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Hybride Bürolösung: warum alle flexiblen Büros in eine solche Lösung investieren sollten

Veröffentlicht:

31. Juli 2023

Aktualisiert:

1. August 2023

Nutzt ihr eine hybride Bürolösung? Viele Unternehmen, wenn nicht sogar die Mehrheit, haben sich in den letzten Jahren für eine flexiblere Arbeitsweise entschieden. Das reicht von der Möglichkeit, dass Mitarbeitende von überall aus arbeiten können, bis hin zu Gleitzeit und flexibleren Verträgen

Während diese modernen Praktiken ursprünglich als Antwort auf die Erwartungen der Arbeitnehmenden und die Steigerung ihrer Zufriedenheit gedacht waren, profitieren auch die Unternehmen in hohem Maße von mehr Flexibilität am Arbeitsplatz

Mit der richtigen Herangehensweise und den richtigen Werkzeugen könnt ihr zum Beispiel euren Platzbedarf im Büro reduzieren. Technologie wie ein hybrides Arbeitsplatzmanagementsystem unterstützt euch beim Betrieb eines flexiblen Büros, indem es euch hilft, kluge Entscheidungen zu treffen, die Arbeitsumgebung zu verbessern und die Ausgaben zu minimieren. 

Seid ihr daran interessiert, mehr über dieses Thema zu erfahren und Kosten zu sparen? Prima, dann lest einfach weiter!

Was ist eine hybride Bürolösung, und wie funktioniert sie?

Ein unverzichtbares Tool zur Verwaltung eures flexiblen Arbeitsbereichs

Eine hybride Bürolösung ist ein Instrument, das Unternehmen dabei unterstützt, einen Arbeitsplatz einzurichten, an dem die Mitarbeitenden Anspruch auf flexible Arbeitsregelungen haben. Einige eurer Teammitglieder könnten zum Beispiel bereit sein, dienstags von 8 bis 14 Uhr und mittwochs von 16 bis 21 Uhr vor Ort zu sein und den Rest der Woche von zu Hause aus zu arbeiten. 

Aber wie behält man den Überblick über all diese unterschiedlichen Zeitpläne und sorgt für eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit? Moderne Technologien, wie z. B. ein Verwaltungssystem für hybride Arbeitsplätze, machen die Verwaltung und Verbesserung des physischen Arbeitsplatzes sowie die Führung einer hybriden Belegschaft viel einfacher.

Ein wichtiges Unterstützungssystem für hybride Arbeitnehmende und Unternehmen

Das Hauptziel eines solchen Tools ist es, eine Lösung zu bieten, mit der Unternehmen und Arbeitnehmende alle Vorteile des hybriden Arbeitens nutzen und gleichzeitig die Herausforderungen bewältigen können.

Aus Unternehmenssicht ermöglicht eine hybride Büroplattform der Personalabteilung und den Teamleitenden zu wissen, wer wo und wann arbeitet, und gleichzeitig die Teamarbeit und Produktivität zu verbessern. Sie hilft Facility- und CRE-Fachleuten bei der Verbesserung der Büroflächen, indem sie datengestützte Entscheidungen trifft. Und schließlich ist sie eine zentrale Ressource für Finanzmanagennde zur Optimierung und Senkung der Bürokosten.

Aus der Sicht der Mitarbeitenden ist ein hybrides Arbeitsplatzmanagementsystem ein wichtiges Unterstützungselement. Es ermöglicht ihnen, ihren Zeitplan einfach zu koordinieren, besser mit ihren Kolleg:innen zusammenzuarbeiten und den von ihnen benötigten Raum zu buchen (Schreibtisch, Besprechungsraum, Parkplatz usw.).

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Person am Laptop auf der Couch
Person, die bequem von zu Hause aus arbeitet

Wie könnt ihr mit einer Hybrid-Office-Lösung Kosten sparen?

Analyse der Belegung und Nutzung von Arbeitsplätzen

Mit einer hybriden Bürolösung erhaltet ihr klare Daten über die Nutzung und Belegung eurer Büroflächen. So könnt ihr feststellen, welche Arbeitsbereiche am meisten genutzt werden und welche fehlen. 

Wenn Teammitglieder beispielsweise in gemischten Teams arbeiten, möchten sie oft an gemeinsamen Projekten arbeiten, wenn sie vor Ort sind. Daher stellt ihr vielleicht fest, dass die Besprechungsräume ständig belegt sind, was manchmal sogar zu Terminkonflikten führt. In der Zwischenzeit bleiben die Einzelarbeitsplätze, die im offenen Bereich zur Verfügung stehen, unbesetzt. 

Indem ihr euch ein klares Bild von eurer Büronutzung machen, könnt ihr die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden ermitteln und das Büro auf der Grundlage relevanter Daten und eurer Analyse optimieren. Diese Ressourcen sind für die Verbesserung eures Arbeitsplatzes von entscheidender Bedeutung und können die folgenden Vorteile mit sich bringen.

Verkleinerung der Bürofläche

Wenn ihr wisst, wie eure hybriden Mitarbeitenden den physischen Arbeitsplatz nutzen, könnt ihr auch feststellen, ob die Bürogröße euren Anforderungen entspricht. 

Viele Unternehmen sind von einem traditionellen Arbeitsmodell, bei dem die Teammitglieder jeden Tag vor Ort arbeiten, zu einem flexiblen Arbeitsmodell übergegangen. Wenn dies bei euch der Fall ist, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ihr von einer Verkleinerung des Büroraums profitiert und gleichzeitig die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden erfüllen und ein großartiges Büroerlebnis schaffen könnt. 

Downsizing ist eine großartige Lösung, um eure Ausgaben in verschiedenen Bereichen zu senken. So könnt ihr nicht nur die Mietkosten senken, sondern auch eure Energie- und Wartungskosten reduzieren.

Optimierung des Gebäudemanagements

Mithilfe der von eurem hybriden Arbeitsplatzmanagementsystem bereitgestellten Analysen könnt ihr auch eure Facility-Management-Kosten optimieren. Ihr könnt dieses Tool mit anderen intelligenten Bürotechnologien kombinieren, um KPIs für das Facility Management zu verfolgen. So können CRE- und Facility-Experten bessere Entscheidungen in Bezug auf Wartung, Sicherheit und Raumoptimierung treffen. Langfristig führen diese Anpassungen und Verbesserungen zu einer effizienteren Arbeitsumgebung und zur Senkung der Geschäftskosten.

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Leerer Sitzungssaal
Leerer Sitzungssaal

Zusammenarbeit und Produktivität

Wie bereits erwähnt, zielt das Modell des "ortsunabhängigen Arbeitens" zunächst darauf ab, die Erwartungen der Mitarbeitenden zu erfüllen und die Arbeitszufriedenheit zu verbessern. Daher sollte das hybride Arbeiten für eure Teammitglieder keine Stressquelle sein und ihre Fähigkeit, effizient zu arbeiten, nicht beeinträchtigen. 

Leider führt es manchmal zu Stress, wenn Unternehmen eine flexible Arbeitspolitik einführen, ohne das Team bei der Anpassung an diese neue Arbeitsweise zu unterstützen. Die Rolle des Büros ändert sich, wenn die Arbeitnehmenden nur einige Tage pro Woche oder pro Monat vor Ort sind. Auch die Art und Weise, wie sie zusammenarbeiten, ist davon betroffen. 

Ein hybrides Arbeitsplatzmanagementsystem hilft euch bei der Anpassung an diesen modernen Arbeitsansatz. Indem ihr den Arbeitsbereich auf der Grundlage von Daten optimiert und euren Mitarbeitenden ein Tool zur Verfügung stellt, mit dem sie ihre Arbeitszeiten leicht koordinieren können, ermöglicht ihr eine bessere Zusammenarbeit und Produktivität eurer Mitarbeitenden. Diese beiden Aspekte tragen in hohem Maße zu einer höheren Qualität der Arbeit und zum Wachstum des Unternehmens bei.

Erfahrung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Wenn ihr euch für eine hybride Bürolösung wie die deskbird App entscheiden, stellt ihr sicher, dass eure Mitarbeitenden Zugang zu einem benutzerfreundlichen und mitarbeitendenorientierten Tool haben, das sie in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Sie können:

  • ihren hybriden Zeitplan mit ein paar Klicks erstellen;
  • ihren Zeitplan sofort zu ändern, wenn ein unerwartetes Ereignis auftaucht;
  • ihren Lieblingsarbeitsplatz über das Tischbuchungssystem buchen;
  • den interaktiven Grundriss überprüfen, um ihre Teamkolleg:innen leicht zu finden;
  • und vieles mehr. 

Natürlich macht dieses Instrument allein eure Mitarbeitenden nicht glücklich und zufrieden, aber es trägt auf jeden Fall zur Verbesserung der Mitarbeitendenfahrung und -zufriedenheit bei. Diese beiden Aspekte sind entscheidend, um Talente zu halten und anzuziehen und die Kosten der Personalfluktuation zu senken.

Warum ist deskbird das beste hybride Workspace Management System?

Benutzerfreundliches und mitarbeitendenorientiertes Design

Obwohl es in ihrem Interesse liegt, zögern die meisten Menschen oft, sich zu verändern. Wenn ihr ihnen komplexe Instrumente an die Hand gebt, werdet ihr mehr Stress und Frustration verursachen als alles andere. Denkt daran, dass das Hauptziel einer flexiblen Arbeitsorganisation darin besteht, eure Mitarbeitenden glücklich und zufrieden zu machen, und nicht umgekehrt.

Aus diesem Grund hat das Team von deskbird hart daran gearbeitet, eine hybride Bürolösung zu entwickeln, die benutzerfreundlich und mitarbeitendenorientiert ist. Wir berücksichtigen stets die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden und passen uns an neue Anforderungen an.

Maßgeschneidert auf eure Bedürfnisse

Wir befassen uns aber auch mit den Problemen, auf die Unternehmen bei der Einführung eines flexiblen Arbeitsmodells stoßen. Wie behält man den Überblick darüber, wer, wo und wann arbeitet? Sollte man das Büro so umgestalten, dass es besser zu diesem neuen Arbeitsstil passt? Wie kann man die Mitarbeitendenn dazu ermutigen, öfter vor Ort zu arbeiten?

Wenn ihr euch also für die App deskbird entscheidet, helfen wir euch, die beste Arbeitsumgebung für euer hybrides Team zu schaffen, indem wir uns an die Bedürfnisse eures Unternehmens anpassen. Die gesamte Plattform ist auf die Größe eurer Einrichtungen, die Anzahl der Mitarbeitenden, die Art der Arbeitsplätze, die ihr anbietet, usw. zugeschnitten.

Ständige Aktualisierungen und neue Funktionen

Mit dem Aufkommen der Technologie und den Veränderungen, die durch die Millennials und die Generation Z ausgelöst werden, ist die Arbeitswelt schnelllebig. Die Regeln und bewährten Verfahren am Arbeitsplatz entwickeln sich ständig weiter. Als modernes und auf den Menschen fokussiertes Unternehmen behalten wir dies nicht nur genau im Auge, sondern hören auch genau auf das Feedback unserer Kund:innen. So können wir euch eine hybride Bürolösung anbieten, die zukunftssicher ist und euren Bedürfnissen entspricht.

💡 Seht euch die Bewertungen unserer Kund:innen an und erfahrt, was User über die deskbird-App denken!

Nahtlose und effiziente Integrationen auf allen euren Betriebssystemen

Nicht zuletzt wollen wir, wie ihr, Effizienz und Produktivität fördern. Die hybride Office-Lösung deskbird kann in alle eure Betriebssysteme integriert werden. Ihr müsst nicht mehr von einem Bildschirm zum anderen wechseln, von Slack zu MS Teams und Google Calendar; unser Tool ist auf all euren anderen Arbeitsplattformen an eurer Seite. Dies vereinfacht euer Leben und das eurer Mitarbeitenden und macht euren Workflow nahtlos und effizient. 

Wie verwaltet ihr euer flexibles Büro? Ist es euch gelungen, eure Kosten mit diesem neuen Arbeitsstil zu senken? Nutzt ihr bereits eine hybride Arbeitslösung?

Falls nicht, hoffen wir, dass dieser Artikel euch hilft, den Zweck dieses wichtigen Instruments und seine Vorteile für euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden zu verstehen. Wenn ja, entspricht euer derzeitiges hybrides Arbeitsplatzmanagementsystem euren Bedürfnissen und denen eurer Teammitglieder? 

Startet eine kostenlose Testversion der deskbird App und entdeckt, wie unsere Technologie funktioniert und wie wir euch dabei unterstützen können, euren Arbeitsplatz effizient, zukunftssicher und mitarbeitendenorientiert zu gestalten! 

Hybride Bürolösung: warum alle flexiblen Büros in eine solche Lösung investieren sollten

Paulyne Sombret

Paulyne ist eine hoch angesehene Expertin für hybrides Arbeiten. Sie ist bekannt für ihre Schriften über Nachhaltigkeit im hybriden Büro, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrung. Mit einem starken Hintergrund in den Bereichen Content und SEO erforscht sie in ihrer Arbeit die spannenden Trends und neuesten Entwicklungen in der Arbeitswelt.

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