Hybrid Scheduling: Die 3 Vorteile einer Planungsapp

Haben eure Mitarbeitenden das Recht, einige Tage in der Woche remote zu arbeiten? Ein kluger Schachzug! Flexible Arbeitsregelungen sind eine der wichtigsten Prioritäten für die Arbeitnehmenden von heute. Aus diesem Grund ist das Angebot von Hybrid Scheduling von entscheidender Bedeutung für die Gewinnung und Bindung von Talenten. Aber wie oft kommt es vor, dass eure Teammitglieder vor Ort an einem wichtigen Projekt arbeiten und feststellen, dass ihre Kolleg:innen an diesem Tag alle von zu Hause aus arbeiten?

Wenn es um hybrides Arbeitsmanagement geht, ist es von entscheidender Bedeutung, einen klaren Überblick darüber zu haben, wer wann vom Büro aus arbeitet. Aus der Sicht der Personalabteilung, der Manager:innen und der Mitarbeitenden ist ein transparenter und organisierter Kalender für die Förderung der Zusammenarbeit und der Produktivität unerlässlich.

Wie könnt ihr also Hybridwochen effektiv planen und den Überblick behalten, wer wo arbeitet? Eine App zur Mitarbeitendenplanung ist die Lösung. Da es bei deskbird vor allem um Benutzerfreundlichkeit und Effizienz geht, ist diese Funktion bereits in eurer Arbeitsplatzbchungssoftware enthalten. Die Vorteile von Hybrid Scheduling gehen jedoch über einen klaren Zeitplan hinaus. In diesem Artikel werden die drei Superkräfte eines benutzerzentrierten hybriden Terminplaners hervorgehoben.

Effizienz: die Auswirkungen eines gut durchdachten Hybrid Scheduling Systems

Wochenplanung: Gestaltet euren Kalender mit ein paar Klicks

Noch vor einigen Jahren hatten die meisten Arbeitnehmenden nicht die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten selbst zu planen. In einem traditionellen Arbeitsmodell war es einfach die Norm, täglich von 9 bis 17 Uhr im Büro zu sein. Das ist absolut vorbei. Wenn ihr immer noch daran zweifelt, empfehlen wir euch, unseren Artikel über Statistiken zum hybriden Arbeitsplatz zu lesen.

Die Arbeitnehmenden haben jetzt mehr Flexibilität bei der Arbeit. Manche müssen nur ein paar Tage in der Woche oder im Monat vor Ort sein, andere können einfach kommen, wann sie wollen. Aber wie oft man vor Ort sein muss, spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass sie jetzt ihren eigenen Kalender planen und ihre Wochenpläne im Auge behalten können.

Ein Hybrid Scheduling Tool wie die Funktion deskbird bietet ihnen eine schnelle und einfache Lösung dafür. Sobald ihr und eure Mitarbeitenden alles eingerichtet habt, brauchen sie nur noch ein paar Klicks (1 Klick pro Tag), um ihre Arbeitswoche zu planen! So einfach ist das.

Planänderungen: einfache und schnelle Änderung von überall mit Push-Benachrichtigungen 

Unvorhergesehene Ereignisse kommen immer wieder vor. Wie oft habt ihr schon einen Arzttermin vergessen, den ihr vor langer Zeit vereinbart hatten? Welche Eltern haben noch nie darum gebeten, von zu Hause aus zu arbeiten, weil ihr Kind krank ist? Es kann auch vorkommen, dass eure Teammitglieder beschließen, vor Ort zu arbeiten, obwohl sie ursprünglich vorhatten, remote zu arbeiten.

Wir alle haben schon Situationen erlebt, in denen wir unsere Pläne ändern mussten. Mit einer App zur Mitarbeitendenplanung ist das ganz einfach. Nehmen wir an, Ricardo ist am Montag ein wenig niedergeschlagen und hat das Gefühl, dass ein Treffen mit seinen Kolleg:innen ihm helfen würde, sich wieder zu motivieren.

Er kann seinen Kalender von seinem Laptop oder Mobiltelefon aus jederzeit und überall anpassen. Sein Vorgesetzter und seine Kolleg:innen erhalten eine Push-Benachrichtigung, die sie darüber informiert, dass er am nächsten Tag ins Büro kommt und nicht von zu Hause aus arbeitet.

Integrationen: Zugriff auf eure Hybrid Scheduling App von euren bevorzugten Tools aus

Alle Trends zur Zukunft der Arbeit zeigen, dass der Einsatz von Technologie am Arbeitsplatz zu einer tragenden Säule unserer Arbeitsumgebungen geworden ist und auch in Zukunft sein wird. Aus diesem Grund ist jede Funktion, die wir entwickeln, sorgfältig konzipiert, um Unternehmen dabei zu helfen, eine florierende hybride Arbeitslandschaft zu schaffen und die Bedürfnisse der Mitarbeitnden in den Mittelpunkt ihrer Strategie zu stellen.

Um die Produktivität zu verbessern und die Zeit zu optimieren, ist die Möglichkeit, eure Hybrid Scheduling App mit anderen Betriebssystemen zu integrieren, ein Muss. So können beispielsweise alle Daten direkt mit euren Kommunikationstools (Slack, MS Teams, Google Meet, etc.) und HR-Systemen synchronisiert werden. 

Stellt euch vor, die Teilnehmenden haben gerade eine Online-Teambesprechung beendet, in der sie beschlossen haben, nächste Woche persönlich zusammenzuarbeiten. Ohne ihre digitale Besprechungsplattform zu verlassen, können sie diesen Tag in ihrem Kalender planen. Mit ein paar Klicks und Sekunden ist alles festgelegt und gespeichert! Dieses Asset macht Ihre Lieblingstools einfach noch besser!

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Mitarbeitendenerfahrung: die Vorteile eines hybriden Terminplaners

Workplace Analytics: Schlüsseldaten über die Präferenzen der Mitarbeitenden helfen, das Hybrid-Erlebnis zu verbessern

Um den Arbeitsplatz ständig zu verbessern, ist es wichtig, dass ihr versteht, wie die Mitarbeitenden den Arbeitsbereich nutzen. Kommen die Mitarbeitenden eher vormittags als nachmittags ins Büro? Würden sie lieber einen ganzen Tag vor Ort arbeiten oder ihn in zwei halbe Tage aufteilen? Wenn sie die Möglichkeit haben, vor Ort zu sein, wann immer sie wollen, wie oft kommen sie dann?

Administrator:innen können diese wichtigen Informationen erhalten, indem sie Daten aus einer App zur Mitarbeitendenplanung sammeln und analysieren. In Kombination mit den Beobachtungen zu den Buchungsgewohnheiten der Belegschaft könnt ihr so die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden besser unterstützen und eure flexiblen Büroräume optimieren.

Je nach den Ergebnissen eurer Recherche können auch einige Layoutänderungen vorgenommen werden, um die Bürokosten zu senken. Diese Einsparungen können dann in andere wichtige Aspekte des Unternehmens investiert werden, z. B. in Initiativen zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden oder in hybride Arbeitsplatztechnologien.

Kalenderübersicht: wertvolle Funktion zur Verringerung der Zoom-Müdigkeit und anderer Nachteile der Mobilarbeit

Die Arbeit von zu Hause aus hat zwar viele Vorteile, aber auch einige Nachteile. Zoom-Müdigkeit ist eine direkte Folge der Remote-Arbeit und der zunehmenden Zeit, die wir am Bildschirm verbringen. Mit dem Hybrid Scheduling Tool haben eure Mitarbeitenden einen klaren Überblick über die Tage, die sie "am Bildschirm" (Mobilarbeit) verbringen, und die Tage, die mehr Interaktionen im wirklichen Leben beinhalten.

Sie können diese Informationen nutzen, um die virtuelle Müdigkeit zu überwinden, indem sie ein Gleichgewicht zwischen persönlichen und digitalen Sitzungen herstellen. Die Arbeitnehmenden können sich schnell einen Überblick über ihre Woche oder ihren Monat verschaffen und feststellen, ob das Verhältnis zwischen Tagen im Büro und Tagen am Bildschirm angemessen ist. Ist dies nicht der Fall, können sie ihren Kalender umgestalten, um die Online-Arbeit und damit hoffentlich auch die virtuelle Erschöpfung zu verringern.

Das Gleiche gilt für andere negative Aspekte der Mobilarbeit, z. B. die Isolation. Einige eurer Mitarbeitenden fühlen sich vielleicht einsam. Ein Blick auf ihren hybriden Zeitplan der letzten Monate kann ihnen helfen, zu erkennen, dass sie viel von zu Hause aus arbeiten und dass es ihnen helfen könnte, mehr Zeit im Büro zu verbringen.

Hybrid scheduling: ein zentrales Unterstützungsinstrument zur Verbesserung der Work-Life-Balance

Die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben hat in den letzten Jahren für viele Menschen höchste Priorität erlangt. Als Unternehmen könnt ihr euren Mitarbeitenden auf verschiedene Weise ermöglichen, dieses Gleichgewicht zu erreichen. Eine davon ist das Angebot flexibler Arbeitsregelungen, wie z. B. Hybridarbeit und Gleitzeit. Auch die Integration von Hybrid Scheduling in eure Best Practices gehört dazu.

In Sekundenschnelle haben eure Mitarbeitenden einen klaren Überblick darüber, wie sie ihre Wochen strukturieren. So können sie sehen, welche Änderungen vorgenommen werden können, um eine bessere Work-Life-Balance zu fördern. Mit einer App für die Mitarbeitendenplanung können sie ihren Zeitplan ganz einfach mit einem Klick umgestalten, um diesen wichtigen Aspekt zu verbessern.

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Zusammenarbeit: Die Vorteile einer App zur Mitarbeitendenplanung

Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen: die unverzichtbare Funktion für die Planung von Treffen im Büro

Hybridarbeit kann euch helfen, die Kosten zu senken, indem ihr euren Arbeitsbereich entsprechend der Anzahl der Mitarbeitenden, die täglich vor Ort sind, verkleinern. Wenn dies jedoch nicht gut vorbereitet und überwacht wird, kann es zu Terminkonflikten kommen, wenn die Mitarbeitenden ins Büro kommen und feststellen, dass kein Platz mehr frei ist. Was sollen sie dann tun? Zum Café an der Straßenecke laufen und von dort aus ihre Besprechung abhalten?

In einem flexiblen Modell ist es von grundlegender Bedeutung, dass genügend Platz zur Verfügung steht, um die Erwartungen der Mitarbeitenden zu erfüllen. Mit einem hybriden Management-Tool wie deskbird können eure Mitarbeitenden ihren Kolleg:innen nicht nur mitteilen, wann und wo sie arbeiten, sondern sie können auch den Arbeitsplatz reservieren, den sie für sich und ihre Kolleg:innen benötigen. Im Handumdrehen sehen sie alle Arbeitsbereiche, die an dem Tag, an dem sie zur Teamarbeit ins Büro kommen wollen, noch buchbar sind.

Zusammenarbeit: Überblick über die hybriden Zeitpläne der Kolleg:innen

Jetzt, wo die Menschen von überall aus arbeiten können, neigen sie dazu, Gruppenaufgaben an Bürotagen Vorrang zu geben. 

Bei gemischten Arbeitsverhältnissen kann es jedoch manchmal schwierig werden, Kolleg:innen zu treffen. Es ist wichtig zu wissen, wann eure Teammitglieder vor Ort sind.

Dank einer App zur Mitarbeitendenplanung können sie sehen, wann ihre Kolleg:innen vor Ort sind, und ihre Woche entsprechend planen. Wenn der größte Teil des Teams angibt, dass sie am Dienstag im Büro sein werden, ist das vielleicht der beste Tag, um persönlich an euren gemeinsamen Projekten zu arbeiten.

Ein hybrider Planer erleichtert die Zusammenarbeit und ermutigt die Mitarbeitenden, sich im Büro zu treffen, wann immer sie können. Dies erleichtert nicht nur die Teamarbeit, sondern stärkt auch den Zusammenhalt am Arbeitsplatz und den Zusammenhalt des Teams, was in einer flexiblen Arbeitsumgebung manchmal schwer zu erreichen ist.

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Team Bonding: Einfach herausfinden, wann Teamkolleg:innen vor Ort sind

Was bringt es, ins Büro zu kommen, wenn alle anderen von zu Hause aus arbeiten? In den meisten Berufen spricht man täglich miteinander. Wie schön wäre es also, wenn man sich ab und zu ins Büro verabreden könnte, um im echten Leben zusammenzuarbeiten?

Wie ihr in diesem Artikel gelesen habt, besteht einer der Hauptvorteile einer App zur Mitarbeitendenplanung darin, dass eure Mitarbeitenden erfahren können, wann ihre Teammitglieder oder andere Arbeitskolleg:innen vor Ort sein werden. Wenn sie sehen, wann ihre Kolleg:innen ins Büro kommen, haben sie mehr Möglichkeiten, persönlich zu interagieren und einander besser kennenzulernen. Informelle Gespräche sind am physischen Arbeitsplatz natürlicher, da man in der Kaffeepause ein wenig plaudern oder gemeinsam Mittagessen gehen kann.

Die Möglichkeit, Treffen mit Kolleg:innen zu planen, trägt außerdem dazu bei, Einsamkeit und Ausgrenzung zu vermeiden, was das psychische Wohlbefinden verbessert. Wir empfehlen euch, unseren Artikel über Hybridarbeit und psychische Gesundheit zu lesen, um mehr über dieses wichtige Thema zu erfahren.

Als Experten für flexible Arbeit ist es unser Ziel, die Bedürfnisse einer modernen, hybriden Belegschaft zu unterstützen und zu erfüllen. Digitale Tools sind in unserem Berufsleben sehr präsent und steigern unsere Fähigkeiten und Produktivität. Apps für hybride Mitarbeitende sind nicht nur für das Personalmanagement sehr wertvoll, sondern ermöglichen es den Teammitgliedern auch, das Beste aus der hybriden Arbeit zu machen. 

Insgesamt trägt hybrid scheduling zu einer höheren Effizienz bei, verbessert die Erfahrung der Mitarbeitenden und fördert die Zusammenarbeit. Anstatt ein separates Tool für die Organisation hybrider Stundenpläne zu verwenden, könnt ihr es neben anderen benutzerfreundlichen Funktionen auch in unsere Buchungssoftware integrieren lassen. Möchtet ihr sehen, wie es funktioniert? Fordert eine kostenlose Demo der deskbird App an!