Intelligenter Arbeitsplatz: Die perfekte Kombination aus Mensch und Technologie

Intelligente Arbeitsplatzlösungen revolutionieren die Art und Weise, wie wir Produktivität und Zusammenarbeit angehen. Aber was genau ist ein intelligenter Arbeitsplatz, und warum sollte uns das überhaupt interessieren? Von KI-gesteuerten Assistenten bis hin zu IoT-fähigen Arbeitsumgebungen- smarte Bürolösungen verändern unsere Arbeit. Wusstet ihr, dass ihr mithilfe von Arbeitsplatztechnologien eure Bürokosten um 40 % senken könntet¹ und dass "92 % der Beschäftigten sagen, dass die Automatisierung ihres Arbeitsplatzes ihr Leben verbessert hat"²? Tauchen wir in die Welt der intelligenten Arbeitsplatzlösungen ein, um uns anzusehen, wie bahnbrechende Innovationen wie intelligente Beleuchtung, fortschrittliche Videokonferenzsysteme und vorausschauende Wartung das moderne Büro neu gestalten. Es ist an der Zeit, mehr darüber zu erfahren und die Ära zu begrüßen, in der Mensch und Technologie Hand in Hand arbeiten.  

Intelligenter Arbeitsplatz: Definition

Ein intelligenter Arbeitsplatz ist ein Büro, in dem Technologie Unternehmen und Menschen hilft, effizienter zu wachsen und sich zu entfalten. Seit dem Ausbruch der Pandemie hat Technologie am Arbeitsplatz eine wichtige Rolle bei der Einführung neuer Arbeitsmethoden gespielt. Am wichtigsten ist, dass die neuesten Arbeitstrends sich mehr auf die Employee Experience und die Steigerung der Produktivität konzentrieren. Zum Beispiel bietet Automatisierung eine große Vielfalt an digitalen Lösungen, die die Anzahl der sich wiederholenden Prozesse, die nur wenig Mehrwert schaffen, reduzieren. Dadurch haben die Teammitglieder mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben. Sie können endlich ihre Fähigkeiten besser einsetzen und sich zielgerichtet auf ihre Ziele konzentrieren.

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5 Vorteile der Einführung intelligenter Bürolösungen

Vorteil #1 eines intelligenten Arbeitsplatzes: Steigert die Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden

Wie oft verschwendest du Zeit damit, endlos nach einem Online-Dokument zu suchen oder Aufgaben aufgrund schlechter Kommunikation neu zu erledigen? Das ist eines der frustrierendsten und ärgerlichsten Dinge. Die Entwicklung eines intelligenten Arbeitsplatzes mit den richtigen Tools für deine Mitarbeiter/innen steigert ihre Leistung und Produktivität und kann letztlich auch dein Unternehmen verändern.

Indem ihr ihnen die Möglichkeit gebt, Reoutineaufgaben zu automatisieren und KI zu nutzen, werden sich eure Mitarbeitenden stärker engagieren und ein besseres Arbeitsplatzerlebnis haben. Intelligente Geräte ermöglichen es ihnen, ihre Kreativität zu entfesseln und ihre besten Skills effektiv zu nutzen. 

Bei der Steigerung der Produktivität geht es nicht nur um Geschwindigkeit, sondern auch um Qualität. Intelligente Bürotechnologien können sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Arbeit deutlich verbessern.

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Vorteil #2 eines intelligenten Arbeitsplatzes: Ermöglicht die erfolgreiche Zusammenarbeit in hybriden Teams

Da hybrides Arbeiten zur Norm geworden ist, arbeiten viele Beschäftigte heute von verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten. Daher war der Bedarf an effizienten Tools für die Zusammenarbeit noch nie so groß wie heute. Von digitaler Kommunikationssoftware über VR-Geräte bis hin zur Raumbuchung bietet der Markt für flexibles Arbeiten zahlreiche intelligente Lösungen.

Um die Erwartungen eurer Beschäftigten zu erfüllen, ist es wichtig, ihre Bedürfnisse zu erkennen und zu analysieren, indem ihr Daten und Feedback sammelt. Wo haben sie Schwierigkeiten? Wie könnt ihr sie unterstützen und ihre Workplace Experience verbessern? Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen, aber eines ist sicher: Es wird immer einfacher, das perfekte Werkzeug für eure Mitarbeitenden zu finden, da der Markt für intelligente Technologien immer größer wird.

Vorteil #3 eines intelligenten Arbeitsplatzes: Verbessert die Employee Experience

Wie entwickelt ihr eure Arbeitsplatzkultur? Wie sieht eure Personalstrategie aus, um Talente anzuziehen und ans Unternehmen zu binden?

Intelligente Arbeitsplatzlösungen spielen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Employee Experience. Jedes Teammitglied stimmt wahrscheinlich zu, dass die zwanzigminütige Suche nach einem freien Schreibtisch zu Beginn des Tages Unruhe und Frustration verursacht. Bürotechnologie, wie z. B. eine Desk-Booking-Lösung mit einem interaktiven Gebäudeplan und einer Wochenplanungsfunktion wie deskbird, beseitigt unnötigen Stress und verbessert die Erfahrung eurer Mitarbeitenden am Arbeitsplatz.

Der Einsatz einer App zur Förderung des Mitarbeiterengagements und die Berücksichtigung der Workplace-Analytics-Daten, die eure Smart-Tech-Lösungen zur Verfügung stellen, helfen euch auch dabei, zu bestimmen, wie zufrieden eure Mitarbeitenden bei der Arbeit sind. Mit euren Beobachtungen und dem parallel gesammelten Feedback könnt ihr intelligente Entscheidungen treffen, um euer Arbeitsumfeld zu verbessern.

Vorteil #4 eines intelligenten Arbeitsplatzes: Reduziert die Bürokosten

Ein intelligenter Arbeitsplatz kann die Kosten im Vergleich zu einem Arbeitsplatz ohne Technologie erheblich senken, indem er die Ressourcennutzung optimiert und die Effizienz steigert. 

Wenn ihr IoT am Arbeitsplatz einsetzt, könnt ihr zum Beispiel den Energieverbrauch kontrollieren und eure Stromrechnungen senken, indem die Beleuchtung und die HLK-Systeme je nach Belegung automatisch anpasst werden. Automatisierungs-Tools können sich wiederholende Aufgaben rationalisieren, Arbeitskosten senken und menschliche Fehler verringern. Cloud-basierte Kollaborationsplattformen senken die Kosten für die physische Infrastruktur und ermöglichen Remote Work, wodurch Büroflächen und Reisekosten eingespart werden können. Software zur vorausschauenden Wartung kann die Lebensdauer von Anlagen verlängern, indem sie Probleme erkennt, bevor sie zu teuren Reparaturfällen werden, und so Ausfallzeiten und Kosten minimiert.

Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Auch wenn es anfangs eine teure Investition sein kann, ist der ROI auf lange Sicht unbestreitbar lohnenswert.

Vorteil #5 eines intelligenten Arbeitsplatzes:  Unterstützt einen smarten und nachhaltigen Arbeitsplatz

Unser Planet sendet uns klare Signale, dass wir in jedem Aspekt unseres Lebens nachhaltige Maßnahmen ergreifen müssen, auch am Arbeitsplatz. Intelligente Bürogebäude haben einen Vorteil gegenüber anderen Arbeitsplätzen, da intelligente Technologien dazu beitragen können, die CO2-Belastung zu reduzieren.

Sensorsysteme und Automatisierung ermöglichen z.B. die Regulierung von Beleuchtung, Heizung, Kühlung oder auch LED-UV-Druck. Die Optimierung der Büroflächen hilft Unternehmen, ihre Gebäude intelligenter und umweltfreundlicher zu verwalten. Auch eine BYOD-Richtlinie kann helfen, den Ressourcenverbrauch zu reduzieren. Warum sollte man einen Computer zu Hause und einen anderen im Büro haben, wenn man dasselbe Gerät nutzen kann? Die Verwendung nur eines Geräts für private und berufliche Zwecke ist bereits ein wichtiger Schritt in Richtung umweltfreundlicherer Praktiken.

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Wichtige Statistiken und Erkenntnisse über die Entwicklung des Marktes für intelligente Arbeitsplätze

Dem Smart Workplace Global Market Report 2024³ zufolge ist zu erwarten, dass die Marktgröße im Jahr 2024 auf 45,34 Mrd. US-Dollar und im Jahr 2028 auf 73,03 Mrd. US-Dollar ansteigen wird - und das bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 12,7 %. Diese Zahlen zeigen deutlich, wie wichtig es ist, diese Lösungen einzuführen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Hier ist ein kurzer Überblick, was die Zukunft für den Markt der intelligenten Arbeitsplätze bereithält:

• Es wird erwartet, dass bis 2028 fast 60 % der SIM-Karten-basierten IoT-Verbindungen Breitband-IoT sein werden.
• Intelligente Arbeitsplatz-Apps revolutionieren den Markt und verbessern die Büroumgebung und das Arbeitsplatzerlebnis der Mitarbeitenden.
• Zu den wichtigsten Trends bei intelligenten Arbeitsplätzen gehören:
  • IoT-Breitband-Verbindungen;
  • Überwachung der Belegung und Raumnutzung;
  • sprach- und gestengesteuerte Benutzeroberflächen;
  • verbesserte Sicherheit- und Zugangskontrollen;
  • Tools für Echtzeit-Kommunikation;
  • vereinheitlichte Kommunikation.
    

Beispiele für intelligente Arbeitsplatztechnologien

Intelligente Tools für die Verwaltung hybrider Arbeitsplätze

Der Wechsel von 100 % Präsenzarbeit zu einem hybriden Arbeitsmodell erfordert Anpassungen. Unabhängig davon, wie flexibel ihr arbeitet, erfordert diese Art des Arbeitens eine intelligente und gute Organisation, um effizient und erfolgreich zu sein.

Warum solltet ihr 50 Einzelschreibtische behalten, wenn eure Büro-Analytics zeigen, dass nur zehn davon täglich besetzt sind? Eine Mischung aus Räumen für die Zusammenarbeit, Besprechungsräumen, Einzelschreibtischen und anderen Arbeitsbereichen ersetzt jetzt die alten Arbeitsbereiche mit ausschließlich persönlichen Schreibtischen.

Zu den intelligenten hybriden Arbeitsplatzmanagement-Tools gehören auch Lösungen für die Wochenplanung, mit denen Teammitglieder ihre Woche in nur wenigen Klicks planen können. Intelligente Parklösungen, Sensoren für die Bürobelegung, Desk-Booking-Software , interaktive Gebäudepläne - die Liste der Beispiele für intelligente Arbeitsplatztechnologie wird immer länger!

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Intelligente Kommunikationslösungen

Von der Effizienz des Einzelnen bis hin zur Verbindung und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz - Kommunikation hat Auswirkungen auf viele Aspekte eines Unternehmens und ist ein Grundpfeiler eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Die wachsende Fernarbeit hat unsere Abhängigkeit von digitalen Kommunikationsmitteln wie Slack, Zoom und Google Meet erhöht. Aber auch Hardware, wie intelligente Bildschirme und VR-Geräte, sind unverzichtbar.

Außerdem ermöglichen Tools wie Yammer eine effektive unternehmensweite Kommunikation und fördern das Gemeinschaftsgefühl. Plattformen wie DocuSign rationalisieren die Prozesse zur Unterzeichnung von Dokumenten und beschleunigen Genehmigungen und Vereinbarungen. Diese Tools lassen sich mühelos in das Tagesgeschäft integrieren und fördern die effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.

Intelligente Virtual-Reality-Trainingsgeräte

Die Arbeit im Homeoffice ist kein Hindernis mehr für die Ausbildung eurer Mitarbeitenden und umgekehrt. Die virtuelle Realität hat Einzug in die Arbeitswelt gehalten und alles viel einfacher und effizienter gemacht. Sie ist nicht nur eine großartige Lösung, um Beschäftigte von überall aus zu schulen, sondern erlaubt es ihnen auch zu üben, ohne dass die Gefahr tatsächlicher Konsequenzen besteht. VR-Schulungssoftware entspricht den Erwartungen der Beschäftigten in Bezug auf Umschulung, Fortbildung und persönliches Wachstum und ermöglicht es Unternehmen, ihre Mitarbeitenden von überall aus zu schulen.

VR-Plattformen bieten immersive Schulungsumgebungen, die sich perfekt für Branchen wie das Gesundheitswesen und die Produktion eignen. Spezielle VR-Lösungen für das Onboarding von Mitarbeitenden und die Entwicklung von zusätzlichen Skills verbessern die kontinuierliche Weiterbildung. Tilt Brush von Google ermöglicht beispielsweise die kreative Erkundung virtueller Räume, was für die Designausbildung von Vorteil ist.

Intelligente IoT-Sicherheitslösungen

Intelligente IoT-Sicherheitslösungen verbessern die Sicherheit am Arbeitsplatz erheblich, indem sie fortschrittliche Technologien zum Schutz der physischen und digitalen Umgebung integrieren.

Zugangskontrollsysteme regeln die Zugänge und erlauben nur befugten Mitarbeitenden, bestimmte Bereiche zu betreten. Überwachungstechnologien sorgen für Echtzeitüberwachung und sofortige Warnmeldungen, damit bei Sicherheitsverstößen schnell reagiert werden kann.

Intelligente Schlösser und Sensoren verbessern auch die physische Sicherheit, indem sie Manager:innen über ungewöhnliche Aktivitäten benachrichtigen. Cyber-Security-Tools schützen sensible Informationen vor Bedrohungen. Sie nutzen künstliche Intelligenz, um die Cyber-Sicherheit eures hybriden Büros zu gewährleisten, indem sie potenzielle Angriffe erkennen und neutralisieren. Diese Lösungen bieten einen umfassenden Sicherheitsrahmen, der ein sicheres Arbeitsumfeld fördert.

👋 Hier lest ihr mehr über die Rolle der KI am Arbeitsplatz!

Smarte Möbel

Intelligente Möbel revolutionieren den Arbeitsplatz, indem sie den Komfort und die Produktivität durch innovatives Design und Technologieintegration verbessern.
Höhenverstellbare Tische ermöglichen es den Beschäftigten, zwischen Sitzen und Stehen zu wechseln, was eine bessere Körperhaltung fördert und Ermüdung reduziert. Intelligente Stühle verfügen über ergonomische Einstellungen mit Sensoren, die eine optimale Sitzhaltung fördern. Büroboxen bieten schallisolierte Räume mit integrierter Beleuchtung und Belüftung für konzentriertes Arbeiten oder private Gespräche. Einige intelligente Schreibtische können auch das Nutzungsverhalten aufzeichnen und Stehintervalle vorschlagen, um die Gesundheit und Effizienz zu fördern. Diese intelligenten Möbel fügen sich nahtlos in moderne Büroumgebungen ein und bieten personalisierte und anpassungsfähige Arbeitsbereiche, die den individuellen Bedürfnissen und Vorlieben entsprechen.
Und habt ihr schon von intelligenten modularen Möbeln gehört? Sie sind die Krönung einer intelligenten, flexiblen und dynamischen Büroumgebung!

Intelligente Arbeitsplatzlösungen revolutionieren die Art und Weise, wie wir arbeiten. Diese smarten Technologien verbessern die Produktivität und das Arbeitsplatzerlebnis der Mitarbeitenden und helfen Unternehmen, Kosten zu sparen. Der Einsatz solcher Technologien ermöglicht es euch, eine Umgebung zu schaffen, die sich an die Bedürfnisse eures Unternehmens und eurer Mitarbeitenden anpasst. Diese Tools, die von IoT-Sensoren bis hin zu KI-gestützten Analytics reichen, ermöglichen datengesteuerte Entscheidungen und optimieren die Ressourcennutzung.

Es ist klar, dass intelligente Arbeitsplatzmanagement-Tools eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung effizienter, flexibler und ansprechender Arbeitsumgebungen spielen werden, wenn wir uns auf eine technologiegetriebene Zukunft einlassen. Bucht euch eine kostenlose Demo der deskbird-App, um die Vorteile eines intelligenten Arbeitsplatzes aus erster Hand kennenzulernen. Schaut euch an, wie unser innovatives Tool euer Büro in einen wirklich intelligenten Arbeitsplatz verwandeln kann.

Quellen: 

¹The Smart Office Revolution: Boosting Efficiency, Cutting Costs, and Shaping the Future of Workspace Management, Future Gate.

² Zapier report: The 2021 state of business automation, Zapier.

³ Smart Workplace Global Market Report 2024.

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