Wegweiser zur Optimierung des Büroraums für einen erfolgreichen und menschenorientierte Arbeitsplatz

Nur 11% der Unternehmen nutzen ihre gesamte Bürofläche, und fast 45% nutzen weniger als die Hälfte. Die Optimierung der Büroflächen ist wichtiger denn je. Dieser Leitfaden hat Erkenntnisse von deskbird und anderen Branchenexperten zusammengetragen, die dir helfen, einen dynamischen und effizienten Arbeitsplatz für deine flexiblen Teams zu schaffen. Wenn du dich den besonderen Herausforderungen hybrider Modelle stellst, z. B. der Gestaltung deines Arbeitsplatzes, verbessern sich sowohl die Produktivität als auch die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter.

Die Optimierung von Arbeitsräumen beginnt mit der Anpassung an neue Arbeitsweisen und Technologien. Die Einführung von Instrumenten, die eine effiziente Verwaltung und Nutzung der Räumlichkeiten unterstützen, ist ein wichtiger Bestandteil davon. Du erfährst, wie du deinen Arbeitsplatz durch strategische Veränderungen so gestalten kannst, dass er zu einer höheren Anwesenheit und besseren Leistung beiträgt.

In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Raumaufteilung optimieren kannst - von der Erfassung der aktuellen Raumnutzung bis hin zur Umsetzung von Änderungen, die den neuesten Stand der Arbeitsplatzgestaltung widerspiegeln. Wir geben dir Best Practices für die Bürogestaltung an die Hand, damit dein Unternehmen nicht nur funktional ist, sondern auch ein großartiger Ort, um persönlich zu arbeiten.

Was ist Büroflächenoptimierung?

Büroflächenoptimierung bedeutet, Arbeitsplätze so zu gestalten und zu nutzen, dass die Effizienz und die Kosten maximiert und gleichzeitig die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt werden. Dabei wird jeder Quadratmeter so genutzt, dass er zu deinen Geschäftszielen und zur Zufriedenheit deiner Mitarbeiter beiträgt. Datengestützte Erkenntnisse können dir dabei helfen, die Fläche optimal zu nutzen, indem du die Raumaufteilung anpasst, unnötige Kosten durch die Minimierung von Flächenverlusten reduzierst und die Produktivität durch besser gestaltete Arbeitsbereiche erhöhst.

Der Schlüssel zur Optimierung des Arbeitsplatzes liegt darin, zu verstehen, wie dein Personal mit seiner Umgebung interagiert, und die Technologie zu nutzen. Tools wie IWMS (Integrated Workplace Management Systems) können Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo Ressourcen eingesetzt werden sollen. Dies hilft bei der Gestaltung von Arbeitsbereichen, die die Zusammenarbeit und Effizienz fördern.

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Warum ist es wichtig, deinen Büroraum zu optimieren?

Passe die Gestaltung deines Arbeitsplatzes an die neuen Arbeitsweisen an

Die Gestaltung des Arbeitsplatzes muss sich an den sich wandelnden Arbeitsplatz von heute anpassen. Als modernes Unternehmen musst du eine Vielzahl von Arbeitsmodi unterstützen, von konzentriertem Arbeiten bis hin zu gemeinschaftlichen Projekten und Fernarbeit. Dank der Flexibilität können deine Mitarbeiter/innen jederzeit die Umgebung wählen, die zu ihren Aufgaben passt, und so ihre Produktivität und Zufriedenheit steigern.

Eine flexible Einrichtung hilft dabei, schwankende Teamgrößen und die Anwesenheit von Mitarbeitern vor Ort zu berücksichtigen, was bei einem hybriden Arbeitsmodell, bei dem die Mitarbeiter ihre Zeit zwischen Fern- und Büroarbeit aufteilen, entscheidend ist. So kann sich der Arbeitsplatz schnell an die sich ändernden Geschäftsanforderungen und Vorlieben der Beschäftigten anpassen und nicht nur den Platzbedarf maximieren.

Wenn die Mitarbeiter/innen effizient zwischen verschiedenen Arbeitsmodellen wechseln können, wird dein physischer Arbeitsplatz funktionaler und attraktiver. So kannst du ein dynamisches, agiles Arbeitsumfeld schaffen, das sich an zukünftige Anforderungen anpassen kann.

Anwesenheit im Büro erhöhen 

Die Schaffung eines Arbeitsplatzes, der den Komfort und die Bequemlichkeit von zu Hause übertrifft, kann auch eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Anwesenheit vor Ort spielen. Durch die Optimierung der Räumlichkeiten kannst du dein Büro für deine Mitarbeiter attraktiver machen, indem du die Umgebung auf ihre Bedürfnisse und Vorlieben abstimmst. Dies kannst du zum Beispiel durch ergonomische Möbel, Wellnessbereiche und ästhetisch ansprechende Designs erreichen, die die Arbeitsmoral steigern.

Wenn du deinen Arbeitsplatz mit Technologie ausstattest, kann er auch für die Arbeit attraktiver werden. Ein Heimbüro kann mit Videokonferenzen, ruhigen Pods und flexiblen Arbeitsbereichen nachgebildet werden. Das motiviert die Menschen, ins Büro zurückzukehren, nicht aus Pflichtgefühl, sondern weil es ein toller Ort zum Arbeiten ist.

Reduziere deine Kosten für ungenutzte Flächen

Die Reduzierung von ungenutztem Raum ist der Schlüssel zur Optimierung der Büroeffizienz. Mit Tools wie deskbirdkannst du die Bereiche deines Arbeitsplatzes identifizieren, die oft ungenutzt oder nicht ausgelastet sind. Die Umsetzung einer flexiblen Arbeitsplatzstrategie, wie Hot-Desking oder gemeinsam genutzte Räume, kann die Gemeinkosten für Miete, Nebenkosten und Wartung senken.

Die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells kann auch den Bedarf an zusätzlichen Räumlichkeiten minimieren, da die Mitarbeiter sowohl von zu Hause als auch im Büro arbeiten können. Die Einsparung von Immobilienkosten und das Angebot einer ausgewogenen Mischung aus Fern- und Präsenzarbeit führt zu zufriedeneren, produktiveren Mitarbeitern. 

Das Arbeitsumfeld nutzen, um die Zufriedenheit, die Erfahrung und die Leistung der Mitarbeiter zu steigern

Schließlich kann die Optimierung des Büroraums auch die Zufriedenheit, die Erfahrung und die Leistung der Mitarbeiter steigern. Sie schafft ein Umfeld, das die täglichen Aktivitäten unterstützt und fördert. Ein Arbeitsplatz, der die körperlichen, geistigen und emotionalen Bedürfnisse der Beschäftigten berücksichtigt, kann ihre Arbeitszufriedenheit verbessern. Eine ergonomische Einrichtung kann körperliche Überlastungen verhindern. Entspannungsbereiche können das geistige Wohlbefinden fördern. Ästhetische Verbesserungen können den Raum einladender machen.

Biophile Gestaltungselemente wie natürliches Licht und Pflanzen können auch die kognitiven Funktionen verbessern und das Stressniveau senken, wodurch deine Mitarbeiter produktiver werden. Technologien, die eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen, sorgen außerdem dafür, dass sich die Beschäftigten unabhängig von ihrem Arbeitsort verbunden und unterstützt fühlen.

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Was sind die wichtigsten Schritte bei der Optimierung von Büroflächen?

Identifiziere deine aktuellen Herausforderungen im Büro

Der erste Schritt zur Optimierung deiner Büroräume ist es, die aktuellen Herausforderungen zu erkennen. Untersuche deine physische Umgebung vor Ort, um nicht ausgelastete, überfüllte oder ineffiziente Bereiche zu identifizieren. Dies kannst du tun, indem du Grundrisse überprüfst, Daten zur Raumnutzung verfolgst oder Sensoren einsetzt.

Du solltest auch direkt mit deinem Team sprechen, um herauszufinden, was sie von der aktuellen Einrichtung halten. Ermutige zu offenem Feedback, um herauszufinden, wie sich der Raum auf Produktivität und Wohlbefinden auswirkt. Mit datengestützten Analysen und dem Input der Mitarbeiter kannst du Optimierungsstrategien entwickeln, die den Bedürfnissen deines Unternehmens und deiner Mitarbeiter entsprechen.

Konzentriere dich mehr auf die Schaffung von ROI als auf Kostensenkungen

Anstatt zu berechnen, wie viel Geld du für die Optimierung deines Büros ausgibst, konzentriere dich auf den Return on Investment (ROI), den du damit erzielst. Qualitativ hochwertige Möbel, fortschrittliche Technologie und gut gestaltete Räume bringen langfristige Vorteile mit sich. Strategische Investitionen in deinen Arbeitsbereich können daher deine Rentabilität und dein Wachstum steigern. 

Um die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden zu fördern, kann es notwendig sein, im Vorfeld in ergonomische Möbel und moderne Kommunikationsmittel zu investieren. Geringere Fluktuation und höhere Produktivität können zu einem höheren ROI führen, wenn die Leistung und Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert wird.

Wenn du in die Verbesserung des Arbeitsumfelds investierst, sparst du nicht nur Geld. Du baust ein nachhaltigeres und profitableres Unternehmen auf. Das ist keine Ausgabe. Es ist ein Auslöser für Erfolg.

Datengestützte Entscheidungen treffen 

Vergiss die Annahmen. Du brauchst solide Daten, um deinen Arbeitsplatz effizient zu gestalten. Nutze das Feedback deiner Mitarbeiter, um Unzulänglichkeiten in verschiedenen Bereichen zu erkennen. Indem du deine Optimierungsbemühungen auf die tatsächlichen Bedürfnisse abstimmst, können sinnvolle Verbesserungen erzielt werden.

Sensoren und Analysen können auch kontinuierliche Daten liefern, die Aufschluss über die Hauptnutzungszeiten und die Raumeffizienz geben. Dank dieser kontinuierlichen Datenerfassung könnt ihr fundierte Entscheidungen treffen und euch an die Nutzung eures Arbeitsplatzes anpassen. Dadurch werden sowohl die Raumnutzung als auch die Zufriedenheit eures Teams maximiert.

Berechne dein Desk-Sharing-Verhältnis

Ein hybrides Arbeitsumfeld erfordert das richtige Verhältnis zwischen den Schreibtischen. Vergleiche die Häufigkeit der Anwesenheit im Büro mit der Gesamtzahl der Beschäftigten, um ein Verhältnis zu finden, das Flexibilität fördert, ohne die Erreichbarkeit zu beeinträchtigen. Mit dieser Berechnung kannst du einen flexiblen Arbeitsplatz einrichten, der zu deiner schwankenden Anwesenheit passt.

Mit dem deskbird Kostenrechner für hybride Büros kannst du zum Beispiel ganz einfach das beste Verhältnis für dein Büro ermitteln, je nach deiner Strategie für hybrides Arbeiten und der Größe deiner Belegschaft. Dazu kann es notwendig sein, den Raum zu verkleinern, ungenutzte Flächen umzuwidmen oder gemeinsame Arbeitsplätze einzurichten. Beobachte außerdem ständig, wie sich dieses Verhältnis auf die Effizienz des Arbeitsplatzes und die Produktivität der Beschäftigten auswirkt, damit du Anpassungen vornehmen kannst.

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Richte deine Büroaufteilung auf die Bedürfnisse und die Nutzung deiner hybriden Belegschaft aus

Deine hybriden Arbeitskräfte brauchen vielseitige Bereiche, die eine Reihe von Aktivitäten und Arbeitsstilen unterstützen. Wir empfehlen dir, flexible Räume einzurichten, die sowohl digitale als auch physische Kommunikation ermöglichen und sich leicht von Einzelarbeitsplätzen in Zonen der Zusammenarbeit verwandeln lassen.

Achte darauf, dass das Layout einfache Übergänge ermöglicht und Engpässe im Büro reduziert. Die räumliche Anordnung kann die Zusammenarbeit verbessern und gleichzeitig für mehr Privatsphäre sorgen, den unterschiedlichen Bedürfnissen deines Teams gerecht werden und ein produktives Arbeitsumfeld fördern.

Sieh dir die Optimierung von Büromöbeln genauer an

Büromöbel sind wichtig. Investiere in modulare und ergonomische Möbel, die du für verschiedene Tätigkeiten und Bedürfnisse umgestalten kannst. Das maximiert den Platz und fördert die Gesundheit und Produktivität der Beschäftigten, indem es sich an unterschiedliche Aufgaben und Vorlieben anpasst.

Analysiere das Feedback der Beschäftigten und die Daten zur Raumnutzung, um die Konfiguration anzupassen. Indem du dich auf die Anpassungsfähigkeit konzentrierst, erhöhst du den Komfort und stellst sicher, dass sich die Möbelanordnung ändert, wenn sich der Arbeitsplatz verändert.

Hol dir Unterstützung von Tools zur Raumoptimierung

Du kannst deinen Arbeitsbereich auch effizienter gestalten, indem du Tools zur Raumoptimierung wie CAFM oder IWMS einsetzt. Diese Tools geben dir einen detaillierten Einblick in die Raumnutzung und helfen dir dabei, Layoutänderungen zu antizipieren, Ressourcen zuzuweisen und Kapazitäten zu planen.

Mithilfe von Analysen ermöglicht ein Schreibtischbuchungssystem wie deskbird den Facility Managern auch festzustellen, ob ihr Arbeitsplatz effizient genutzt wird. Mit diesen Informationen kannst du dein Büro bei Bedarf verkleinern oder die Ressourcen umverteilen, um die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter zu erfüllen. Mit diesem vorausschauenden Ansatz kannst du sicherstellen, dass alle Änderungen an deinem Arbeitsplatz sowohl strategisch als auch vorteilhaft sind.

Kommuniziere und bespreche die anstehenden Veränderungen in den Büroräumen mit den Mitarbeitern

Die Umsetzung von Veränderungen in den Büroräumen erfordert eine effektive Kommunikation, um die Chancen zu erhöhen, die erwarteten Ergebnisse zu erzielen. Sprich mit deinen Mitarbeitern über die geplanten Anpassungen, sammle ihre Anregungen und gehe auf alle Bedenken ein. Ein offener Dialog stellt sicher, dass die Änderungen gut angenommen werden und die Mitarbeiter sich in den Prozess einbezogen fühlen.

Um das Vertrauen und die Zustimmung deines Teams aufrechtzuerhalten, sind klare und kontinuierliche Informationen über die Fortschritte und Auswirkungen dieser Veränderungen erforderlich. Dies fördert eine unterstützende Arbeitsplatzkultur, indem es Transparenz zeigt und Komfort und Produktivität wertschätzt.

Überprüfe deinen Raumbedarf regelmäßig und passe dich dem Wandel an

Die Aufrechterhaltung eines optimalen Arbeitsumfelds erfordert eine ständige Bewertung und Anpassung an die sich ändernden Geschäftsanforderungen. Überprüfe deine räumlichen Gegebenheiten regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie funktionieren.

Dieser fortlaufende Prozess ermöglicht es dir, über Veränderungen im Arbeitsverhalten oder das Wachstum deines Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben. So bleibt dein Arbeitsplatz funktional, effizient und auf die Ziele deines Unternehmens und die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter abgestimmt. Die schnelle Anpassung an Feedback und Veränderungen erhöht die betriebliche Effizienz und fördert eine dynamische und reaktionsfähige Unternehmenskultur.

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Wie unterstützt dich deskbird bei der Optimierung deiner Büroflächen?

Sammeln von Arbeitsplatzanalysen

Mit deskbird kannst du deine Büroflächen optimieren, indem du umfassende Arbeitsplatzanalysen erhebst. Mit dieser Funktion kannst du sehen, wie die Menschen die verschiedenen Bereiche im Büro nutzen, um die Belegungsraten zu verstehen. Mit diesen Erkenntnissen kannst du den Raum besser auf die Bedürfnisse deines Teams abstimmen und so die Effizienz und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Die Daten helfen den Managern auch, strategische Entscheidungen zu treffen, weil sie Veränderungen auf der Grundlage tatsächlicher Fakten statt auf der Basis von Vermutungen umsetzen können. Mit diesem proaktiven Ansatz kannst du die betriebliche Effizienz maximieren und Geld sparen, indem du unnötige Raumerweiterungen verhinderst.

Visualisierung der Büronutzung in Echtzeit

Mit deminteraktiven Grundriss von deskbird kannst du die Büronutzung in Echtzeit sehen, damit du dir ein Bild davon machen kannst, wie der Raum gerade genutzt wird. Auf diese Weise kannst du dich auf schwankende Belegungszahlen und wechselnde Projektanforderungen einstellen.

Visualisierungstools helfen auch bei der langfristigen Planung, indem sie klare Trends und Nutzungsstatistiken liefern. Indem du deinen Teammitgliedern ständig zuhörst, passt sich deine Arbeitsumgebung an ihre veränderten Bedürfnisse an.

Berechne dein ideales Verhältnis zwischen Schreibtisch und Mitarbeiter

deskbirdMit dem Rechner für Hybridbüros kannst du die ideale Anzahl an Arbeitsplätzen ermitteln, die du auf der Grundlage aktueller und prognostizierter Nutzungsdaten benötigst. Er hilft dir, die Größe deiner Arbeitsumgebung zu bestimmen, ohne Platz oder Ressourcen für überflüssige Arbeitsplätze zu verschwenden. Indem du die Nutzungsmuster genau einschätzt, kannst du die perfekte Balance zwischen Flexibilität und Effizienz finden.

Dieser kalkulierte Ansatz ermöglicht es dir auch, Überlastung und Überkapazitäten zu überwachen, was die Arbeit angenehmer und produktiver macht. Außerdem sorgt die Beibehaltung dieses Verhältnisses für einen belastbaren und anpassungsfähigen Betrieb, was für moderne Unternehmen entscheidend ist.

Ermöglichung einer effizienten und reibungslosen Nutzung der Büroräume

deskbird ermöglicht es dir auch, die Reservierung und Verwaltung von Arbeitsplätzen zu optimieren. Deine Teammitglieder können ganz einfach Schreibtische, Räume und andere Ressourcen für eine reibungslose Nutzung des Büros buchen.

Das macht nicht nur die täglichen Abläufe einfacher, sondern gibt den Menschen auch mehr Kontrolle über ihren Arbeitsplatz. Dank unserer Plattform kannst du mühelos Änderungen an der Raumnutzung vornehmen und so ein flexibleres und reaktionsschnelleres Arbeitsumfeld schaffen.

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DieOptimierung des Büroraums ist für moderne Unternehmen, die ihren physischen Arbeitsplatz optimal nutzen und gleichzeitig die Kosten senken und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern wollen, von entscheidender Bedeutung. Durch die Anwendung von Best Practices für die Bürogestaltung und die Investition in fortschrittliche Raummanagementtechnologien kannst du Umgebungen schaffen, die den Erwartungen der heutigen Arbeitnehmer/innen entsprechen.

Die oben genannten Best Practices und Erkenntnisse zur Bürogestaltung sollten dir helfen, deinen Arbeitsplatz zu optimieren. Mit den richtigen Werkzeugen und Ansätzen kannst du dann dein Unternehmen zu einem florierenden Ort für deine Mitarbeiter und dein Unternehmen machen. Fordere eine kostenlose Demo der deskbird App an, um zu erfahren, wie unsere digitale Lösung die Erfahrungen deiner Mitarbeiter verbessern und das Beste aus einem hybriden Arbeitsplatz herausholen kann!