Onboarding in einer hybriden Umgebung: 7 Best Practices zur Bewältigung von Herausforderungen

Das Onboarding in einer hybriden Umgebung kann nicht so durchgeführt werden wie in einer traditionellen Umgebung. Dennoch wird die Einarbeitung von remote Mitarbeitenden  immer üblicher, da flexible Arbeitsregelungen heute Teil unserer Arbeitsweise sind und für die Förderung von Mitarbeitendenzufriedenheit, Produktivität und Mitarbeitendenbindung unerlässlich sind.

Wie könnt ihr also ein Gefühl der Zugehörigkeit schaffen, wenn neue Mitarbeitende ihre Kollegen:innen nur gelegentlich persönlich treffen? Welche Strategien könnnt ihr anwenden, um das Onboarding von Mitarbeitenden, die an verschiedenen Standorten arbeiten, zu verbessern? Wie stellt ihr sicher, dass ihr die neue Zusammenarbeit auf dem richtigen Fuß beginnt? 

Einbindung am Arbeitsplatz, Zusammenhalt im Team, Verständnis für Tools und Verfahren, Einbindung in die Kultur... All das sind starke Aspekte, die einen Onboarding-Prozess fördern, der für eure Mitarbeitenden einen Unterschied macht. 

In diesem Artikel stellen wir 7 Best Practices vor, die ihr anwenden könnt, um Talente erfolgreich einzustellen. Zunächst ist es jedoch wichtig, die wichtigsten Herausforderungen zu verstehen, denen hybride Arbeitskräfte beim Eintritt in ein neues Unternehmen gegenüberstehen.

Die wichtigsten Herausforderungen beim Onboarding in einer hybriden Arbeitsumgebung 

Die Unternehmenskultur zu erfassen ist in einer hybriden Arbeitsumgebung schwieriger

Eine der größten Herausforderungen bei hybrider Arbeit oder Mobilarbeit ist die Aufrechterhaltung einer starken Unternehmenskultur. Es ist schwer, diesen Aspekt mit Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten, die schon lange an eurer Seite sind. Stellt euch also vor, ihr müsstet diesen Grundpfeiler des Mitarbeitendenerlebnisses und der Verbundenheit mit dem Arbeitsplatz mit neu eingestellten Mitarbeitenden aufbauen. Es ist schwierig für sie, die kulturellen Merkmale des Unternehmens zu erfassen, wenn sie nicht vor Ort sind und ihre Kolleg:innen täglich sehen. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, dass bereits in der Pre-Boarding-Phase jeder Teil eurer Onboarding-Strategie und der Mitarbeitendeneinführung die Unternehmenskultur widerspiegeln muss. 

Echte Verbindungen zu schaffen ist bei virtuellen Interaktionen schwieriger

Es ist schwer, "den Raum zu spüren", wenn die Kolleg:innen hinter ihren Bildschirmen sitzen und hauptsächlich während der Besprechungen mit ihren neuen Teamkolleg:innen interagieren. Frisch eingetroffenen Mitarbeitenden fällt es oft schwer, ein Gefühl der Zugehörigkeit und Inklusion zu bekommen. Soziale Veranstaltungen sind eine gute Idee, um neuen Teammitgliedern zu helfen, ihre Kolleg:innen kennen zu lernen. Um das Eis zu brechen und echte Verbindungen zu schaffen, sind jedoch persönliche Team-Bonding-Aktivitäten und informelle Interaktionen unerlässlich.

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Sich allein und verloren zu fühlen ist wahrscheinlicher

Wenn ihr täglich ins Büro geht, ist die Chance größer, dass die Mitarbeitenden ganz natürlich mit neuen Teammitgliedern interagieren. Sie können zum Beispiel in der Kaffeepause oder beim Mittagessen ein Gespräch beginnen, um zu fragen, wie es ihnen geht und ob sie etwas brauchen. Das ist weniger wahrscheinlich, wenn die Hälfte der Zeit von zu Hause aus gearbeitet wird. Für neue Mitarbeitende kann diese Phase hart sein. Sie können sich einsam und verloren fühlen. Sie trauen sich vielleicht nicht, um Hilfe zu bitten, weil das als Zeichen dafür gewertet werden könnte, dass sie für die Stelle oder das Unternehmen ungeeignet sind.

Die Übernahme der Kommunikationspraktiken des Teams kann am Anfang eine Herausforderung sein

Jedes Team hat seine eigene Art zu kommunizieren und zu interagieren. Außerdem nutzen sie Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Wenn also neue Mitarbeitenden in ein neues Team kommen, müssen sie die Kommunikationspraktiken verstehen und wissen, wie sie sich in diesem System zurechtfinden. Wem sollen sie schreiben, um Informationen zu erhalten? Welche Kommunikationsplattform sollten sie nutzen, wenn sie ein Treffen vereinbaren wollen? Reden sie normalerweise in einem förmlichen oder freundlichen Ton miteinander? Und so weiter. Das kann am Anfang schwierig sein, was zu Missverständnissen und Fehlinformationen führen kann.

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7 Best Practices für das Hybrid-Onboarding, um diese wichtige Phase erfolgreich zu gestalten

1. Schafft ein tolles Mitarbeitendenerlebnis, bevor der Onboarding-Prozess beginnt

Das Mitarbeitendenerlebnis ist ein wichtiger Aspekt in jedem Unternehmen. Aber die Förderung dieses Aspekts beginnt schon vor dem ersten Tag eurer neuen Kolleg:innen. Es beginnt in dem Moment, in dem ihr ihnen mitteilt, dass sie den Job bekommen haben. Wenn ihr es schafft, eine positive Pre-Boarding-Erfahrung zu schaffen, fördert das die Zufriedenheit, das Engagement und die Vorfreude auf die neuen Kolleg:innen und ihre neue Stelle. Ein gutes Einführungsritual ist zum Beispiel ein Willkommenspaket für eure neuen Mitarbeitenden. Wenn ihr es persönlich gestaltet, ist das etwas ganz Besonderes! Aber egal, ob sie virtuell oder persönlich an Bord kommen, das Erlebnis der Mitarbeitenden muss bei jedem Schritt berücksichtigt werden. Die folgenden Best Practices zielen alle darauf ab, diesen wichtigen Aspekt zu fördern.

2. Entwerft eine detaillierte Richtlinie für den Onboarding-Prozess

Dieser Schritt kann einige Zeit in Anspruch nehmen, ist aber von entscheidender Bedeutung. Damit dieser Prozess erfolgreich ist, braucht ihr eine klare Richtlinie, wie ihr jedes neue Teammitglied einführt. Jeder Aspekt des Unternehmens muss abgedeckt werden, von der Erläuterung euer Richtlinien für flexible Arbeit bis hin zu der von euch verwendeten Arbeitsplatztechnologie und euren Erwartungen und Werten. Eine gute hybride Onboarding-Richtlinie sollte auch Folgendes beinhalten:

• regelmäßige Check-Ins;
• Einzelgespräche mit der Führungskraft;
• Team-Event in der ersten Woche;
• Liste der häufigsten Q&A;
• Schulungsunterlagen;
• Arbeitszeiten;
• Hybridarbeitsrichtlinie;
• Feedback-Formulare.

3. Trainingsmanager:innen, um neue Teammitglieder erfolgreich einzubinden 

Die Rolle der Führungskräfte im Onboarding-Prozess ist grundlegend und muss hervorgehoben werden. Eine Studie über Microsofts Onboarding-Strategie in der hybriden Welt zeigt, dass "neue Mitarbeitende mit 3,5-mal höherer Wahrscheinlichkeit sagen, dass sie mit ihrer Onboarding-Erfahrung zufrieden waren". Dennoch ist die Einarbeitung von Remote- oder Hybrid-Mitarbeitenden für Führungskräfte noch relativ neu; sie kennen nicht immer die besten Methoden, um diesen Prozess erfolgreich zu gestalten. Es ist wichtig zu lernen, wie man neue Mitarbeitende in ein hybrides Team aufnimmt. Ihr könnt ihnen helfen, indem ihr diesen Artikel weitergebt und ihnen eine Online- oder persönliche Schulung anbietet.

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4. Soziales Kapital mit Onboarding Buddies aufbauen

Diejenigen, die in ihrer Kindheit mitten im Jahr die Schule gewechselt haben, wissen wahrscheinlich noch, wie stressig es ist, in ein neues System und eine neue Gruppe von Menschen einzutreten, die sich bereits kennen. Das ist nicht anders, als wenn ihr ein neues Unternehmen betrittt und einen neuen Job beginnt. Nur dass es schwieriger ist, sich zurechtzufinden, die Kolleg:innen kennenzulernen und zu verstehen, wie die Dinge funktionieren, wenn man remote arbeitet. Aber wenn ihr einen Buddy habt, der euch unterstützt, eure Fragen beantwortet und euch mit dem Rest des Teams bekannt macht, macht das Onboarding viel mehr Spaß, oder? Onboarding Buddies sind zweifellos eine wichtige Säule für ein erfolgreiches Onboarding in einer hybriden Umgebung.

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5. Fokus auf Vertrauen und Transparenz

Der Austausch von Informationen über Ziele, Prozesse und Herausforderungen mit neuen Teammitgliedern schafft eine Atmosphäre des Vertrauens. Außerdem sorgt eine transparente Kommunikation von Anfang an dafür, dass sich die Menschen sofort zugehörig und verantwortlich fühlen. Von nun an haben sie das Gefühl, dass sie Teil des Teams sind und dass ihr Beitrag genauso wichtig ist wie der jedes anderen. Außerdem könnt ihr auf diese Weise starke Verbindungen schaffen und eine gesunde, auf Vertrauen basierende Beziehung aufbauen. Und schließlich hilft es ihnen, sich in der Zukunft als Teil des Teams und des Unternehmens zu sehen. 

6. Asynchrones Lernen 

Wenn ihr in ein Unternehmen einsteigt, das auf einer traditionellen Arbeitsumgebung basiert, kann es einfacher sein, Prozesse zu erlernen und sich mit neuen Werkzeugen vertraut zu machen, da ihr immer jemanden in der Nähe habt, dem ihr Fragen stellen könnt. In einer hybriden Arbeitsumgebung arbeiten neue Teammitglieder vielleicht einige Tage oder Wochen von zu Hause aus, bevor sie ihre Kolleg:innen zum ersten Mal treffen. Die Einrichtung eines asynchronen Lernsystems ist ein wichtiges Konzept, das umgesetzt werden muss. Dank Online-Ressourcen und Online-Unterstützung können sie in ihrem eigenen Tempo mit ihren Problemen vorankommen, ohne frustriert zu sein, wenn sie niemanden in der Nähe haben. 

 7. Moderne Tools und Technologien für die Zusammenarbeit nutzen

Die gute Nachricht ist, dass der technologische Fortschritt nie aufhört. Heute stehen euch so viele Tools zur Verfügung, die euch helfen, ein großartiges Hybrid-Onboarding-Erlebnis zu schaffen. Wenn es um digitale Interaktionen geht, helfen Virtual-Reality-Geräte und Online-Kollaborationstools dabei, die Auswirkungen der räumlichen Distanz zwischen remote Mitarbeitenden zu minimieren. So ist es zum Beispiel viel effizienter und interaktiver, einen Arbeitsprozess Schritt für Schritt per Video zu erklären, anstatt ihn in schriftlicher Form einzuführen. 

Was das Arbeitserlebnis im Büro angeht, so ermöglicht es eine Hybridtechnologie wie deskbird den neuen Mitarbeitenden, ihren Zeitplan mit dem ihrer Kolleg:innen abzustimmen und die Tische entsprechend zu buchen. Nehmen wir an, Priya ist gerade dem Team beigetreten. Sie kann auf unsere Wochenplanungsfunktion klicken, um herauszufinden, wann ihr Onboarding-Kollege nächste Woche im Büro sein wird, und an diesem Tag einen Schreibtisch buchen. Dank des Bürogrundrisses können sie sogar nebeneinander liegende Arbeitsplätze auswählen, um mehr Zeit miteinander zu verbringen!

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Ein Spickzettel für ein erfolgreiches Hybrid-Onboarding

Wir müssen zugeben, dass dies eine Menge Informationen sind, die man sich merken muss, und dass es ein langer, aber wichtiger Prozess ist, sie umzusetzen. Um euch den Einstieg zu erleichtern, findet ihr hier einen Spickzettel mit den wichtigsten Punkten, die euch bei der Erstellung des Onboarding-Programms für eure hybriden Arbeitskräfte beachten solltet:

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• Entwerft eine Pre-Boarding-Phase;

• Bildet Führungskräfte aus und betont ihre Rolle;

• Bittet die Führungskräfte, regelmäßig persönliche Treffen zu planen;

• Bietet synchrones und asynchrones Lernmaterial an;

• Verbindet neue Teammitglieder mit Onboarding-Buddies;

• Organisiert Teamevents, um das Eis zu brechen und Verbindungen zu schaffen;

• Seht oft nach den Rekruten, um zu sehen, ob sie etwas brauchen;

• Seid bei Neueinstellungen von Anfang an transparent;

• Bezieht sie in wichtige Treffen und Entscheidungen mit ein;

• Nutzt die Technologie als Verbündeten.

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→ Ladet euren Spickzettel für die Einarbeitung in die Hybridarbeit herunter

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Wir hoffen, dass dieser Artikel euch ein besseres Verständnis dafür vermittelt, was Onboarding in einer hybriden Umgebung bedeutet und impliziert. Es funktioniert nicht, wenn ihr versucht, neue Mitarbeitende auf Zoom einzuführen, wie ihr es in einer traditionellen Umgebung tun würdet. Ihr müsst mehr tun als das und ein einzigartiges Hybrid-Onboarding-Erlebnis schaffen. Die in diesem Blogbeitrag genannten Herausforderungen sind die häufigsten, die seit der Einführung flexibler Arbeitsformen genannt werden. Aber vergesst nicht: Jeder Mensch ist anders. Um ein erfolgreiches Onboarding-Programm zu entwickeln, ist ein individueller und auf den Menschen ausgerichteter Ansatz unerlässlich. Glücklicherweise hilft euch die Entwicklung effektiver und menschenzentrierter Technologien dabei, diese wichtige Phase für eure Mitarbeitenden zu verbessern. 

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