Ziele des Büromanagements: Aufgaben und neue Herausforderungen

Es ist nicht unwahrscheinlich, dass du es nicht bemerkt und erlebt hast. Die Art, wie wir arbeiten, und die Rolle unserer Büros haben sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Jetzt stellt sich die Frage: Wie passt du dich an und sorgst dafür, dass die Abläufe und Prozesse reibungslos funktionieren? Das sind die Kernziele des Büromanagements. Aber den perfekten Blickwinkel zu finden, um diese Veränderungen anzunehmen und das Beste aus ihnen zu machen, ist eine gemeinsame Aufgabe. Teamleiter/innen, Personalabteilung, IT-Abteilung, Gebäudemanager/innen und Büroleiter/innen müssen zusammenarbeiten, um die modernen Herausforderungen des Büromanagements anzugehen - von flexibler Arbeit bis hin zum Aufkommen von Technologie und der Notwendigkeit von mehr Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz. Hier ist ein kurzer Leitfaden über die Rolle von Büromanagern, die neuen Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt, und die Gründe für die Nutzung der deskbird App zu nutzen, um deinen Arbeitsplatz reibungslos und effizient zu verwalten!

Die Hauptaufgaben eines Büroleiters im Vergleich zu denen eines Facility Managers

Die Ziele eines Büroleiters

Die Aufgabe eines Büromanagers besteht darin, Abläufe und Prozesse zu verwalten, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Organisation eines reibungslosen Arbeitsablaufs, indem sie Teams und Verfahren koordinieren, um die Produktivität zu erhalten und die Effizienz zu gewährleisten. Durch die Entwicklung und Verfeinerung von Konzepten rationalisieren sie die Aufgaben und fördern eine kohärente Arbeitsatmosphäre. Die Verwaltung der Arbeitnehmer/innen ist ebenfalls ein Eckpfeiler ihrer Aufgaben. Das kann von der Planung von Besprechungen und Terminen bis hin zur Bearbeitung von Problemen am Arbeitsplatz und der Bereitstellung von Büromaterial reichen. Außerdem planen und überwachen sie effizient eine Vielzahl von Büroaktivitäten.

Zusammenfassung der wichtigsten Ziele des Büromanagements:

• Teams und Prozesse zu koordinieren;
• Überwachung des Büromaterials;
• Effizienz gewährleisten;
• Prozesse schaffen;
• Mitarbeiter verwalten;
• Besprechungen und Termine zu planen;
• Planung und Koordinierung von Bürotätigkeiten;
• Umgang mit Konflikten und Problemen am Arbeitsplatz.

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Die Rolle eines Facility Managers

Im Gegensatz zu Büromanagern konzentrieren sich Facility Manager mehr auf den Betrieb und die Verbesserung des Arbeitsumfelds, damit sich die Mitarbeiter wohlfühlen. Ihre Rolle ist entscheidend für die betriebliche Funktionalität eines Büros. Sie beaufsichtigen die Instandhaltung, Sicherheit und Effizienz der physischen Arbeitsplätze, um eine sichere und optimale Arbeitsumgebung zu schaffen. Sie überwachen zum Beispiel die Wartungspläne für die Gebäude und koordinieren Renovierungen oder die Raumplanung, um sie an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Sie kümmern sich um die täglichen Notfallmaßnahmen und die langfristige strategische Gebäudeplanung. Ihr Ziel ist es, den Lebenszyklus der Anlagen zu verlängern und gleichzeitig die Kosten zu minimieren und das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter zu maximieren.

Zusammenfassung der wichtigsten Ziele des Facility Managements:

• die Verbesserung der Büroeinrichtung;
• die Instandhaltung der Einrichtungen sicherzustellen;
• Verwaltung von Immobilienprognosen;
• Zusammenarbeit mit externen Auftragnehmern und Anbietern;
• Analyse der Raumnutzung.

Diese beiden Positionen sind miteinander verbunden, aber auch unterschiedlich. Doch je nach Größe eines Unternehmens erfüllt manchmal dieselbe Person diese beiden Aufgaben, was erklärt, warum sie oft nicht zusammenpassen.

Die neuen Ziele für das Büromanagement

Anpassung an flexible Arbeit

Flexible Arbeit ist nicht nur eine Folge von COVID-19. Sie ist auch auf die Ankunft der Generation Z am Arbeitsplatz und die unaufhaltsame Ausweitung des technologischen Fortschritts zurückzuführen. Die jüngeren Generationen (Millennials und Gen Z) wünschen sich eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, und der Aufstieg der Technologie trägt dazu bei, dass dies möglich wird.

"Asynchron" ist der beste Weg, um diese neue Ära der Arbeit zu beschreiben. Die Arbeitnehmer/innen sind jetzt flexibler in ihren Vorstellungen und ihrer Herangehensweise an die Arbeit. Sie können sich von verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten in verschiedene Projekte einbringen.

Das hat erhebliche Konsequenzen für das Büromanagement. So hat sich zum Beispiel die Rolle des Arbeitsplatzes verändert, da die Menschen nicht mehr täglich vor Ort sind und die Zusammenarbeit eine neue Wendung genommen hat. All diese Veränderungen zwingen die Facility Manager dazu, ihre Prozesse anzupassen und zu überprüfen, um die Koordination und Effizienz aufrechtzuerhalten.

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Mehr Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter und DEI-Praktiken

Wenn du dir die Depressionsraten bei den Babyboomern, der Generation X, den Millennials und der Generation Y ansiehst, siehst du, dass je jünger die Arbeitnehmer sind, desto schneller zeigen sie psychische Probleme und Symptome von Burnout. Das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit der Beschäftigten dürfen nicht länger ignoriert werden, und Büroleiter/innen spielen in dieser Hinsicht eine wichtige Rolle. Das Gleiche gilt für DEI-Praktiken (Diversity, Gleichstellung und Inklusion), die einen direkten Zusammenhang mit der psychischen Gesundheit in der Berufswelt haben. Wohlbefinden und DEI am Arbeitsplatz sind der Schlüssel zu Strategien des Büromanagements für eine gesunde, produktive, engagierte und loyale Belegschaft.

Gewährleistung von Cybersicherheit und Datenschutz

Da Cyber-Bedrohungen immer raffinierter und verbreiteter werden, kann eine Sicherheitsverletzung verheerende Folgen haben, darunter finanzielle Verluste, rechtliche Konsequenzen und irreparable Schäden für den Ruf eines Unternehmens. Zusammen mit den IT-Abteilungen müssen Büroleiter/innen der Entwicklung robuster Strategien für das Cyber-Risikomanagement Priorität einräumen, um die Integrität und Vertraulichkeit der Unternehmensdaten zu schützen. Der Einsatz dieser Lösungen fördert auch das Vertrauen der Kunden und erfüllt die immer strengeren gesetzlichen Anforderungen. Hand in Hand mit den IT-Mitarbeitern zu arbeiten, sich über neue Trends in der Cybersicherheit zu informieren und in sichere Technologien zu investieren, ist für Büroleiter/innen heute unerlässlich.

Technologie nutzen, um Ziele im Büromanagement besser zu erreichen

Mit der ständigen Weiterentwicklung von Technologien und der Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist es heute unabdingbar, technisch versiert zu sein, um in der Arbeitswelt zu wachsen und erfolgreich zu sein. Für Büromanager/innen wird es immer wichtiger, die Technologie zu nutzen und in ihre täglichen Abläufe zu integrieren. Die Beherrschung der Technologie ist nicht länger ein Pluspunkt. Es ist ein Muss, um die Arbeit effizient zu erledigen. Sie ermöglicht eine bessere Koordination und Rationalisierung von Arbeitsabläufen, die Betreuung von Remote- oder Hybrid-Teams und die Aufrechterhaltung effektiver Kommunikationskanäle innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Da Datenmanagement und Cybersicherheit ebenfalls von entscheidender Bedeutung sind, ist der Einsatz von spezieller Software und Tools zum Schutz sensibler Informationen und zur Einhaltung von Vorschriften ebenfalls unerlässlich.

Nachhaltigere Praktiken am Arbeitsplatz einführen

Nachhaltiger zu leben und zu arbeiten ist die Pflicht eines jeden. Die Integration umweltfreundlicher und verantwortungsbewusster Praktiken in das Arbeitsumfeld ist daher eine der wichtigsten Aufgaben, die Büroleiter/innen (und andere) von nun an wahrnehmen müssen. Von der Umwandlung des Arbeitsplatzes in ein papierloses Büro bis hin zu Maßnahmen wie dem Angebot eines vegetarischen Mittagessens oder der ausschließlichen Nutzung erneuerbarer Energien gibt es viele Möglichkeiten, dies zu erreichen. Auch hier kann es notwendig sein, Hand in Hand mit anderen Abteilungen zu arbeiten. Die Einführung von Systemen, die mit grüner Energie und intelligenten Sensoren arbeiten, sind zum Beispiel Initiativen, die Büro- und Gebäudemanager gemeinsam umsetzen können.

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Die Rolle der App deskbird bei der Unterstützung der Ziele des Büromanagements

Genaue Daten über die Nutzung und Belegung von Büroflächen

Obwohl der Nutzen der Arbeitsplatzanalyse für die Leiter von Einrichtungen offensichtlicher ist, haben auch Büroleiter/innen ein Interesse daran, diese Daten zu überprüfen. Da es zu den Zielen des Büromanagements gehört, Prozesse zu koordinieren und zu entwickeln, um die Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, kann es auch für sie sehr wertvoll sein zu wissen, wie der Büroraum genutzt wird. Sie könnten z. B. feststellen, dass das Team für die Erstellung von Inhalten mehr Zeit im Büro verbringt als das Team für den Kundenservice, dass es aber oft an Platz fehlt. Sie können dann untersuchen, wie sie den Raum besser nutzen können, um z. B. einen Raum für die Inhaltserstellung einzurichten, in dem Fotoshootings gemacht und Geräte verstaut werden können. 

Interactive Floor Plan

Büroleiter/innen müssen oft persönlich mit Mitarbeiter/innen aus allen Abteilungen sprechen. Daher kann es für sie sehr nützlich sein, zu wissen, wer wo arbeitet. Dank unseres interaktiven Grundrisses können sie in Echtzeit herausfinden, wer sich wo aufhält, anstatt herumzulaufen und nach Teammitgliedern zu suchen. Das ist ein echter Vorteil, denn so sparen sie eine Menge Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Und schließlich können sie mit dem interaktiven Büroplan auch sehen, welche Besprechungsräume noch frei sind, falls sie in letzter Minute eine Besprechung ansetzen müssen.

Workspace booking

Apropos Planung: Da eine der Hauptaufgaben von Office Managern darin besteht, Termine und Besprechungen zu planen und zu organisieren, ist der Einsatz einer Tisch- und Raumbuchungssoftware wie deskbird absolut sinnvoll. Für mehr Effizienz können sie mit der App deskbird den idealen Arbeitsplatz buchen, egal ob es sich um eine Konferenz oder einen Besprechungsraum handelt. Mit drei Klicks ist der perfekte Besprechungsraum reserviert, Terminkonflikte werden vermieden und die Mitarbeiter erhalten den Raum und die Ressourcen, die sie für die jeweilige Besprechung benötigen. Die Einfachheit unseres Tools macht es zu einer der benutzerfreundlichsten Lösungen, die du verwenden kannst, und stellt sicher, dass jeder in deiner Belegschaft den größtmöglichen Nutzen daraus zieht. 

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Events

Schließlich gehört es auch zu den Aufgaben des Büromanagements, Arbeitsveranstaltungen zu planen, zu organisieren und durchzuführen. Mit derFunktion deskbird können Büroleiter die gesamte Belegschaft über das nächste Ereignis am Arbeitsplatz informieren. Dank unserer nahtlosen Integrationen werden deine Mitarbeiter über Slack, MS Teams, iCalendar oder das von ihnen verwendete Tool benachrichtigt. Es ist nicht nötig, von einer Ressource zur anderen zu wechseln. Sie erhalten alle Informationen, die sie benötigen, auf ihrer bevorzugten Plattform. Aber die App deskbird ist auch auf dem Handy verfügbar. So können sie jederzeit und von überall aus die Details der Veranstaltung direkt auf ihrem Handy überprüfen und sagen, ob sie kommen oder nicht.

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Wir hoffen, dass du jetzt bereit bist, die Ziele des Büromanagements entschlossen anzugehen und die neuen Herausforderungen zu verstehen, die Veränderungen in der Art und Weise, wie man Abläufe und Prozesse führt, erfordern. Das Aufkommen flexibler Arbeit, die Entwicklung der Technologie und die neuen Erwartungen der jüngeren Generationen mischen die Aufgaben und Ziele von Büroleitern neu auf. Aber deskbird ist da, um sie bei diesem Wandel zu unterstützen, damit sie ihre Arbeit erfolgreich bewältigen können. Fordere eine kostenlose Demo der deskbird App an, um konkret zu erfahren, wie unser Tool funktioniert und wie es Führungskräfte, aber auch deine hybride Belegschaft unterstützen kann!