Wie kann man die Anwesenheit der Mitarbeitenden steigern? 7 Strategien für 2025
14. Oktober 2024
14. Oktober 2024
Ist die Büropräsenz seit der Einführung hybrider Arbeitspraktiken gesunken? Wenn ihr diesen Eindruck habt, seid ihr damit nicht allein. Viele Unternehmen versuchen immer noch, die Präsenz im Büro zu steigern, ohne dabei die Erwartungen der Mitarbeitenden zu missachten und neuen Arbeitsweisen den Rücken zu kehren. Aber mangelnde Anwesenheit im Büro kann eure Belegschaft und euer Unternehmen auf mehr als eine Weise beeinflussen.
Immerhin gibt es konkrete Gründe, warum ihr jede und jeden eurer Mitarbeitenden eingestellt habt, und ihre Abwesenheit wirkt sich auf das gesamte Team und auf alle Aspekte eures Unternehmens aus und führt zu ineffektiver Zusammenarbeit, geringer Produktivität und mangelnder Verbindung am Arbeitsplatz. Unsere Arbeitsweisen entwickeln sich weiter, und deshalb sollten sich auch eure Strategien für mehr Büropräsenz ändern. Gut verwaltete flexible Arbeitsregelungen können eine wirksame Lösung sein, um die Mitarbeiterpräsenz zu steigern - gemeinsam mit anderen modernen Ansätzen.
Hier sind sieben Tipps zur Förderung einer stärkeren Büropräsenz, mit denen ihr eine Büroumgebung schaffen könnt, die zu einer modernen Belegschaft passt.
Wie kann man die Anwesenheit im Büro verbessern?
1. Die Gründe verstehen, die hinter mangelnder Anwesenheit stecken
Ihr habt also festgestellt, dass die Anwesenheit eurer Mitarbeitenden nicht euren Erwartungen entspricht, und möchtet Lösungen finden, um das zu verbessern. Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, warum ihr eine hohe (oder höhere) Abwesenheitsrate verzeichnet. Trifft das nur auf ein bestimmtes Team oder die gesamte Belegschaft zu? Gibt es Änderungen, die diesen Umstand verursacht haben könnten?
Bevor ihr neue Strategien für mehr Büropräsenz implementiert, müsst ihr wissen, was diesen Trend ausgelöst hat. Stellt nicht einfach willkürliche Annahmen an.
Sprecht mit euren Teammitgliedern - insbesondere mit denen, die wiederholt nicht im Büro erschienen sind oder häufiger darum bitten, von zu Hause aus zu arbeiten, als es ihre Hybrid-Work-Regelung vorsieht. Versucht so herauszufinden, ob es gemeinsame Erklärungen udn Gründe gibt. Obwohl mündliche Gespräche unerlässlich sind, empfehlen wir euch, auch anonyme Fragebögen zu versenden, da sich manche Mitarbeitende wohler fühlen, wenn sie ihre Gedanken ausdrücken und ehrlich sagen, warum sie abwesend sind oder nicht ins Büro kommen möchten.
💜 Hier erfahrt ihr, wie deskbird euch dabei hilft, die passende Hybrid-Work-Regelung für eure Belegschaft zu entwickeln!
2. Flexible Arbeitsregelungen zur Norm machen
Wenn ihr seit der Einführung von Hybridarbeit einen Anstieg der Abwesenheit festgestellt habt, mag es kontraproduktiv scheinen, flexibles Arbeiten zur Norm zu machen. Einer der Hauptgründe dafür, dass Mitarbeitende zu spät zur Arbeit kommen, nach einem freien Tag fragen oder darum bitten, von zu Hause aus zu arbeiten, ist jedoch eine mangelnde Flexibilität der Arbeitszeiten. Die Einführung von Gleitzeit und hybriden Arbeitspraktiken kann viele Probleme lösen, die zu geringer Anwesenheit bei der Arbeit führen, wie beispielsweise Schwierigkeiten bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben, tägliches Pendeln oder das Pflegen eines gesunden Lebensstils. Der Schlüssel zu einer florierenden, flexiblen Arbeitsumgebung ist Struktur. Sprecht mit euren Mitarbeitenden, analysiert ihre Pain Points und Bedürfnisse, bewertet eure Erwartungen und erstellt eine klare und gut strukturierte Richtlinie für flexibles Arbeiten. Auf diese Weise werden alle Zweifel in puncto Büropräsenz ausgeräumt. Die Teammitglieder wissen, wann und wo sie arbeiten sollen und worauf sie Anspruch haben.
3. Employee Experience und Mitarbeiterengagement verbessern
Die Employee Experience und das Mitarbeiterengagement haben einen großen Einfluss auf die Anwesenheit. Teammitglieder, die mit ihrer Arbeit zufrieden sind, neigen weniger zu Abwesenheit als Kolleg:innen, die unmotiviert und unzufrieden mit ihrer Arbeit sind.
Wenn eure Mitarbeitenden viel von zu Hause aus arbeiten und ihr sie gerne öfter vor Ort sehen möchtet, ist auch das Büroerlebnis wichtig. Eure Mitarbeitenden werden auch eher bereit sein, ins Büro zu kommen, wenn sie sich mit ihren Kolleg:innen gut verstehen und sich voll in ihre Arbeit einbringen.
Eine positive Employeee Experience und ein starkes Engagement führen automatisch dazu, dass Teammitglieder weniger abwesend und gleichzeitig offener für die persönliche Zusammenarbeit sind. Ihr wisst, was zu tun ist! Und wenn nicht, dann findet ihr hier 23 Tipps für mehr Mitarbeiterengagement!
4. Teamzusammenhalt und Zugehörigkeitsgefühl fördern
Sich als Teil einer Gemeinschaft zu fühlen und ein Gefühl von Verantwortlichkeit zu empfinden, ist entscheidend dafür, dass Mitarbeitende (gern) zur Arbeit kommen. Gute Beziehungen bei der Arbeit wirken sich auf die Motivation und Bereitschaft eurer Mitarbeitenden aus, zur Arbeit zu kommen. Wenn eure Teammitglieder eine gute Verbindung zu ihren Kolleg:innen haben, gerne zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen, sind sie eher bestrebt, mehr Präsenz zu zeigen.
Wenn man Teil eines Teams von Menschen ist, mit denen man gut auskommt, überlegt man es sich zweimal, bevor man zu Hause bleibt. Hat man hingegen keinen Draht zu den Kolleg:innen, ist es trotz guter Arbeitsmoral oft verlockender, einen freien Tag zu beantragen oder zu verlangen, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen - auch wenn das eigentlich nicht geplant ist.
👋 Lest auch unsere Artikel zu den Themen Zugehörigkeit am Arbeitsplatz und Gemeinschaft am Arbeitsplatz, um zu erfahren, wie ihr diese beiden wichtigen Aspekte verbessern könnt.
5. Büroräume attraktiver gestalten
Neben den oben genannten Strategien zur Steigerung der Büropräsenz ist auch die Gestaltung eines attraktiven Büros eine gute Möglichkeit, die Anwesenheit zu steigern. Stellt euch vor, euer Arbeitsplatz ist gut gestaltet, ergonomisch, einladend und bietet Platz für Veranstaltungen und Aktivitäten. Dann wird er zu viel mehr als nur einem „Büro“.
Dieser Aspekt sollte nicht unterschätzt werden, denn die Mitarbeitenden von heute kommen eher für die Zusammenarbeit und für soziale Interaktionen ins Büro als für das bloße Erledigen von Aufgaben. Wie Statistiken zu hybriden Arbeitsplätzen zeigen, kann die Arbeit von zu Hause aus genauso effektiv erledigt werden wie im Büro. Ihr müsst also gute Gründe dafür schaffen, dass eure Mitarbeitenden an den Arbeitsplatz kommen. Hier sind neun Möglichkeiten, euer Büro einladender zu gestalten und die Anwesenheit zu steigern!
6. Vertrauen schaffen und Unterstützung zeigen
Vertrauen und Unterstützung sind zwei Grundpfeiler eines erfolgreichen Führungsstils. In Bezug auf die Mitarbeiteranwesenheit bilden sie eine solide Grundlage und einen sicheren Raum, in dem eure Teammitglieder mit euch sprechen und sich öffnen können.
Wenn ihr wisst, was eure Mitarbeitenden daran hindern könnte, pünktlich zu sein oder überhaupt ins Büro zu kommen, könnt ihr die Situation anders angehen und gemeinsam Lösungen finden. Wenn ihr beispielsweise flexible Arbeitszeiten für Mitarbeitende einführt, die anspruchsvolle familiäre Verpflichtungen haben, zeigt ihr Verständnis und Vertrauen. Eure Mitarbeitenden sind dann eher in der Lage, ihre Aufgaben effektiv zu bewältigen und regelmäßig ins Büro zu kommen.
7. Eine klare Anwesenheitsrichtlinie erstellen und teilen
Wenn ihr damit begonnen habt, die Ursachen für die mangelnde Anwesenheit eurer Mitarbeitenden zu beseitigen, müsst ihr auch eine klare Anwesenheitsregelung erstellen. Alle eure Mitarbeitenden und Manager:innen sollten genau wissen, was erlaubt ist und was nicht, insbesondere in einer hybriden Arbeitsumgebung. Eine solche Richtlinie bringt alle auf den gleichen Stand und lässt keinen Raum für Fehlinterpretationen. Eure Anwesenheitsrichtlinie sollte:
- Den Unterschied zwischen geplanten Urlaubstagen, Sonderurlaub für Notfälle, sonstigen freien Tagen, Krankheitstagen, Verspätungen und Nichterscheinen definieren;
- Erklären, wie die Anwesenheit der Mitarbeitenden erfasst wird;
- Die Prinzipien Inklusion, Gleichheit und Fairness beachten;
- Die Schritte zum Beantragen von Urlaubstagen klar umreißen;
- Eine Richtlinie für unvorhergesehene Abwesenheiten festlegen;
- Die Anwesenheitsquote im Homeoffice und im Büro klar definieren (fügt hier eure Richtlinie für flexibles/hybrides Arbeiten bei);
- Richtlinien für Manager:innen zum Umgang mit geringer Büropräsenz und zur wirksamen Lösung dieses Problems enthalten;
- Disziplinarische Maßnahmen für jede Situation beschreiben.
🎬 In diesem kurzen zweiminütigen Video könnt ihr euch die wichtigsten Funktionen der deskbird-App ansehen und erfahrt, wie deskbird Unternehmen bei der Verwaltung von hybriden Arbeitsplätzen unterstützt!
Welche Herausforderungen bringt hybrides Arbeiten im Hinblick auf die Büropräsenz mit sich?
Mitarbeiterabwesenheit ist kein neues Problem. Hybride Arbeitspraktiken haben Unternehmen jedoch dazu gezwungen, ihre Definition der Büropräsenz zu überdenken.
Büropräsenz neu definieren
Zu Beginn der Hybrid-Wok-Ära hatten einige Manager:innen Probleme mit der Vorstellung, dass Teammitglieder zu Hause genauso produktiv sein könnten wie im Büro. Da sie die Mitarbeitenden nicht sehen konnten, hatten sie das Gefühl, dass letztere möglicherweise auf der Couch chillen könnten anstatt zu arbeiten.
Da jahrelange Erfahrung und zahlreiche Studien allerdings bewiesen haben, dass Remote Work die Produktivität nicht beeinträchtigt, haben die meisten Unternehmen mittlerweile hybride Arbeitsmodelle eingeführt. Daher macht das klassische Konzept der Büroanwesenheit für die meisten Organisationen heute keinen Sinn mehr. In einer hybriden Arbeitsumgebung können nicht dieselben Anwesenheitsregeln gelten wie in einem Büro mit traditionellen 9-bis-5 Arbeitszeiten.
Nehmen wir beispielsweise an, dass eure Hybrid-Work-Regelung von euren Mitarbeitenden verlangt, an zwei Tagen pro Woche vor Ort zu sein, ihnen aber erlaubt, zu wählen, wo sie die restliche Zeit arbeiten. Es wäre weder richtig noch fair, Personen, die sich entscheiden, an den drei verbleibenden Tagen der Woche von zu Hause aus zu arbeiten, einen schlechteren Anwesenheits-Score zu geben.
Die Rolle des Büros neu denken
Hybride Teams kommen seltener ins Büro als in einem traditionellen Arbeitsumfeld und haben daher eine andere Beziehung zu diesem Ort. Ein Arbeitsplatz, der nicht an eine hybride Belegschaft angepasst ist, kann die physische Anwesenheit eurer Mitarbeitenden erheblich beeinträchtigen.
Warum sollten sie vor Ort arbeiten, wenn ihr Homeoffice-Setup ihren Bedürfnissen besser entspricht und sie produktiver macht? Warum sollten sie das Büro wählen, um genau die gleichen Aufgaben zu erledigen, die sie zu Hause erledigen können? Die Rolle des Büros hat sich durch die Hybridarbeit verändert, und ihr müsst diesen Aspekt berücksichtigen, um die Büropräsenz zu verbessern.
Die Mitarbeitenden brauchen einen guten Grund, um den Weg ins Büro in Kauf zu nehmen. Für die meisten sind die persönliche Zusammenarbeit mit ihren Kolleg:innen, soziale Kontakte und die Stärkung der Verbindung am Arbeitsplatz die Hauptmotive, um häufiger vor Ort zu sein. Daher ist es von größter Bedeutung, euren Arbeitsplatz in diese Richtung umzufunktionieren.
Die Bedeutung von Vertrauen am Arbeitsplatz betonen
Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig Vertrauen für die Verbesserung der Büropräsenz ist. In einer hybriden Arbeitsumgebung ist Vertrauen jedoch noch wichtiger, da es die für dieses Modell wesentliche Flexibilität und Autonomie fördert.
Ohne regelmäßige physische Anwesenheit im Büro müsst ihr darauf vertrauen, dass eure Mitarbeitenden ihre Aufgaben und ihre Zeit verantwortungsvoll einteilen und sich auf Produktivität statt bloße Anwesenheit konzentrieren. Dieses Vertrauen stärkt die Mitarbeitenden, fördert Verantwortlichkeit und Motivation und gibt ihnen das Gefühl, mehr wertgeschätzt und unterstützt zu werden. Es schafft auch einen sicheren Raum und fördert so eine offene Kommunikationskultur. Teammitglieder äußern dann eher persönliche Einschränkungen oder beantragen verantwortungsvoll Urlaub.
Durch das richtige Schulen von Führungskräften, das Festlegen klarer Richtlinien und das Fördern des Teamzusammenhalts könnt ihr das Vertrauen eurer Belegschaft erheblich stärken.
👉 Hier erfahrt ihr mehr über die Bedeutung von Vertrauen am Arbeitsplatz und wie ihr es fördern könnt!
Wie deskbird euch dabei hilft, eure Strategien für mehr Büropräsenz gezielt umzusetzen
In der deskbird-App ganz einfach maßgeschneiderte Hybrid-Work-Regeln erstellen
Wie oft können eure Mitarbeitenden remote arbeiten? Ist das für alle klar? Können sie von überall aus arbeiten oder verlangt ihr von ihnen, dass sie im Büro, im Homeoffice oder in einem Coworking Space sind? Eure Hybrid-Work-Regelung muss all diese Fragen beantworten und mit den Werten und der Kultur eures Unternehmens übereinstimmen.
Wir wissen, dass es ziemlich überwältigend sein kann, die perfekte Regelung zu erstellen. Aus diesem Grund ermöglicht deskbird euch, Hybrid-Work-Regeln ganz einfach direkt über die App zu erstellen. Wir führen euch Schritt für Schritt durch die Gestaltung der idealen Richtlinie für eure Organisation und euer Team. Was noch besser ist: Ihr könnt sie nicht nur bei Bedarf problemlos anpassen, sondern eure Mitarbeitenden können überall und jederzeit darauf zugreifen.
Büroräume mit datengestützten Entscheidungen optimieren dank leistungsstarker Analytics
Wie wichtig es ist, eure Büroräume an die Bedürfnisse eures hybirden Teams anzupassen, haben wir bereits erwähnt. Aber was genau bedeutet das? Was solltet ihr ändern? Wonach suchen eure Mitarbeitenden, wenn sie ins Büro kommen?
deskbird bietet euch einen Rechner für Hybridbüros sowie detaillierte Analyseberichte zur Nutzung eures Büros.
Wie viele Einzelschreibtische benötigt ihr wirklich? Wie viele Besprechungsräume werden täglich genutzt und bieten sie ausreichend Platz? Oder versammeln sich eure Mitarbeitenden am Ende in Räumen, die nicht über die richtige Ausstattung für eine effektive Zusammenarbeit verfügen? Unsere Büro-Analytics helfen euch, datengestützte Entscheidungen zur Neustrukturierung eurer Räumlichkeiten und zur Schaffung einer mitarbeiterorientierten und florierenden Arbeitsumgebung zu treffen.
💡 Schaut euch unsere Kundenbewertungen an, um zu erfahren, wie Unternehmen über die deskbird-App denken!
Die Workplace Experience mit einer benutzerfreundlichen und mitarbeiterorientierten App verbessern
Die Funktionen von deskbird sind auf die Bedürfnisse hybrider Unternehmen und ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten und sorgen dafür, dass das Büroerlebnis für alle ein voller Erfolg wird. Nichts ist schlimmer, als ins Büro zu kommen und keinen geeigneten Arbeitsplatz oder keinen Zugriff auf die richtige Ausstattung zu haben.
Mit unserem Tool zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze können eure Mitarbeitenden ganz einfach auf die benötigten Räume und Ressourcen zugreifen. Dank Funktionen wie Büroevents und interaktiven Gebäudeplänen verbessert deskbird außerdem die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt im Team.
Der beste Weg, um zu sehen, wie die deskbird-App euren hybriden Arbeitsplatz in eine florierende Arbeitsumgebung verwandeln kann, ist unsere kostenlose Testversion starten, mit der ihr jede dieser Funktionen selbst entdecken könnt!
Das Schaffen einer unterstützenden Arbeitsumgebung und das Einführen flexibler Arbeitsregelungen sind wichtige Strategien zur Verbesserung der Büropräsenz. Es ist jedoch auch wichtig, Vertrauen zu priorisieren, eine offene Kommunikation zu fördern und Technologien zur Verwaltung hybrider Arbeitsmodelle einzuführen. deskbird bietet eine innovative Lösung zur Optimierung der Mitarbeiteranwesenheit und zur Reduzierung von Fehlzeiten an modernen Arbeitsplätzen.
Wenn ihr aus erster Hand erfahren wollt, wie unsere Plattform eure Arbeitsplatzdynamik revolutionieren und eure Anwesenheitsziele unterstützen kann, dann bucht euch jetzt eine kostenlose Demo der deskbird-App. Gestaltet mit uns die Zukunft der Arbeit und entfaltet 2025 das volle Potenzial eures Teams!
Quellen:
