du alle Probleme aufgedeckt und Lösungen gefunden hast, ist es an der Zeit, deine Clean-Desk-Richtlinie zu veröffentlichen. Aber eine E-Mail wie "Hey, hier ist unsere neue Richtlinie zur Sauberkeit am Arbeitsplatz! Bitte halte dich ab jetzt daran." wird nicht ausreichen, um das Problem zu lösen. Hier ist, wie du es machen solltest.

Kommuniziere sie richtig, um sicherzustellen, dass alle deine Mitarbeiter sie lesen und in die Praxis umsetzen. Das bedeutet, dass du sie mündlich (persönlich oder digital) vorstellst, sie virtuell zugänglich machst (E-Mail, Ressourcenplattform usw.) und sie auch physisch sichtbar machst - bringe Erinnerungsschilder an einigen wichtigen Stellen in deinem Büro an. Du kannst z.B. ein Poster oder eine Checkliste mit den Richtlinien für einen sauberen Schreibtisch auf jeden Schreibtisch kleben, damit deine Teammitglieder sie nicht vergessen.

Verweise in anderen offiziellen Dokumenten darauf

Wenn du ein Hot-Desking-Konzept für dein Büro gewählt hast, hast du wahrscheinlich eine Richtlinie für hybrides Arbeiten (wenn nicht, solltest du das tun). An dieser Stelle sollte auch deine Clean Desk Policy erwähnt werden.

Wie sieht es mit dem Knigge für das Teilen von Schreibtischen aus? Habt ihr diesbezüglich eine offizielle Richtlinie aufgestellt? Eine der wichtigsten Desksharing-Etikette ist es, die Schreibtische sauber und ordentlich zu hinterlassen, also sollte dein CDP auch dort erscheinen.

Mit anderen Worten: Diese Richtlinie sollte in allen Dokumenten erwähnt werden, die sich auf das Management von Hybridarbeit und die Erfahrungen der Beschäftigten beziehen.

Mach das Drucken zur letzten Option

"Muss es gedruckt werden, oder wird es bald in den Müll geworfen?"

Bevor man mit dem Drucken beginnt, sollte diese Frage immer im Kopf auftauchen. Der Versuch, ein möglichst papierloses Büro zu schaffen, ist nicht nur ein einfacher Schritt zur Förderung der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz. Es verringert auch die Gefahr von herumliegenden Papieren und Vertraulichkeitsproblemen. Je weniger Dokumente gedruckt werden, desto geringer ist das Risiko, dass Unordnung entsteht und vertrauliche Informationen herumliegen.

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Ressourcen bereitstellen, um Ordnung und Sauberkeit im Büro zu ermöglichen

Die Theorie ist der einfachste Teil, wenn du eine neue Richtlinie einführst. Die Praxis ist oft eine andere Geschichte. Dein Teil der Arbeit endet nicht, wenn du deine brandneuen Richtlinien für einen sauberen Schreibtisch an deine Mitarbeiter/innen weitergegeben hast. Du musst auch dafür sorgen, dass sie die Ressourcen haben, um diese Regeln anzuwenden.

Das Ziel ist es, dass das Büro aufgeräumt bleibt. Aber haben deine Mitarbeiter/innen individuelle Schließfächer, um ihre Sachen zu verstauen, wenn sie sie nicht benutzen oder von zu Hause aus arbeiten?

Vorrangig geht es darum, den unerlaubten Zugriff auf vertrauliche Informationen und Dokumente zu vermeiden. Wurde dein Personal jedoch in Sachen Datensicherheit und Datenschutz geschult? 

Ziel ist es, dass jeder Schreibtisch gereinigt ist, bevor das nächste Teammitglied eintrifft. Aber hast du an jedem Arbeitsplatz ein Reinigungstuch und ein Spray platziert, damit die Mitarbeiter den Bereich abwischen können, bevor sie ihn verlassen? 

🌿 PS: Wir empfehlen, Einwegreinigungstücher zu vermeiden, wenn du einen nachhaltigen Arbeitsplatz anstrebst.

Wende deine Clean-Desk-Politik auf jeden im Unternehmen an

Wie man so schön sagt: "Geh mit gutem Beispiel voran".

Eine Politik der sauberen Schreibtische kommt allen zugute, da sie ein angenehmeres Arbeitsumfeld schafft, die Kreativität und Produktivität fördert und Mikroben und Viren vorbeugt. Es gibt keinen Grund, diese Regeln nur auf einige wenige Personen anzuwenden.

Das ist nicht nur unfair und ungleich, sondern beeinträchtigt auch die Effizienz des Unternehmens. Stelle also sicher, dass alle - von den Mitgliedern der C-Suite bis zu den Praktikanten und den Managementteams - die neuen Regeln kennen und anwenden.

Richtlinien sind Leuchttürme für alle am Arbeitsplatz und sorgen dafür, dass dein Arbeitsumfeld positiv, organisiert und effizient ist. Eine Richtlinie für saubere Schreibtische ist eines der wichtigsten Dokumente, die du einführen musst, wenn du hybrid arbeitest und dein Büro zu einem gemeinsamen Arbeitsplatz machst. Sauberkeit und Ordnung sind entscheidend, um Konflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter gerne ins Büro kommen und das Beste daraus machen.

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Quellen:

¹ Der Grund, endlich deinen Schreibtisch aufzuräumen, Harvard Business Review.