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Umsetzung der digitalen Transformation: ein kontinuierlicher strategischer Prozess

Veröffentlicht:

11. September 2023

Aktualisiert:

12. September 2023

Die Umsetzung der digitalen Transformation (DX) ist ein unvermeidlicher und nie endender Prozess für jedes Unternehmen, um nachhaltig zu bleiben. Wir wissen, dass es ein wenig beängstigend klingt, wenn man es so formuliert, aber wir wollten eure Aufmerksamkeit wecken!

Unabhängig von eurer Branche wisst ihr, dass die Technologie den Arbeitsplatz völlig verändert. Wahrscheinlich habt ihr bereits einige Maßnahmen ergriffen, um von dieser Entwicklung zu profitieren. Können eure Kund:innen euch rund um die Uhr Fragen schicken und über einen gut gestalteten und benutzerfreundlichen Chatbot eine schnelle Antwort erhalten? Dies ist das perfekte Beispiel dafür, wie viele Unternehmen in den letzten Jahren diese technologische Entwicklung angenommen haben. Aber natürlich geht es um viel mehr als nur den Einsatz virtueller Bots und das Training von KI

Das Schwierigste am Prozess der digitalen Transformation ist, dass er nie endet, da sich die Technologie ständig verbessert und weiterentwickelt. Dies ist einer der Hauptgründe, warum es Unternehmen nicht gelingt, diesen digitalen Wandel zu vollziehen. Einerseits könnt ihr damit viele Aspekte eurer Organisation optimieren, was euch mehr Wachstumschancen eröffnet. Andererseits müsst ihr eure IT-Infrastruktur ständig überwachen und aktualisieren, weil eure Konkurrent:innen genau das Gleiche tun.

Möchtet ihr mehr über die Auswirkungen der digitalen Transformation erfahren und wie ihr eine erfolgreiche Strategie entwickeln könnt? Hier findet ihr wichtige Informationen, die euch dabei unterstützen.

Was ist die digitale Transformation?

Definition

Der Begriff "Digitale Transformation" wurde 2015 vom McKinsey Global Institute geprägt und wird beschrieben als "der Prozess der Schaffung neuer Geschäftsmodelle, Produkte und Dienstleistungen, Prozesse und Organisationsstrukturen, um durch digitale Technologien Werte zu schaffen". 

Einfach ausgedrückt: Die Umsetzung der digitalen Transformation ermöglicht es Unternehmen, alle Aspekte der Organisation, von der Personalabteilung über das Marketing bis hin zu den Facility-Management-Abläufen, dank der Technologie zu verbessern. Zwar sind die IT-Teams für die Umsetzung dieser fortlaufenden Strategie zuständig, doch die erfolgreiche Umsetzung ist eine gemeinschaftliche Aufgabe, an der jeder am Arbeitsplatz beteiligt ist. 

Die vier Kernbereiche eines Rahmens für die digitale Transformation

Ein Rahmen für die Umsetzung der digitalen Transformation ist von entscheidender Bedeutung, um eure Ziele zu kennen, die zu befolgenden Schritte zu verstehen und eure Fortschritte zu verfolgen. Dieser Fahrplan kann in vier Kategorien unterteilt werden: Menschen, Prozesse, Technologie und Daten (mit KI). 

Menschen

Bei der Einführung von mehr digitalen Werkzeugen und Methoden am Arbeitsplatz spielt der Mensch eine große Rolle. Erstens müssen die Mitarbeitenden den Zweck verstehen, diese neuen Technologien annehmen und in ihrer Nutzung geschult werden, damit sie das Beste daraus machen können. Zweitens wirkt sich dieser Prozess auch darauf aus, wie ihr mit euren Kund:innen und Partner:innen interagieren und zusammenarbeiten.

Prozess

Das Hauptziel bei der Umsetzung der digitalen Transformation ist die Optimierung, Vereinfachung und Rationalisierung einer maximalen Anzahl von Aktivitäten und Systemen in allen Bereichen eures Unternehmens. Wie könnt ihr bestimmte Abläufe mit Hilfe von Technologie verbessern, und welches ist das beste Werkzeug dafür? So könnt ihr beispielsweise die App deskbird nutzen, um hybriden Teams eine schnellere Wochenplanung zu ermöglichen und die Zusammenarbeit zu fördern.

Technologie

Die Technologie ist die dritte Säule, auf die man sich bei der Schaffung eines Rahmens für die digitale Transformation konzentrieren sollte. Dieser Aufschwung der IT ist für die Modernisierung Ihrer digitalen Infrastruktur unumgänglich. Je nach eurer aktuellen digitalen Landschaft und euren Zielen müsst ihr bestimmen, welche Tools das beste Nutzenversprechen haben und die Erwartungen eurer Mitarbeitenden und Kund:innen erfüllen.

Daten und KI 

Nicht zuletzt muss die digitale Transformation auf der Grundlage von Daten erfolgen und durch prädiktive und generative KI-Systeme unterstützt werden. Künstliche Intelligenz ist eine Technologie, die zusammen mit Daten arbeitet. Gemeinsam sind sie eine wichtige Ressource, die Unternehmen bei der Umsetzung digitaler Initiativen hilft, vor allem aber ermöglicht sie es ihnen, diesen Wandel nachhaltig und erfolgreich zu vollziehen.

🤖Seht ihr euch unseren Artikel über die Rolle der KI am Arbeitsplatz an!

Person, die an Laptop und Tablet arbeitet
Arbeiten mit Laptop und Tablet

Beispiele für die wichtigsten Trends der digitalen Transformation im Jahr 2023

Um euch einige Beispiele für die digitale Transformation zu geben, sind hier die Trends, die das Jahr 2023 bisher beeinflusst haben: 

  • Hybride Arbeitsformen zwingen Unternehmen dazu, ihre digitale Transformation zu beschleunigen.
  • Die Digitalisierung hat zugenommen, was nicht überraschend ist, da sie einer der ersten Schritte zur Umsetzung der digitalen Transformation ist. 
  • Die Cloud-Transformation überzeugt viele Unternehmen immer wieder.
  • KI-Lösungen mischen die Arbeitswelt völlig neu auf und zwingen die Arbeitnehmenden, ihre Arbeitsweise zu überdenken.
  • Die Hyperautomatisierung nimmt zu, da sie dazu beiträgt, die Betriebskosten zu senken und mehr sinnvolle Arbeitsplätze zu schaffen.
  • Die Unternehmen setzen auf den Low-Code/No-Code-Ansatz.
  • Das Konzept der bürgerschaftlichen Entwicklung öffnet neue Türen für digitale Anwendungen.

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Was sind die Auswirkungen und der Nutzen eines digitalen Transformationsprozesses am Arbeitsplatz?

Verbessert die Benutzerfreundlichkeit auf Seiten der Mitarbeitenden

Die Umsetzung der digitalen Transformation rationalisiert nicht nur die Arbeitsabläufe und fördert die Zusammenarbeit, sondern erfüllt auch die Erwartungen eurer Mitarbeitenden. Auch hier wird der Zugang zu den neuesten digitalen Tools und Lösungen erwartet, wenn ihr Millennials und Gen Z in eurer Belegschaft haben. Mit den richtigen Mitteln kann ihre Benutzererfahrung eine neue Wendung nehmen. Zum Beispiel kann die Einführung einer hybriden Arbeitsplatztechnologie wie der deskbird ermöglicht es euren Mitarbeitenden, ihren Lieblingsarbeitsplatz mühelos zu reservieren, wenn sie ins Büro kommen. Ihr könnt auch das virtuelle Meeting-Erlebnis verbessern, indem ihr eure hybriden Teams mit VR-Geräten ausstatten.

Verbessert das Nutzererlebnis aus Sicht der Kund:innen

Wie bereits erwähnt, ist der Mensch eine der vier zentralen Säulen der digitalen Transformation. Für Unternehmen besteht das Ziel dieses Prozesses darin, das Leben ihrer Mitarbeitenden, aber auch ihrer Kund:innen zu vereinfachen. Letztlich wirkt sich die Kombination von Technologien, die ihr einsetzt, auf die Kundenerfahrung aus. Es ist von grundlegender Bedeutung, auf die Bedürfnisse der Kund:innen einzugehen und ihnen die Lösungen zu bieten, nach denen sie suchen. Während die Welt immer digitaler wird, erwarten eure Kund:innen, dass ihr eure Produkte und Dienstleistungen online leicht zugänglich machen können. Und je jünger eure Kund:innen sind, desto entscheidender wird der Erfolg eurer digitalen Transformation.

Erleichtert Prozesse und Arbeitsabläufe

Eine optimierte IT-Infrastruktur konsolidiert die gesamte digitale Architektur Ihres Unternehmens. Sie vereinfacht jeden Prozess, stärkt das operative System und verbessert die nahtlose Zusammenarbeit, insbesondere bei einem hybriden Arbeitsmodell. Dieser digitale Wandel macht euer gesamtes Arbeitsmodell effizienter und effektiver. Das Beste daran ist, dass alle Abteilungen davon profitieren. Sie hilft der Personalabteilung bei der Personalbeschaffung, den CRE-Fachleuten bei der Planung des Arbeitsbereichs, den Finanzleitenden bei der Datenanalyse usw. Mit einer gut umgesetzten und langfristig angelegten Strategie erhöht die digitale Transformation eure Chancen auf Wachstum und Erfolg insgesamt.

Schafft mehr Raum für Innovation und Agilität

Mit der digitalen Transformation nimmt die Entwicklung neuer Produkte eine neue Wendung. Die Testphase ist zum Beispiel nicht mehr so teuer. Daher können Teams mit neuen Ideen experimentieren, die vor dem digitalen Wandel viel mehr Budget und Zeit erfordert hätten. Dieser Vorteil schafft Raum für mehr Innovation und Agilität am Arbeitsplatz. Davon profitieren alle: Die Unternehmen können ihre Talente entfalten, die Mitarbeitenden fühlen sich in ihrer Arbeit weniger eingeschränkt und sind engagierter, und die Kund:innen haben Zugang zu besseren Produkten.

Macht euer Unternehmen zukunftssicher

Neben all den Vorteilen, die die Einführung der digitalen Transformation an eurem Arbeitsplatz mit sich bringt, ist der wichtigste Grund, dies zu tun, dass euer Unternehmen wahrscheinlich nur schwerlich überleben wird, wenn ihr es nicht tut. Die Zukunft ist digital. Die Mitarbeitenden wollen ein modernes Arbeitsumfeld mit den neuesten Technologien, und die Kund:innen erwarten, dass ihr digital auf der Höhe der Zeit sind. Wenn ihr euch dieser Herausforderung nicht stellt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass eure Konkurrent:innen bereits dabei sind. Wo fangt ihr also an? Wir nennen euch die wichtigsten Schritte, die ihr für einen reibungslosen und effizienten Übergang befolgen solltet.

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Person arbeitet am Laptop auf der Couch
Person, die von zu Hause aus arbeitet

Wie kann man die digitale Transformation erfolgreich umsetzen?

Denkt daran, dass die digitale Transformation ein kollektiver Prozess ist

Die IT-Experten sind für die digitale Infrastruktur des gesamten Unternehmens zuständig, aber der Erfolg der digitalen Transformation hängt vom Engagement aller ab. Das IT-Team braucht das Feedback aller Abteilungen zu wiederkehrenden Prozessproblemen, um die zu schließenden Lücken zu finden. Auf diese Weise können sie nach dem besten digitalen Ansatz zur Lösung dieser Probleme suchen. Das allein reicht jedoch nicht aus. Alle Beteiligten müssen sich bemühen, diese Werkzeuge angemessen zu nutzen, um das Beste aus ihnen herauszuholen. So kann die IT-Abteilung beispielsweise die beste Strategie für das Cyber-Risikomanagement aufstellen. Aber wenn die Mitarbeitenden die Sicherheitsrichtlinien für hybride Arbeitskräfte nicht befolgen, um den Verlust von persönlichen und Unternehmensdaten zu vermeiden, ist der Zweck ihrer Arbeit zur Hälfte verfehlt.

Umgebt euch mit den besten IT-Experten

Wir haben die wichtigsten Aspekte genannt, die in eurem Rahmen für die digitale Transformation enthalten sein sollten. Allerdings hat jedes Unternehmen seine eigenen Bedürfnisse. Daher ist es wichtig, dass ihr euch mit einer Gruppe von IT-Experten umgebt, die diese Bedürfnisse erfüllen können. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Ihr könnt neue Talente einstellen oder eure derzeitigen Mitarbeitenden weiterbilden. In jedem Fall muss euer IT-Team in der Lage sein, den besten Plan zu entwickeln, um eure technologischen Lücken zu schließen und sich den Herausforderungen der digitalen Transformation zu stellen. 

Schaffung einer klaren langfristigen Strategie auf der Grundlage der Wertschöpfung

Die Umsetzung der digitalen Transformation erfordert einen klaren Fahrplan mit einer Vielzahl von Nutzenversprechen. Dies ermöglicht es euch, auf dem richtigen Weg zu bleiben, die nächsten Schritte zu erkennen, eure Fortschritte zu bewerten und eure Ziele zu erreichen. Eure Strategie sollte eure aktuellen Blockaden, die Lösungen zur Überwindung dieser Blockaden, die potenziellen Herausforderungen, auf die ihr stoßen könntet, und deren Behebung sowie die KPIs zur Messung eurer Verbesserungen berücksichtigen. Am wichtigsten ist, dass ihr langfristig denkt und flexibel bleibt. Die Welt der Technologie ändert sich ständig, und euer Plan muss flexibel sein, um sich an unerwartete Ereignisse anzupassen.

Skalierung im Hinterkopf behalten

Eine gut durchdachte digitale Transformation kann eurem Unternehmen zu Erfolg und Wachstum verhelfen. Deshalb müsst ihr dies bedenken und ein skalierbares Modell für die digitale Transformation entwickeln. Auch wenn euer Unternehmen wächst, müssen eure Arbeitsmethoden den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden und Kund:innen gerecht werden. Wenn euer Unternehmen beispielsweise plant, in den kommenden Jahren global tätig zu werden, solltet ihr dies berücksichtigen. Das bedeutet, dass mehr Menschen von verschiedenen Standorten und Zeitzonen aus arbeiten werden, was nahtlose Workflow-Systeme zu einer Notwendigkeit macht. 

Sammeln und Treffen von Entscheidungen auf der Grundlage der richtigen Daten

Daten sind der Schlüssel zu einem digitalen Transformationsprozess und zu angemessenen Entscheidungen im Allgemeinen. Aber je mehr Daten man sammelt, desto komplexer wird es, all diese Informationen zu prüfen. Der Blick auf die richtigen Daten ist von grundlegender Bedeutung, um wirkungsvolle Entscheidungen zu treffen. Die gute Nachricht ist, dass Technologien wie datengesteuerte KI-Tools euch beim Sammeln, Sortieren und Analysieren von Daten unterstützen können, um vorausschauende Entscheidungen zu treffen.

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Arbeiten am Tablet
Arbeiten am Tablet

Die gesamte Belegschaft mit ins Boot holen

Manche Menschen sind überfordert, wenn mehr Technologie am Arbeitsplatz eingeführt wird. Die Schulung der Mitarbeitenden darüber, warum und wie diese neuen Tools zu verwenden sind, ist von grundlegender Bedeutung, um sie für diesen unvermeidlichen Wandel zu gewinnen. Schult diejenigen, denen es an technischen Kompetenzen mangelt, damit sie ihre Arbeit weiterhin ordnungsgemäß (und sogar besser) erledigen können, während sie die digitale Transformation annehmen. Ein weiterer Schlüssel ist die Verwendung einer für die Mitarbeitenden verständlichen Sprache und der Verzicht auf IT-Jargon.

Holt eure Kund:innen und Mitarbeitende ins Boot

Die Umstellung auf einen digitaleren Ansatz ist unvermeidlich, um euer Unternehmen zukunftssicher zu machen. Doch diese Zukunft könnte düsterer sein, wenn ihr eure Kund:innen und Mitarbeitenden nicht in diesen Prozess einbezieht. Wenn ihr auf der einen Seite die Verfahren optimiert, um ihnen das Leben zu erleichtern, sie aber auf der anderen Seite nicht verstehen, wie es funktioniert und sich frustriert fühlen, ist das ein Misserfolg. Die Einarbeitung eurer Mitarbeitenden ist ebenso wichtig wie die Einarbeitung eurer Partner:innen und Kund:innen. Stellt euch daher auf alle Fragen und Probleme ein, die auftauchen könnten, und seid so gut wie möglich erreichbar (was bedeutet, dass ihr die ganze Zeit erreichbar seid, wenn ihr mit KI zusammenarbeitet 😉 ).

Analysiert das Budget, das für die Umsetzung der digitalen Transformation an eurem Arbeitsplatz vorgesehen ist

Leider ist die digitale Transformation weder einfach noch billig. Sie erfordert Zeit, ein qualifiziertes Team und Geld. Da immer mehr Unternehmen Technologie in ihren Geschäftsplan integrieren, sind die IT-Budgets in den letzten Jahren drastisch gestiegen. Unternehmen müssen jedoch über eine langfristige Finanzstrategie verfügen, um mithalten zu können. Dieser Prozess dauert viel länger als nur ein paar Wochen oder Monate. Er endet nie. Dennoch handelt es sich um eine wichtige Investition, die Ihnen dabei hilft, im Spiel zu bleiben und langfristig erfolgreich zu sein. 

Verfolgt eure Fortschritte durch die Messung von KPIs (Key Performance Indicators)

Und schließlich solltet ihr eure Fortschritte regelmäßig überprüfen, um festzustellen, ob die von euch eingeführten digitalen Lösungen funktionieren. Was ist wichtig zu messen? Erstens müsst ihr wissen, wie hoch die Akzeptanz dieser neuen Geräte und Ressourcen ist. Zweitens müsst ihr analysieren, ob diese Technologien den Teammitgliedern helfen, einfacher zusammenzuarbeiten, produktiver zu sein und ein besseres Mitarbeitendenerlebnis zu haben. Drittens müsst ihr eine klare Vorstellung davon haben, ob diese Tools aus finanzieller Sicht einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen. Andere KPIs können entsprechend euren Zielen gemessen werden. So könnt ihr beispielsweise den ROI (Return On Investment) eurer digitalen Transformation, die organisatorische Agilität oder den CLV (Customer Lifetime Value) verfolgen.

Die Umsetzung der digitalen Transformation ist für die Berufswelt keine Option mehr. Auch wenn sie komplex sein kann und viel Aufwand erfordert, haben Unternehmen bei der Einführung von mehr Technologie und digitalen Lösungen am Arbeitsplatz viel mehr zu gewinnen als zu verlieren. Dank effektiverer und gestraffter Arbeitsabläufe und Praktiken verbessert ihr eure Nutzererfahrung (Mitarbeitende und Kund:innen). Durch den Aufbau einer langfristigen Strategie schafft ihr ein Geschäftsmodell, das die aktuellen Trends aufgreift und zukunftssicher ist. 

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Paulyne

Expertin für Hybridarbeit

Umsetzung der digitalen Transformation: ein kontinuierlicher strategischer Prozess