Office Space Management: Macht das Beste aus eurem Arbeitsplatz

Die meisten CRE-Profis haben ein gemeinsames Ziel, wenn es um das Management von Büroräumen geht. Sie wollen eine Arbeitsumgebung schaffen, die ihre Unternehmenswerte widerspiegelt, die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden steigert und den Bedürfnissen der modernen Belegschaft entspricht. Natürlich ist auch die Optimierung der Kosten ein wichtiger Aspekt.

Raummanagement basiert immer auf denselben Grundpfeilern: Analyse, Umsetzung und Nachverfolgung. Sie untersuchen verschiedene Aspekte wie den Energieverbrauch, die Büronutzung und -belegung, die Erfahrungen der Mitarbeitenden, die eingesetzte Technik und so weiter. 

Ihre Aufgabe ist es dann, Ziele festzulegen und Raummanagementtechniken umzusetzen. Bei diesem Prozess berücksichtigen die CRE-Spezialisten die Bedürfnisse der Unternehmen und der Beschäftigten, um den physischen Arbeitsplatz optimal zu nutzen. 

Die Arbeitswelt entwickelt sich schnell weiter. Neue Arbeitsweisen blühen auf, und die moderne Technologie entwickelt sich noch schneller. Deshalb ist es unerlässlich, die Säulen des Büroflächenmanagements, seine Vorteile und die grundlegenden Schritte zu verstehen, um deine Ziele erfolgreich zu erreichen. In diesem Artikel findest du alle Informationen, die du bei der Verwaltung deines Arbeitsplatzes immer im Hinterkopf haben solltest.

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Die drei Kernsäulen des Büroflächenmanagements

Analyse der aktuellen Situation und Zielplanung 👀

Bevor du damit beginnst, irgendeinen Aspekt deines Arbeitsplatzes zu verändern, musst du die aktuelle Situation verstehen. Wo gebt ihr das meiste Geld aus? Wie nutzen deine Teammitglieder den Büroraum? Entspricht er ihren Bedürfnissen? Wie sieht die finanzielle Situation des Unternehmens aus und wie viel Budget steht dir zur Verfügung? Und so weiter.

Um all diese Daten zu erhalten, kannst du:

• Umfragen unter den Beschäftigten durchführen; 
• Treffen mit anderen Managern (Facility, HR, Finanzen, IT, etc.) organisieren;
• Analysen der Raumnutzung, des Energieverbrauchs, der Mitarbeiterzufriedenheit, etc. durchführen;
• deine Arbeitsplatzanalysen überprüfen.

Sobald du alle nötigen Daten gesammelt hast, kannst du mit der Raumplanung beginnen und das beste Modell für deine Bedürfnisse erstellen. Zu den modernen Raumplanungsmodellen gehören Activity-Based Working (ABW), agile Arbeitsplätze und Hot Desking. 

Umsetzung effizienter und effektiver Veränderungen 🗓️

Sobald du deine Stärken und Schwächen bestimmt hast, ist es Zeit zu handeln! Du kennst jetzt deine Ziele und hast die besten Raummanagementstrategien geplant, um sie zu erreichen. Nehmen wir an, dein Ziel ist es, bis zum nächsten Jahr den Energieverbrauch zu senken und für mehr Nachhaltigkeit im Büro zu sorgen. Es ist an der Zeit, den Rest der Belegschaft daran teilhaben zu lassen und in die nötigen Werkzeuge und Geräte zu investieren.

Die Umsetzung geschieht nicht über Nacht: Sie ist ein fortlaufender Prozess. 

Erstens deckt sie mehrere Aspekte des Arbeitsplatzes ab, und man kann nicht alles auf einmal machen. Es ist immer besser, sich auf ein Ziel auf einmal zu konzentrieren und erfolgreich zu sein, als alles auf einmal zu tun und zu scheitern. 

Zweitens können unerwartete Ereignisse und Ergebnisse eintreten. Das führt uns zum letzten, aber nicht unwichtigsten Teil des Raummanagements: die Nachverfolgung.

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Datenverfolgung und Anpassung der Strategie für das Raummanagement 📈

Der dritte Aspekt des Büroraummanagements zeigt dir, ob du die richtigen Entscheidungen getroffen hast, ob sie sich auszahlen oder ob du Anpassungen vornehmen musst. Die Raummanagement-Technologie hilft dir, Daten zu verfolgen und deine Raummanagement-KPIs im Blick zu behalten. Mit anderen Worten: Haben die Änderungen, die du vorgenommen hast, die erwarteten Auswirkungen? Eine konsequente Überwachung ist der Schlüssel. Sie ermöglicht es dir, Probleme zu erkennen, deine Pläne anzupassen und die Situation so schnell wie möglich zu verbessern.

Auch hier ist es wichtig, Feedback von deinen Mitarbeitenden einzuholen, denn sie sind diejenigen, die den Arbeitsplatz nutzen. Sie sind am besten in der Lage, dir zu sagen, was in Bezug auf Design, Ablauf, Effizienz usw. funktioniert und was nicht.

Die Vorteile der Implementierung von Raummanagementtechniken

Optimiert den Büroraum

Eines der Hauptziele des Büroraummanagements ist es, den physischen Arbeitsplatz zu verbessern. Dazu gehört, dass du den vorhandenen Platz nutzt und gleichzeitig sicherstellst, dass die Gestaltung und das Layout deiner Arbeitsumgebung den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen. 

Die Rolle des Büros wird nicht immer so sehr beachtet, wie es sein sollte. Dabei spielt es eine wichtige Rolle für verschiedene Aspekte wie das Arbeitsklima, das Wohlbefinden, die Produktivität und vieles mehr. Außerdem trägt die Raumoptimierung dazu bei, den Arbeitsablauf reibungsloser und effizienter zu gestalten. Durch den Einsatz von Raummanagementtechniken kannst du all diese Aspekte verbessern.

Reduziert Kosten

Als CRE-Manager ist es eine deiner obersten Prioritäten, die Bürokosten zu senken, nicht wahr? Um das zu erreichen, ist das Büroflächenmanagement ein Muss. Dank einer gründlichen und regelmäßigen Datenanalyse kannst du deine wichtigsten Ausgaben ermitteln und effiziente Lösungen finden, um sie zu minimieren. Vielleicht hast du zum Beispiel die Vorteile der Fernarbeit erkannt, wie viele Unternehmen weltweit während der Pandemie. Daher hast du beschlossen, flexible Arbeitsmodelle beizubehalten. Diese Veränderung wirkt sich direkt auf deine Büronutzung aus. Wenn du den Büroflächenbedarf deiner hybriden Belegschaft analysierst, kannst du datengestützte Anpassungen vornehmen, um Verluste bei den Immobilienkosten zu vermeiden.

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Verstärkt die Unternehmenskultur

Investitionen in das Büroflächenmanagement sind für Unternehmen, die einen mitarbeiterzentrierten Ansatz verfolgen und sich auf die Schaffung einer positiven Unternehmenskultur konzentrieren, von zentraler Bedeutung. Wie bereits erwähnt, sollte der Arbeitsplatz die Erwartungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllen. Wenn er das tut, fühlen sich die Menschen wohl. Warum? Wie? 

Es gibt viele Erklärungen, unter anderem die Tatsache, dass:

• Der Arbeitsbereich ist so gestaltet, dass er die Zusammenarbeit und Interaktion fördert.
• Ein effizientes Raummanagement sorgt für einen reibungslosen Arbeitsablauf und verbessert so die Produktivität.
• Die Atmosphäre gibt den Arbeitenden ein gutes Gefühl und inspiriert sie.
• Eine gute Arbeitsplatztechnologie kommt Arbeitgebenden, Führungskräften und Arbeitnehmenden zugute.
• Das Raummanagement ist entscheidend für die Förderung von DEI und Nachhaltigkeitsinitiativen am Arbeitsplatz.

All diese Aspekte stärken deine Unternehmenskultur und verbessern die Erfahrungen deiner Mitarbeitenden. 

Fördert die Produktivität und Zufriedenheit

In Kabinen zu sitzen, die schlecht beleuchtet sind, und für jede Teambesprechung das ganze Gebäude durchqueren zu müssen, wird sich irgendwann auf die Stimmung der Beschäftigten auswirken. Wir sagen dir, das ist nicht gut für deine Mitarbeitenden, aber auch nicht für dich. Eine physische Arbeitsumgebung zu schaffen, die den Bedürfnissen des Unternehmens und der Beschäftigten entspricht, ist die goldene Regel, um Produktivität und Zufriedenheit zu fördern. Ein gut gestaltetes Büro fördert die Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz. Aber das ist nicht der einzige Grund, warum es die Produktivität steigert. Auch die Beleuchtung und die Temperatur haben einen großen Einfluss auf diesen Aspekt. 

Was ist mit der Atmosphäre am Arbeitsplatz? Ein gut gestalteter Arbeitsplatz verbessert die Erfahrung, die Moral, das Wohlbefinden und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

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6 Schritte zur erfolgreichen Verwaltung der Bürofläche

1. Bestimme die Bedürfnisse des Unternehmens und der Arbeitnehmenden 🤝. 

Der erste Schritt zur erfolgreichen Verwaltung der Büroräume besteht darin, die aktuelle Situation zu analysieren und deine Ziele festzulegen. Was sind die Bedürfnisse des Unternehmens (Kosten senken, Mitarbeitende öfter vor Ort haben, den Zweck des Büros überdenken usw.)? Was erwarten die Mitarbeitenden, wenn sie im Büro arbeiten (Fokuszonen, Gemeinschaftsbereiche, buchbare Parkplätze usw.)? Vielleicht diskutieren die Personalabteilung und das IT-Team gerade über ein neues System zur Optimierung von workspace booking. 

Du musst dir zuerst einen Überblick über all diese Aspekte verschaffen, um dann die richtigen Entscheidungen treffen zu können.

2. Analysiere den aktuellen Zustand des physischen Arbeitsplatzes 🧐.

Es ist an der Zeit, deine Arbeitsplatzanalyse zu überprüfen und zu sehen, wie die Bürofläche genutzt wird. Wie hoch ist deine Belegungsrate? Bevorzugen die Mitarbeitenden zugewiesene Schreibtische oder kollaborative Arbeitsbereiche, wenn sie vor Ort sind? Es ist wichtig, dein Design und dein Layout zu verbessern, aber auch deinen Energieverbrauch zu analysieren. In diesem Schritt musst du herausfinden, wo dein Geld hingeht und ob du durch Anpassungen deine Kosten senken kannst. Manchmal kannst du beide Themen gleichzeitig behandeln. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn du dich entscheidest, dein Büro zu verkleinern. 

3. Definiere deine Ziele für das Büroflächenmanagement 🎯.

Jetzt, wo du eine klare Vorstellung von deinen Bedürfnissen und der aktuellen Situation an deinem Arbeitsplatz hast, kannst du mit der Planung beginnen. Wie willst du die Funktionsweise des Arbeitsplatzes verbessern? Die Tatsache, dass du deinen Raum zuerst bewertest, ermöglicht es dir, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Wo fängst du also zuerst an?

Die Festlegung realistischer KPIs (Key Performance Indicators) zur Messung deines Erfolgs ist in dieser Phase von grundlegender Bedeutung. Außerdem solltest du bedenken, dass die Festlegung effektiver Ziele ein Gleichgewicht zwischen den Erwartungen der Beschäftigten und den Bedürfnissen des Unternehmens voraussetzt.

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4. Investiere in die richtige Raummanagement-Technologie 🤖.

Die Technologie ist dein bester Verbündeter, zusammen mit dem Feedback der Beschäftigten. Verschiedene digitale Tools ermöglichen es dir, Daten zu sammeln und zu überwachen, was am Arbeitsplatz passiert.

Zu den nützlichsten und wertvollsten Instrumenten des Flächenmanagements gehören:

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• Raum- und Arbeitsplatzbuchungssoftware (deskbird bietet beide Optionen + Parkplatzbuchung);
• Lösungen für die Raumplanung;
• intelligente Gebäudesensoren und Gebäudeeingangssysteme.

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🏆 Wir sind stolz darauf, dass deskbird als eines der fünf besten Raum-Management-Tools von People Managing People im Jahr 2023 erwähnt wurde. 

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5. Setze deine Strategie für das Flächenmanagement um 🔄.

An diesem Punkt bist du bereit! Du kennst die Ziele, die du erreichen willst, und hast die Werkzeuge, um deinen Erfolg zu unterstützen. Nun ist es an der Zeit, deine neue Strategie für das Raummanagement umzusetzen. Diese Phase kann erhebliche Veränderungen am Arbeitsplatz mit sich bringen. Kommunikation und Transparenz sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Ergebnis. Es kann sein, dass deine Mitarbeitenden deine Entscheidungen nicht auf Anhieb verstehen. Es ist wichtig, dass du dir die Zeit nimmst, ihnen zu erklären, warum du diese Entscheidungen getroffen hast und wie sie ihnen und dem Unternehmen zugutekommen. 

6. Behalte den Überblick über die Daten am Arbeitsplatz 📊.

Die Verwaltung von Büroräumen ist ein fortlaufender Prozess, bei dem du als CRE-Profi ständig Daten überwachen, KPIs überprüfen und deine Strategie anpassen musst. Um den Überblick über die Daten zu behalten, ist es wichtig, dass du die Ergebnisse von Tools vergleichst, die Arbeitsplatzanalysen liefern, wie z. B. deine App zur Buchung von Schreibtischen. Auch das Versenden von Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit, mit denen du herausfinden kannst, wie zufrieden die Mitarbeitenden mit ihrem Arbeitsumfeld sind, ist ein wichtiges Hilfsmittel. Wenn du dir die Daten genau ansiehst, kannst du die Bereiche erkennen, in denen Verbesserungen und Erfolge möglich sind. Das macht deine Arbeit greifbarer und liefert relevante Informationen, um Verwirrung zu vermeiden. 

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Büroflächenmanagement ist ein entscheidender Faktor für die Schaffung eines außergewöhnlichen Arbeitsumfelds. Es basiert auf der Analyse deiner Büroflächen, der Implementierung effektiver Raummanagementtechniken und der Verfolgung von Daten. Einblicke in den Energieverbrauch, die Büronutzung und die Erfahrungen der Mitarbeitenden helfen dir, klare Ziele zu setzen und eine maßgeschneiderte Strategie für das Flächenmanagement umzusetzen. Ein erfolgreiches Flächenmanagement ermöglicht es dir, Kosten zu senken und zu optimieren, die Unternehmenskultur zu stärken, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Produktivität zu steigern. 

Wenn du wissen willst, wie effizient und effektiv Raummanagement sein kann, dann fordere eine Demoversion unserer fortschrittlichen Arbeitsplatzbuchungssoftware an. Entdecke, wie die App deskbird dir hilft, das Beste aus deinem Arbeitsplatz zu machen und die Produktivität deines Unternehmens zu steigern!

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Quellen:

• Büroflächenmanagement: 5 Schritte zur Maximierung deines BüropotenzialsMenschen verwalten Menschen;
• The ultimate guide to space management, Envoy;
• Space Management Explained: The Importance & Techniques For Effective Implementation, The Changing Workplace;
• Why Space Management is SO Important for Operational Efficiency, Facilio;‍
• What are the three basic elements of space management?, Office Space Software.