Clean Desk Policy: So schafft ihr einen angenehmen, gesunden und sicheren gemeinsamen Arbeitsplatz

Eine Clean Desk Policy (auf Deutsch: Richtlinie für einen sauberen Schreibtisch, kurz: CDP) beinhaltet Schritte zur Sicherung vertraulicher Dokumente sowie Aspekte wie das Entfernen von Krümeln, das Wegwerfen von benutzten Taschentüchern und das Abwischen des Schreibtisches vor dem Verlassen des Büros. Einen Schreibtisch zu teilen ist wie eine Wohnung zu teilen. Wenn sich alle gegenseitig respektieren und die gemeinsamen Regeln befolgen, hat ein solches Konzept viele Vorteile.  

Gehört ihr auch zu den vielen Unternehmen, die sich in den letzten Jahren für Desk Sharing und Hot Desking entschieden haben? Wie geht ihr mit Hygiene und Sauberkeit um, wenn sich mehrere Beschäftigte denselben Arbeitsplatz teilen? Sauberkeit am Arbeitsplatz hat oberste Priorität, um ein positives, gesundes und sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. 

Als Experten im Bereich hybride Workplace Experience haben wir ein paar wertvolle Empfehlungen für euch, mit denen ihr sicherzustellen könnt, dass eure Regeln für mehr Sauberkeit im Büro in eurer gemeinsam genutzten Arbeitsumgebung eingehalten werden. 

Was ist eine Clean Desk Policy?

Wie der Name schon sagt, besteht das Ziel einer Clean Desk Policy darin, dafür zu sorgen, dass eure Büroumgebung sauber bleibt. Sie dient als Orientierung für eure Mitarbeitenden, indem sie die Erwartungen des Unternehmens an Sauberkeit und Ordnung klarstellt. Klare Regeln helfen dabei, die Hygiene und Ordnung auf den Schreibtischen eurer Teammitglieder aufrechtzuerhalten und bieten einen zusätzlichen Schutz für vertrauliche Daten.

Während traditionelle Büroarbeitsmodelle bereits sehr dazu ermutigen, die Schreibtische sauber zu halten, ist dieses Thema in Hot-Desk-Büros zu einem absoluten Muss geworden. Einen Arbeitsplatz unordentlich und schmutzig zu hinterlassen, ist keine Option mehr. Denn in den nächsten Stunden oder Tagen wird sich jemand anderes auf denselben Stuhl setzen.

💜 Testet deskbird kostenlos, um euren hybriden Arbeitsplatz zu verbessern!

Warum die Einführung von Regeln für mehr Sauberkeit im Büro in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung essenziell ist

Lasst uns dieses Thema näher beleuchten und erklären, warum es an einem gemeinsam genutzten Arbeitsplatz noch wichtiger ist, auf die Sauberkeit des Schreibtisches zu achten als in einer herkömmlichen Büroumgebung.

Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen erfordert Respekt und Achtsamkeit

Nehmen wir wieder das Beispiel einer Wohngemeinschaft. Wenn Menschen sich gegenseitig nicht respektieren, schmutziges Geschirr in der Spüle stehen lassen und Haare in der Dusche hinterlassen, funktioniert dieses System nicht. Es schafft eine schlechte Atmosphäre, die Mitbewohner:innen fühlen sich nicht wohl und es kommt zu Konflikten untereinander. Genauso verhält es sich, wenn ihr flexible Arbeitsregelungen und ein Hot-Desking-Modell in eurem Büro einführt. Mit einer Clean Desk Policy könnt ihr Regeln aufstellen, die für alle gleich sind. Klare Konsequenzen bei Nichteinhaltung garantieren, dass keine einseitigen Verhaltensweisen entstehen. Die Mitarbeitenden respektieren sich gegenseitig und achten darauf, den Schreibtisch für die Person, die ihn nach ihnen benutzen wird, sauber zu hinterlassen.

Ein sauberer und aufgeräumter Schreibtisch steigert die Produktivität und Kreativität

Es ist erwiesen, dass die Arbeit in einer sauberen und aufgeräumten Umgebung die Produktivität und Kreativität steigert.¹ Das ist sogar noch wichtiger, wenn ihr euren Schreibtisch mit anderen Menschen teilt. Wer will schon zur Arbeit kommen und an einem Schreibtisch sitzen, der voll mit den Habseligkeiten der Kolleg:innen ist oder, noch schlimmer, voller leerer Tassen oder Kaffeeflecken ist? Eine solche Situation wirkt sich negativ auf die Stimmung der Beschäftigten und ihre Fähigkeit aus, sich effektiv auf ihre Aufgaben zu konzentrieren. Auch wenn die Arbeit im Homeoffice die Produktivität steigert, ist die Einhaltung von Regeln wie Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz unerlässlich, um die Produktivität vor Ort zu steigern.

🤩 Hier lernt ihr, wie ihr für mehr Produktivität sorgt, indem ihr euren Arbeitsplatz als Hotel umgestaltet!

Ein sauberer Arbeitsplatz hält Keime fern und Menschen gesund

Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen erleichtert die Verbreitung von Keimen und Bakterien. Aber ihr wollt natürlich nicht, dass sich eure Mitarbeitenden gegenseitig anstecken, wenn sie krank sind. Idealerweise sollten sich eure Teammitglieder krankschreiben lassen oder von zu Hause aus arbeiten, wenn sie sich unwohl fühlen. Es kann jedoch vorkommen, dass sie morgens ihren Arbeitsplatz verlassen und sich im Laufe des Tages plötzlich krank fühlen. Deshalb ist es wichtig, dass ihr Hygieneregeln für eure Hot Desks einführt, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen und Viren fernzuhalten. Fangt also an, die Schreibtischreinigung zur Gewohnheit für alle zu machen!

Klare Regeln für einen sauberen Schreibtisch sorgen für ein höheres Maß an Cyber-Sicherheit

Die Sauberkeit eurer gemeinsam genutzten Schreibtische bezieht sich nicht nur auf die Hygiene. Es bedeutet auch, dass die gemeinsamen Arbeitsbereiche von allen Ressourcen und Dokumenten "gereinigt" werden müssen, damit keine vertraulichen Informationen preisgegeben werden. Deshalb spricht man auch von einer "Clear Desk Policy". Beschäftigte, die sich Schreibtische teilen, müssen sich doppelt anstrengen, um ihre Arbeitsplätze makellos zu hinterlassen. Aus sicherheitstechnischer Sicht gehört dazu, dass sie keine Papiere mit vertraulichen Informationen in den Mülleimer werfen und sich vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes abmelden. Mit anderen Worten: Eure Clean Desk Policy muss sowohl für die physische als auch für die digitale Umgebung gelten.

🔐 Teilt diese 19 wichtigen Tipps für mehr Cyber-Sicherheit mit euren Beschäftigten, um ein sicheres, hybrides Arbeitsumfeld zu schaffen.

Schlüsselelemente, die in eure Clean Desk Policy gehören

Umfang und Zweck einer Clean Desk Policy

Bevor ihr neue Regeln und Richtlinien einführt, müsst ihr zunächst erklären, warum ihr sie einführt, und ihren Umfang und Zweck erläutern. Die aktuellen Probleme und Vorteile, die eure Beschäftigten durch die Anwendung dieser Maßnahmen haben werden, zu verstehen, spielt eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung eurer CDP.  

Erinnert eure Mitarbeitenden daran, dass diese Verfahren auch für die Arbeit außerhalb des Büros gelten. Natürlich müssen Beschäftigte, die von zu Hause aus arbeiten, nicht darauf achten, ihren Schreibtisch für ihre Kolleg:innen sauber und aufgeräumt zu hinterlassen. Dennoch muss Vertraulichkeit für sie oberste Priorität haben. Deshalb ist es wichtig, dass ihr Arbeitsplatz auch aus digitaler Sicht sauber und aufgeräumt ist.

Klare Dos and Don'ts zur Schreibtischsauberkeit

Das ist das Kernstück eurer Clean Desk Policy. Der Wechsel von einem eigenen Schreibtisch zu einem gemeinsamen und täglich wechselnden Arbeitsplatz ist eine ziemliche Umstellung, an die sich eure Teammitglieder gewöhnen müssen. Die Dos und Don'ts müssen alle Fragen eurer Mitarbeitenden zu diesem Thema klären und eine transparente Zusammenfassung eurer Erwartungen an die Sauberkeit im Büro bieten.

Versucht, an alle Fragen zu denken, die eure Mitarbeitenden haben könnten, um ein Hilfsmittel bereitzustellen, das alle auf denselben Stand bringt und alle Zweifel und Unsicherheiten beseitigt. Das geht am besten, indem ihr Feedback zu aufkommenden Problemen sammelt, die sie in puncto Sauberkeit beim Desk Sharing erleben.

Checkliste für eure Clean Desk Policy

Eine Checkliste ist eine schnelle und einfache Ressource, auf die ihr im Zweifelsfall zurückgreifen könnt. Sie fasst zusammen, was eure Mitarbeitenden tun sollten, um ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle wohlfühlen.

Stellt diese Checkliste zum Download bereit, damit eure Mitarbeitenden sie auf ihre Rechner oder Handys herunterladen können. Bevor sie Feierabend machen und nach Hause gehen, können sie sie einfach durchgehen, um sicherzustellen, dass sie ihren Kolleg:innen einen sauberen und einsatzbereiten Schreibtisch hinterlassen.

Ihr könnt auch mehrere Checklisten erstellen. Also eine für jede Art von Arbeitsplatz (Einzelarbeitsplätze, Besprechungsräume, Huddle Rooms usw.).

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Jetzt kommt der weniger lustige, aber unvermeidliche Teil. Was passiert, wenn eure Mitarbeitenden die Hot Desks immer wieder mit übrig gebliebenen Kekskrümeln und vertraulichen Dokumenten von der Person vorfinden, die sie vor ihnen benutzt hat?

Eure Clean Desk Policy muss Protokolle für Verstöße enthalten - auch wenn wir hoffen, dass ihr sie nicht durchsetzen müsst. Wie bereits erklärt, geht es bei der Gewährleistung einer sauberen und aufgeräumten Büroumgebung nicht nur um Hygiene. Es ist auch eine Frage der Sicherheit und des Datenschutzes. In diesem Teil der Richtlinie müssen daher ausdrücklich die Maßnahmen beschrieben werden, die ergriffen werden, wenn die Regeln zur Sauberkeit im Büro nicht eingehalten werden.

🧐 Werft einen Blick in unseren europäischen Desk-Sharing-Index, um mehr über die aktuellen Bürotrends zu erfahren!

Best Practices für die erfolgreiche Umsetzung einer Clean Desk Policy

Analysiert die aktuellen Probleme hinsichtlich der Sauberkeit im gemeinsam genutzten Büro

Der erste Schritt besteht darin, die aktuelle Situation zu diesem Thema zu analysieren. Worüber beschweren sich eure Mitarbeitenden am meisten, wenn es um die Sauberkeit in eurer Hot-Desk-Umgebung geht? Vielleicht sind euch selbst schon einige Probleme aufgefallen, als ihr das Büro betreten habt.

Der beste Ansatz ist, hier gemeinsam vorzugehen. Bezieht eure Teammitglieder mit ein, indem ihr sie um Feedback bittet. Was sind ihrer Meinung nach die wichtigsten Probleme und wie könnte man sie lösen?

Stellt sie mündlich vor, kommuniziert sie virtuell und teilt sie physisch

Sobald ihr alle Probleme identifiziert und passende Lösungen gefunden habt, ist es an der Zeit, eure Clean-Desk-Richtlinie zu veröffentlichen. Aber eine E-Mail wie "Hey, hier ist unsere neue Richtlinie zur Sauberkeit am Arbeitsplatz! Bitte haltet euch ab jetzt daran" wird nicht ausreichen, um das Problem zu lösen. Stattdessen solltet ihr lieber so vorgehen.

Kommuniziert sie richtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden sie lesen und in die Praxis umsetzen. Das bedeutet, dass ihr die Regelung mündlich (persönlich oder digital) vorstellt, sie virtuell zugänglich macht (E-Mail, Ressourcenplattform usw.) und sie auch physisch sichtbar macht - bringt Aushänge an wichtigen Stellen in eurem Büro an, um euer Team zu erinnern. Ihr könnt z.B. ein Poster oder eine Checkliste mit den Richtlinien für einen sauberen Schreibtisch an jedem Arbeitsplatz anbringen, damit eure Teammitglieder sie nicht vergessen.

Erwähnt sie in anderen offiziellen Dokumenten

Wenn ihr ein Hot-Desking-Konzept für euer Büro gewählt habt, habt ihr wahrscheinlich auch eine Hybrid-Work-Regelung (wenn nicht, solltet ihr das schnell nachholen). In diesem Dokument sollte auch eure Clean Desk Policy erwähnt werden.

Wie sieht es mit den Knigge-Regeln für Desk Sharing aus? Habt ihr diesbezüglich eine offizielle Richtlinie aufgestellt? Eine der wichtigsten Desk-Sharing-Regeln ist es, die Schreibtische sauber und ordentlich zu hinterlassen, also sollte eure CDP auch dort erwähnt werden.

Mit anderen Worten: Eure Clean Desk Policy sollte in allen Dokumenten erwähnt werden, die sich auf das Verwalten eures hybriden Arbeitsmodells und die Workplace Experience der Beschäftigten beziehen.

Behaltet euch das Ausdrucken als letzte Option vor

"Muss es ausgedruckt werden, oder wird es sowieso bald in den Müll geworfen?"

Bevor ihr irgendetwas ausdruckt, solltet ihr diese Frage immer im Kopf haben. Der Versuch, ein möglichst papierloses Büro zu schaffen, ist nicht nur ein einfacher Schritt zur Förderung der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz. Es verringert auch die Gefahr, dass Dokumente irgendwo herumliegen und es zu Problemen hinsichtliche Vertraulichkeit kommt. Je weniger Dokumente gedruckt werden, desto geringer ist das Risiko, dass Unordnung entsteht und vertrauliche Informationen offen herumliegen.

👉 Schaut euch an, wie ihr mit deskbird eure CO2-Emissionen senken könnt!

Stellt Ressourcen bereit, um Ordnung und Sauberkeit im Büro zu ermöglichen

Die Theorie ist der einfachste Teil, wenn ihr eine neue Richtlinie einführt. Die Praxis ist allerdings oft eine andere Geschichte. Eure Arbeit ist nicht damit getan, dass ihr eure brandneue Clean Desk Policy an eure Mitarbeitenden weitergegt. Ihr müsst auch dafür sorgen, dass sie die Ressourcen haben, um diese Regeln auch anzuwenden.

Das Ziel ist es, dass das Büro aufgeräumt bleibt. Aber haben eure Mitarbeitenden individuelle Schließfächer, um ihre Sachen zu verstauen, wenn sie sie nicht benutzen oder von zu Hause aus arbeiten?

Vorrangig geht es darum, den unerlaubten Zugriff auf vertrauliche Informationen und Dokumente zu vermeiden. Aber wurde euer Personal auch in Sachen Datensicherheit und Datenschutz geschult? 

Im Endeffekt geht darum, dass jeder Schreibtisch sauber ist, bevor das nächste Teammitglied eintrifft. Aber habt ihr an jedem Arbeitsplatz ein Reinigungstuch und ein Spray, damit die Mitarbeitenden den Bereich abwischen können, bevor sie ihn verlassen? 

🌿 PS: Wir empfehlen, Einwegreinigungstücher zu vermeiden, wenn ihr einen nachhaltigen Arbeitsplatz schaffen wollt.

Wendet eure Clean Desk Policy auf jeden im Unternehmen an

Wie heißt es so schön: "Geht mit gutem Beispiel voran".

Eine Clean Desk Policy kommt allen zugute, da sie ein angenehmeres Arbeitsumfeld schafft, die Kreativität und Produktivität fördert und Keimen und Viren vorbeugt. Es gibt keinen Grund, diese Regeln nur auf einige wenige Personen anzuwenden.

Das ist nicht nur unfair und schafft Ungleichheiten, sondern beeinträchtigt auch die Effizienz des Unternehmens. Stellt also sicher, dass alle - von den Mitgliedern der C-Suite bis zu den Praktikant:innen und Führungskräften - die neuen Regeln kennen und anwenden.

Richtlinien sind wichtige Orientierungshilfen am Arbeitsplatz und sorgen dafür, dass euer Arbeitsumfeld positiv, organisiert und effizient bleibt. Eine Clean Desk Policy ist eines der wichtigsten Dokumente, die ihr einführen müsst, wenn ihr ein hybrides Arbeitsmodell habt und euer Büro zu einem gemeinsamen Arbeitsplatz macht. Sauberkeit und Ordnung sind entscheidend, um Konflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass eure Mitarbeitenden gerne ins Büro kommen und das Beste daraus machen.

Bucht euch eine kostenlose Demo der deskbird-App, um zu erfahren, wie wir euch helfen können, euren hybriden Arbeitsplatz zu verwalten und die Workplace Experience eurer Mitarbeitenden zu verbessern!  

‍

Quellen:

¹The Case for Finally Cleaning Your Desk, Harvard Business Review.