Gleitzeit: die Rolle der IT-Teams

Gleitzeit ist eine großartige Möglichkeit, Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, ihre Arbeitszeit innerhalb bestimmter Grenzen selbst zu bestimmen, was zu höherer Arbeitszufriedenheit und Produktivität führt. Die Umsetzung kann jedoch besondere Herausforderungen für IT-Teams mit sich bringen, die eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung des Erfolgs spielen. 

Eine der Hauptaufgaben der IT-Abteilung ist der Aufbau und die Pflege einer soliden technologischen Infrastruktur. Dazu gehört die Implementierung flexibler Planungssoftware oder -plattformen, um die Wochenpläne der Mitarbeitenden zu koordinieren und eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen. Darüber hinaus muss die IT-Abteilung sicherstellen, dass Remote-Zugriffs- und Konnektivitätsoptionen vorhanden sind. So können Teammitglieder von verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten effektiv arbeiten. 

Die IT-Abteilung ist auch für die Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes im Rahmen der Gleitzeit verantwortlich. Sie müssen umfassende Sicherheitsprotokolle erstellen und durchsetzen, um sensible Informationen zu schützen, insbesondere wenn Mitarbeitende remote arbeiten. 

Darüber hinaus müssen IT-Teams die Mitarbeitenden technisch unterstützen und schulen und ihnen helfen, sich an die technologischen Tools und Systeme anzupassen, die in der Gleitzeitregelung eingesetzt werden. Dieser Artikel behandelt all diese Aspekte, um euch ein besseres Verständnis für die wichtige Rolle der IT bei der Umsetzung flexibler Arbeitszeiten zu vermitteln.

Was ist Gleitzeit?

Definition von Gleitzeit

Gleitzeit ist ein Arbeitsmodell, das es Arbeitnehmenden ermöglicht, ihre Arbeitszeiten innerhalb bestimmter Grenzen selbst zu bestimmen. Es gibt verschiedene Arten von Gleitzeit, aber bei einer der beliebtesten Optionen können Mitarbeitende ihre bevorzugten Anfangs- und Endzeiten wählen, solange sie jeden Tag oder jede Woche eine bestimmte Arbeitsmenge erledigen. 

Diese Flexibilität ermöglicht es den Arbeitnehmenden, ihre Arbeitszeiten besser an ihre Bedürfnisse anzupassen. So können Arbeitnehmende ihre Arbeit beispielsweise um 7 Uhr beginnen und um 16 Uhr beenden, oder zwischen 9 Uhr und 18 Uhr arbeiten, je nach Präferenz.

Beispiele für Gleitzeitmodelle

Im Folgenden werden einige der verschiedenen Arten von Gleitzeit vorgestellt, die in Unternehmen häufig eingesetzt werden:

1. Kernzeit: Bei dieser Art von Gleitzeit müssen Mitarbeitende während bestimmter Zeiten, der so genannten Kernzeit, anwesend sein, können aber die Anfangs- und Endzeiten außerhalb dieser Kernzeit flexibel wählen. So müssen Mitarbeitende beispielsweise von 10 bis 16 Uhr arbeiten, können aber ihren Arbeitsbeginn flexibel zwischen 7 und 10 Uhr und ihr Arbeitsende zwischen 16 und 19 Uhr wählen.

2. Komprimierte Arbeitswoche: Bei einer komprimierten Arbeitswoche arbeiten Mitarbeitende Vollzeit an weniger Tagen pro Woche. In der Regel bedeutet das, dass vier Tage länger gearbeitet wird als an fünf normalen Tagen. Beispielsweise arbeiten Beschäftigte vier Tage lang zehn Stunden pro Tag, statt fünf Tage lang acht Stunden pro Tag.

3. Gleitzeit mit festen Grenzen: Bei dieser Regelung können Arbeitnehmende ihre Anfangs- und Endzeiten innerhalb bestimmter Grenzen selbst wählen. So müssen Mitarbeitende beispielsweise zwischen 7 und 10 Uhr anfangen und zwischen 16 und 19 Uhr aufhören zu arbeiten. Innerhalb dieser Grenzen können sie ihren bevorzugten Wochenplan wählen, wenn sie die erforderlichen Stunden absolvieren.

4. Gestaffelte Arbeitszeiten: Bei einer gestaffelten Arbeitszeitregelung haben Mitarbeitende unterschiedliche Anfangs- und Endzeiten, so dass sich Arbeitszeiten überschneiden und eine tägliche Abdeckung gewährleistet ist. Diese Art der Gleitzeit kann für Unternehmen von Vorteil sein, die längere Servicezeiten anbieten oder wenn Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten müssen.

5. Gleitzeit mit Akkumulation: Bei dieser Art von Gleitzeit können die Beschäftigten zusätzliche Arbeitsstunden ansammeln, um in Zukunft freie Tage zu haben. Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise in einer bestimmten Woche zusätzliche Stunden arbeitet, kann er diese zusätzlichen Stunden später als bezahlte Freizeit oder Gleitzeit nehmen.

6. Flexibilität bei Remote-Arbeit: Remote-Arbeit wird immer beliebter, vor allem in letzter Zeit. Diese Form der Arbeit ermöglicht es den Mitarbeitenden, von Orten außerhalb der traditionellen Büroumgebung aus zu arbeiten, z.B. von zu Hause aus oder in Coworkingspaces. Die Flexibilität der Remote-Arbeit ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen, und eliminiert Pendelzeiten.

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👋 Möchtet ihr mehr über andere Arten der flexiblen Arbeitsgestaltung erfahren? Lest unseren Artikel über Beispiele für Flexibilität am Arbeitsplatz!

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Vorteile und Nachteile einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung

Gleitzeit hat viele Vorteile, unter anderem:

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Beschäftigte mit Möglichkeit zur Gleitzeit geben häufig an, dass sie mit ihrer Arbeit zufriedener sind. Das liegt daran, dass die Gleitzeit ihnen helfen kann, ihr Arbeits- und Privatleben besser zu vereinbaren.
• Höhere Produktivität: Studien haben gezeigt, dass Gleitzeit zu einer höheren Produktivität führt. Mitarbeitende sind produktiver, wenn sie während ihrer idealen Arbeitszeiten arbeiten, was ihnen hilft, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.
• Geringere Fehlzeiten und Fluktuation: Gleitzeit trägt dazu bei, Fehlzeiten und Fluktuation zu verringern. Das liegt daran, dass Mitarbeitende, die mit ihrer Work-Life-Balance zufrieden sind, seltener in Urlaub fahren oder ihren Job wechseln.

Es gibt jedoch auch einige Nachteile der Gleitzeit, darunter:

• Kommunikationsprobleme: Gleitzeit erschwert die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, da sie möglicherweise zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten.
• Höhere IT-Kosten: Gleitzeit erhöht die IT-Kosten. Unternehmen müssen möglicherweise in neue Technologien investieren, um Gleitzeit zu unterstützen, z.B. Zeiterfassungs- und Videokonferenzsysteme.
• Sicherheitsbedenken: Gleitzeit führt zu Sicherheitsbedenken. Das liegt daran, dass Mitarbeitende möglicherweise von zu Hause oder anderen remoten Standorten aus arbeiten. Sie haben daher ein anderes Sicherheitslevel als im Büro.

Welche digitalen Tool sind bei einem flexiblen Arbeitszeitenmodell essentiell?

Geeignete Kommunikationsplattformen

Mit dem Aufkommen fortschrittlicher Technologien kann eine effektive Teamkommunikation und -zusammenarbeit unabhängig von der räumlichen Entfernung stattfinden. Die Einführung und Aufrechterhaltung guter Praktiken für Unternehmens- und Teambesprechungen ist von entscheidender Bedeutung, vor allem bei flexiblen Arbeitsplatzregelungen. Um dies zu erreichen, stehen verschiedene Plattformen wie Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts und Slack zur Verfügung, die eine nahtlose und effiziente Kommunikation zwischen Teammitgliedern bei der Remote-Arbeit ermöglichen.

Instant Messaging hat sich ebenfalls zu einem weit verbreiteten Kommunikationsmittel entwickelt, wobei Apps wie WhatsApp, Facebook Messenger und WeChat eine große Nutzerbasis aufweisen. Diese Apps verbessern die Konnektivität und Produktivität von Teams, da sie schnelle und einfache Kommunikationskanäle bieten. Darüber hinaus helfen SMS-Benachrichtigungen, die in die Anmeldesoftware für den Arbeitsplatz integriert sind, die Mitarbeitenden über die Ankunft von Besuchern oder Lieferungen auf dem Laufenden zu halten. So wird sichergestellt, dass das Team gut informiert und engagiert bleibt.

Die moderne Technologie hat es Teams ermöglicht, unabhängig von ihrer Entfernung effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Regelmäßige Videokonferenzen, verschiedene Kommunikationsplattformen und Instant-Messaging-Apps sind für die Aufrechterhaltung der Teamkultur und die Gewährleistung des visuellen Kontakts unerlässlich.

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Effizientes und flexibles Workplace-Management-System

deskbird ist ein erstklassiges und effektives System zur Verwaltung flexibler Arbeit, das die Wochenplände von Mitarbeitenden optimiert. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der robusten Funktionen können Teammitglieder ihre Verfügbarkeit einfach angeben und die Wochenpläne ihrer Kolleg:innen einsehen, was die Zusammenarbeit fördert. 

Die deskbird App hilft Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten zu optimieren, die Produktivität zu erhöhen und Terminkonflikte zu vermeiden. Mit Echtzeit-Updates und -Benachrichtigungen sorgt die Plattform für eine effiziente Koordination zwischen den Teammitgliedern, was zu optimierten Arbeitsabläufen und erhöhter Effizienz führt. Wir sind bestrebt, die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu verbessern und Mitarbeitende zu unterstützen. Das macht deskbird zu einem essentiellen Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Produktivität maximieren und ein flexibles Arbeitsumfeld fördern möchte.

Cloud-basierte Projektmanagement-Software

Verteilte Teams müssen in der Lage sein, effektiv zusammenzuarbeiten, wenn sie über mehrere Standorte und Zeitzonen verteilt sind. Cloud-basierte Tools ermöglichen es Mitarbeitenden, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, auch wenn sie nicht physisch anwesend sind. Plattformen wie Notion ermöglichen allen Teammitgliedern den Zugriff auf dieselben Dokumente und Informationen, ohne dass sie eine E-Mail oder eine Nachricht an eine andere Person schicken müssen. Damit entfällt der zusätzliche Schritt, eine Nachricht zu senden und auf eine Antwort zu warten, um bei einer Aufgabe weiter zu kommen. Das ist in flexiblen Arbeitsumgebungen äußerst wichtig, da nicht alle gleichzeitig arbeiten und diese Plattformen die Wartezeit verkürzen.

Darüber hinaus werden mit cloudbasierter Projektmanagement-Software wie der Google Suite Dokumente und Tabellen automatisch und in Echtzeit für alle Mitarbeitenden mit Zugriff aktualisiert. So können verschiedene Mitarbeitende gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, als befänden sie sich im selben Raum. Solche Plattformen machen die Arbeit effizienter und synchroner.

Welche Rolle spielen IT-Teams bei der Umsetzung der Gleitzeit?

Gewährleistung der Cybersicherheit

Datenlecks und Datenmissbrauch werden immer häufiger, da unsere Arbeit immer digitaler wird. Und sie kosten Unternehmen Billionen von Dollar, was die Cybersicherheit zu einer Top-Priorität macht. IT-Teams müssen diese Risiken mindern, um Kund:innen zu binden und Vertrauen aufzubauen. Auch wichtig, ist die Aktualisierungen der Datenverordnung zu berücksichtigen. 

Flexibles Arbeiten stellt ein noch größeres Risiko dar, da Mitarbeiternde privates oder öffentliches WLAN nutzen und nicht über einen ordnungsgemäß verschlüsselten VPN (Virtual Private Network) verfügen und mit ihren eigenen Geräten auf Unternehmensdaten zugreifen. 

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die Cybersicherheit zu verbessern, z.B. Schulungsplattformen für das Sicherheitsbewusstsein. 

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➡️ Seht euch unseren Artikel über Risikomanagement im Bereich der Cybersicherheit an, um mehr zu erfahren.

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Digitalisierung des Arbeitsplatzes, um jederzeit und von überall auf Daten zugreifen zu können

Hybrid bedeutet, dass die Technologie in vielen Aspekten der Arbeit zentralisiert wird, einschließlich des Datenzugriffs und der Zusammenarbeit. Um eine effektive Zusammenarbeit in remoten Umgebungen zu ermöglichen, ist die Digitalisierung eures Arbeitsplatzes aus mehreren Gründen entscheidend. 

Erstens sollte jeder im Team in der Lage sein, von überall aus auf Dokumente zuzugreifen, z.B. über die bereits erwähnte cloudbasierte Projektmanagement-Software. Zweitens verbessern solche Systeme die Effizienz erheblich, indem sie die Zusammenarbeit erleichtern und Prozesse automatisieren, die sonst manuell durchgeführt werden müssen. 

Ein gutes Beispiel für die Digitalisierung eures Arbeitsplatzes ist die Umstellung auf papierloses Arbeiten, das nachhaltig ist und die Kosten senkt. Ihr könnt alle Dokumente und Daten online in ein cloudbasiertes System übertragen. Oder ihr könnt elektronische Unterschriften und Zeiterfassungssoftware einsetzen, um sich wiederholende Aufgaben zu digitalisieren und zu automatisieren.

Verwaltung von Tools, die direkt oder indirekt die Gleitzeit verbessern

Die richtigen digitalen Ressourcen sind essentiell, um die Vorteile flexibler Modelle voll auszuschöpfen. Wie die Gleitzeit nahelegt, arbeiten verschiedene Mitarbeitende möglicherweise zu unterschiedlichen Zeiten. Daher ist eine nahtlose Kommunikation zwischen den Teams wichtig, um alle auf dem gleichen Stand zu halten. Dies kann über Plattformen erfolgen, die eine asynchrone Kommunikation nachahmen, wie Slack, oder über automatisierte, flexible Arbeitsplattformen wie deskbird. Mit einem solchen Tool müssen Teammitglieder nicht jedem einzeln mitteilen, wann sie im Büro sein werden, da diese Information auf der Plattform vorhanden ist. Dies hilft auch bei der effizienten Organisation des Arbeitsplatzes, um den Bedürfnissen derjenigen gerecht zu werden, die an diesem Tag vor Ort sind. 

Eine Software wie deskbird bietet ebenfalls hohe Sicherheit und trägt dazu bei, den digitalen und physischen Arbeitsplatz zu schützen. Auf der digitalen Seite bietet sie einen der höchsten Verschlüsselungsstandards in der Branche. Und auf der physischen Seite bietet sie einen sicheren Check-in für Mitarbeitende, wenn das Unternehmen das verlangt.

Verbesserung der Produktivität und Effizienz von Teams dank geeigneter Online-Technologie

Das Angebot flexibler Arbeitszeiten ermöglicht es den Mitgliedern des IT-Teams, ihre Wochenpläne auf die Höhepunkte der Arbeitszeiten abzustimmen, was zu mehr Konzentration und Engagement führt. Das fördert auch eine bessere Work-Life-Balance, reduziert Burnout am Arbeitsplatz und erhöht die Arbeitszufriedenheit. Technologie kann dabei helfen, diese Flexibilität zu erreichen, indem sie Tools wie cloudbasierte Projektmanagement-Software für nahtlose Zusammenarbeit, Echtzeitkommunikation, Aufgabendelegation und Fortschrittsverfolgung bereitstellt. Durch die Kombination von flexiblen Arbeitszeiten und Online-Technologie können IT-Teams unabhängig arbeiten, weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen und die Projektabwicklung optimieren. Letztlich entsteht so eine agilere und produktivere Umgebung für IT-Teams.

Flexible Arbeitszeiten bieten Arbeitnehmenden ein völlig neues Maß an Autonomie: Sie können selbst entscheiden, wann sie arbeiten, ob sie eine Vier-Tage-Woche haben oder nur bestimmte Kernarbeitszeiten benötigen, und den Rest des Tages flexibel gestalten. Mitarbeitende haben eine bessere Work-Life-Balance und sind zufriedener, weil sie arbeiten können, wann sie wollen. Das schlägt sich unmittelbar in einer höheren Produktivität nieder. Solche Modelle wären jedoch nicht möglich ohne die richtige Technologie und die digitale Revolution, die es ermöglicht, bestimmte Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Kommunikationsplattformen, flexible Arbeitsmanagementsysteme und cloudbasierte Projektmanagement-Software tragen zum Erfolg der Gleitzeit bei. Mit Hilfe von IT-Teams können Mitarbeitende diese Freiheit und Flexibilität an jedem Arbeitstag erleben. 

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