Steuerabzug bei Remote-Arbeit: wichtige Infos für EU und US Arbeitende
9. Mai 2023
16. Juni 2023
In den meisten Ländern der Welt hat die Steuersaison begonnen. Da viele Arbeitnehmende flexibel arbeiten, werden sie sich vielleicht bei euch bzgl. ihrer Steuerabzüge für Remote-Arbeit erkundigen. Können sie eine Steuerermäßigung beantragen, weil sie die Hälfte der Zeit von zu Hause aus arbeiten? Können sie ihre Strom-, Internet- und Heizungsrechnungenvon der Steuer absetzen? Lohnt es sich, eine Steuerermäßigung für Remote-Arbeit zu beantragen?
Für die meisten Menschen sind Steuern ein Hirngespinst 🤯. Wenn wir ehrlich sind, wissen wir, dass das nicht das attraktivste Thema überhaupt ist. Dennoch haben wir alle relevanten Fragen gesammelt, die eure hybriden Teammitglieder wahrscheinlich stellen werden, bevor sie ihre Steuererklärungen einreichen. Da wir stets bestrebt sind, ein mitarbeiterorientiertes und positives Arbeitsumfeld zu schaffen, wird euch dieser Artikel helfen, ihnen klare und einfache Antworten zu geben.
Allerdings gibt es in jedem Land, jedem Bundesstaat und manchmal sogar in jeder Stadt unterschiedliche Steuergesetze und -systeme. Bei unseren Recherchen haben wir uns hauptsächlich auf die Steuerrichtlinien der USA und Europa konzentriert. Wenn ihr Fragen habt oder zusätzliche Informationen benötigt, wendet euch bitte an einen Steuerexperten in eurem Land.
Wie funktioniert der Steuerabzug für Remote-Arbeit in den Vereinigten Staaten?
Das Steuersenkungsgesetz 2018: ein Nachteil für W-2 Arbeitnehmende
Das Steuersystem in den USA ist nicht gerade günstig für Mitarbeitende im Home-Office. Seit der Steuersenkungsreform im Jahr 2018 können W-2-Mitarbeitende die Kosten für das Home-Office nicht mehr von der Steuer absetzen. Mit anderen Worten: Arbeitnehmende, die einen Gehaltsscheck oder ein W-2 ausschließlich von einem Unternehmen erhalten haben, können keine Steuervergünstigungen mehr geltend machen.
Wenn jedoch einige eurer Mitarbeitenden mit einem Vertrag als Freelancer angestellt sind und manchmal von zu Hause aus arbeiten, haben sie Anspruch auf eine Steuerbefreiung für ihr zu versteuerndes Einkommen. In diesem Fall können sie zwischen zwei Steuerabzugssystemen wählen: dem vereinfachten und dem regulären Verfahren.
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Die beiden Steuerabzug-Optionen für andere Remote-Arbeitende in den USA
Reguläre Methode des Steuerabzugs
Selbstständige können einen bestimmten Prozentsatz ihrer förderfähigen Ausgaben für das Home-Office absetzen, der sich nach der Größe ihres Arbeitsplatzes richtet. Wenn z.B. das Büro 10% der Gesamtfläche ihrer Wohnung oder ihres Hauses ausmacht, können sie 10% der förderfähigen Kosten geltend machen. Das ist die reguläre Methode des Steuerabzugs. Dies setzt voraus, dass sie alle Ausgaben aufzeichnen und alle Belege aufbewahren.
Vereinfachte Option
Die vorherige Methode kann sich mehr lohnen als die vereinfachte Variante. Sie erfordert jedoch Disziplin und Zeit, um alles zu berechnen und den gesamten Papierkram auszufüllen (es sei denn, eure Freelancer beauftragen einen Steuerfachmann, der das für sie erledigt). Bei der "einfachen" Option können Freelancer 5$ pro Quadratfuß Bürofläche absetzen. Die Grenze liegt bei 300 Quadratmetern und 1500 Dollar.
Sonderfall für Arbeitnehmende, die in unterschiedlichen Staaten arbeiten und leben
Nehmen wir an, einige Mitglieder eures Teams leben in Oregon, aber der Hauptsitz eures Unternehmens befindet sich in Kalifornien. Welches Steuerrecht kommt dann zur Anwendung? Wie kann man vermeiden, in beiden Staaten zu zahlen? Für diese Mitarbeitenden ist das Ausfüllen eines Steuerformulars für Nichtansässige entscheidend. Dann können sie die in ihrem "Arbeits"-Bundesstaat gezahlten Steuern auf die Steuerschuld in ihrem Wohnstaat anrechnen lassen. Man kann es auch andersherum machen, je nachdem, welcher Staat die höchsten Steuersätze hat. Klingt das kompliziert? Das ist normal, und auch euer Personal könnte sich überfordert fühlen. Deshalb ist es oft am besten, sich von Steuerfachleuten beraten zu lassen oder ihnen alles zu überlassen.
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Können europäische Arbeitnehmende, die im Ausland arbeiten, von dem Steuerabzug für das Home-Office profitieren?
Italien, Spanien, Portugal und Polen: Die Regierungen haben noch viel zu tun, um Remote-Arbeitende zu unterstützen
Für italienische, spanische, portugiesische und polnische Remote-Arbeitende gibt es (bisher) wenig bis gar keine Möglichkeit des Steuerabzugs für Remote-Arbeit. Die Regierungen dieser vier europäischen Länder ermutigen die Unternehmen, ihre Mitarbeitenden zu entschädigen, aber es ist nicht verpflichtend. Einige von ihnen, wie z.B. Polen, haben kürzlich an einem neuen Gesetz gearbeitet, das es den Mitarbeitenden ermöglicht, einen Teil ihrer Remote-Arbeitskosten abzusetzen. Seit April 2023 sind polnische Unternehmen verpflichtet, ihren Mitarbeitenden eine monatliche Aufwandsentschädigung zu zahlen. Obwohl der Betrag steuerlich absetzbar ist, ist immer noch unklar, in welcher Höhe Arbeitgebende ihre Mitarbeitenden entschädigen sollten.
Deutschland, Frankreich, Niederlande, Österreich, Irland und Griechenland: Finanzämter berechtigen Arbeitnehmende zum Abzug ihrer Kosten für das Home-Office
Der Betrag, den Remote-Arbeitende von der Steuer absetzen können, variiert von einer europäischen Regierung zur anderen. Aber im Gegensatz zu den oben genannten Ländern haben viele ihre Arbeitsgesetze an flexible Arbeitsweisen angepasst. Deutschland, Frankreich, die Niederlande, Österreich, Irland und Griechenland bieten in der Regel eine Tages- oder Jahrespauschale an. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Steuerabzugsmöglichkeiten für Remote-Arbeit in den einzelnen Ländern.
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Belgien: das begünstigste Land für den Steuerabzug von Remote-Arbeitenden in Europa
Das belgische System zum Steuerabzug für Home-Office ist bisher das beste unter den in diesem Artikel genannten europäischen Ländern. Remote-Mitarbeitende haben Anspruch auf einen wöchentlichen Betrag von 142,95€, sobald sie mindestens einen Arbeitstag zu Hause arbeiten und ihr Unternehmen ihnen diese Leistungen gewährt. Insgesamt sind das 1715,40 Euro, die Teammitglieder zusätzlich erhalten können, ohne dass sie dafür Steuern zahlen müssen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass dieser Remote-Arbeitstag aufgeteilt und an die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden angepasst werden kann. So können sie beispielsweise zwei halbe Tage pro Woche zu Hause arbeiten oder alle ihnen zugewiesenen Home-Office-Tage in derselben Woche nutzen.
Wie können Unternehmen ihre Remote-Arbeitenden bei den Kosten für ihr Home-Office unterstützen?
Erstellt eine Datenbank mit den am häufigsten gestellten Fragen (FAQ)
Wenn ihr eure Mitarbeitenden bei der Steuererklärung unterstützen wollt, müsst ihr zunächst eine Datenbank erstellen, in der die häufigsten Fragen beantwortet werden. Einige der Antworten bleiben von einem Jahr zum anderen gültig. Andere werden veralten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass ihr euer FAQ-System auf dem neuesten Stand und korrekt haltet. Bittet eure Mitarbeitenden einige Wochen vor Beginn der Steuersaison, alle Fragen, die ihnen zu diesem Thema in den Sinn kommen, mitzuteilen. Ihr könnt auch zusätzliche Fragen einbeziehen, die noch nicht hervorgehoben wurden. Euer Vorteil ist, dass ihr deren Profil am besten kennt und die FAQ entsprechend anpassen könnt. Ihr habt dann etwas Zeit, um die Antworten und die Best Practices zu sammeln, die ihr in Bezug auf Steuern anwenden könnt.
Bietet kostenlose Unterstützung durch einen Steuerexperten, wenn die Steuersaison beginnt
Außer wenn einige eure Teammitglieder eine versteckte Leidenschaft für Zahlen haben, wird das Ausfüllen von Steuerformularen normalerweise nicht als angenehmer Moment empfunden. Ihr könnt eure Mitarbeitenden auf vielfältige Weise unterstützen, um ihnen diese wichtige Aufgabe zu erleichtern. Es gibt zum Beispiel Software zur Steuererstellung. Informiert eure Mitarbeitenden darüber und empfiehlt ihnen eine Liste der vertrauenswürdigsten Programme. Wenn ihr eurem Team jedoch etwas Besonderes bieten wollt, ratet ihnen, sich von einem Steuerexperten helfen zu lassen, und bietet ihnen an, einen Teil der Beratungsgebühren zu übernehmen. Eure Mitarbeitenden werden diese Geste mit Sicherheit zu schätzen wissen!
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Seid fair und übernehmt einen Teil der Kosten für eure externen Mitarbeitenden
Flexible Arbeitsregelungen sind für Arbeitgebende und -nehmende von Vorteil. Für Unternehmen ist es eine große Chance, Geld für Immobilien, Rechnungen und andere Ausgaben zu sparen. Für die Teammitglieder bedeutet das eine bessere Work-Life-Balance. Allerdings können dadurch auch einige ihrer Lebenshaltungskosten, wie z.B. Stromrechnungen, steigen. In Ländern, in denen ein Steuerabzug für Remote-Arbeit nicht möglich ist, können Unternehmen einen mitarbeiterorientierten Ansatz verfolgen . Sie können ihre Remote-Arbeitenden entschädigen und sie in die Unternehmensleistungen einbeziehen. Das trägt zur Förderung einer positiven Unternehmenskultur bei, verbessert die Erfahrung der Mitarbeitenden und erhöht die allgemeine Zufriedenheit.
Der Steuerabzug für Remote-Arbeit ist nach wie vor ein aktuelles Thema für Regierungen; natürlich gibt es immer Raum für Verbesserungen. Die US-Steuersenkungsreform 2018 gilt bis 2025. Es bleibt zu hoffen, dass danach ein vorteilhafteres System eingeführt wird. In Europa sind Spanien, Italien und Portugal in Bezug auf die Steuerabschreibungspolitik für das Home-Office spät dran. Aber diese Länder werden sich wahrscheinlich auch in diesem Punkt anpassen. Deutschland, Frankreich, die Niederlande, Österreich, Irland, Griechenland und Belgien haben sich an die neuen Arbeitsformen angepasst und haben Steuervergünstigungen für Remote-Arbeitende eingeführt. Unabhängig davon, wo sich der Hauptsitz eures Unternehmens befindet, gehört die Unterstützung eurer Mitarbeitenden zu Beginn der Steuersaison zu einer mitarbeiterorientierten Vorgehensweise. Ihr könnt nicht nur für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung stehen, sondern auch eine FAQ-Datenbank einrichten oder einen Steuerexperten einstellen. Und schließlich könnt ihr euren Mitarbeitenden eine Entschädigung für Remote-Arbeit anbieten, wenn kein Steuerabzug möglich ist.
Abschließend haben wir noch eine letzte Frage an euch: Seid ihr mit eurem hybriden Arbeitsplatz-Management-System zufrieden? Und sind es eure Teammitglieder auch?
Wenn nicht, fragt eine kostenlose Demo der deskbird Appan, um zu erfahren, wie wir euch helfen, euren Arbeitsbereich zu optimieren, hybride Wochenpläne zu koordinieren und vieles mehr!
Quellen:
- Working remotely? Here are 4 things to pay attention to this tax season, CNBC;
- Tax Tips for Employees Who Work at Home, Intuit Turbotax;
- Tax relief - how different European countries tax working from home, N26.
