Smart Workplace: Der perfekte Mix aus Mensch und Technologie

Was sind eure bevorzugten virtuellen Kommunikationsmittel? Welche Bürotechnologie nutzt ihr, um euren Arbeitsbereich zu verbessern? Wie bringt ihr euer Team digital dazu, hybride Arbeitsformen anzunehmen? Die rasante Entwicklung der Technik ermöglicht es euch, euer Unternehmen in einen Smart Workplace zu verwandeln. Die Arbeitskräfte nach der Pandemie sind inzwischen mit Online-Kollaborationsplattformen wie Slack, MS Teams und Zoom vertraut. Intelligente Technologie hilft nicht nur, die Bedürfnisse von Mitarbeitenden in Mobilarbeit zu erfüllen, sondern unterstützt auch euch und eure Mitarbeitenden, wenn sie vor Ort sind. Von automatisierten HLK-Systemen bis hin zu Tischbuchungssoftware und Virtual-Reality-Schulungen hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, stark verändert. Was also ist ein Smart Office? Wie sieht es im wirklichen Leben aus und wie profitieren erfolgreiche Unternehmen davon? Hier findet ihr die wichtigsten Informationen, um die Trends der Zukunft der Arbeit erfolgreich umzusetzen, indem ihr ein ausgewogenes Verhältnis zwischen menschlichen Fähigkeiten und technischen Kapazitäten schafft.

Was ist ein Smart Workplace?

Ein Smart Workplace ist ein Büro, in dem moderne Technologie eingesetzt wird, um das Unternehmen und seine Mitarbeitenden wachsen und gedeihen zu lassen. Seit der Einführung von COVID-19 hat es eine wichtige Rolle bei der Entwicklung neuer Arbeitsmethoden gespielt. Am wichtigsten ist, dass die neuen Arbeitstrends sich mehr auf die Erfahrung der Mitarbeitenden und die Steigerung der Produktivität konzentrieren. Die Automatisierung bietet beispielsweise eine Vielzahl digitaler Lösungen, die die Anzahl der sich wiederholenden und geringwertigen Prozesse reduziert. Dadurch haben die Menschen mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben. Sie können endlich ihre Fähigkeiten besser nutzen und sich zielgerichtet auf ihre Ziele konzentrieren.

Was sind Beispiele für Smart Offices?

Kommunikations-Apps

Schlechte Kommunikation kann schwerwiegende Folgen für viele Aspekte eines Unternehmens haben. Sie kann sich negativ auf die Leistung, Produktivität und Motivation der Mitarbeitenden auswirken. Wie sollen eure Mitarbeitenden motiviert bleiben und effektiv arbeiten, wenn sie Informationen verpassen, weil es keine geeignete Kommunikationsstrategie gibt? Mit der Zunahme der Möglichkeiten zur Mobilarbeit steigt der Bedarf an effizienten digitalen Kommunikationstools wie z. B. Slack, Zoom und Google Meet. Diese Plattformen gehören mittlerweile zu den am häufigsten genutzten Technologien am Arbeitsplatz.

Software zum Raum-Management

Das Bürogebäude entwickelt sich weiter, um nachhaltiger und mitarbeiterorientierter zu werden. Die Unternehmen überdenken auch ihre Bürogestaltung, um sich an die Bedürfnisse der Mehrgenerationenbelegschaft anzupassen und ihren Raum zu optimieren. Eine Mischung aus Räumen für die Zusammenarbeit, Besprechungsräume, Einzelschreibtischen und anderen Arten von Arbeitsbereichen ersetzt jetzt die alten Arbeitsbereiche mit nur einzelnen Schreibtischen. Belegungssensoren, Tischbuchungssoftware und interaktive Gebäudepläne sind Beispiele für intelligente Arbeitsplatztechnologien, die die Nutzung des physischen Büros verbessern. Auch die Verwaltung von Bürogebäuden erlebt einen Wendepunkt, da sich die Verantwortlichen von Einrichtungen zunehmend auf Arbeitsplatztechnologien wie intelligente Beleuchtung oder Gebäudemanagement-Tools verlassen.

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Virtual-Reality-Trainingsgeräte

Die lange Quarantänezeit und die Regeln zu sozialer Distanzierung sind für die Ausbildung kein Problem mehr, da die virtuelle Realität (VR) Einzug in unser Berufsleben hält. Da die Ausbildung während der Pandemie auf Eis gelegt wurde, hatten die Anbieter von VR-Geräten die Möglichkeit, den Unternehmen die wichtigsten Vorteile ihrer Technologie zu zeigen. Sie bietet nicht nur eine großartige Lösung für die Schulung von Arbeitnehmenden unter allen Umständen, sondern ermöglicht auch das Üben ohne das Risiko realer Konsequenzen. Virtual-Reality-Trainingsgeräte erfüllen die Erwartungen der Arbeitnehmenden in Bezug auf Umschulung, Fortbildung und persönliche Entwicklung und ermöglichen es den Unternehmen, ihre Mitarbeitenden von überall aus zu schulen.

Plattformen zum Projekt-Management

Sucht ihr nach einer Lösung, um alle Daten für das Projekt, an dem euer Team arbeitet, zu zentralisieren? Wie verfolgt ihr die Leistung eures hybriden Teams und deren Fortschritte? Arbeitsplatztechnologien wie Projektmanagement-Plattformen wie Trello oder Notion unterstützen Manager und ihre Mitarbeitenden dabei, effizienter, organisierter und erfolgreicher zu sein. Auf einen Blick haben die Mitarbeitenden Zugriff auf die Dokumente oder Informationen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Außerdem können sie sich leicht über die nächsten Schritte und den Fortschritt ihrer Kolleg:innen informieren, so dass sie entsprechend arbeiten können.

Tools zum hybriden arbeiten 

Die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes ist ein Vorteil der Arbeitsprozesse der letzten Jahre, und die digitalen Werkzeuge sind ein wesentlicher Faktor für ihre Bedeutung und ihren Erfolg. Der Wechsel von einem 100%igen Vor-Ort-Modell zu einem hybriden Arbeitsmodell erfordert einige Anpassungen. Warum solltet ihr 50 Einzelarbeitsplätze anbieten, wenn die Arbeitsplatzanalyse, die von eurer Schreibtischbuchungs-App erfasst wird, zeigt, dass nur 10 davon täglich besetzt sind? Die Möglichkeit, im Rahmen von Gleitzeitregelungen von überall und zu jeder Zeit zu arbeiten, erfordert eine sehr gute Organisation. Moderne Technologie umfasst auch Week Planning Plattformen, die es euren Teammitgliedern ermöglichen, ihre Woche mit ein paar Klicks zu planen. Bietet ihr Parkplätze für euer Büro an? Smarte Parklösungen sind auch für moderne Unternehmen immer beliebter geworden.

Lösungen für Gesundheit und Sicherheit

Die Gewährleistung der Gesundheit und Sicherheit eurer Mitarbeitenden ist unerlässlich. Die Regeln, Vorschriften und Verfahren zur Erreichung dieses Ziels variieren jedoch je nach Tätigkeitsbereich: Die Arbeitsschutzvorschriften unterscheiden sich natürlich bei der Verwaltung von Krankenhauspersonal im Vergleich zu Büroangestellten. In Büros können Lösungen für Gesundheit und Sicherheit Folgendes umfassen:

• COVID-19-Screening-Tools; 
• berührungsloses Einchecken; 
• Wellness-Apps; 
• Wärmebildkameras;
• etc. 

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Was sind die Vorteile von Bürotechnologie?

Wichtige Unterstützung bei der Verringerung eures ökologischen Fußabdrucks und eures Budgets

Der Planet sendet uns eindeutige Signale, dass in jedem Aspekt unseres Lebens nachhaltige Maßnahmen ergriffen werden müssen, auch am Arbeitsplatz. Smarte Bürogebäude sind im Vergleich zu anderen Arbeitsplätzen im Vorteil, da intelligente Technologie dazu beitragen kann, die CO2 Belastung zu verringern. Sensorsysteme und Automatisierung ermöglichen beispielsweise die Regulierung von Beleuchtung, Heizung, Kühlung oder LED-UV-Druck. Durch die Optimierung der Büroflächen können Unternehmen ihre Gebäude auch intelligenter und umweltfreundlicher nutzen. Wenn eure Mitarbeitenden ihre eigenen Geräte mitbringen dürfen (BYOD), wird der Ressourcenverbrauch ebenfalls reduziert. Warum sollten sie einen Computer zu Hause und einen weiteren am Arbeitsplatz haben? Es ist vielleicht nicht das Beste für den IT-Markt, aber nur ein Gerät für den privaten und eines für den beruflichen Gebrauch zu verwenden, ist definitiv ein Schritt, um dem Planeten zu helfen. Die Datensicherheit ist bereits eine Priorität für intelligente Technologieunternehmen, da die Akzeptanz flexibler Arbeitsmodelle zunimmt.

Bessere Mitarbeitererfahrung durch Bürotechnologie

Wie gestaltet ihr eure Arbeitsplatzkultur? Wie sieht eure Personalstrategie aus, um Talente anzuziehen und zu halten? Die Erfahrung der Mitarbeitenden spielt bei diesem Thema eine große Rolle. Zwanzig Minuten zu Beginn des Tages mit der Suche nach einem freien Schreibtisch zu verlieren, verursacht Unruhe und Frustration. Bürotechnologie, wie z. B. eine Lösung für die Schreibtischreservierung mit einem interaktiven Gebäudeplan, beseitigt unnötigen Stress und verbessert die Erfahrung der Mitarbeitenden. Der Einsatz einer App für das Mitarbeiterengagement und die Analyse des Arbeitsplatzes hilft Unternehmen auch dabei, den Grad der Zufriedenheit und des Glücks bei der Arbeit zu ermitteln. Anhand eurer Beobachtungen und des parallel gesammelten Feedbacks könnt ihr dann intelligente Entscheidungen zur Verbesserung des Arbeitsplatzes treffen. 

Produktivitätssteigerungen im Smart Workplace

Es gibt nichts Frustrierenderes, als ewig nach einem Online-Dokument zu suchen oder eine Aufgabe aufgrund mangelnder Kommunikation erneut erledigen zu müssen. Die Schaffung eines Smar Workplace mit den richtigen Werkzeugen führt direkt zu einer höheren Leistung und Produktivität eurer Mitarbeitenden, da sie diese bei ihren regulären Aufgaben unterstützt. Indem ihr Automatisierung und künstliche Intelligenz einfache Aufgaben übernehmen lässt und eure Teammitglieder bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt, werden ihr Engagement und ihre Erfahrung am Arbeitsplatz steigen. Der Einsatz von intelligenten Geräten gibt ihnen die Möglichkeit, kreativer zu sein und ihre besten Fähigkeiten zu nutzen, um ihre Arbeit optimal zu erledigen. Produktivität bedeutet nicht nur, in kurzer Zeit mehr zu schaffen, sondern auch Qualität. Die Technik kann dazu beitragen, sowohl die Geschwindigkeit als auch die Qualität der Arbeit zu verbessern.

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Vielversprechendere Zusammenarbeit von Hybridteams

Viele Teams müssen heute an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, so dass hybride Teams Tools für die Zusammenarbeit nutzen müssen. Von digitaler Kommunikationssoftware bis hin zu VR-Geräten und Raumplanung bietet der Markt für flexible Arbeit viele Lösungen. Um die Erwartungen eurer Mitarbeitenden zu erfüllen, ist es wichtig, ihre Bedürfnisse zu ermitteln und zu analysieren, indem ihr sowohl Daten und Feedback sammelt als auch auf ihre Wünsche eingeht. Wo tun sie sich schwer? Wie könnt ihr sie unterstützen und ihre Erfahrungen verbessern? Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen, aber eines ist sicher: Die Suche nach dem perfekten Tool für eure Mitarbeitenden wird mit den neuen Technologien, die ständig auf den Markt kommen, immer einfacher. 

Laut dem Smart Workplace Global Market Report 2022 wird erwartet, dass die Marktgröße im Jahr 2022 38,07 Milliarden Dollar und im Jahr 2026 60,60 Milliarden Dollar bei einer CAGR (Compound Annual Growth Rate) von 12,3% erreichen wird. Habt ihr schon begonnen, euch an diese Veränderungen anzupassen und die Vorteile von Bürotechnologie zu nutzen? deskbird unterstützt euch dabei, indem wir eurem Unternehmen die beste auf den Menschen ausgerichtete Lösung zum Workspace Booking bietet. Maßgeschneidert und ausgestattet mit einer Employee Scheduling Software, einem interaktiven Gebäudeplan, einer mobilen und einer Web-Version und vielen weiteren Funktionen. Unsere unsere Schreibtischbuchungs-App ermöglicht es euren Mitarbeitenden hybrid zu arbeiten!

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