Asynchrone Arbeitszeiten: Alles, was ihr wissen müsst

Arbeiten einige eurer Mitarbeiter:innen morgens, während andere erst nachmittags ihre Laptops öffnen? Dann gehört ihr vermutlich zu der wachsenden Zahl von Unternehmen, die für ihre Teams asynchrone Arbeitszeiten eingeführt haben. Aber was genau ist das für ein Arbeitsmodell? Was sind die Vor- und Nachteile? Wie kann man sicherstellen, dass man die Vorteile optimal nutzt und gleichzeitig die bestehenden Nachteile bestmöglich ausgleicht? Während flexible Zeitpläne den zuvor durch feste Arbeitszeiten gesetzten Zeitrahmen auflösen, ist eine klare Regelung für asynchrones Arbeiten von grundlegender Bedeutung, um Effizienz zu gewährleisten. Wir verraten euch alles, was ihr über dieses Arbeitsmodell wissen müsst und wie ihr sicherstellen könnt, dass eure Mitarbeiter:innen und euer Unternehmen davon profitieren. Seid ihr bereit für ein neues Maß an Flexibilität und eine modernere Art zu arbeiten?

‍

Asynchrone Arbeitszeiten: Die Basics

Was sind asynchrone Arbeitszeiten?

‍

Wenn ein Unternehmen asynchrone Arbeitszeiten zulässt, arbeiten die Beschäftigten nicht zu den gleichen Zeiten. Das Arbeitszeitmodell basiert hauptsächlich auf dem Konzept der Gleitzeit. Elena arbeitet vielleicht morgens, während Mark nachts seinen Laptop anschaltet, und Alex ist zu verschiedenen Zeiten des Tages mit Pausen dazwischen eingeloggt. Warum stellen Unternehmen auf dieses Arbeitsmodell um? Die Gründe dafür sind vielfältig. Es kann daran liegen, dass sie mit Menschen zusammenarbeiten, die sich in verschiedenen Zeitzonen befinden, dass sie einen menschenzentrierten Ansatz an ihrem Arbeitsplatz fördern wollen, dass sie die Effizienz steigern wollen usw.

Asynchron vs Remote: gleich, aber doch so unterschiedlich

‍

Asynchrones Arbeiten wird oft mit der Vorstellung verbunden, dass man remote arbeitet. Das ist jedoch nur zur Hälfte richtig. Bei asynchronen Zeitplänen geht es mehr um Zeit- als um Ortsflexibilität. Deshalb gelten sie nicht nur für Mitarbeitende, die remote arbeiten. Ihr könntt asynchrone Arbeitsweisen auch dann zulassen, wenn eure Mitarbeiter:innen die meiste Zeit der Woche im Büro arbeiten und alle in der gleichen Zeitzone leben. Zum Beispiel haben Krankenhausmitarbeiter:innen meist asynchrone Arbeitszeiten, obwohl sie ihre Arbeit nirgendwo anders erledigen können.

‍

🎬 In diesem kurzen zweiminütigen Video könnt ihr euch die wichtigsten Funktionen der deskbird-App ansehen und erfahrt, wie deskbird Unternehmen bei der Verwaltung von hybriden Arbeitsplätzen unterstützt!

‍

‍

‍

Vorteile und Herausforderungen von flexiblen Arbeitszeiten

Gründe für die Einführung von asynchronen Arbeitszeiten

Reduzierte Bürokosten

‍

Wenn ihr euren Mitarbeitenden die Möglichkeit gebt, asynchrone Arbeitszeiten zu nutzen, sind weniger Mitarbeitende gleichzeitig im Büro. Dadurch könnt ihr euren notwendigen Büroraum reduzieren. Das führt direkt zu niedrigeren Miet-, Versorgungs- und Wartungskosten, da eine kleinere Grundfläche eine rotierende Belegschaft aufnehmen kann, während die betriebliche Effizienz erhalten bleibt. So könnt ihr eine Menge Geld sparen, indem ihr eure Ausgaben für das Büro reduziert.

Mehr Effizienz und Produktivität

‍

in einen guten Arbeitsfluss zu kommen, ist das ultimative Ziel für alle, die ihre Arbeit effizient und effektiv erledigen wollen. Die gute Nachricht ist, dass asynchrone Arbeitszeiten für Büroangestellte sich positiv auf ihren Arbeitsablauf auswirken können. Indem sie ihre Zeitpläne an ihre Bedürfnisse und Produktivitätsspitzen anpassen, können sie längere Zeiträume ohne Unterbrechung arbeiten. So können sie sich besser konzentrieren und sind produktiver.

Einklang mit anderen flexiblen Arbeitspraktiken

‍

Asynchrone Arbeitszeiten sind die natürliche Fortsetzung eines hybriden Arbeitsmodells. Wenn ihr eure Mitarbeitenden bereits von überall aus arbeiten lasst (also auch von unterschiedlichen Teilen der Welt), ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Die asynchrone Arbeit ergänzt die hybride Arbeit, indem sie es den Beschäftigten ermöglicht, außerhalb der normalen Arbeitszeiten zu arbeiten, oft auch aus der Ferne.

‍

‍

Weniger virtuelle Meetings

‍

Bei asynchronen Arbeitszeiten sinkt automatisch die Anzahl der Teambesprechungen. Das fördert eine bessere und transparentere Kommunikation durch schriftliche Updates und kollaborative Plattformen. Dadurch verlagert sich der Fokus mehr auf den eigentlichen Inhalt der Arbeit statt auf zeitraubende Besprechungen, was die Produktivität steigert. Die Unternehmen profitieren von einem effizienteren Arbeitsablauf, während die Beschäftigten ungestörte Arbeitszeiten und eine gesündere Work-Life-Balance genießen.

‍

👋 Hier erfahrt ihr mehr über asynchrone Zusammenarbeit!

‍

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und bessere Arbeitsmoral

‍

Einer der Hauptvorteile von asynchronen Arbeitszeiten ist, dass sie den Menschen in den Mittelpunkt der Arbeit stellen. Erstens spielen sie eine wichtige Rolle bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Wenn euer Kollege Mark zum Beispiel einen Arzttermin braucht, der aber nur während der üblichen Arbeitszeiten möglich ist, kann er ihn buchen und seinen Arbeitsplan anpassen. Zweitens passen sie sich an die Persönlichkeiten und Bedürfnisse der Teammitglieder an. Manchen Menschen fällt es leichter, morgens in den Flow zu kommen, während andere Nachteulen sind, die sich am Abend wohlfühlen. Eine solche Flexibilität bietet viele Vorteile und verbessert tatsächlich die Zufriedenheit und Moral der Mitarbeitenden.

Mehr Möglichkeiten, Mitarbeitende einzustellen

‍

Asynchrone Arbeitszeiten befreien euch von geografischen und zeitlichen Beschränkungen und ermöglichen es euch, auf einen globalen Talentpool zuzugreifen. Diese Flexibilität bedeutet, dass ihr die besten Bewerber:innen unabhängig von ihrem Standort einstellen könnt, was die Suche nach speziellen Skills und unterschiedlichen Perspektiven erheblich erweitert. Eine solche Strategie bereichert eure Belegschaft und verschafft eurem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil auf dem globalen Markt.

‍

Herausforderungen bei der Einführung asynchroner Arbeitszeiten

Langsamere Kommunikation

‍

Asynchrone Kommunikation hat viele Vorteile, aber auch einige Nachteile. Zum Beispiel kann es länger dauern, bis jemand antwortet, was andere Kolleg:innen in ihrer Arbeit behindern kann. Aus diesem Grund müssen einige klare Richtlinien befolgt werden, um sicherzustellen, dass asynchrones Arbeiten die Effizienz steigert und nicht das Gegenteil. Auf diesen Aspekt gehen wir weiter unten ein.

‍

‍

Verzögerte Entscheidungsfindung

‍

Eine weitere mögliche negative Auswirkung von asynchronen Arbeitszeiten ist, dass einiges an Zeit vergeht, bis eine Entscheidung getroffen wird. Auch hier ist es wichtig, eine Regelung einzuführen, die festlegt, wie viel Zeit Mitarbeitende maximal haben, um eine E-Mail zu beantworten oder eine Aufzeichnung anzusehen.

Weniger Teamzusammenhalt und persönliche Connections

‍

Die tägliche Interaktion mit denselben Personen fördert zweifellos den Zusammenhalt im Team. Das schafft Herausforderungen, wenn ihr zu asynchronen Arbeitszeiten wechselt. Die Teammitglieder sehen sich vielleicht nicht so oft und sind deshalb weniger eng mit ihren Kolleg:innen verbunden. Das wirkt sich direkt auf das Gemeinschaftsgefühl und die Zugehörigkeit am Arbeitsplatz aus. Dieser Aspekt muss berücksichtigt werden, da er eine wichtige Rolle für die allgemeine Arbeitsmoral, die psychische Gesundheit und die Zufriedenheit der Beschäftigten spielt.

‍

👉 Schaut euch hier unsere tollen Teambonding-Ideen für Outdoor-, Indoor- und Online-Events an!

‍

Die besten Tipps zur Umsetzung asynchroner Arbeitszeiten

Eine starke Kultur des Vertrauens und der Autonomie schaffen

‍

Ohne Vertrauen können asynchrone Arbeitszeiten nicht funktionieren. Arbeitgeber:innen und Manager:innen müssen ihren Teammitgliedern vertrauen, und die Kolleg:innen müssen sich auch gegenseitig vertrauen. Wenn ihr eure Kolleg:innen nicht regelmäßig seht und nicht gleichzeitig mit ihnen zusammenarbeitet, müsst ihr darauf vertrauen, dass sie die Arbeit erledigen, die von ihnen erwartet wird. Mikromanagement ist in einer solchen flexiblen Arbeitsumgebung keine Option.

‍

💜 Hier lest ihr mehr über die Bedeutung von Vertrauen am Arbeitsplatz.

‍

‍

‍

Mitarbeitende einstellen, für die Flexibilität ein Vorteil ist

‍

Überprüft während des Einstellungsverfahrens die Ansichten eurer Bewerber:innen zur Flexibilität am Arbeitsplatz. Ist es etwas, das sie zu schätzen wissen? Verstehen sie die Vorteile, die sie für sie und das Unternehmen mit sich bringt? Sind sie eher abgeneigt oder fühlen sie sich wohl, wenn sie asynchron arbeiten? Wenn sie eher traditionelle Arbeitsweisen schätzen, könnte es für sie sehr schwierig sein, sich in einem solchen Umfeld zurechtzufinden.

Führungskräfte für die Arbeit mit asynchronen Teams schulen

‍

Die Leitung eines asynchronen Teams unterscheidet sich grundlegend von der Koordinierung eines synchronen Teams und erfordert aufgrund der fehlenden gleichzeitigen Arbeitszeiten einige besondere Fähigkeiten. So müssen sich Führungskräfte zum Beispiel mehr auf die Festlegung klarer Ziele, die Verfolgung von Ergebnissen und die Gewährleistung einer effektiven Kommunikation über verschiedene Zeitzonen hinweg konzentrieren, anstatt Zeit mit der Überwachung der täglichen Aufgaben zu verschwenden. Ein wesentlicher Aspekt für erfolgreiches asynchrones Management ist die Förderung eines Umfelds, in dem Vertrauen und Ergebnisse Vorrang vor herkömmlichen Arbeitszeiten haben.

Klare Richtlinien für asynchrones Arbeiten erstellen und verbreiten

‍

Asynchrones Arbeiten hebt zwar den klassischen Rahmen von festen Arbeitszeiten und Zeitplänen auf, aber es erfordert gut durchdachte und transparente Richtlinien, um erfolgreich zu sein. In einem solchen Arbeitsumfeld sind zum Beispiel manche Besprechungen vielleicht nicht für alle Beschäftigten verpflichtend, solange sie sich die Aufzeichnung später ansehen. Ihr müsst jedoch sicherstellen, dass sie sie ansehen und es nicht vergessen. Indem ihr eine Frist für das Ansehen des Videos festlegt, könnt ihr sicher sein, dass sich alle über den Inhalt der Besprechung im Klaren sind und sich daran orientieren.

Asynchrone Zusammenarbeit und Kommunikation mit Technologie unterstützen

‍

Technologie und digitale Tools sind das Rückgrat für Kommunikation und Zusammenarbeit in einer asynchronen Arbeitsumgebung. Sie ermöglichen es Teams mit flexiblen Arbeitszeiten und Kalendern, effizient zusammenzuarbeiten, ohne gleichzeitig eingeloggt zu sein oder sich im selben Raum zu befinden. Diese Tools helfen Team unter anderem bei den folgenden Aspekten:

‍

• Unterstützung des organisierten Austauschs von Informationen
• Verwaltung von Projekten unabhängig von den Arbeitszeiten
• Schutz des digitalen Arbeitsbereichs vor Cyberangriffen
• Erhaltung eines Zugehörigkeitsgefühls im Team

‍

📆 Startet einen kostenlosen Test der deskbird-App, um euren Mitarbeitenden mehr Flexibilität bei der Arbeitsplatzbuchung und der Wochenplanung zu geben und gleichzeitig Kosten zu sparen!

‍

Unverzichtbare technische Hilfsmittel für Teams mit flexiblen Arbeitszeiten

‍

Die Digitalisierung macht Arbeitsflexibilität bei gleichzeitiger Effizienz überhaupt erst möglich. Aber was sind die wichtigsten Technologien, die ihr an eurr Seite haben solltet, wenn ihr den Sprung in die Welt der asynchronen Arbeit wagt? Einige der wichtigsten technischen Hilfsmittel, die ihr braucht, wenn ihr mit diesem Arbeitsmodell Erfolg haben wollt, sind:

‍

• digitales System zum Verwalten von Zeitplänen
• asynchrone Kommunikationsplattformen
• Projektmanagement-Tools
• Cloud-Software zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten

Wie deskbird Unternehmen bei der Verwaltung von asynchronen Arbeitszeiten unterstützt

Wochenplanung

‍

DieWochenplanungsfunktion in deskbird ist eine wichtige Funktion für jedes asynchrones Team. Sie ermöglicht es euch und euren Teammitgliedern zu beobachten, wer wo und wann arbeitet. Ihr könnt besser nachvollziehen, wer zu welcher Zeit im Büro arbeitet, und Teambesprechungen so einfacher planen. Das Feature hilft euch auch bei der Organisation eurer Zeitpläne, indem es euch eine klare Vorstellung davon gibt, wann eure Kolleg:innen online sein werden und wahrscheinlich antworten können.

Raum- und Arbeitsplatzbuchung

‍

Egal, ob eure Teammitglieder von 6 Uhr bis 15 Uhr oder von 11 Uhr bis 20 Uhr arbeiten, mit unserem Tool stellt ihr sicher, dass sie bei der Arbeit im Büro Zugang zu dem benötigten Arbeitsplatz haben. Und wenn sie synchron mit ihren Kolleg:innen arbeiten müssen, garantiert unser Raumbuchungssystem, dass sie einen passenden Raum bekommen, um ihre Meetings effizient durchzuführen.

Organisieren von Büro-Events

‍

Bei asynchronen Arbeitszeiten sehen sich eure Mitarbeitenden vielleicht nicht so oft. Die deskbird-App ist mit einer Funktion für Büro-Events ausgestattet, die euch dabei unterstützt, informelle Hangouts für eure Teams zu organisieren und sicherzustellen, dass sie die Gelegenheit haben, sich zu treffen. Jedes Event wird in ihren Kalendern angezeigt, damit sie keine Gelegenheit verpassen, ihre Kolleg:innen zu treffen und eine schöne Zeit miteinander zu verbringen!

‍

 Asynchrone Arbeitszeiten bieten einen neuen Ansatz für modernes Arbeiten. Sie geben den Beschäftigten die Flexibilität, nach der sie sich sehnen, um effizienter zu arbeiten, und ermöglichen es euch gleichzeitig, auf einen weltweiten Talentpool zurückzugreifen. In Kombination mit einer Vertrauenskultur und geeigneten asynchronen Arbeitstechnologien können asynchrone Zeitpläne die Produktivität, die Arbeitszufriedenheit und die Work-Life-Balance deutlich verbessern. Führungskräfte und Beschäftigte müssen mit den richtigen digitalen Werkzeugen ausgestattet sein, um das Potenzial asynchroner Arbeitszeiten voll ausschöpfen zu können.  

‍

Bucht euch eine kostenlose Demo der deskbird-App und entdeckt die Vorteile eines Arbeitsplatzbuchungssystems sowie viele zusätzliche Features, die die Flexibilität und Zusammenarbeit verbessern!

‍

‍

‍

‍

Quellen:

‍

• Asynchronous Work: What It Is and How to Make It Work for Your Team, Lattice.
• What is asynchronous work? 8 best practices for more efficient teams, switchboard.
• Why you should be working asynchronously, Remote.

‍