Die beste Desk-Sharing-Software: Alles, was ihr wissen müsst
Eine großartige Desk-Sharing-Software ist in der dynamischen Arbeitswelt von heute ein entscheidender Faktor, der den Wandel unserer Arbeitsplatzkultur verbildlicht. Beim Desk Sharing, auch bekannt als Hot-Desking-Software, nutzen mehrere Mitarbeitende einen einzigen Arbeitsplatz zu unterschiedlichen Zeiten und lösen sich damit vom überholten Arbeitsplatzmodell mit fest zugewiesenen Schreibtischen.
Desk Sharing ist nicht nur eine Modeerscheinung, sondern eine Reaktion auf die sich verändernden Arbeitsbedingungen. Die Vorteile? Erhebliche Kosteneinsparungen bei Büroimmobilien (bis zu 30%, um genau zu sein), geringere Gemeinkosten und eine bessere Arbeitsmoral bei den Mitarbeitenden aufgrund der flexibleren Arbeitsbedingungen. Diese Flexibilität äußert sich positiv in kürzeren und angenehmeren Arbeitswegen - nicht zu den Hauptverkehrszeiten unterwegs zu sein, ist ein echter Bonus! Aber wie ist es dazu gekommen?
Die sich verändernde Dynamik von Büroräumen
Die Pandemie hat die Dynamik von Büroräumen dramatisch verändert und die Art und Weise, wie sie genutzt werden, tiefgreifend beeinflusst. Mit dem plötzlichen Ausbruch von COVID-19 sahen sich Unternehmen auf der ganzen Welt gezwungen, Remote-Arbeitsmodelle einzuführen und die Nutzung traditioneller Büroräume deutlich zu reduzieren. Dieser Wandel hat nicht nur gezeigt, dass Remote Work möglich ist, sondern auch, dass es viele Vorteile mit sich bringt. Das hat viele Unternehmen dazu veranlasst, ihren Bedarf an physischen Büroräumen neu zu bewerten.
Diese Neubewertung hat den Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen eingeläutet, bei denen sich remotes Arbeiten und die Arbeit vor Ort im Büro vermischen. Hybride Modelle bieten ein Gleichgewicht, das es den Beschäftigten ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten, während sie gleichzeitig die Möglichkeit haben, bei Bedarf persönlich zusammenzuarbeiten und miteinander zu interagieren. Da dieses Modell jedoch eine dynamische und anpassungsfähige Büroraumgestaltung erfordert, sind neue Konzepte wie Desk Sharing und Hot Desking entstanden.
Desk-Sharing-Modelle sind in diesem Zusammenhang besonders wichtig. Sie passen sich der schwankenden Büronutzung durch die Beschäftigten an und garantieren eine effiziente Nutzung von verfügbaren Räumen und Ressourcen. Da die Beschäftigten nicht mehr an einen einzigen Schreibtisch gebunden sind, wird das Büro zu einem Ort der Zusammenarbeit und der sozialen Interaktion und ist nicht mehr nur ein Ort, an dem einzeln gearbeitet wird.
Aber diese neuen Arbeitsplatzmodelle haben nicht nur Vorteile.
Desk-Sharing-Modelle können auch Herausforderungen mit sich bringen, wie z. B. Unbehagen wegen der ständig wechselnden Arbeitsumgebungen oder die Gefahr, zu sehr abgelenkt zu werden. Mit einer strategischen Planung und einer durchdachten Umsetzung lassen sich diese Hürden jedoch elegant überwinden. Schauen wir uns an, was nötig ist, um ein erfolgreiches Desk-Sharing-Modell einzuführen.
Desk-Sharing-Software erfolgreich implementieren: wichtige Schritte
Eine erfolgreiche Desk-Sharing-Software erfordert eine sorgfältige Planung und die Berücksichtigung logistischer und menschlicher Faktoren. Hier sind die wichtigsten Schritte, um einen reibungslosen Übergang und eine effektive Umsetzung zu gewährleisten:
- Analyse der Bürofläche: Schaut euch euer Büro genau an, bevor ihr es einrichtet. Wie viele Personen können dort arbeiten? Gibt es genug Licht, wenig Lärm und einen einfachen Zugang zu wichtigen Dingen wie Druckern und Besprechungsräumen? Denkt daran, dass ein gut geplanter Raum schon die halbe Miete ist.
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- Richtlinien für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen: Klare Regeln und Erwartungen sind entscheidend. Die Richtlinien sollte Reservierungsprotokolle enthalten und die Wichtigkeit der Sauberkeit am Arbeitsplatz betonen. Gleichzeitig kann eine kleine persönliche Note am Schreibtisch dafür sorgen, dass sich die Mitarbeitenden mehr zu Hause fühlen.
- Kommunikation und Mitarbeiterschulung: Veränderungen können entmutigend sein. Erleichtert den Übergang durch klare Kommunikation und Schulung. Zieht einen Probelauf in Betracht, um eventuelle Probleme zu beseitigen.
Und genau hier kommt die Magie der Best Practices ins Spiel.
- Ein ausgeklügeltes, benutzendenfreundliches Desk-Booking-System wie deskbird ist euer Rückgrat. Es ist so, als hättet ihr einen persönlichen Schreibtisch-Concierge zur Hand. deskbird ist aber nicht nur ein Buchungsinstrument, sondern auch eine Goldgrube für Daten, die euch helfen können, Entscheidungen über euren Arbeitsplatz zu treffen. Kombiniert diese Dateneinblicke mit anderen Bürotechnologien und ihr habt ein Rezept für einen florierenden, produktiven und harmonischen Arbeitsplatz.
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- Sauberkeit ist das A und O, besonders in Gemeinschaftsräumen. Macht es euren Mitarbeitenden leicht, gemeinsame Arbeitsbereiche sauber zu halten, und seht zu, wie euer Arbeitsbereich glänzt.
- Abwechslung ist die Würze des Lebens, und das gilt auch für Arbeitsplätze. Mit Stehpulten, Ruhezonen und Bereichen für die Zusammenarbeit bringt ihr Abwechslung in euer Büro, um für jeden Geschmack etwas zu bieten.
Desk Sharing im hybriden Arbeitsmodell
Das hybride Arbeitsmodell stellt einen modernen Beschäftigungsansatz dar, bei dem die Mitarbeitenden ihre Zeit zwischen der Arbeit im Büro und der Arbeit aus der Ferne aufteilen. Dieses Modell kombiniert die Struktur einer traditionellen Büroumgebung mit der Flexibilität der Mobilarbeit. Es kommt den unterschiedlichen Arbeitspräferenzen und Lebensstilen mehr entgegen und schafft einen Ausgleich zwischen dem Bedürfnis nach persönlicher Zusammenarbeit und der Bequemlichkeit und Effizienz im Homeoffice.
In diesem Zusammenhang wird Desk Sharing zu einem zentralen Element von hybriden Arbeitsplätzen.
Es maximiert die Nutzung des Büroraums, indem es den unterschiedlichen Zeitplänen der Beschäftigten Rechnung trägt. Die Beschäftigten nutzen aktuell verfügbare Arbeitsplätze, anstatt immer an einem ihnen fest zugewiesenen Schreibtisch zu arbeiten, wenn sie ins Büro kommen. Dieses System optimiert die Raumnutzung und fördert eine dynamische Umgebung, die sich für die Zusammenarbeit eignet.
Außerdem fördert Desk Sharing in hybriden Arbeitsmodellen das Gemeinschaftsgefühl und die Spontaneität im persönlichen Umgang, da die Beschäftigten jeden Tag mit anderen Kolleg:innen zusammenarbeiten können. Diese wechselnde Dynamik kann die Zusammenarbeit verbessern und neue Ideen und Perspektiven hervorbringen. Außerdem wird der physische Büroraum reduziert, was mit umweltbewussten und kosteneffizienten Unternehmenszielen in Einklang steht.
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Strategien zur Optimierung der Büroflächen
Die Optimierung des Büroraums ist in der heutigen dynamischen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung, und es gibt verschiedene Strategien, um dies zu erreichen:
- Schreibtischbuchungssystem: Dieses System ermöglicht es den Beschäftigten, Arbeitsplätze im Voraus zu reservieren und so eine effiziente Nutzung der Bürofläche zu gewährleisten. Es reduziert den Bedarf an überzähligen Schreibtischen, passt sich der schwankenden Anwesenheit im Büro an und bietet Flexibilität. Das System besteht in der Regel aus einer App oder Software, die es den Beschäftigten ermöglicht, Schreibtische remote zu buchen und so die Planung und Raumnutzung zu verbessern.
- Hot Desking: Bei diesem Konzept nutzen die Mitarbeitenden jeden verfügbaren Schreibtisch, anstatt einen festen zu haben. Es maximiert die Flächeneffizienz, fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und reduziert die Kosten für ungenutzte Büroflächen. Die Umsetzung erfordert klare Richtlinien und eine unterstützende technologische Infrastruktur, wie z.B. ein Schreibtischbuchungssystem, um die Platzvergabe zu verwalten.
- Aktivitätsbasiertes Arbeiten (ABA): ABA ist ein Ansatz, bei dem die Büroräume auf Zusammenarbeit, Konzentration und Entspannung ausgerichtet sind. Die Mitarbeitenden wählen ihren Arbeitsplatz je nach Aufgabe. Diese Strategie unterstützt unterschiedliche Arbeitsstile, steigert die Produktivität durch die Bereitstellung geeigneter Räume für verschiedene Arten von Arbeit und kann zu einer engagierten und zufriedenen Belegschaft führen. Sie erfordert ein vielfältiges Angebot an Arbeitsbereichen und die Flexibilität der Mitarbeitenden, sich zwischen diesen Bereichen frei zu bewegen.
Vorteile von Desk-Sharing-Modellen
Desk Sharing bietet erhebliche Vorteile, vor allem in Bezug auf Kosteneinsparungen und die Verbesserung des Wohlbefindens und der Produktivität der Beschäftigten.
Kosteneinsparungen und Raumeffizienz
- Senkung der Bürokosten: Die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells mit Desk Sharing kann zu Einsparungen bei den Bürokosten von bis zu 30 % führen. Diese Einsparungen sind vor allem auf den geringeren Platzbedarf zurückzuführen, da nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sein müssen.
- Auswirkungen auf Büroflächen und -gestaltung:Flexible Arbeitsmodelle wie Desk Sharing verändern die Art und Weise, wie Büroräume betrachtet und genutzt werden. Sie verwandeln Büros in Räume für soziale Interaktion und Zusammenarbeit und nicht nur für individuelle Arbeit.
- Effiziente Nutzung der Schreibtische: Wenn die Mitarbeitenden nach unterschiedlichen Zeitplänen arbeiten, können sie ihre Schreibtische wechseln. Wenn nur die Hälfte der Belegschaft an einem bestimmten Tag anwesend ist, können die gleichen Schreibtische geteilt werden, wodurch der Bedarf an größeren Büroräumen sinkt.
- Senkung der Betriebskosten: Ein Hybridmodell mit Desk Sharing senkt auch die Kosten für Raummanagement, Reinigung und Energieverbrauch. Ein intelligentes Büromanagement kann zum Beispiel zu einer effizienteren Zuweisung von Reinigungsressourcen und Energieeinsparungen führen, da weniger Platz zur Verfügung steht und sich weniger Menschen gleichzeitig im Büro aufhalten.
- IT- und Pendlerzuschüsse: Das hybride Modell, das durch Technologien wie Desk-Sharing-Software unterstützt wird, kann langfristig die IT- und Pendelkosten senken, was die Kosteneffizienz dieses Ansatzes weiter erhöht.
Steigerung des Wohlbefindens und der Produktivität der Mitarbeitenden
- Höhere Produktivität: Studien zeigen, dass hybride Arbeitsmodelle die Produktivität erheblich steigern können, insbesondere wenn sie gut mit Desk Sharing koordiniert werden. Es wird geschätzt, dass gut koordinierte Hybridarbeit die Produktivität um bis zu einem Tag pro Woche steigern kann.
- Mitarbeiterzufriedenheit und Zugehörigkeitsgefühl: Während die Produktivität mit mehr Mobilarbeitstagen steigt, ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei minimalen Mobilarbeitstagen am höchsten. Remote-Arbeit kann zu Gefühlen der Einsamkeit, Desengagement und einem verminderten Zugehörigkeitsgefühl führen, die in einem gut koordinierten Hybridmodell gemildert werden. Die Koordination in hybriden Arbeitsmodellen erhöht die Produktivität und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erheblich.
Herausforderungen und Lösungen
Die Einführung von Desk Sharing in Unternehmen bringt oft eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Diese Herausforderungen zu verstehen und praktische Lösungen zu finden, ist entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung.
Widerstand gegen Veränderungen
Herausforderung: Die Mitarbeitenden könnten sich dagegen sträuben, von einem festen Schreibtisch auf ein geteiltes System umzusteigen, weil sie den Verlust ihres persönlichen Raums und die Unterbrechung ihrer Routinen befürchten.
Lösung: Involviert die Beschäftigten durch Kommunikation und Feedbackgespräche frühzeitig in den Prozess. Hebt die Vorteile von Desk Sharing hervor, wie z.B. mehr Flexibilität und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, um Unterstützung zu gewinnen.
Logistische Fragen
Herausforderung: Die Koordination von Desk Sharing kann logistisch kompliziert sein, vor allem in großen Organisationen mit unterschiedlichen Zeitplänen.
Die Lösung: Implementierung eines effizienten Buchungssystems mit klaren Richtlinien. Sorgt dafür, dass das System benutzendenfreundlich und für alle Mitarbeitenden zugänglich ist. Überprüft das System regelmäßig und passt es anhand der Nutzungsmuster und des Feedbacks an.
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Mangel an Privatsphäre und persönlichem Raum
Herausforderung: Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen kann zu einem Mangel an Privatsphäre und persönlichem Freiraum führen, was sich auf die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden auswirkt.
Lösung: Bietet persönliche Aufbewahrungsmöglichkeiten wie Schließfächer an. Richtet ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten ein und stellt sicher, dass es Räume für vertrauliche Gespräche gibt. Fördert den Respekt für gemeinsam genutzte Räume und persönliche Grenzen.
Gewährleistung von Sauberkeit und Hygiene
Herausforderung: Gemeinsam genutzte Räume können Bedenken hinsichtlich Sauberkeit und Hygiene aufkommen lassen, besonders nach einer Pandemie.
Lösung: Führt Sauberkeitsprotokolle ein und setzt sie durch. Sorgt für einen einfachen Zugang zu Reinigungsmitteln und fördert eine Kultur der Verantwortung für die Instandhaltung der Gemeinschaftsräume.
Anpassung von Technologie und Infrastruktur
Herausforderung: Die Anpassung von Technologie und Infrastruktur zur Unterstützung einer flexiblen und mobilen Belegschaft kann eine große Hürde darstellen.
Die Lösung: Investiert in zuverlässige Technologie, die die Arbeit an entfernten Standorten und im Büro unterstützt. Rüstet die Büroinfrastruktur auf und sorgt für ausreichende Stromquellen, ergonomische Möbel und stabiles Wi-Fi.
Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und Konzentration
Herausforderung: Es kann eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen die Zusammenarbeit und die Konzentration des Einzelnen fördert.
Die Lösung: Gestaltet euren Arbeitsplatz mit verschiedenen Bereichen, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind, wie z. B. Zonen für die Zusammenarbeit, ruhige Bereiche und private Besprechungsräume.
Umgang mit Erwartungen und Fairness
Herausforderung: Fairness bei der Zuteilung von Arbeitsplätzen zu gewährleisten und Erwartungen zu erfüllen, kann eine Herausforderung sein.
Lösung: Entwickelt eine transparente und faire Richtlinie für die Schreibtischzuweisung. Kommuniziert regelmäßig mit den Mitarbeitenden, um Erwartungen zu erfüllen und Bedenken auszuräumen.
Kultureller Wandel
Herausforderung: Desk Sharing erfordert einen kulturellen Wandel hin zu mehr Flexibilität und geteilter Verantwortung.
Die Lösung: Geht auf der Führungsebene mit gutem Beispiel voran, um eine Kultur der Flexibilität und Zusammenarbeit zu fördern. Erkennt und belohnt Verhaltensweisen, die das neue Arbeitsmodell unterstützen.
Die Zukunft von Desk Sharing
Mit neuen Trends und technologischen Fortschritten wird sich Desk Sharing am Arbeitsplatz weiterentwickeln. Hier sind einige mögliche Entwicklungen, die ihr im Auge behalten solltet.
- Verstärkte Einführung und Integration von Technologie: Desk Sharing wird wahrscheinlich stärker mit Technologie integriert werden. Fortschrittliche Buchungssysteme könnten KI und maschinelles Lernen nutzen, um die Nutzung von Schreibtischen auf der Grundlage von Zeitplänen und Vorlieben der Beschäftigten vorherzusagen und zu optimieren. Die Integration des Internet of Things (IoT) kann den Prozess weiter rationalisieren, indem Sensoren die Verfügbarkeit von Schreibtischen automatisch und in Echtzeit aktualisieren.
- Personalisierung durch Technologie: Zukünftige Desk-Sharing-Systeme könnten personalisierte Erfahrungen bieten, indem sie Einstellungen wie Schreibtischhöhe, Bildschirmkonfigurationen und Beleuchtung auf der Grundlage des Userprofils anpassen und so den Komfort und die Produktivität verbessern.
- Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden: Da Unternehmen zunehmend die Bedeutung des Wohlbefindens ihrer Mitarbeitenden erkennen, wird Desk Sharing so gestaltet, dass es dieses unterstützt. Dazu gehört die Schaffung von Räumen, die der geistigen und körperlichen Gesundheit dienen, wie Stehpulte, Entspannungsbereiche und sogar Wellness-Stationen.
- Nachhaltigkeit: Desk Sharing kann zu nachhaltigeren Büropraktiken beitragen, indem es die Raumnutzung optimiert und den Bedarf an umfangreichen Büroressourcen reduziert. Künftige Designs könnten umweltfreundliche Materialien und energieeffiziente Einrichtungen beinhalten.
- Verschmelzung von physischen und virtuellen Arbeitsräumen: Die Grenze zwischen physischen und virtuellen Arbeitsräumen wird weiter verschwimmen. Desk Sharing könnte Virtual Reality (VR) oder Augmented Reality (AR) Elemente integrieren, um die Remote-Zusammenarbeit zu verbessern und die physische Anwesenheit im Büro zu einer bereichernden Erfahrung zu machen.
- Anpassungsfähige und dynamische Arbeitsbereiche: Die Büros werden flexibler und dynamischer, mit Möbeln und Räumen, die leicht umgestaltet werden können, um verschiedenen Bedürfnissen und Aktivitäten gerecht zu werden, und die den fließenden Charakter des Desk Sharings unterstützen.
- Gemeinschaft und Zusammenarbeit im Mittelpunkt: Die zukünftigen Desk-Sharing-Modelle werden den Schwerpunkt auf den Aufbau einer Gemeinschaft und die Förderung der Zusammenarbeit legen, mit Räumen, die Interaktionen und spontane Treffen fördern.
- Globale und vielfältige Belegschaften: Da die Teams immer globaler und vielfältiger werden, passt sich Desk Sharing an die unterschiedlichen kulturellen und arbeitsbezogenen Präferenzen an und sorgt für Integration und Komfort für alle Mitarbeitenden.
Wenn es um Desk Sharing geht, liegt der Schlüssel zum Erfolg in der Balance zwischen technologischem Fortschritt und einem Design, das den Menschen in den Vordergrund stellt. Das stellt sicher, dass die Zukunft der Arbeit produktiv und förderlich für das Wohlbefinden und die Entwicklung der Beschäftigten ist.
Desk Sharing ist mehr als nur eine platzsparende Lösung. Vielmehr spiegelt es eine sich verändernde Arbeitskultur wider, die Flexibilität, Innovation und das ganzheitliche Wohlbefinden der Mitarbeitenden schätzt.
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