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Eigene Schreibtische: Solltet ihr welche in eurem hybriden Arbeitsumfeld haben?

Veröffentlicht:

8. Februar 2024

Aktualisiert:

9. Februar 2024

Kommen einige deiner Beschäftigten zu dir und sagen: "Früher war es besser", nachdem du zu einem geteilten und flexiblen Arbeitsplatz gewechselt hast? Es ist schwer, es allen recht zu machen. Die Optimierung und Schaffung eines moderneren Büroraums bedeutet jedoch nicht, dass deine Teammitglieder keinen eigenen Schreibtisch mehr haben können.

In manchen Fällen kann es sehr sinnvoll sein, ein paar feste Schreibtische in deinem Arbeitsumfeld zu behalten. Ja, die Zukunft des Büros ist flexibel und passt sich den Bedürfnissen und Aufgaben deiner Beschäftigten an. Die Menschen können ihren Arbeitsort täglich oder mehrmals am Tag wechseln , wenn sie das möchten. 

Von einzelnen Schreibtischen bis hin zu Gemeinschaftsbereichen und Besprechungsräumen können sie dank Hot Desking und Raumbuchungssoftware wie deskbird wählen, was am besten zu ihnen passt. Aber um 100% agil und mitarbeiterorientiert zu sein, musst du auch berücksichtigen, dass manche Menschen nicht jedes Mal, wenn sie ins Büro kommen, in einem anderen Raum arbeiten wollen.

Wir wollen uns die Vor- und Nachteile ansehen, die es mit sich bringt, wenn deine Kolleginnen und Kollegen einen eigenen Schreibtisch haben und wie du in einer hybriden Arbeitsumgebung das Beste daraus machen kannst.

Was ist ein eigener Schreibtisch?

Fest zugeordnete Schreibtische, auch "zugewiesene Schreibtische" oder "feste Schreibtische" genannt, sind eine Art der Sitzordnung, die in traditionellen Arbeitsbereichen und offenen Büroumgebungen üblich ist. Im Gegensatz zu einem Hot-Desking-Modell, bei dem deine Mitarbeiter/innen alle verfügbaren Schreibtische buchen, sind feste Schreibtische in der Regel für die ausschließliche Nutzung durch eine bestimmte Person reserviert. 

Dieses System bietet den Nutzern einen festen Arbeitsplatz, an dem sie ihre Ausrüstung und ihr Hab und Gut abstellen können, ohne den Raum am Ende eines jeden Tages aufräumen zu müssen. In einer hybriden Arbeitsumgebung können fest zugeordnete Schreibtische eine gute Balance zwischen der Flexibilität von Hot Desking und der persönlichen Gestaltung traditioneller Büroeinrichtungen sein. Sie bieten ein Gefühl von Beständigkeit und einen festen Platz, an dem man sich in einem gemeinsam genutzten und agilen Büro konzentrieren kann.

Was ist der Unterschied zwischen einem Hot Desk und einem festen Arbeitsplatz?

Vorteile und Nachteile von Hot Desking

Die Vorteile des Hot-Desking-Modells

In den letzten Jahren hat die flexible Arbeitsplatzstrategie "Hot Desking" aufgrund ihrer vielfältigen Vorteile an Zugkraft gewonnen und viele Unternehmen dazu gebracht, dieses Modell zu übernehmen. Falls du diese Vorteile noch nicht kennst, hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Hot Desking für Arbeitnehmer und Unternehmen bietet:

  • Es maximiert den Platz und die Kosten: Flexible Sitzordnungen ermöglichen eine Verkleinerung der Bürofläche und minimieren die Gemeinkosten.
  • Es fördert die Zusammenarbeit: Der Wechsel des Arbeitsortes fördert die Interaktion zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen.
  • Es erhöht die Flexibilität: Ein agiles Bürolayout bietet den Beschäftigten die Kontrolle darüber, wo sie an einem bestimmten Tag arbeiten, je nach ihren Aufgaben und Vorlieben.
  • Es regt die Kreativität und Produktivität an: Hot Desking eröffnet den Beschäftigten durch den Wechsel der Nachbarn neue Perspektiven.
  • Weniger Unordnung: Nicht zugewiesene Schreibtische fördern einen aufgeräumten Arbeitsplatz und sorgen für mehr Ordnung.

Außerdem haben die steigende Nachfrage nach Flexibilität am Arbeitsplatz und der Wunsch nach einem dynamischeren, kollaborativen Umfeld Hot Desking zu einer attraktiven Option für verschiedene zukunftsorientierte Unternehmen gemacht. Dank dieser Büroform können sie ihre Ressourcen optimieren und ihre Unternehmenskultur beleben.

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Frau am Schreibtisch mit Becher in den Händen
Angestellte arbeiten von einem eigenen Schreibtisch aus

Die Nachteile von Hot Desks

Doch wie jedes Modell und trotz der Beliebtheit von Hot Desking gibt es auch hier einige Nachteile. Zum Beispiel: 

  • Der Zugang zu persönlichem Raum fällt weg: Die Beschäftigten vermissen vielleicht ein "Zuhause" am Arbeitsplatz, in dem sie ihre Sachen lassen und sich anpassen können.
  • Das kann zu Terminkonflikten führen: Es kann schwierig sein, während der Stoßzeiten einen freien Schreibtisch oder einen Arbeitsplatz zu finden, an dem deine Mitarbeiter unter optimalen Bedingungen arbeiten können.
  • Es kann zu Hygieneproblemen führen: Gemeinsame Schreibtische können Hygieneprobleme verursachen, wenn sie nicht gut verwaltet werden.

Die gute Nachricht ist, dass die Appdeskbird eine Lösung für diese Nachteile von Hot Desking bietet. Sie ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre Arbeitsplätze im Voraus zu buchen, wodurch Terminkonflikte vermieden werden und jeder seinen Tag sicher planen kann. Die App geht auch auf die Bedenken bezüglich des persönlichen Raums und der Routine ein, indem sie es den Arbeitnehmern ermöglicht, ihren bevorzugten Arbeitsplatz auszuwählen, was ein Gefühl der Kontrolle und der Selbstbestimmung beim Hot Desking fördert.

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Vor- und Nachteile eines eigenen Schreibtisches

Die Vorteile eines eigenen Schreibtisches

In der flexiblen Arbeitswelt von heute kann ein eigener Raum von unschätzbarem Wert sein. Hier kommt das Konzept eines festen Schreibtisches ins Spiel. Ein fester Schreibtisch bietet auch einige Vorteile, darunter:

  • Er kann individuell gestaltet werden: Mit einem eigenen Schreibtisch haben die Beschäftigten die Möglichkeit, ihren Arbeitsbereich selbst zu gestalten. Sie können Bilder, Pflanzen oder sogar ergonomische Geräte aufstellen, um die Produktivität und den Spaß an der Arbeit zu steigern.
  • Es bietet Beständigkeit: Jedes Mal, wenn sie vor Ort sind, kehren sie in denselben Raum zurück und haben so ein stabiles Arbeitsumfeld, was die tägliche Routine und Produktivität fördert.
  • Es stärkt das Cyber-Risikomanagement: Die Beschäftigten müssen sich keine Sorgen machen, dass sie ihre Sachen liegen lassen, wenn der Schreibtisch nur ihnen gehört.
  • Es verkürzt die Einrichtungszeit: Für deine Mitarbeiter/innen kann das Wissen, dass sie einen Raum mit allen Materialien zur Verfügung haben, ihre Arbeitsabläufe optimieren und einen effizienteren Arbeitstag ermöglichen.

 

Letztendlich kombiniert ein flexibler Sitzplan mit zugewiesenen Plätzen Struktur mit Freiheit und steigert so die Zufriedenheit und Produktivität der Beschäftigten. Davon profitieren vor allem diejenigen, die Wert auf Beständigkeit legen oder mit sensiblen Informationen umgehen. Und schließlich kannst du damit deine Fähigkeit unterstreichen, dich an unterschiedliche Arbeitsvorlieben anzupassen.

Die Nachteile eines festen Schreibtisches

Ein eigener Schreibtisch hat zwar seine Vorteile, aber es gibt auch Nachteile, die dich davon abhalten könnten, ausschließlich dieses Modell zu wählen: 

  • Es bringt höhere Bürokosten mit sich: Dedizierte Schreibtische benötigen mehr Bürofläche als Hot Desks, was zu höheren Immobilienkosten führt.
  • Er nimmt die Flexibilität: Feste Schreibtische schränken die Möglichkeit ein, sich an schwankende Mitarbeiterzahlen und an die Vorlieben der Fernarbeit anzupassen.
  • Weniger Interaktion: Wenn deine Mitarbeiter nur von einem Arbeitsplatz aus arbeiten, können sie weniger miteinander in Kontakt treten, was sich negativ auf die Zusammenarbeit und die Möglichkeiten zur Vernetzung auswirken kann.
  • Das führt zu Platzmangel: Wenn du nur bestimmte Schreibtische in deinem Büro hast, kann das zu Platzverschwendung führen, wenn die Mitarbeiter abwesend sind oder aus der Ferne arbeiten.

Diese Nachteile verdeutlichen, warum eine reine Schreibtischanordnung nicht unbedingt die klügste Entscheidung ist, wenn es dir um Kosteneffizienz, Produktivität und Flexibilität geht. Ein optimaler Arbeitsplatz umfasst eine Mischung aus verschiedenen Sitzmöglichkeiten, um sowohl die Interaktionsmöglichkeiten als auch die Raumnutzung zu maximieren.

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Schreibtisch mit Laptop
Spezieller Schreibtisch

Wie bestimmst du, wie viele Schreibtische dein Arbeitsplatz braucht?

1. Analysiere, wie viel deines Arbeitsplatzes du für feste Schreibtische reservieren kannst

Um zu wissen, wie viele Schreibtische in deinem Büro zur Verfügung stehen sollten, musst du als Facility- und Corporate Real Estate (CRE)-Manager die Raumkapazität genauestens analysieren. Diese Analyse umfasst die Bewertung der aktuellen Büroaufteilung, die Betrachtung der Gesamtfläche und die Berücksichtigung wichtiger Räume wie Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche und erforderliche Wege. 

Dein Ziel ist es, einen Ausgleich zwischen den räumlichen Beschränkungen und dem Bedarf an bestimmten Arbeitsplätzen zu schaffen. Auf diese Weise stellst du sicher, dass du den Raum optimal nutzt, ohne ihn zu überfüllen oder zu wenig zu nutzen. Diese strategische Planung ist wichtig, um ein effizientes und produktives Umfeld zu schaffen, das den betrieblichen Anforderungen des Unternehmens und den Erwartungen der Beschäftigten gerecht wird.

2. Untersuche mit Hilfe deiner Arbeitsplatzanalyse, wie deine Mitarbeiter den Büroraum nutzen

Um die optimale Anzahl von Schreibtischen für ein Büro zu ermitteln, musst du auch die aktuelle Büronutzung untersuchen. Das bedeutet, dass du einen genauen Blick auf die Arbeitsplatzanalyse werfen solltest, um Nutzungsmuster aufzudecken, z. B. ob bestimmte Mitarbeiter/innen gewöhnlich denselben Arbeitsplatz buchen. Das Erkennen dieser Trends kann als erster Indikator für den potenziellen Bedarf an festen Schreibtischen dienen. 

Außerdem liefert die Überwachung der Häufigkeit und Kontinuität der Raumbuchungen durch Einzelpersonen verwertbare Erkenntnisse. So kannst du abschätzen, wie viele Schreibtische du brauchst, um deine Teams effektiv zu unterstützen. 

Dieser fundierte Ansatz stellt sicher, dass die Zuteilung der Schreibtische mit den tatsächlichen Vorlieben und Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter übereinstimmt. Auf diese Weise entwirfst du auch ein maßgeschneidertes und effizientes Bürolayout, das deine Mitarbeiter glücklich, zufrieden und produktiv macht.

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3. Überprüfe mit deinem Team, ob diese Analyse ihre tatsächlichen Bedürfnisse widerspiegelt

Bei der Bestimmung der richtigen Anzahl von Schreibtischen in einem Büro geht es nicht nur um Zahlen. Als Facility- und CRE-Manager solltest du auch einen sinnvollen Dialog mit deinen Mitarbeitern führen. Ja, die Daten aus der Arbeitsplatzanalyse geben einen ersten Eindruck von der Büronutzung und den Bedürfnissen und Gewohnheiten deiner Teammitglieder. Es ist jedoch wichtig, dass du diese Erkenntnisse mit den tatsächlichen Bedürfnissen und Vorlieben deiner Mitarbeiter abgleichst. 

Indem du mit deinen Kolleginnen und Kollegen sprichst, stellst du sicher, dass die aus den Nutzungsmustern abgeleiteten Schlussfolgerungen auch wirklich zu ihren Arbeitsabläufen und Komfortbedürfnissen passen. Dieser kollaborative Ansatz stellt sicher, dass die Entscheidungen des Managements mit den Anforderungen der Belegschaft übereinstimmen und fördert so eine Büroumgebung, die sowohl datengestützt als auch menschenzentriert ist. Die Einbeziehung des Feedbacks der Beschäftigten schließt die Lücke zwischen den Analysen und der realen Zufriedenheit und führt zu einer maßgeschneiderten und effektiven Strategie für die Zuweisung von Arbeitsplätzen.

Zwei Frauen arbeiten im Büro
Arbeitskollegen an eigenen Schreibtischen

Wie verwaltest du diese Arbeitsbereiche in einem hybriden System?

Verwende eine Raumverwaltungssoftware wie deskbird 

Um deine agile Arbeitsumgebung reibungslos zu gestalten und den Mix aus Hot Desks, dedizierten Schreibtischen, kollaborativen Arbeitsbereichen, Besprechungsräumen und so weiter zu bewältigen, ist die Implementierung einer benutzerfreundlichen Raumverwaltungssoftware wie deskbird entscheidend. Unser Tool ist mehr als nur eine Software zur Buchung von Schreibtischen und Räumen. Es ist eine wichtige Ressource für Manager und Arbeitnehmer.

Ihre Rolle ist nicht nur wichtig, um die verschiedenen Sitzordnungen zu verwalten, sondern auch, um ein positives Mitarbeitererlebnis zu gewährleisten und wichtige Daten zu sammeln, um deinen physischen Arbeitsplatz kontinuierlich zu verbessern. Mit "verbessern" meinen wir, dass du den Raum optimal nutzt, dass er den Bedürfnissen deiner Teammitglieder entspricht und dass du Möglichkeiten zur Kosteneinsparung findest. 

Konzentriere dich auf die Optimierung und nutze deinen Raum intelligent

Du kannst deinen Mitarbeitern eigene Schreibtische auf Vollzeitbasis zuweisen. Wenn deine Mitarbeiter/innen jedoch in einem hybriden Arbeitsmodell arbeiten, kann es sein, dass sie ihren eigenen Schreibtisch nicht täglich von 9 bis 17 Uhr nutzen. Warum solltest du diesen Platz dann leer lassen, wenn er nicht genutzt wird? Mit der Funktion "zugewiesener Schreibtisch" auf deskbird kann der Administrator einen Schreibtisch für ein Teammitglied zu bestimmten Zeiten blockieren.

Alba könnte dich zum Beispiel bitten, ihr einen Schreibtisch am Fenster und in der Nähe der Cafeteria zuzuweisen. Aber sie kommt nur dienstags, donnerstags und freitags vormittags. Den Rest der Woche ist dieser Arbeitsplatz frei. Du kannst ihn in deiner Schreibtischbuchungs-App deskbird zur Verfügung stellen, damit andere Kollegen ihn nutzen können. Sie können ihn sogar zu ihrem eigenen Schreibtisch machen, wenn die Plätze verfügbar sind. Mit dieser Lösung kann Jena diesen schönen Platz jeden Montag nutzen.

Stelle sicher, dass jeder den Knigge für den gemeinsamen Schreibtisch kennt

Wenn du die oben genannte Methode verwendest, haben deine Mitarbeiter keinen eigenen Schreibtisch, der zu 100 % ihnen gehört. Deshalb können sie ihre Sachen und Geräte dort nicht abstellen. Damit dieses System funktioniert und für alle Beteiligten angenehm ist, sind Richtlinien für den Umgang mit dem Schreibtisch unerlässlich. Sie gewährleisten einen nahtlosen Übergang und sorgen für einen respektvollen, organisierten Arbeitsplatz.

Wenn zum Beispiel Jena montags den Schreibtisch Nummer 4 besetzt und Alba dienstags, sollten beide den Schreibtisch nach der Benutzung aufräumen. Das bedeutet, dass persönliche Gegenstände und sensible Dokumente sicher aufbewahrt und verstellbare Komponenten (wie Monitorständer oder Stühle) wieder in eine Standardposition gebracht werden müssen. Wenn jeder diese Regeln kennt, können Konflikte vermieden, der gegenseitige Respekt gefördert und ein professionelles Umfeld aufrechterhalten werden. Denke daran, dass eine effektive Kommunikation dieser Standards der Schlüssel zum Erfolg flexibler Büroraumgestaltung ist. Sie fördern das Gefühl der kollektiven Verantwortung und der Sorge um die gemeinsamen Ressourcen.

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Überprüfe regelmäßig die Nutzung deiner speziellen Schreibtische

Die regelmäßige Überprüfung der Nutzung von festen Arbeitsplätzen ist eine wichtige Maßnahme, um sicherzustellen, dass ein Büroraummodell sowohl mit den Zielen des Unternehmens als auch mit den sich verändernden Bedürfnissen der Mitarbeiter/innen übereinstimmt. Wenn sich Teamstrukturen, Projektanforderungen und die Dynamik der Belegschaft im Laufe der Zeit ändern, kann es sein, dass die einst optimale Strategie für die Zuweisung von Schreibtischen dem Unternehmen nicht mehr nützt. 

Regelmäßige Analysen können Nutzungsmuster aufzeigen, zu wenig oder zu stark genutzte Bereiche hervorheben und neue Vorlieben oder Anforderungen der Mitarbeiter/innen erkennen. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Büroausstattung an veränderte Umstände anzupassen. Auf diese Weise können sie ein produktives Umfeld schaffen, das den aktuellen Arbeitsstil widerspiegelt und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen steigert. Ein anpassungsfähiges Raummanagement ist daher entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz und die Förderung einer reaktionsfähigen Bürokultur.

So wie sich die Dynamik deines Unternehmens weiterentwickelt, sollte auch die Gestaltung deines Arbeitsplatzes angepasst werden. Denke daran, dass sich sowohl die Bedürfnisse der Beschäftigten als auch die Ziele des Unternehmens im Laufe der Zeit ändern können. Daher ist es sehr empfehlenswert, die Strategie für den eigenen Arbeitsplatz regelmäßig zu überprüfen. So sorgst du nicht nur für eine menschenorientierte Arbeitsumgebung, die sich an die sich ändernden Anforderungen deines Teams anpasst, sondern stellst auch sicher, dass du das richtige Layout hast, um die Produktivität zu steigern und deine Bürokosten zu optimieren. 

Nimm die Flexibilität an und bleibe proaktiv. Das ist der Schlüssel zu einem florierenden Arbeitsplatz, der die Vorteile aller Arten von Arbeitsplätzen voll ausschöpft, von Hot Desks über feste Schreibtische bis hin zu Besprechungsräumen. Klingt das zu anspruchsvoll, um es umzusetzen und zu koordinieren? Teste die deskbird App kostenlos und finde heraus, wie unsere Schreibtischbuchungssoftware dich dabei unterstützt, eine moderne und agile Arbeitsumgebung nahtlos zu verwalten!

Paulyne

Paulyne ist Spezialistin für hybride Arbeitsformen und schreibt über Nachhaltigkeit, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrungen.

Eigene Schreibtische: Solltet ihr welche in eurem hybriden Arbeitsumfeld haben?