Wie könnt ihr dank der bewährten Verfahren des hybriden Arbeitsmodells eure Kosten senken?

Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass sie die Bürokosten um 30 % senken können, indem sie einfach flexible Arbeitsregelungen zulassen und die besten Praktiken für ein hybrides Arbeitsmodell übernehmen. Aber 82 % der CFO stimmen zu, dass hybrides Arbeiten ein günstigeres Geschäftsmodell ist. Wenn Unternehmen die richtige Strategie verfolgen und sich ernsthaft bemühen, diese neue Art des Arbeitens umzusetzen, übertreffen die Ergebnisse ihre Erwartungen bei weitem. Dabei muss jeder von oben bis unten eine Rolle spielen.

Wie kann also ein "Arbeiten von überall und zu jeder Zeit"-Modell euch helfen, eure Unternehmenskosten zu senken? Es gibt so viele Aspekte, die berücksichtigt werden sollten, einige sind offensichtlicher und einige haben einen längerfristigen ROI (Return On Investment) als andere. Der Schlüssel liegt darin, die Prioritäten zu setzen, die am meisten Sinn machen und sich als Erstes auf euer Budget auswirken. 

Von der Raumoptimierung bis hin zur Cybersicherheit und Arbeitsplatzerfahrung haben wir die effizientesten Maßnahmen zurKostensenkung in einer hybriden Arbeitsumgebung geprüft.

Untersucht den Belegungsgrad und die Nutzung eurer flexiblen Büroflächen

Immobilien und damit verbundene Kosten wie Energierechnungen sind die effizientesten und beliebtesten Bereiche, in denen man bei der Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell Geld sparen kann. Ihr wollt euer Büro jedoch nicht zu sehr verkleinern und am Ende mit einer frustrierten und unzufriedenen Belegschaft dastehen. 

Um klug vorzugehen, müsst ihr zunächst die Daten prüfen und feststellen, wie die Mitarbeitenden den physischen Arbeitsplatz nutzen. Zu den wichtigsten Fragen gehören:

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• Wie hoch ist euer Belegungsgrad? 
• Welche Arbeitsbereiche werden am meisten verlangt (Einzelarbeitsplätze, Besprechungsräume, Bereiche für die Zusammenarbeit usw.)?
• Welches ist das Hauptverkehrsmittel eurer Mitarbeitenden? 
• Wie zufrieden sind eure Teammitglieder mit der Büroumgebung und den Funktionalitäten?

All diese Informationen lassen sich aus den Daten ablesen, die mit den von euch verwendeten Arbeitsplatztechnologien und den Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit erhoben werden. Mit der richtigen Bürogröße und einem auf die Mitarbeitenden ausgerichteten Layout sinken eure Miet-, Versorgungs- und sonstigen Kosten.

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Durchführung eines Benchmarking der besten Tools und Lösungen für hybride Arbeitsmodelle

Flexible Arbeitspraktiken nehmen zu, und damit auch die Technologie. Der Markt für Technologien für den hybriden Arbeitsplatz boomt, und Unternehmen sehen sich täglich einer größeren Auswahl an Tools gegenüber. Es ist von entscheidender Bedeutung, die am besten geeigneten digitalen Lösungen zu finden, um die Bedürfnisse einer hybriden Belegschaft zu erfüllen. Sie fördern nicht nur eine höhere Produktivität und eine bessere Zusammenarbeit, sondern unterstützen Unternehmen auch bei der Verwaltung von Arbeitsplätzen und der Optimierung von Kosten. Eine Schreibtischbuchungsplattform wie deskbird ermöglicht es zum Beispiel, Hot Desking dank unseres Arbeitsplatzreservierungssystems effizient umzusetzen. Auf der einen Seite buchen die Mitarbeitenden den Arbeitsplatz, den sie benötigen, sowie einen Parkplatz, wenn sie mit dem Auto anreisen. Auf der anderen Seite haben Facility- und Finanzfachleute Zugang zu Arbeitsplatzanalysen. Diese Daten sind entscheidend für die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und die Senkung der Kosten durch die Optimierung der Büroflächen.

Ein regelmäßiges Benchmarking der verschiedenen verfügbaren Ressourcen ist unerlässlich. So könnt ihr feststellen, ob ihr richtig vorbereitet seid, um ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmodell zu fördern. Außerdem habt ihr so die Möglichkeit, bessere Optionen für euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden zu finden. Vielleicht stellt ihr fest, dass ihr einige eurer derzeitigen Arbeitsmittel durch neue ersetzen können, so dass euer Team eine bessere Leistung erbringen und ihr gleichzeitig die Ausgaben für die Ausrüstung senken könnt.

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Überprüft eure Ausrüstung und arbeitet mit der Technik zusammen

Wenn ihr zum Hybridmodus übergeht, entspricht eure Ausrüstung möglicherweise nicht mehr den Erwartungen eurer Mitarbeitenden. So sind beispielsweise Software und Hardware vor Ort möglicherweise nicht mehr so relevant wie früher. Daher könnt ihr die digitale Transformation durch den Wechsel zu cloudbasierten Lösungen unterstützen. Diese erfüllen nicht nur die Anforderungen einer hybriden Belegschaft, sondern helfen euch auch, eure Kosten zu senken, da sie billiger sind und weniger Wartung erfordern als Geräte vor Ort.

Auch das BYOD-Konzept (Bring Your Own Device) gewinnt immer mehr an Bedeutung. Warum sollten Mitarbeitende einen Laptop oder Desktop im Büro und einen weiteren zu Hause benötigen? Für manche Arbeitsplätze reicht ein Computer aus. Diese Methode ermöglicht es euch, Kosten zu senken und gleichzeitig mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen zu fördern.

Der Punkt ist, dass die Einführung eines flexiblen Arbeitsmodells Ihr Arbeitsumfeld völlig umgestaltet. Die Menschen haben begonnen, den physischen Arbeitsplatz als einen Raum zu betrachten, in dem sie sich mehr auf die Zusammenarbeit als auf individuelle Aufgaben konzentrieren. Daraus ergeben sich neue Erwartungen, z. B. der Bedarf an moderner Technologie und digitalen Ressourcen. Es ist wichtig, dass ihr eure Ausrüstung überprüft und wisst, welche technischen Mittel euch helfen können, eine florierende hybride Arbeitsumgebung zu schaffen.

Erhöht das Budget für Cybersicherheit an eurem hybriden Arbeitsplatz

Ob mit oder ohne BYOD-Richtlinie, Remote-Arbeitspraktiken erhöhen die Risiken von Datenlecks und Cyberangriffen. Darüber hinaus nutzen Mitarbeitende persönliche Geräte und verbinden sich häufiger mit dem öffentlichen WIFI als bei der Arbeit im Büro. Obwohl dieser Artikel darauf abzielt, euch die besten Methoden zum Einsparen von Geld in einer hybriden Arbeitsumgebung vorzustellen, empfehlen wir euch, mehr in die Cybersicherheit zu investieren. Wir bestehen auf dem Wort "investieren".

Der Schutz eurer Daten sollte ganz oben auf eurer Prioritätenliste stehen. Ein Datenleck oder eine Datenschutzverletzung kann euer Unternehmen im schlimmsten Fall teuer zu stehen kommen, was hoffentlich nie passieren wird. Im Jahr 2025 könnte der Preis für Cyberkriminalität bis zu 10,5 Billionen Dollar betragen, so der Cybersecurity Ventures' 2022 Official Cybercrime Report. 

Um zu verhindern, dass eure Daten in die falschen Hände geraten, ist es daher unerlässlich, Geld in hochleistungsfähige Tools zu investieren und die besten Talente für das Cybersicherheitsmanagement einzustellen. An dem Tag, an dem euer Unternehmen Ziel eines Cyberangriffs wird, wird die Investition in die Sicherheit eurer hybriden Arbeitskräfte eine der besten Entscheidungen sein, die ihr je getroffen habt.

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Richtet eure Aufmerksamkeit auf das Wohlbefinden und die Gesundheit eurer Mitarbeitenden

Bei den bewährten Praktiken des hybriden Arbeitsmodells geht es nicht nur um die Optimierung des Büroraums und die Senkung der Energierechnungen. Zum Beispiel hat das Burnout von Mitarbeitenden seit einigen Jahren zugenommen. Während Millennials und die Generation Z die größten demografischen Gruppen am Arbeitsplatz darstellen, sind sie auch am stärksten von psychischen Problemen betroffen. Teammitglieder, die unter Arbeitsdepressionen leiden, können euer Budget erheblich beeinträchtigen. Burnout beeinflusst die Produktivität und Leistung. Die Betroffenen brauchen möglicherweise eine Pause, um diese schwierige Phase zu überstehen und wieder gesund zu werden. Infolgedessen können sich Projekte verzögern. Möglicherweise müsst ihr jemanden einstellen, der die Betroffenen während ihres Krankheitsurlaubs ersetzt, was ebenfalls unerwartete Kosten verursacht. Darüber hinaus kann es zu einer höheren Fluktuation kommen, da Burnout-Mitarbeitende möglicherweise nicht mehr zurückkehren und kündigen. 

Das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeitenden sind nicht so offensichtlich wie die Verkleinerung der Büroflächen. Dennoch ist dies ein Bereich, in dem hybride Arbeitsformen ebenfalls Auswirkungen haben. Obwohl sie meist positiv ist, kann sie auch schädlich sein, wenn sie nicht berücksichtigt wird. 

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Konzentration auf andere finanzielle Fallstricke, die nichts mit Unternehmensimmobilien oder Technologie zu tun haben

Wie wir gerade gezeigt haben, sind die finanziellen Fallstricke nicht immer dort, wo man sie vermutet. Ja, die Anmietung eines Büroraums, der für 100 Mitarbeitende geplant ist, wenn nur 40 Personen täglich vor Ort sind, ist ein Verlust an Geld. Aber auch andere Bereiche, die nichts mit Immobilien oder Technologie zu tun haben, können einen großen Teil des Jahresbudgets verschlingen. Durch das Sammeln von Daten und die Suche nach den Bereichen, in denen das Unternehmen am meisten ausgibt, könnt ihr eine auf euer Unternehmen zugeschnittene Kosteneinsparungsstrategie entwickeln. Haben die Krankmeldungen zugenommen, seit eure Mitarbeitende häufiger von zu Hause aus arbeiten? Wenn ja, versucht herauszufinden, warum. Es könnte sein, dass sie sich am Arbeitsplatz abgehängt und einsam fühlen, was zu einer schlechten psychischen Gesundheit führt. Sie können auch von ihrem Küchentisch aus arbeiten, 8 Stunden am Tag auf einer Bank sitzen und Rückenprobleme entwickeln. In diesem Fall, aber auch als präventive und menschenzentrierte Maßnahme, ist die Investition in Lösungen für Mitarbeitererfahrung und Wohlbefinden von grundlegender Bedeutung. Sie verringern das Risiko, dass Arbeitnehmende geistig oder körperlich unfit sind, und erhöhen gleichzeitig die Chancen auf eine zufriedene und produktive Belegschaft.

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👉 Lest diesen Artikel, um mehr über den starken Zusammenhang zwischen Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität zu erfahren.  

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Macht Feedback und Gespräche zu einer zentralen Säule eurer Strategie zur Kostensenkung 

Nicht zuletzt könnt ihr auch ein Treffen mit Führungskräften aus anderen Abteilungen organisieren, um zu besprechen, wo ihrer Meinung nach die Hybridarbeit kritische Auswirkungen auf die Finanzen des Unternehmens hat. Jedes Team hat seine Probleme, und gemeinsam könnt ihr die kritischsten Bereiche herausfinden, die ihr angehen müsst, um euer Budget deutlich zu verbessern. Einige Managenden könnten euch zum Beispiel sagen, dass sich die Teammitglieder darüber beschweren, dass sie zu viele Online-Tools haben und dass einige davon nie genutzt werden. Hier bietet sich die Gelegenheit, Technologiekosten einzusparen und in Zusammenarbeit mit den IT-Abteilungen neue digitale Lösungen zu finden, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden besser entsprechen. Die Analyse von Zahlen ist unerlässlich, aber das Sammeln von Feedback und der Raum für Diskussionen sind grundlegende Praktiken, um eine florierende und kosteneffiziente Arbeitsumgebung zu entwickeln. Es bringt eine menschliche Note, schafft ein Gefühl der Verbundenheit am Arbeitsplatz und öffnet den Weg für neue Ideen. 

Die wichtigste Erkenntnis ist, dass man bei den Ausgaben für Immobilien und Unternehmenstechnologie über den Tellerrand schauen sollte. Der Schlüssel liegt darin, die Erfahrungen und Meinungen der Kolleg:innen zu berücksichtigen, um mögliche finanzielle Fallstricke zu erkennen und gleichzeitig datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Die Verkleinerung von Büroräumen ist eine gängige Sparmaßnahme für Unternehmen, die auf flexible Arbeitsmethoden umstellen. Doch die Auswirkungen der hybriden Arbeit gehen über die eigenen vier Wände hinaus. Die Kostenoptimierung gilt auch für eure digitale Landschaft. Und nicht zuletzt solltet ihr auch die weniger offensichtlichen Aspekte berücksichtigen, z. B. die Auswirkungen einer gesunden und zufriedenen Belegschaft auf eure Finanzen.

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Quellen: 

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• Hybridarbeit Kosteneinsparungen, Raummanager;
• Maximale Kosteneinsparungen durch Mobil- und Hybridarbeit, Vena Solutions.

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