Ein praktischer Guide zu IWMS-Software für IT-Teams und andere Fachleute

Die Technologie steht im Mittelpunkt der heutigen Büros und macht die IWMS-Software (Integrated Workplace Management System) zu einer unverzichtbaren Lösung, um dieses neue digitale Toolkit zu verwalten. IWMS-Software integriert verschiedene Aspekte der Unternehmensimmobilie, des Arbeitsplatzmanagements und der Infrastruktur in ein einziges, zentrales System. 

Dieses innovative Tool ist der Schlüssel für Unternehmen, die digital agiler werden wollen. Egal, ob es darum geht, die Effizienz des Bürobetriebs zu verbessern oder den Energieverbrauch und die Wartung zu verwalten, IWMS-Software ist die perfekte Lösung. Solche Plattformen sammeln Daten, die zukünftige Geschäftsanforderungen prognostizieren, z.B. die Zuweisung von Ressourcen oder Kosteneinsparungen. 

Mit dem Aufkommen hybrider Arbeitsformen werden diese Systeme noch wichtiger, denn sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Räumeanzupassen und zu optimieren, um die sich verändernde Art der Arbeit zu unterstützen.

In diesem Guide befassen wir uns mit den verschiedenen Aspekten der IWMS-Software und untersuchen ihre Funktionen, Vorteile und Anwendung. Findet heraus, welches Potenzial ein IWMS für euer Team hat! 

Was ist ein integriertes Workplace Management System?

Definition einer IWMS-Software

Integrated Workplace Management System-Software (IWMS) ist eine Plattform für die Verwaltung von Unternehmensimmobilien (CRE = Corporate Real Estate), inklusive Gebäudemanagement, Energienutzung, Raumzuweisung und Wartung. 

Das Wort "integriert" ist hier besonders wichtig. Es bedeutet, dass diese Plattform mehrere Technologien und Daten in einem System vereint. Das macht sie für CRE-Manager:innen, Arbeitsplatzmanager:innen und die IT zugänglich.

Die fünf Kernaspekte eines IWMS

Ein IWMS zeichnet sich durch 5 Kernaspekte aus. Diese sind: 

1. Raum und Einrichtung: bietet Grundrisse und Daten zur Belegung. Es hilft dabei, die Raumnutzung zu verbessern, Immobilienkosten zu senken und die Reservierung von Schreibtischen und Besprechungsräumen zu verwalten.
2. Immobilienportfolio und Mietbuchhaltung: gibt einen Überblick über jede Immobilie, einschließlich ihrer Quadratmeterzahl, Belegung und Kosten.
3. Wartung: wird für die Verwaltung von Serviceanfragen verwendet. Es stellt sicher, dass die richtigen Wartungsarbeiten erledigt werden, bevor sie nötig sind, und behält die Kosten im Blick.
4. Kapital: Hilft bei der Überwachung von Bauunterlagen wie Bauplänen, Angeboten, Kosten und Zeitplänen.
5. Energie und Nachhaltigkeit: bietet einen umfassenden Überblick über den Energieverbrauch.

Ein paar Statistiken über IWMS, die ihr kennen solltet

Um die Auswirkungen von IWMS besser zu verstehen, sehen wir uns einige Daten zu diesem Thema an. Die 2019 Studie zum Integrated Workplace Management System (IWMS) Marketplace, Forecast to 2024 berichtet über die wichtigsten Erkenntnisse zu IWMS:

• Bis 2024 wird der Markt für IWMS-Lösungen, die mit IoT-Technologie integriert sind, voraussichtlich auf $2,8 Milliarden anwachsen.
• Der globale IWMS-Gesamtmarkt wird im selben Jahr voraussichtlich $11,5 Milliarden übersteigen, wobei Nordamerika an der Spitze steht.
• Es wird erwartet, dass On-Premise-Lösungen in Nordamerika bis 2024 ein Volumen von $2,4 Milliarden erreichen und eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 22,9% aufweisen werden.
• Bis 2023 wird erwartet, dass mehr als 80% der IWMS-Software KI-Funktionen enthalten wird.
• Es wird prognostiziert, dass die IoT-Industrie bis 2024 bis zu 55% des IWMS-Softwaremarktes antreiben wird.

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Wer nutzt IWMS-Software am meisten, und wie?

IWMS-Software ist eine weit gefasste Kategorie, die für eine Reihe von Funktionen in einem Unternehmen relevant ist, einschließlich derjenigen, die sich mit Unternehmensimmobilien und der Verwaltung von Raum, Ressourcen und Finanzen befassen.

IT-Leitende

Die Aufgabe eines IT-Fachkraft ist es, alle technischen Systeme zu verwalten und die gesamte technische Infrastruktur des Unternehmens zu pflegen. Daher spielen sie eine wichtige Rolle bei der Einführung und Nutzung von IWMS. 

IT-Leute sind für den Integrationsaspekt von IWMS verantwortlich und stellen sicher, dass alles in einer Plattform konsolidiert wird. Mit solchen Lösungen helfen IT-Leitende, Aufgaben zu automatisieren und Arbeitsabläufe zu rationalisieren, um die Effizienz und Produktivität des Büros und der Organisation zu verbessern.

CRE und Facility Manager:innen

Die häufigste Anwendung von IWMS ist das CRE- und Facility Management. Ihre Hauptaufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass alle Einrichtungen organisiert sind, vor allem, wenn es mehr als eine gibt, die verwaltet werden muss, und die Effizienz der Arbeitsbereiche zu verbessern. Dazu gehört auch, dass alle Mitarbeitenden den Platz, die Tools und die Ressourcen haben, um ihre Arbeit zu erledigen. 

In der Welt der hybriden Arbeit, in der Gebäude und Anlagen in Bezug auf Auslastung und Nutzung schwanken, wird das CRE- und Facility Management immer wichtiger. Daher unterstützt IWMS die Arbeit von CRE- und Facility-Manager:innen, indem es alle notwendigen Informationen über den Arbeitsplatz, wie z.B. Raumnutzung und Kostendaten, zentralisiert.

Fachleute für digitale Arbeitsplätze

Zu den Fachleuten für den digitalen Arbeitsplatz gehören alle, die die digitalen Elemente des Arbeitsplatzes verwalten oder mit ihnen interagieren. Dazu gehören auch Personalverantwortliche, deren Hauptziel es ist, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten und die Personalbeschaffung und -bindung zu verbessern. Sie nutzen zum Beispiel IWMS, um neue Mitarbeitende einzuarbeiten oder eine Desk Booking App zu verwalten.  

Dann gibt es die allgemeinen Teamleitenden, die oft eine ganze Reihe von Technologien organisieren müssen, die sie für ihre Teamfunktion nutzen. Und schließlich nutzen die Beschäftigten selbst IWMS, wenn sie mit verschiedenen digitalen Ressourcen interagieren, nach Daten suchen oder das digitale Toolkit nutzen müssen, das ihnen von ihren Vorgesetzten zur Verfügung gestellt wurde.

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Warum solltet ihr so ein Arbeitsplatzmanagement-Tool nutzen?

Flexible Arbeit wird die Norm

Da flexible Arbeitsmodelle wie Hybridarbeit für viele Unternehmen zur Norm werden, ist ein Arbeitsplatzmanagement-Tool unerlässlich, um zu tracken, wer wann ins Büro kommt. 

Das ist nicht nur wichtig, um zu bestimmen, wie Schreibtische, Büros und Ressourcen verteilt werden, sondern auch, um Möglichkeiten zur Verkleinerung des Büros und seiner Kosten zu finden.

Daten für Entscheidungsfindung und Optimierung nutzen

IWMS sammelt Daten, die für wichtige Entscheidungen über die Verkleinerung von Büroflächen oder die Beschaffung eines größeren Büros genutzt werden können. Außerdem helfen Daten über die Auslastung, z.B. welche Bereiche des Büros am häufigsten genutzt werden, bei der Raumoptimierung. 

Mit anderen Worten: Facility Manager:innen können solche Daten nutzen, um mehr Schreibtische oder Meetingräume einzurichten und so ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das besser auf die Bedürfnisse der Beschäftigten abgestimmt ist.

Teams arbeiten zusammen und kommunizieren besser

IWMS hilft bei der Optimierung von Abläufen wie Ressourcenbuchung und Rechnungsstellung und zentralisiert wichtige Daten, wodurch unnötige Kommunikation über wichtige Dokumente, Research und Planungen reduziert wird. 

Aufgrund seines integrierten Charakters fördert IWMS die Zusammenarbeit, indem es Personen, Orte und Daten innerhalb des Unternehmens miteinander verbindet.   

Ausgaben werden reduziert und optimiert

Unternehmensleitende können das Büro verkleinern, indem sie die Auslastung und Belegung kennen und so die Miet- und Nebenkosten senken. Die von einem IWMS gesammelten Daten zeigen, was nicht ausgelastet ist und daher gestrichen oder für andere Zwecke verwendet werden kann. 

In smarten Gebäuden können diese Systeme die Kosten für bestimmte Aktionen in Echtzeit messen. Sensoren können zum Beispiel den Energieverbrauch ermitteln und so feststellen, wie viel der Energieverbrauch das Unternehmen kostet. 

Arbeitsplatz-Erfahrung ist essentiell

Studien und Beobachtungen haben gezeigt, dass die Erfahrung am Arbeitsplatz und die Zufriedenheit der Beschäftigten letztlich den Unternehmenserfolg bestimmen. Durch die Verbesserung der Kommunikation und der flexiblen Arbeitsmöglichkeiten verbessert ein IWMS das Engagement und die Erfahrung der Beschäftigten. 

Außerdem schafft der Einsatz solcher Systeme mehr Transparenz zwischen Beschäftigten und Führungskräften, so dass alle Beteiligten Zugang zu den notwendigen Informationen haben. Dieses Vertrauen und diese Offenheit verbessern wiederum die Unternehmenskultur.

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Wie hilft deskbird beim Arbeitsplatzmanagement?

deskbird ist die perfekte Workplace Management Lösung, die ihr zu eurem IWMS hinzufügen könnt, wenn ihr euren Mitarbeitenden mehr Autonomie geben, Einblicke in die Auslastung eures Büros gewinnen und ein effizientes Hot-Desking-System einrichten wollt. 

Liefert klare Daten über die Büronutzung

Die deskbird App bietet Arbeitsplatzanalysen, mit denen Führungskräfte die Verteilung ihrer Remote-Mitarbeitenden, die An- und Abwesenheit im Büro tracken können. 

Außerdem bietet sie Büroanalysen, damit Facility Manager:innen wissen, welche Ressourcen häufig gebucht werden und wie das Büro insgesamt genutzt wird. 

Diese Daten werden in Echtzeit angezeigt und können in individuellen Berichte heruntergeladen werden. Und das Beste? Die Berichte können für jedes einzelne Team angepasst werden. 

Unterstützt Mitarbeitende bei der Wochenplanung

Die Week Planning Funktion gibt Beschäftigten die Möglichkeit, ihr Büro- und Home-Office Tage zu planen, die dann für ihre Kolleg:innen sichtbar sind. 

Außerdem können Teammitglieder Schreibtische und Meetingräume buchen und ihren bevorzugten Raum auf einem interaktiven Gebäudeplan des Büros reservieren. Das motiviert nicht nur Mitarbeitende, ins Büro zu kommen, sondern verbessert auch das Facility Management.

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Verbessert die Zusammenarbeit und die Erfahrung der Mitarbeitenden

deskbird fördert die Zusammenarbeit, indem sie Mitarbeitende anregt im Büro zu arbeiten. Je mehr Menschen ins Büro kommen, desto fruchtbarer ist die Zusammenarbeit und desto besser ist das Gesamterlebnis der Mitarbeitenden. 

Viele von uns vermissen das soziale Miteinander, wenn wir zur Arbeit kommen und persönliche Beziehungen zu unseren Kolleg:innen aufbauen. Eine App wie deskbird schafft diese Möglichkeit. 

Hilft, Bürokosten zu sparen

Wenn man die Bürobelegung und -auslastung kennt, gibt es mehr Möglichkeiten für eine Verkleinerung. Wenn die gesammelten Belegungsdaten zeigen, dass nur die Hälfte des Teams wöchentlich kommt, haben Facility- und CRE-Manager:innen die Daten, um einen Umzug in ein kleineres Gebäude zu rechtfertigen. 

Außerdem können die Nutzungsdaten zeigen, dass bestimmte Teile des Büros weniger genutzt werden als andere. Das bedeutet, dass die Nebenkosten in diesem Teil des Büros gesenkt werden können, indem Energiequellen abgeschaltet werden. 

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Eine Integrated Workplace Management System Software ist eine Plattform, die verschiedene Technologien und Daten in einem System vereint und so eine effiziente Verwaltung der Unternehmensimmobilien ermöglicht. IWMS umfasst fünf Kernaspekte: Raum- und Facility Management, Immobilienportfolio und Mietbuchhaltung, Wartung, Kapitalmanagement sowie Energie und Nachhaltigkeit.  

Mit dem Aufkommen flexibler Arbeitsmodelle ist IWMS-Software unerlässlich, um die Büronutzung zu tracken und die Raumzuweisung zu optimieren. Außerdem bieten diese Systeme Einblicke in die Nutzungsmuster und ermöglichen es Unternehmen, datengestützte Entscheidungen über die Verkleinerung oder Erweiterung von Büroflächen zu treffen. Darüber hinaus verbessert IWMS die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams, indem es Abläufe optimiert und Daten zentralisiert.

Lösungen wie deskbird unterstützen beim effizienten Workplace Management. Unsere Plattform ermöglicht es Unternehmen, sich an sich verändernde Arbeitsmodelle anzupassen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Fordert eine kostenlose Demo an, um mehr über die Vorteile der deskbird App zu erfahren!