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Hot-Desk-Büro: Lernt, wie ihr das Beste aus einer gemeinsamen Umgebung macht

Veröffentlicht:

18. März 2024

Aktualisiert:

19. März 2024

Verabschiede dich von deinem persönlichen, mit Erinnerungsstücken vollgestopften Schreibtisch; es ist Zeit für ein Hot-Desk-Büro. Als CRE oder Facility Manager spielst du eine entscheidende Rolle bei der Umwandlung von Büros in dynamischere, effizientere Umgebungen. Hot Desking ist deine Chance, einen Ort zu schaffen, der nicht nur die Effizienz und Flexibilität maximiert, sondern auch die Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter/innen steigert. Indem du den Raum intelligent nutzt und die Umgebung berücksichtigst, stellst du die Weichen für den Erfolg.

Da der Trend zur Telearbeit weiter zunimmt, werden Desksharing-Büros immer attraktiver. Dies bietet deinem Team die Freiheit, seinen Arbeitsplatz nach seinen täglichen Bedürfnissen zu wählen. Dieser Ansatz fördert einen lebendigen, vernetzten Arbeitsplatz, der sich den modernen Arbeitsanforderungen anpasst. Willst du umsteigen? Dann lass uns herausfinden, wie du dein Büro mit Hot Desking flexibel und innovativ gestalten kannst.

Was ist ein Hot-Desk-Büro?

Die Bedeutung eines Hot-Desk-Büros

Was ist ein Hot-Desk-Büro? Grundsätzlich sind Hot Desks flexible Arbeitsplätze, an denen sich die Beschäftigten einen Schreibtisch oder Arbeitsplatz in einem gemeinsamen Raum teilen. Das ist das Gegenteil von einem festen Schreibtisch an einem traditionellen Arbeitsplatz. Beim Flex-Desking oder Hot-Seating reserviert man einen Schreibtisch oder einen gemeinsamen Tisch für den Tag oder sogar für ein paar Stunden.

Hot Desks ersetzen zugewiesene Sitzplätze durch ein First-Come-First-Served-System, bei dem du dir deinen Schreibtisch aussuchen kannst, wann du willst. Dieser Ansatz ermöglicht eine effiziente Nutzung des Arbeitsraums und passt sich täglich den Bedürfnissen und Vorlieben der Mitarbeiter an. Es macht das Büro der Zukunft dynamischer und anpassungsfähiger an die wechselnden Bedürfnisse des Teams.

Der Unterschied zwischen Hot Desking und Hotelling

Hot Desking und Hotelling sind beide darauf ausgelegt, die Effizienz der Büroflächen zu maximieren, aber sie erfüllen unterschiedliche Bedürfnisse. Hot Desks fördern die Spontaneität und die tägliche Auswahl, da keine Reservierungen nötig sind. Ähnlich wie beim Hot Desking geht es beim Hoteling darum, einen Schreibtisch für einen längeren Zeitraum zu buchen, zum Beispiel für eine Woche oder länger. Genau das kannst du mit der deskbirdFunktion für zugewiesene Plätze tun.

Um zu entscheiden, welches Modell für dein Unternehmen am besten geeignet ist, musst du diese Unterschiede verstehen. Beide Strategien können die Flächeneffizienz verbessern, aber du solltest diejenige wählen, die zum Arbeitsstil deines Teams und zu den Anforderungen deines Unternehmens passt.

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Was sind die Vorteile eines Hot-Desk-Büros?

Hot Desking Vorteile für Unternehmen

Optimierung der Bürofläche

Hot Desking löst das häufige Problem des ungenutzten Büroplatzes. Durch das Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" passt sich dein Büro jeden Tag an die Bedürfnisse deines Teams an und sorgt dafür, dass du deinen Platz optimal nutzt. Auf diese Weise nutzt du jeden Quadratmeter deiner Räume effektiv, reduzierst tote Zonen und bringst mehr Leben an deinen Arbeitsplatz. Das bedeutet, dass du einen dynamischen und effizienten Raum schaffen musst, der den verschiedenen Aufgaben und Arten der Zusammenarbeit gerecht wird, ohne Platz zu verschwenden. Außerdem kann es helfen, Unordnung zu minimieren und deinen Arbeitsplatz ästhetisch ansprechender zu gestalten.

Senkung der Kosten

Die Umstellung auf ein Hot-Desk-Büro kann dir eine Menge Geld sparen. Mit einem geringeren Platzbedarf pro Mitarbeiter/in kannst du entweder in ein kleineres Gebäude umziehen oder den vorhandenen Raum besser nutzen, ohne zusätzliche Fläche zu benötigen. Durch diese Flexibilität sinken die Miet-, Energie- und Wartungskosten. 

Mit weniger Möbeln und Ausrüstung sparst du auch einige Kosten. Das bedeutet, dass du dein Budget strategischer ausgeben und in Dinge investieren kannst, die das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter/innen oder das Geschäftswachstum fördern. Dazu können Investitionen in Technologie oder bessere ergonomische Möbel gehören, die die körperliche Belastung deiner Mitarbeiter/innen verringern.

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Menschen arbeiten am gemeinsamen Tisch
Menschen arbeiten am gemeinsamen Tisch

Ein agiles Bürolayout zur Steigerung der Produktivität

Der Hot-Desking-Ansatz fördert eine flexiblere Büroaufteilung, was die Produktivität deutlich steigert. Hier haben die Mitarbeiter die Freiheit, sich zu bewegen und offen zusammenzuarbeiten. So können sie Silos aufbrechen und ein dynamisches Arbeitsumfeld fördern.  

Als Facility- oder CRE-Manager ist es deine Aufgabe, Arbeitsbereiche zu gestalten, die sowohl Einzel- als auch Gruppenarbeit unterstützen. Büroumgebungen helfen dir, das Beste aus deinen Mitarbeitern herauszuholen. Außerdem passen sich agile Layouts schnell an veränderte Geschäftsanforderungen an, damit dein Arbeitsplatz reaktionsschnell und innovativ bleibt. 

Vorteile eines Desksharing-Büros für Arbeitnehmer

Anpassen des Arbeitsbereichs an die Art der Aufgaben

Desksharing passt die Arbeitsplätze an die Aufgaben an, die du brauchst. Mit Hot Desking können deine Mitarbeiter/innen die richtige Umgebung für ihre aktuelle Arbeit wählen, egal ob sie alleine arbeiten, mit anderen zusammenarbeiten oder in einem ruhigen Raum Brainstorming betreiben. 

Diese Art von Anpassungsfähigkeit an deine Arbeit kann zu besseren Leistungen und einer größeren Arbeitszufriedenheit führen. Deine Aufgabe als Betriebsleiter/in ist es, dafür zu sorgen, dass deine Mitarbeiter/innen das richtige Umfeld haben, um erfolgreich zu sein.

Einfachere Zusammenarbeit und Interaktion bei der Ankunft vor Ort

Das Tolle am Desksharing ist, dass es die Zusammenarbeit und Interaktion zwischen den Kolleginnen und Kollegen vereinfacht. Durch die Wahl des Sitzplatzes können sich die Beschäftigten in der Nähe von Teammitgliedern oder Abteilungen aufhalten, mit denen sie an einem bestimmten Tag zusammenarbeiten. 

Diese Nähe kann zu spontaneren Besprechungen und Kooperationen führen, die Silos aufbrechen und eine kohärentere Gruppendynamik fördern. So wird dein Büro zu einem Zentrum der Aktivität und des Austauschs, wo Ideen frei fließen und die Zusammenarbeit mühelos gefördert wird.

Sich in einem agilen und mitarbeiterorientierten Arbeitsumfeld weiterentwickeln

Die Einführung von Hot Desking ist ein Schritt in Richtung einer agileren und mitarbeiterorientierten Arbeitsumgebung, in der die Freiheit, die Kreativität und die Ideen deines Teams über alles gestellt werden. Durch den Wegfall der statischen Sitzordnung fördert Hot Desking ein dynamisches Umfeld. Wenn sich die Menschen bewegen und in verschiedenen Räumen arbeiten, sind sie verschiedenen Reizen und Perspektiven ausgesetzt, was die Kreativität fördert. 

Die spontane Zusammenarbeit mit verschiedenen Teammitgliedern an verschiedenen Tagen fördert neue Gespräche und den Austausch von Ideen, die an einem festen Arbeitsplatz nicht möglich wären. Das kommt deinen Mitarbeitern zugute und hat direkte Auswirkungen auf dein Unternehmen. Das ist definitiv eine Win-Win-Situation!

Wie verwandelst du deinen traditionellen Arbeitsplatz in ein Desksharing-Büro?

Analysiere die aktuelle Nutzung der Bürofläche

Um deine Büroraumnutzung zu analysieren, solltest du zunächst die Belegung der verschiedenen Bereiche mit Sensoren oder Check-in-Software erfassen. Zeichne dann deine Arbeitsbereiche auf, um zu sehen, welche Bereiche stark frequentiert und welche nicht genutzt werden. Schließlich solltest du Feedback-Tools oder Umfragen einsetzen, um die Vorlieben und Bedürfnisse deiner Mitarbeiter/innen zu ermitteln. Nutze diese Daten, um deine Hot-Desking-Strategie anzupassen, Ressourcen umzuverteilen und Räume so umzugestalten, dass sie den tatsächlichen Nutzungsmustern entsprechen. Ermutige deine Mitarbeiter, Probleme mit dem Zugang oder der Büronutzung zu melden.

Diskutiere mit deinen Mitarbeitern über ihre Erwartungen an den physischen Arbeitsplatz

Deine Beschäftigten sind diejenigen, die den Raum jeden Tag nutzen, daher ist ihr Beitrag von unschätzbarem Wert. Führt Diskussionen oder Umfragen durch, um ihre Erwartungen, Vorlieben und Bedenken bezüglich der Umstellung auf ein Desk-Sharing-System zu erfahren. Dieses Feedback ist wichtig, um einen Arbeitsplatz zu schaffen, der nicht nur deine Unternehmensziele erfüllt, sondern auch die Arbeitserfahrung deines Teams unterstützt und verbessert. Die frühzeitige Einbindung deiner Mitarbeiter/innen fördert das Gefühl der Eigenverantwortung und die Begeisterung für das neue Bürokonzept.

Gestalte dein Büro so um, dass es den Hot-Desking-Prinzipien entspricht

Mit den Erkenntnissen aus deiner Raumanalyse und dem Feedback deiner Mitarbeiter ist es an der Zeit, deine Büroeinrichtung zu überarbeiten. Bei der Neugestaltung sollten Flexibilität, Zusammenarbeit und Effizienz im Vordergrund stehen, mit verschiedenen Zonen für unterschiedliche Arbeitsweisen und Aufgaben. Integriere technische Lösungen, die Hot Desking erleichtern, wie z. B. Buchungssysteme für Arbeitsplätze und Besprechungsräume. Eine gut durchdachte Einrichtung, die die Prinzipien des Hot Desking berücksichtigt, kann deinen Arbeitsplatz in eine dynamische und anpassungsfähige Umgebung verwandeln.

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Offenes Bürokonzept mit Hot Desks

Behalte die Analyse deines Arbeitsplatzes im Auge, um mögliche Verbesserungen zu erkennen

Sobald dein Desk-Sharing-Büro eingerichtet ist, solltest du seine Leistung mithilfe von Arbeitsplatzanalysen kontinuierlich überwachen. Tools wie die App deskbird können wertvolle Daten zur Raumnutzung, zu Spitzenzeiten und zu den Vorlieben der Mitarbeiter/innen liefern. Nutze diese Informationen, um dein Layout, deine Richtlinien oder die verfügbaren Ressourcen anzupassen. Die regelmäßige Überprüfung der Daten stellt sicher, dass dein Arbeitsplatz mit den Bedürfnissen und Erwartungen deines Teams übereinstimmt, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung und Zufriedenheit mit deiner Hot Desking-Umgebung führt.

Wie kannst du einen reibungslosen Ablauf und ein hohes Maß an Effizienz in einer Hot-Desk-Umgebung aufrechterhalten?

Analysiere die potenziellen Gefahren, die vor dir liegen

Bevor du mit Hot Desking beginnst, solltest du mögliche Probleme mit dem Layout deines Büros identifizieren. Als Facility Manager ist es wichtig, ein Auge auf potenzielle Probleme, wie z.B. Terminkonflikte, zu haben. Überfüllte oder verlassene Bereiche wirken sich auf den Arbeitsablauf und die Atmosphäre aus. Du kannst dich auf diese Herausforderungen vorbereiten, indem du die Raumnutzung und -verteilung proaktiv überprüfst. Vergewissere dich, dass der Raum den Vorlieben deines Teams entspricht, indem du eine Mischung aus gemeinschaftlichen und individuellen Bereichen einrichtest. Du kannst die Anordnung im Laufe der Zeit verfeinern, indem du regelmäßig auswertest, wie Schreibtische, Besprechungsräume und Ressourcen genutzt werden. 

Sicherstellen, dass jeder Zugang zu Grundausrüstung und Ressourcen erhält

In einer Hot-Desk-Umgebung ist es wichtig, dass jeder Zugang zu den grundlegenden Dingen wie Steckdosen hat. Stell dir vor, du kommst mit deinem Kaffee an und bist bereit, den Tag zu beginnen, aber du kannst deinen Laptop nirgends anschließen. Frustrierend, oder? Es liegt in deiner Verantwortung, dafür zu sorgen, dass das Wesentliche für alle in Reichweite ist. Das bedeutet, dass es genügend Steckdosen, Ladegeräte und WLAN gibt, das nicht abbricht, wenn du den Schreibtisch wechselst. 

Dieser Aspekt geht über die bloße Handlichkeit hinaus. Es geht darum, deinem Team das zur Verfügung zu stellen, was es braucht, um jeden Tag effizient zu arbeiten und zu arbeiten. Niemand sollte Zeit mit der Suche nach einer Steckdose verschwenden müssen, wenn er bereit ist, seine Aufgaben zu erledigen.

Erwäge die Einführung einer BYOD-Richtlinie

Du erwägst eine Bring Your Own Device (BYOD)-Regelung? Das ist eine kluge Entscheidung für Hot Desking. Wenn du deinem Team erlaubst, ihre persönlichen Geräte zu benutzen, kann das den Komfort und die Effizienz steigern. Denk aber daran, dass nicht alles glatt läuft. Du musst an die Sicherheit denken und sicherstellen, dass deine IT-Einrichtung auf dem neuesten Stand ist. Das Ziel? Dein Netzwerk sicher zu halten und gleichzeitig das Leben für alle einfacher zu machen. Wenn du dieses Gleichgewicht richtig hinbekommst, bleibt dein Büro flexibel und deine Mitarbeiter bleiben zufrieden und produktiv, ohne dass du etwas verpasst.

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Mann arbeitet am Schreibtisch
Mann arbeitet am heißen Schreibtisch

Denke daran, dass die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen nicht für jeden Arbeitnehmer geeignet ist

Hot Desking passt vielleicht nicht zu allen Arbeitsstilen deiner Teammitglieder. Manche brauchen ihren eigenen Platz, an dem sie Bilder von ihrem Hund aufhängen oder ihre Glückspflanze aufstellen können. Hier geht es nicht um eine Einheitsgröße, sondern darum, Optionen zu bieten. Vielleicht solltest du ein paar eigene Schreibtische für diejenigen einrichten, die auf Beständigkeit Wert legen. Auf diese Weise stellst du sicher, dass die Arbeitsvorlieben aller berücksichtigt werden und die Arbeitsmoral und Produktivität deiner Mitarbeiter/innen hoch bleibt. Diese durchdachte Mischung aus flexiblen und festen Schreibtischen schafft eine integrative Umgebung und macht deinen Arbeitsplatz für alle zugänglich und effektiv.

Erstelle eine Hot-Desk-Richtlinie mit zu befolgenden Regeln und bewährten Verfahren

Die Einführung einer Hot-Desk-Politik ist wie die Festlegung der Grundregeln für einen gemeinsamen Sport. Jeder muss wissen, wie man fair spielt. Du solltest die Grundlagen abdecken: wie man hinter sich aufräumt, den Platz mit anderen teilt usw. Der Knigge für den gemeinsamen Schreibtisch ist wichtig. Das ist das Regelwerk, mit dem du Schluckauf vermeiden kannst. Wenn sich alle Teammitglieder an die Regeln halten, kann dein Hot-Desking-System gedeihen und sowohl die Atmosphäre als auch die Leistung deines Arbeitsplatzes verbessern. Dieser Ansatz verhindert potenzielle Konflikte und fördert das Gemeinschaftsgefühl und die kollektive Verantwortung. So wird dein Büro zu einem Musterbeispiel für Produktivität und Positivität.

Verwende eine Hot Desking App wie deskbird

Lust auf Hot Desking? Mit deskbird, deiner App für die Verwaltung flexibler Arbeitsplätze, ist das ein Kinderspiel. Wir machen den gesamten Prozess nahtlos, nicht nur die Suche nach einem Platz. Dank der Integrationen synchronisiert sich deskbird mit deinen bestehenden Systemen wie MS Teams, Slack und deinen Kalender-Apps, damit alles reibungslos läuft. Mit Echtzeit-Updates darüber, wer da ist und was gerade passiert, wird die Planung deiner Woche oder die Buchung des perfekten Tisches zum Kinderspiel. Überlasse deskbird die Logistik, damit du dich auf die Arbeit konzentrieren kannst, die wichtig ist.

Mit einem Hot-Desk-Büro wird dein Unternehmen zu einem Zentrum der Effizienz und Zusammenarbeit und spiegelt die Entwicklung des modernen Arbeitsplatzes wider. Eine sorgfältige Raumplanung, klare Richtlinien und der Einsatz intelligenter Tools wie deskbird fördern die Produktivität und unterstützen unterschiedliche Arbeitsweisen. Sei flexibel, kommuniziere regelmäßig und strebe auf dem Weg zu einem Desksharing-Büro nach kontinuierlichen Verbesserungen. Sei offen für Veränderungen, höre deinem Team zu und verfeinere deinen Ansatz, um ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder entfalten kann. Lass uns dein Unternehmen zu einem Ort machen, der die heutigen Herausforderungen im Büro meistert und sich auf die Zukunft vorbereitet. Um zu verstehen, wie unsere Software deinem Unternehmen und deinen Mitarbeitern helfen kann, erfolgreich zu sein, fordere eine kostenlose Demo der deskbird App an und entdecke unsere erstaunlichen Funktionen für moderne Belegschaften!

Hot-Desk-Büro: Lernt, wie ihr das Beste aus einer gemeinsamen Umgebung macht

Paulyne Sombret

Paulyne ist eine hoch angesehene Expertin für hybrides Arbeiten. Sie ist bekannt für ihre Schriften über Nachhaltigkeit im hybriden Büro, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitererfahrung. Mit einem starken Hintergrund in den Bereichen Content und SEO erforscht sie in ihrer Arbeit die spannenden Trends und neuesten Entwicklungen in der Arbeitswelt.

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