Belegungsplanung: So passt ihr euren physischen Arbeitsplatz an moderne Arbeitsbedingungen an
14. August 2024
27. September 2024
87% der Unternehmen weltweit bieten ihren Beschäftigten inzwischen hybride Arbeitsformen an. Dieser Wandel hat die Rolle und die Nutzung von Büroräumen drastisch verändert und die Raumplanung noch wichtiger gemacht. Wie habt ihr euch in eurem Unternehmen auf diesen Wandel eingestellt?
Da sich unsere Arbeitsweise verändert und die Flexibilität immer mehr zunimmt, ist es wichtig, dass die Arbeitsräume für die Beschäftigten weiterhin attraktiv und nützlich sind. Es kann jedoch schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wie viele Menschen ins Büro kommen und wie viel Platz täglich genutzt wird. Technologie ist wichtig, denn sie ermöglicht es CRE-Manager:innen, Daten zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Wollt ihr mehr über Belegungsplanung erfahren und lernen, wie ihre euren Arbeitsplatz zukunftssicher gestalten und optimieren und dabei gleichzeitig Kosten sparen könnt? Dazu braucht es verschiedene Faktoren, darunter eine Analyse der tatsächlichen Raumnutzung, das Anpassen an neue Arbeitsformen, der Einsatz von Arbeitsplatztechnologie, die Employee Experience vor Ort im Büro und das Einführen von Hot Desking. Steigen wir gleich ins Thema ein!
Was ist Belegungsplanung?
Definition von Belegungsplanung
Bei der Belegungsplanung geht es darum, die Raumaufteilung innerhalb eines Gebäudes strategisch zu planen und zu verwalten, um die Effizienz zu maximieren und euren aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen gerecht zu werden. Sie konzentriert sich darauf, zu verstehen, wie euer Raum genutzt wird, indem der künftige Raumbedarf prognostiziert und Änderungen in der Belegung geplant werden, um die Unternehmensziele zu unterstützen und die Nutzung zu verbessern. Dieser Prozess stellt sicher, dass die verfügbaren Räumlichkeiten mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen, die Produktivität fördern, Kosten senken und sich an die dynamischen Bedürfnisse und das Wachstum eurer Belegschaft anpassen.
Von Optimierung über Experience bis hin zu Technologie: Das sind die Kernaspekte der Belegungsplanung
Es gibt viele Aspekte, die CRE-Manager:innen berücksichtigen müssen, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die sowohl die Erwartungen des Unternehmens als auch die der Mitarbeitenden erfüllt und gleichzeitig den Raum optimiert und Kosten spart. Dazu gehören zum Beispiel die folgenden Aspekte:
- Hybrid-Work-Regelungen, die die Arbeit zwischen Büro und Homeoffice koordinieren und asynchrone Arbeitsweisen, Zwei- oder Dreitagewochen etc. berücksichtigen
- Büroraumgestaltung
- Erwartungen der Mitarbeitenden und ihre Vor-Ort-Experience
- Arbeitsplatztechnologie und -daten
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Die Auswirkungen von Hybridarbeit auf die Belegungsplanung von heute
Die Belegungsplanung ist im Laufe der Jahre immer komplexer geworden, da unsere Arbeitsweise flexibler geworden ist. Da sich immer weniger Arbeitnehmende täglich am Arbeitsplatz aufhalten, haben sich die Rolle und die Nutzung des Büros erheblich verändert.
Weltweit zeigen Studien, dass hybride Mitarbeitende 2 bis 3 Tage pro Woche ins Büro kommen.
Das bedeutet nicht, dass sie alle am selben Tag ins Büro kommen. Tatsächlich verlangen nur 15% der Unternehmen von ihren Mitarbeitenden an festen Tagen im Büro zu sein.1 Folglich wird nicht jeden Tag der gesamte Arbeitsraum genutzt.
Diese Schwankungen in der Bürobelegung zu bewältigen und sich an den neuen Zweck des Büros anzupassen, hat für Unternehmen heute höchste Priorität.
Warum ist die Analyse und Planung der Büroflächenbelegung so wichtig?
Anpassung von Unternehmensimmobilien an neue Arbeitsweisen
Die Nutzung des Büros hat sich verändert. Reihen von Einzelschreibtischen passen nicht mehr zu unserer aktuellen Arbeitsweise und den Erwartungen moderner Arbeitnehmenden. Wenn ihr an einer traditionellen Büroeinrichtung festhaltet, bedeutet das auch, dass die Hälfte eures Arbeitsplatzes ungenutzt ist oder nicht den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden entspricht, die erfüllt sein müssen, damit sie erfolgreich sind. Die Anpassung eurer Unternehmensimmobilie an neue Arbeitsformen ist unerlässlich, damit euer Arbeitsplatz relevant, attraktiv und einladend bleibt.
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Maximierung der Büronutzung und Reduzierung der Platzverschwendung
Ein eigener Schreibtisch für alle Mitarbeitenden würde Platz und Ressourcen verschwenden, da er nicht täglich genutzt wird. Hot-Desk-Büros sind auf dem Vormarsch und ermöglichen es Unternehmen, weniger Schreibtische für die gleiche Anzahl von Mitarbeitenden bereitzustellen. Diese Arbeitsplatzmanagement-Lösung passt perfekt zu den Bedürfnissen einer hybriden Belegschaft. Die am meisten gefragte Veränderung im Büro, die sehr stark im Trend liegt, ist jedoch das Bereitstellen von verschiedenen Arten von Arbeitsplätzen, aus denen Teammitglieder wählen können. Heutzutage kommen Mitarbeitende mehr denn je is Büro, um an gemeinsamen statt an individuellen Aufgaben zu arbeiten und sich mit ihren Kolleg:innen zu vernetzen. Besprechungsräume, Huddle Rooms, Gemeinschaftsbereiche und andere moderne Arbeitsbereiche sollten ebenfalls Teil eurer Arbeitsumgebung sein.
Kostenersparnis
Wer möchte nicht gerne Kosten sparen? Egal, ob ihr ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern seid, Ausgaben zu reduzieren ist ein Ziel für jeden. Die Belegungsplanung hilft euch dabei, passende Lösungen zu finden, indem sie Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt und euren Arbeitsbereich optimiert. Die Verkleinerung eures Büros, um es an euren tatsächlichen Platzbedarf anzupassen, ist zum Beispiel eine der vielen Möglichkeiten, um mit der Belegungsplanung Kosten einzusparen. Aber es geht nicht nur darum, Geld zu sparen. Es geht auch darum, die Einnahmen zu steigern, indem ihr eine Arbeitsumgebung schafft, die Zusammenarbeit, Kreativität, Innovation und Engagement begünstigt.
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Wie geht erfolgreiche Bürobelegungsplanung?
Auf Teamwork setzen
Alles beginnt mit einem kooperativen Ansatz. CRE-Führungskräfte müssen mit Kolleg:innen aus Facility Management, IT, Arbeitsplatzgestaltung, Personalabteilung und anderen Abteilungen zusammenarbeiten. Durch die Kombination dieses kollektiven Fachwissens können sie den Büroraum ganzheitlich optimieren. Jedes Teammitglied bringt einzigartige Erkenntnisse über bewährte Infrastrukturverfahren, Technologie, Mitarbeiterbedürfnisse und Designästhetik mit. Indem ihr diese Herausforderung gemeinsam angeht, stellt ihr sicher, dass der Planungsprozess alle Facetten des Arbeitsumfelds berücksichtigt, um die Effizienz und das Arbeitsklima zu verbessern.
Moderne Technologien und Daten nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen
Eine erfolgreiche Belegungsplanung erfordert den Einsatz moderner Technologien und robuster Datenanalysen. Durch die Integration von Tools wie IoT-Sensoren, Raumnutzungssoftware und KI-gesteuerten Analysen erhaltet ihr wichtige Einblicke in die Nutzung eurer Räume in Echtzeit. Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht es euch, fundierte Entscheidungen zu treffen und Strategien zu entwickeln, um die räumlichen Ressourcen zu optimieren, die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden zu erfüllen und euch an die veränderte Dynamik am Arbeitsplatz anzupassen.
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Future-of-Work-Trends verfolgen
Bei der Belegungsplanung geht es nicht nur darum, den Arbeitsplatz zu optimieren, um Kosten zu senken, sondern auch darum, sicherzustellen, dass die Büroumgebung weiterhin den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden entspricht und diese erfüllt. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, sich über neue Trends in der Zukunft der Arbeit und deren Auswirkungen auf Büroflächen zu informieren. Wenn ihr die Veränderungen in unseren Arbeitsmethoden (Fernarbeit, asynchrone Arbeitszeiten, verteilte Teams...) versteht, könnt ihr die sich entwickelnden Anforderungen besser vorhersehen und euch darauf einstellen. Diese proaktive Denkweise stellt sicher, dass die Büroumgebung flexibel und agil genug ist, um die Bedürfnisse der Beschäftigten in einer dynamischen, sich ständig verändernden Arbeitswelt zu erfüllen.
Skalierungsziele des Unternehmens berücksichtigen
Skalierbarkeit ist ein wichtiges Thema, wenn es um die Belegung von Büros geht. Veränderungen der Unternehmensgröße zu antizipieren, ermöglicht reibungslosere Übergänge und Veränderungen in der Büroumgebung. Wenn ihr die Skalierbarkeit in eure Planung mit einbezieht, könnt ihr sicherstellen, dass der Arbeitsbereich effizient erweitert oder umgestaltet werden kann. So könnt ihr kostspielige und zeitaufwändige Umstrukturierungen vermeiden und die betriebliche Kontinuität aufrechterhalten, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt.
Feedback von den Mitarbeitenden einholen
Die Belegungsplanung ist entscheidend, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeitenden alles finden, was sie brauchen, um sich wohlzufühlen und unter optimalen Bedigungen zu arbeiten. Mehr zu diesem Thema erfahrt ihr in unserem Artikel über die Auswirkungen der Bürogestaltung auf die Produktivität. Durch Belegungsplanung könnt ihr aber auch die Erfahrung, die Zufriedenheit und das Engagement eurer Mitarbeitenden sowie die Gewinnung und Bindung von Talenten verbessern. Wir empfehlen euch, dazu das Feedback eurer Mitarbeitenden zu eurem physischen Arbeitsplatz einzuholen und herauszufinden, wie ihr ihn verbessern könnt. Der beste Ansatz für eine erfolgreiche Belegungsplanung ist die Kombination eurer Bürodaten und des Feedbacks eurer Mitarbeitenden.
Testen, Erfahrungen sammeln und daraus lernen
Sobald ihr verstanden habt, welche Schritte es zur Verbesserung eures physischen Arbeitsumfelds braucht, ist die Methode "Ausprobieren und Lernen" der beste Weg, um die Wirksamkeit eurer Belegungsplanungsstrategie zu überprüfen. Beginnt mit der Umsetzung kleinerer Veränderungen, sammelt Daten über ihre Auswirkungen und analysiert die Ergebnisse. Dieser iterative Prozess ermöglicht es euch, eure Strategie zu verfeinern, indem ihr in der Praxis nachweist, was funktioniert und was nicht. Durch ständiges Austesten und Erfahrungen sammeln könnt ihr fundierte Anpassungen vornehmen und sicherstellen, dass eure Belegungsplanung den sich verändernden Bedürfnissen eures Unternehmens und eurer Belegschaft entspricht.
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Wie deskbird euch bei der Belegungsplanung unterstützt
Klare, übersichtliche Berichte basierend auf Arbeitsplatz-Analytics
Die deskbird-App hilft Unternehmen bei der Belegungsplanung, indem sie präzise Büroanalysen liefert. Unser Tool sammelt Daten über die Büronutzung und -belegung, damit ihr fundierte Entscheidungen über die Verwaltung eures Arbeitsplatzes treffen könnt. Es sagt euch zum Beispiel, wie viele Schreibtische und Besprechungsräume pro Tag gebucht werden. So könnt ihr die Anzahl der Arbeitsplätze an euren tatsächlichen Bedarf anpassen.
Kostenrechner für euer hybrides Büro
deskbird hat einen Kostenrechner für hybride Büros entwickelt, der euch hilft, euer ideales Verhältnis von Schreibtischen und Mitarbeitenden zu ermitteln und keinen Platz mehr zu verschwenden. Mit ein paar Klicks wisst ihr genau, wie viele Einzelschreibtische euer Arbeitsplatz bieten sollte, basierend auf der Größe eures Büros, der Anzahl eurer Teammitglieder und euren Hybrid-Work-Regelungen.
Bereitstellung von bedarfsorientierten Arbeitsbereichen für eure Mitarbeitenden
deskbird ist eine Arbeitsplatzbuchungssoftware. Sie ermöglicht es euren Mitarbeitenden, Schreibtische, Besprechungsräume, Huddle Rooms und sogar Parkplätze so zu reservieren, wie sie es brauchen, wenn sie vor Ort sind. Unsere Lösung stellt nicht nur sicher, dass sie einen Arbeitsplatz haben, sondern auch, dass sie die Arbeitsumgebung bekommen, die sie benötigen, um ihre individuellen Aufgaben zu erledigen.
Effiziente Verwaltung eures hybriden Arbeitsbereichs
In der deskbird-App findet ihr viele weitere Funktionen, die Arbeitnehmenden und Unternehmen dabei helfen, das Beste aus ihrer hybriden Arbeitsumgebung zu machen. Von unserem interaktiven Gebäudeplan über einfache Wochenplanung bis hin zu unserem Festures für Büro-Events, unsere intuitive App ist ein wichtiger technischer Verbündeter für alle, die sich in einer flexiblen Arbeitsumgebung bewegen.
Belegungsplanung war in der Arbeitswelt noch nie so wichtig wie heute. So wie sich unsere Arbeitsmuster verändern, verändern sich auch die Büroflächen und ihr Zweck. CRE- und Facility Manager:innen müssen sich neuen Herausforderungen stellen. Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und der Einsatz von Technologie ist entscheidend für das erfolgreiche Analysieren der Raumnutzung und das Entwickeln einer passenden Strategie.
Hier könnt ihr euch eine kostenlose Demo der deskbird-App buchen, um die wichtigsten Funktionen auszuprobieren und eine bessere personenzentrierte, dynamische und agile Arbeitsumgebung zu schaffen!
1 Global Occupancy Planning Benchmarking Report 2024, JLL.
Quellen:
