Hybrider Arbeitsplatz: das beste Arbeitsmodell

Der Wechsel vom Home-Office zum Arbeiten vor Ort ist für alle Unternehmen, die mitarbeiterorientiert sind und die Zukunft der Arbeit gestalten wollen, zur Norm geworden. Unternehmen werden immer vertrauter mit flexiblen Arbeitsvereinbarungen. Doch die Transformation zu einem hybriden Arbeitsplatz geschieht nicht über Nacht. 

Ist euer physischer Büroraum zukunftssicher und bereit für diese neue Vision der Arbeit? Wie managt ihr ein hybrides Team? Welche Lösungen für hybride Arbeitsplätze können euch bei diesem Übergang unterstützen? 

Einige Unternehmen haben versucht, die alte Arbeitsweise wieder einzuführen und haben von ihren Mitarbeitenden verlangt, dass sie vollständig ins Büro zurückkehren. Für junge Generationen von Arbeitnehmenden ist die Flexibilität der Arbeit jedoch ein nicht verhandelbarer Aspekt ihres Berufslebens. Um wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben, haben Arbeitgebende keine andere Wahl, als sich diesem neuen Trend anzuschließen.

Als Experten für flexible Arbeitsumgebungen geben wir in diesem Artikel einen klaren Einblick in die hybride Arbeitsweise, die Best Practices und Tipps für das Management hybrider Teams. Mit diesen wichtigen Informationen könnt ihr die hybride Arbeitsweise und ihre Vorteile besser einschätzen. 

Besseres Verständnis für hybride Arbeitsplätze schaffen

Die Definition eines hybriden Arbeitsplatzes

Ein hybrider Arbeitsplatz ist ein Arbeitsmodell, das auf einer "Work from anywhere"-Politik basiert. Die meiste Zeit arbeiten Mitarbeitende entweder von zu Hause oder im Büro. Sie können aber auch von einem "dritten Arbeitsplatz" aus arbeiten. Diese letzte Option bedeutet, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsort frei wählen können, ob es sich nun um ein Café in München oder ein Airbnb in Griechenland handelt.

Die Gründe, warum es so beliebt ist

Hybride Arbeitsplätze wurden beliebt, als sich die Covid-19-Pandemie verbesserte und Unternehmen begannen, ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro zu holen. Mitarbeitende, die gezwungen waren, während der Lockdowns von zu Hause aus zu arbeiten, erkannten die Vorteile von Remote-Arbeit. Doch der persönliche Kontakt und der Verlust der Verbundenheit zum Arbeitsplatz führten dazu, dass sie wieder vor Ort arbeiten wollten. Wie könnten sie also von den Vorteilen der Remote-Arbeit und der Arbeit im Büro profitieren? Indem sie eine hybride Arbeitsweise mit einer "Work from anywhere"-Politik einführen.

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Beispiele für hybride Arbeitsplätze

Wie in unserem Guide über hybride Arbeitsmodelle erläutert, könnt ihr eine hybride Arbeitsweise auf verschiedene Weise umsetzen. Entscheidend ist, dass ihr eure Unternehmensbedürfnisse und vor allem die Bedürfnisse eurer Teammitglieder genau kennt und berücksichtigt. Je nach euren Erkenntnissen und der Kultur eures Unternehmens kann ein hybrider Wochenplan anders aussehen:

• fix (hybride Split-Woche, wochenweises Modell usw.);
• Büro-first;
• remote-first;
• nach Belieben.

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🙌 deskbird Tipp: Die Mitarbeiterzentrierung wird zu einem entscheidenden Aspekt für Arbeitnehmende; ein mitarbeiterzentrierter Ansatz wird euch zum Erfolg verhelfen.

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Statistiken über hybride Arbeitsplätze

Was sagen Statistiken über die Erwartungen der Arbeitnehmenden aus

Experten beobachten die Entwicklung der modernen Arbeitsformen. Die folgenden Statistiken geben Aufschluss über die Erwartungen der Arbeitnehmenden an hybride Arbeitsformen:

• 55% der Arbeitnehmenden möchten mindestens drei Tage in der Woche zu Hause oder an einem dritten Arbeitsplatz arbeiten.¹
• 59% der Bewerbenden sind eher bereit, eine Stelle mit Remote-Arbeitsmöglichkeiten anzunehmen als eine ohne diese Möglichkeit.¹
• 84% der weltweit Beschäftigten geben an, dass ihr Unternehmen im Jahr 2022 auf ein hybrides Arbeitsmodell umgestellt hat, im Vergleich zu 54% im Jahr 2021.²

Was sagen Daten über finanzielle Auswirkungen von Hybridarbeit aus

Einer der Hauptvorteile eines hybriden Arbeitsplatzes ist seine positive Auswirkung auf die Finanzen des Unternehmens und der Mitarbeitenden. Von der Optimierung des Arbeitsplatzes über die Einsparung von Rechnungen bis hin zur Senkung der Personalkosten - hybrides Arbeiten wirkt sich in mehrfacher Hinsicht positiv auf die Bankkonten aller Beteiligten aus. Hier sind die wichtigsten Daten zu diesem Thema:

• Die Mitarbeiterfluktuation geht in Unternehmen mit Remote-Arbeitsmöglichkeiten um 12% zurück.¹
• Unternehmen sparen im Durchschnitt bis zu $11.000 pro Jahr für jeden remoten Teilzeitmitarbeitenden.³
• 82% der CFOs halten hybride Arbeitsplätze für ein günstigeres Geschäftsmodell.³
• Hybride Unternehmen können bis zu 30% der Bürokosten einsparen, wie unser Hybridbüro-Rechner und unsere Studie über Lösungen zur Kostensenkung in Büros zeigen. 

Was sagen Hybridarbeits-Statistiken über die Präferenz von Generationen aus

Wenn ihr mit einer Mehrgenerationenbelegschaft arbeitet, müsst ihr die Bedürfnisse der einzelnen Generationen kennen. Was erwarten die Baby-Boomer, die Generation X, die Millennials und die Generation Z, wenn es um hybrides Arbeiten geht?

• 13,9% der Baby-Boomer und der Generation X, 13% der Millennials und 12,7% der Generation Z wollen gerne nur im Büro arbeiten.
• 28,3% der beiden ältesten Generationen am Arbeitsplatz, 34,5% der Millennials und 42,2% der jüngsten Generation würden gerne 1 oder 2 Tage pro Woche remote arbeiten.
• 36,4% der zwischen 1946 und 1980 Geborenen, 37,8% der zwischen 1981 und 1996 Geborenen und 30,4% der nach 1997 und vor 2012 Geborenen wollen 3 oder 4 Tage pro Woche zu Hause bleiben.
• 21,4% der Baby-Boomer und der Generation X, 14,7% der Millennials und 14,7% der Generation Z wollen gerne Vollzeit remote arbeiten.

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👉 In unserem Artikel über Millennials und Gen Z erfahrt ihr, was die beiden jüngsten Generationen am Arbeitsplatz auszeichnet und wie ihr sie zum Erfolg führen könnt! 

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Richtet einen erfolgreichen hybriden Arbeitsplatz mit diesen drei Schritten ein

1. Findet die Bedürfnisse eures hybriden Unternehmens und eurer Belegschaft heraus

Identifiziert Positionen, die remote erledigt werden können

Für einige Stellen ist das Arbeiten aus der Ferne entweder unmöglich oder eine Herausforderung. Aus diesem Grund ist die Anpassung eures Arbeitsmodells von grundlegender Bedeutung, um Stress und Unzufriedenheit in eurem Team zu vermeiden. Analysiert nach und nach die verschiedenen Rollen und die damit verbundenen Aufgaben. Redet mit euren Mitarbeitenden und holt deren Meinung ein, bevor ihr entscheidet, ob Remote-Arbeit eine gute Alternative ist. 

Findet die Präferenzen eurer Mitarbeitenden heraus

Einige Teammitglieder ziehen es vor, nur einen Tag pro Woche zu Hause zu arbeiten, während andere zwei Tage in der Woche bevorzugen und wieder andere sogar mehr. Das ist eine wichtige Information, die ihr berücksichtigen solltet. Versucht, die Präferenzen eurer Mitarbeitenden zu erfassen und dann ein System zu finden, das für alle funktioniert und alle glücklich macht. Oft ist es am besten, sich für ein mitarbeiterzentriertes Modell zu entscheiden und die Arbeitszeiten nach eigenem Ermessen festzulegen. Ihr könnt von euren Mitarbeitenden immer noch verlangen, dass sie sich mindestens einmal pro Woche persönlich treffen. Für den Rest der Woche könnt ihr sie jedoch frei entscheiden lassen.

Bewertet des Layout eures Arbeitsbereichs (nochmal)

Wenn ihr an eurem Arbeitsplatz mehr Flexibilität zulasst, ändert sich der Purpose eurer Büroräume drastisch. Nicht alle Mitarbeitenden sind jeden Tag vor Ort, und es kann vorkommen, dass euer Arbeitsplatz nur noch halb oder gar nicht mehr besetzt ist. Auch die Nutzung des Arbeitsplatzes ändert sich. Mitarbeitende nutzen die Gelegenheit, sich persönlich zu treffen, eher um kollaborative Arbeit zu machen, anstatt individuelle Aufgaben zu erledigen. Aufgrund des Rückgangs der Bürobelegungsrate und der neuen Vision der Büronutzung ist eine Neubewertung und Anpassung des Layouts eures Arbeitsplatzes unerlässlich. 

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2. Wählt die richtigen technischen Lösungen für hybride Arbeitsplätze aus

Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation

Unabhängig davon, ob eure Teammitglieder im Büro oder von zu Hause aus arbeiten, sollte ihr Arbeitsort keinen Einfluss auf ihre Interaktion und Produktivität haben. Eine hybride Arbeitsumgebung ist ohne die Unterstützung durch hybride Arbeitsplatztechnologie und den Einsatz der richtigen Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation selten erfolgreich. Zum Beispiel hilft euch eine Schreibtischbuchungssoftware wie deskbird bei der Verwaltung eures hybriden Arbeitsplatzes und fördert die Teamarbeit dank unserer Wochenplanungsfunktion. Auf einen Blick können Mitarbeitende die Wochenpläne ihrer Kolleg:innen sehen. Sie können dann einen Tag auswählen, an dem sie sich vor Ort treffen möchten, und unsere Raumbuchungsoption nutzen, um sicherzustellen, dass sie den benötigten Arbeitsbereich haben. 

Cloud-basierte Speicher- und File-Sharing-Plattformen

Wenn eure Mitarbeitende remote arbeiten, müssen sie auf alle benötigten Informationen so zugreifen können, als ob sie vor Ort wären. Um diese Anforderung zu erfüllen, gibt es effiziente Online-Ressourcen wie cloudbasierte Speicher- und File-Sharing-Plattformen. Sie ermöglichen es Teammitgliedern, von jedem Ort und zu jeder Zeit über jedes Gerät mit Internetanschluss auf Dokumente und Daten zuzugreifen und diese gemeinsam zu nutzen. Darüber hinaus bieten sie kosteneffiziente und skalierbare Lösungen für Unternehmen jeder Größe, da sie eine teure Speicherinfrastruktur vor Ort überflüssig machen und flexible, nutzungsabhängige Preismodelle bieten. Am wichtigsten ist es, eure Bedürfnisse und die eurer Mitarbeitenden zu ermitteln. Dann könnt ihr die Lösung wählen, die sie im Arbeitsalltag am besten unterstützt. 

Maßnahmen zur Cybersecurity

Wenn Mitarbeitende von verschiedenen Standorten aus arbeiten und mit unterschiedlichen Geräten auf Unternehmensdaten und -systeme zugreifen können, erhöhen sich diese Risiken ebenfalls. Daher ist die Sicherung eurer Inhalte wichtiger denn je, um Cyberangriffe zu verhindern und sensible Informationen zu schützen. Zu den Cybersicherheitslösungen gehören Firewalls, Antivirensoftware, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung. Sie können die Hilfe von Unternehmen in Anspruch nehmen, die auf diesen Bereich spezialisiert sind. Sie sichern eure Netzwerke, Tools und Daten, um euer Unternehmen vor Bedrohungen wie Malware, Phishing und Ransomware zu schützen.

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3. Priorisiert eine transparente Kommunikation und Vertrauen

Legt klare Erwartungen für Mitarbeitende im Büro und remote fest

Gute Kommunikation war schon immer ein zentraler Bestandteil einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Die Zunahme der Remote-Arbeit hat Unternehmen jedoch gezwungen, die Art und Weise der Kommunikation zwischen Mitarbeitenden zu überprüfen. Die Arbeit von verschiedenen Standorten aus erhöht das Risiko von Missverständnissen oder schlechter Kommunikation. Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass ihre Teammitglieder über die richtigen Tools verfügen, um effizient zu interagieren, klare Erwartungen zu formulieren und transparent zu sein. Wird dieser wichtige Aspekt nicht beachtet, kann die Leistung sinken, die Frustration steigen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sinken.

Setzt auf Vertrauen und Verantwortlichkeit

Da sie sie nicht täglich persönlich sehen und mit ihnen interagieren können, neigen Führungskräfte dazu, Mitarbeitende in einem hybriden Arbeitsumfeld zu kontrollieren. Während einer der Hauptzwecke und Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes darin besteht, die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu stärken und ihre Bedürfnisse zu erfüllen, machen die psychologischen Auswirkungen von Mikromanagement alles zunichte. Das Vertrauen in eure Mitarbeitenden und die Förderung vertrauensvoller Beziehungen zwischen ihnen ist für das Gedeihen einer hybriden Belegschaft unerlässlich. Auch wenn man sich nicht jeden Tag im Büro sieht, bedeutet das nicht, dass man sich vor der Übernahme von Verantwortung drücken sollte. Eure Teammitglieder sollten für ihre Handlungen rechenschaftspflichtig bleiben, und das solltet ihr auch. 

Fördert einen informellen Austausch und teambildende Aktivitäten

Die Aufrechterhaltung der Verbundenheit am Arbeitsplatz und echter Beziehungen kann schwieriger werden, wenn alle Mitarbeitenden von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Um das in eurem Unternehmen zu verhindern, empfehlen wir dringend, informelle Interaktionen zu fördern und teambildende Aktivitäten zu integrieren. Seht euch unsere Teambonding-Ideen  an, die ihr Indoor, Outdoor, und in hybriden Arbeitsumgebungen online umsetzen könnt. Es mag sich zunächst wie eine "nette" Sache anhören, aber die Förderung von Teambuilding ist für Unternehmen essentiell. Sie geben Mitarbeitenden nicht nur die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen, sondern verbessern auch die Zusammenarbeit, fördern das Vertrauen und stärken den Zusammenhalt.

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👉 Weitere nützliche Tipps findet ihr in unserem Artikel über Best Practices für die Verwaltung von Remote-Teams!

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Wir hoffen, dass dieser Artikel dazu beiträgt, dass ihr besser versteht, was ein hybrider Arbeitsplatz bedeutet, wie euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden davon profitieren und wie ihr eine hybride Arbeitsweise erfolgreich einrichten könnt. Mit einem mitarbeiterzentrierten Ansatz habt ihr alle Chancen, das Beste aus der hybriden Arbeitsweise herauszuholen. Analysiert euren Arbeitsplatz, hört auf die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden, und seid offen für die Trends der Zukunft der Arbeit. Seid ihr auf der Suche nach einem benutzerfreundlichen Tool für die Verwaltung eurer hybriden Büroflächen und Mitarbeitenden? Fragt eine kostenlose Demo der deskbird App an und entdeckt, wie einfach es sein kann!

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¹ 30 ESSENTIAL HYBRID WORK STATISTICS [2023]: THE FUTURE OF WORK, Zippia.

² 2023 STATE OF THE REPORT, Akumina.

³CFOs see hybrid work as a cost-cutting opportunity, Fortune.