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19 Tipps für eine gute Meetingraum-Etikette

Veröffentlicht:

9. Juli 2024

Aktualisiert:

9. Juli 2024

Besprechungsräume sind in jedem Büro unverzichtbar, vor allem in einer hybriden Arbeitsumgebung, in der die Zusammenarbeit im Vordergrund steht. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt für Brainstorming, Entscheidungsfindung und persönliche Teambesprechungen. Um diese Räume effektiv und angenehm für alle zu gestalten, ist es jedoch wichtig, einige grundlegende Regeln zu beachten. Dazu gehören die Rücksichtnahme auf die Zeitplanung der anderen Kolleg:innen, das Aufräumen des Raums und der richtige Umgang mit der Ausstattung.

Stellt euch vor, ihr kommt kurz vor einem wichtigen Kundentermin in einen unordentlichen Raum - das ist weder ansprechend noch professionell. Gute Umgangsformen sorgen dafür, dass alle Beteiligten den Raum effizient und respektvoll nutzen können. In diesem Blogbeitrag stellen wir 19 wichtige Regeln für den Umgang mit Besprechungsräumen vor, die einen produktive und höfliche Arbeitsplatzkultur fördern. Egal, welche Position ihr im Unternehmen bekleidet, diese Tipps helfen euch, das Beste aus euren Meetingsräumen herauszuholen.

Was bedeutet Meetingraum-Etikette?

Unter Meetingraum-Etikette versteht man die Art und Weise, wie ihr und euer Team respektvoll mit gemeinsam genutzten Besprechungsräumen in eurem Büro umgeht. Es geht dabei um die verschiedenen Gebote und Verbote: Räume richtig buchen, pünktlich sein und den Raum für die nächste Person sauber hinterlassen. Richtiges Verhalten stellt sicher, dass die Besprechungen produktiv sind und alle den Raum effektiv nutzen. Alles, was es braucht, ist Rücksichtnahme und die Schaffung eines reibungslosen, positiven, kooperativen Umfelds.

Kollegen schütteln sich die Hände in einem Konferenzraum

Warum eine gute Meetingraum-Etikette wichtig ist

Klare Regeln für reibungslose Abläufe

Klare Regeln für Besprechungsräume machen es für die Mitarbeitenden einfacher zu wissen, was von ihnen erwartet wird. Sie stellen sicher, dass der Raum vernünftig und effizient genutzt wird und vermeiden Konflikte und Verwirrung. Wenn sich euer Team an dieselben Richtlinien hält, wird die Planung und Durchführung von Besprechungen reibungsloser. Für euch bedeutet das, dass ihr euch weniger mit Unstimmigkeiten oder Änderungen in letzter Minute herumschlagen müsst und mehr Zeit habt, euch auf die Produktivität des Arbeitsplatzes zu konzentrieren. Einfache Regeln schaffen ein organisiertes und harmonisches Arbeitsumfeld.

Ein angenehmer Arbeitsbereich für alle

Das Festlegen und Einhalten von Regeln für Konferenzräume sorgt dafür, dass der Raum für alle angenehm und funktional bleibt. Wenn alle die Richtlinien für den Besprechungsraum kennen und einhalten, bleibt der Raum sauber, aufgeräumt und bereit für das nächste Meeting. Das schafft ein positives Umfeld, in dem sich euer Team ganz auf das Meeting konzentrieren kann, ohne sich mit Hinterlassenschaften oder Störungen durch frühere Kollegen herumschlagen zu müssen. Ein aufgeräumter und ordentlicher Besprechungsraum macht die Arbeit für alle zugänglicher und produktiver.

Vermeidung von Unzufriedenheit und Konflikten

Klare Richtlinien für Besprechungsräume verhindern auch Missverständnisse und Streit. Konflikte bezüglich Buchungszeiten oder Raumnutzung sind weniger wahrscheinlich, wenn jeder die Erwartungen kennt. Diese Klarheit stellt sicher, dass eure Mitarbeitenden reibungslos zusammenarbeiten können, ohne sich mit Problemen und Störungen auseinandersetzen zu müssen. Die Festlegung dieser Standards schafft ein positives und kooperatives Umfeld, in dem sich euer Team auf seine Aufgaben konzentrieren kann, anstatt sich mit vermeidbaren Meinungsverschiedenheiten herumzuschlagen.

Verbessertes Meetingraum-Management

Klar definierte Richtlinien vereinfachen das Verwalten von Besprechungsräumen und helfen, Doppelreservierungen und Nichterscheinen zu verhindern. Die effiziente Nutzung der Räumlichkeiten ist einfacher, wenn sich alle an die gleichen Buchungsrichtlinien halten. Es wird kein Platz durch sich überschneidende Meetings verschwendet. Außerdem hilft eine strukturierte Vorgehensweise, die Raumnutzung zu überwachen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch euer Büromanagement, da Gespräche pünktlich beginnen und enden.

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19 Tipps für eine gute Meetingraum-Etikette für Mitarbeitende und Unternehmen

7 wertvolle Meetingraum-Tipps für Unternehmen

1. Investiert in eine App zur Verwaltung von Meetingraum-Buchungen

In eine App zu investieren, die bei der Verwaltung von Meetinraum-Buchungen hilft, ist ein kluger Schritt für jedes Unternehmen. Diese Tools zeigen die Verfügbarkeit von Räumen in Echtzeit an und ermöglichen eine einfache Stornierung und Neuplanung. Euer Team kann ganz einfach den Raum suchen und buchen, den es braucht. Mit deskbird könnt ihr zum Beispiel den perfekten Besprechungsraum mit nur einem Klick finden und reservieren. Außerdem lässt sich die App nahtlos mit euren Outlook- und GCal-Kalendern synchronisieren. 

2. Stellt Wegeleitsysteme oder interaktive Gebäudepläne bereit

Nutzt Wayfinding-Apps oder interaktive Gebäudepläne, um euren Mitarbeitenden zu helfen, sich im Büro besser zurechtzufinden und ihren Besprechungsraum leichter zu finden. Durch Echtzeit-Updates weiß jeder, welche Plätze noch frei sind. Tools wie deskbird zeigen euren Teams, wo sich ihr reservierter Raum befindet. Das macht die Buchung einfacher und verbessert die Effizienz und das Nutzererlebnis.

3. Gebt euren Besprechungsräumen Namen

Euren Besprechungsräumen Namen zu geben, ist mehr als nur eine lustige Sache. Vielmehr hilft es bei der Organisation und der Übersichtlichkeit. Wenn jeder Raum eine eindeutige Bezeichnung hat, weiß euer Team genau, wo es hingeht. Vermeidet Verwirrung, indem ihr Namen wählt, die mit der Identität eures Unternehmens oder dem Zweck des Raums übereinstimmen. Das stärkt die Unternehmenskultur und schafft ein Gefühl der Zugehörigkeit. Seid also kreativ und wählt Namen, an die sich jeder erinnert.

schöner Meetingraum

4. Richtet eure Besprechungsräume mit dem richtigen Mobiliar und Design ein

Berücksichtigt bei der Auswahl der Möbel und des Designs die Funktionalität und den Komfort des Besprechungsraums. Es geht nicht nur darum, einen Tisch und Stühle zu haben. Die richtige Einrichtung kann die Produktivität und das Engagement steigern. Achtet darauf, dass alle Teilnehmenden während langer Sitzungen Zugang zu den Steckdosen und USB-Anschlüssen ihrer Geräte haben. Whiteboards, Projektoren und andere Präsentationsmittel erleichtern ebenfalls die Zusammenarbeit. Gemeinsam genutzte Meetingräume sollten so flexibel sein, dass sie für verschiedene Arten von Besprechungen geeignet sind, von kurzen Teambesprechungen bis hin zu langen Brainstorming-Sitzungen.

5. Installiert die richtige Ausstattung und Technologie für mehr Produktivität

Die richtige Technologie garantiert einen reibungslosen und effektiven Ablauf eurer Meetings. Beginnt mit den grundlegenden Dingen wie einem hochauflösenden Projektor, einem hochwertigen Audiosystem und zuverlässigem WLAN. Für hybride Arbeitsgruppen eignen sich Tools wie Microsoft Teams Rooms. Sie stellen sicher, dass jeder, egal ob im Büro oder an einem anderen Ort, voll und ganz teilnehmen kann. Funktionen wie berührungsempfindliche Displays und intelligente Lautsprecher machen die Zusammenarbeit einfacher und effizienter. Technologie rationalisiert Konferenzen, indem sie die Produktivität steigert und Menschen miteinander verbindet.

6. Bittet euer IT-Team, die technische Ausstattung regelmäßig zu testen und zu aktualisieren

Die Technik in Konferenzräumen sollte regelmäßig getestet und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei funktioniert. Lasst zum Beispiel euer IT-Team die Geräte regelmäßig überprüfen, um sicherzugehen, dass Projektoren, Audiosysteme und Videokonferenzsysteme perfekt funktionieren. Sie können auch die Software aktualisieren und alle Probleme beheben, bevor sie zu Problemen werden. Dieser proaktive Ansatz bedeutet weniger Unterbrechungen und produktivere Meetings.

7. Fordert Führungskräfte und Mitarbeitende auf, Meetings pünktlich zu beginnen und zu beenden

Achtet darauf, dass die Meetings pünktlich beginnen und enden, damit der Zeitplan aller eingehalten wird. Bittet Führungskräfte und Mitarbeiter:innen, pünktlich zu sein, damit der Raum ohne Verzögerungen für die nächste Gruppe zur Verfügung steht. Wenn ihr Büroabläufe effizient einhaltet, zeigt ihr eurem Team, dass ihr ihre Zeit schätzt. Wenn ein Treffen zu lange dauert, plant am besten eine Folgesitzung, anstatt zu überziehen. Die Einhaltung des Zeitplans trägt dazu bei, ein produktives und respektvolles Arbeitsumfeld zu schaffen.

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8 grundlegende Verhaltensregeln im Meetingraum, die ihr mit euren Mitarbeitenden teilen solltet

1. Besprechungsräume im Voraus buchen

Ermutigt eure Mitarbeiter:innen dazu, Besprechungsräume im Voraus zu buchen. Auf diese Weise weiß jeder, wann der Raum verfügbar ist und kann sich entsprechend vorbereiten. Eine frühzeitige Reservierung verhindert, dass in letzter Minute um einen Raum gerungen werden muss, und sorgt dafür, dass die Besprechungen im Zeitplan bleiben. Verwendet ein Buchungssystem für Meetingräume, um diesen Prozess für alle transparent zu machen. Das ist ein einfacher Schritt, der viel Ärger ersparen kann und dafür sorgt, dass das Büro effektiv läuft. Außerdem zeugt es von gegenseitigem Respekt vor der Zeit und den Planungsbemühungen der anderen.

2. Den passende Besprechungsraum reservieren

Die Wahl des richtigen Konferenzraums ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Meeting. Überlegt euch, wie viele Personen anwesend sind, welche technischen Hilfsmittel ihr braucht und was der Zweck der Besprechung ist. Erinnert eure Mitarbeitenden daran, einen Raum zu wählen, in dem alle bequem Platz haben und der über die nötige Ausstattung verfügt, z. B. Videokonferenzen für Teilnehmer aus der Ferne oder Whiteboards für Brainstorming. So wird sichergestellt, dass die Besprechung effizient abläuft und dass alle Teilnehmenden das haben, was sie brauchen, um einen effektiven Beitrag zu leisten. Gute Planung macht Meetings einfacher und produktiver für das ganze Team.

Kollegen, die sich in einem Besprechungsraum unterhalten

3. Gut vorbereitet und zeitig in den Meetingraum kommen

Bittet Teammitglieder, ein paar Minuten früher zu kommen und vorbereitet zu sein. Das heißt, alle Materialien oder Notizen mitzubringen, die sie brauchen. Das zeigt Rücksicht auf die vollen Terminkalender der Teilnehmendne und stellt sicher, dass das Meeting pünktlich beginnt. Gut vorbereitet zu sein bedeutet auch, dass der Laptop aufgeladen und alle Präsentationen oder Dokumente geöffnet und einsatzbereit sind. Auf diese Weise könnt ihr ohne Verzögerung mit der Tagesordnung beginnen. Außerdem sorgt das für einen professionellen Ton und spart allen Beteiligten Zeit.

4. Handy ausschalten oder in den Flugmodus setzen

Telefone sollten vor Beginn des Meetings ausgeschaltet oder in den Flugmodus versetzt werden. Das reduziert Ablekungen und bringt den anderen Teilnehmenden, insbesondere dem Sprecher oder der Sprecherin, den notwendigen Respekt entgegen. Vibrationen und Benachrichtigungstöne können störend sein. Daher ist es ratsam, Smartphones stumm zu schalten. Wenn Mitarbeitende einen Anruf annehmen oder eine Nachricht abrufen müssen, können sie den Raum leise verlassen, um die Besprechung nicht zu stören.

5. Eine vertrauensvolle, transparente und inklusive Kommunikation fördern

Fördert ein Umfeld, in dem sich alle wohl fühlen und keine Angst haben, ihre Meinung zu sagen. Setzt euch für eine transparente Kommunikation ein und stellt sicher, dass alle Stimmen gehört werden. Das bedeutet, aktiv zuzuhören, nicht zu unterbrechen und unterschiedliche Meinungen zu respektieren. Der Aufbau von Vertrauen zwischen den Teammitgliedern führt zu produktiveren und zielführenderen Meetings. Ein inklusiver Dialog stellt sicher, dass alle ihre besten Ideen einbringen können. Das führt zu besseren Besprechungsergebnissenund stärkt die Gruppendynamik.

6. Den Besprechungsraum so sauber verlassen, wie er anfangs war

Erinnert alle Mitarbeiter:innen daran, immer aufzuräumen, bevor sie einen Besprechungsraum verlassen. Sie sollten den Müll entsorgen, die Materialien wegräumen und die Oberflächen abwischen, falls nötig. Ein aufgeräumter Raum ist respektvoll gegenüber der nächsten Gruppe, die ihn nutzt, und wichtig für ein angenehmes Arbeitsumfeld. Es ist eine einfache Möglichkeit, Rücksicht auf die Kolleg:innen zu nehmen und den reibungslosen Ablauf im Büro aufrechtzuerhalten. Diese kleinen Schritte sorgen dafür, dass der Besprechungsraum für die nächste Sitzung vorbereitet ist.

7. Möbel und Ausstattung wieder an ihren Platz stellen

Sorgt dafür, dass nach dem Treffen alle Möbel und Geräte wieder an ihren ursprünglichen Platz gestellt werden. Dazu gehörten Stühle, Tische und geliehene Geräte. Das erleichtert es dem nächsten Team, sich schnell einzurichten und sorgt für Ordnung im Raum. Wenn ihr euch ein paar Minuten Zeit nehmt, um aufzuräumen, zeugt das von Respekt für die gemeinsame Umgebung und sorgt dafür, dass alle organisiert bleiben. Letztendlich trägt diese Praxis dazu bei, dass der Arbeitsplatz funktional bleibt und für alle Mitarbeitenden bereit ist.

8. Probleme mit Meetingräumen oder Ausstattung sofort melden

Wenn eure Mitarbeiter:innen Probleme mit dem Besprechungsraum oder der Ausstattung bemerken, sollten sie diese sofort melden. Egal, ob es sich um einen kaputten Stuhl, einen nicht funktionierenden Projektor oder eine fehlende Fernbedienung handelt - wenn die richtigen Leute informiert werden, ist das Problem schnell behoben. Auf diese Weise könnt ihr einen praktischen gemeinsamen Arbeitsbereich aufrechterhalten und zukünftige Störungen für andere verhindern. Wenn ihr Probleme sofort ansprecht, bleibt der Besprechungsraum in gutem Zustand.

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4 zusätzliche Tipps für die Buchung von Meetingräumen

1. Stellt sicher, dass ein Besprechungsraum für euch die richtige Option ist

Bevor ihr einen Besprechungsraum bucht, solltest ihr überlegen, ob er für eure Bedürfnisse geeignet ist. Ein kleiner Besprechungsraum eignet sich zum Beispiel besser für ein Vorstellungsgespräch oder eine lockere Unterhaltung. Herkömmliche Konferenzräume eignen sich gut für größere, formelle Versammlungen. Berücksichtigt die Anzahl der Teilnehmer:innen, die benötigten technischen Hilfsmittel und den Zweck der Veranstaltung. Die Wahl eines geeigneten Raums ist entscheidend für ein angenehmes und produktives Umfeld. Dieser kleine Schritt kann einen großen Einfluss darauf haben, wie effektiv eure Meetings ablaufen.

2. Storniert eure Buchung, wenn euer Meeting abgesagt wird

Falls euer Meeting abgesagt wird, solltet ihr eure Raumbuchung sofort stornieren. Diese einfache Handlung ist respektvoll gegenüber anderen Kolleg:innen, die den Raum vielleicht brauchen. Es stellt sicher, dass das Büro gut funktioniert, weil die Räume bei Bedarf verfügbar sind. Außerdem verhindert es No-Shows, die die Planung durcheinander bringen können. Wenn ihr rücksichtsvoll mit Meetingraumbuchungen umgeht, zeigt ihr, dass euch euer Team und euer Arbeitsplatz am Herzen liegen.

3. Vermeidet es, einen Besprechungsraum länger zu buchen, als ihr in braucht 

Wenn ihr wisst, dass eure Besprechung nur 30 Minuten dauert, solltet ihr den Raum nicht für eine Stunde buchen. Nehmt Rücksicht auf andere, die den Raum und seine Ausstattung brauchen könnten. Eine effiziente Nutzung von Konferenzräumen stellt sicher, dass alle Zugang haben, wenn sie ihn brauchen. Außerdem sorgt das für einen reibungslosen Ablauf im gesamten Büro. Ein wenig Rücksichtnahme trägt viel dazu bei, dass der Arbeitsplatz effektiv funktioniert und eine positive Atmosphäre geschaffen wird.

4. Benachrichtigt die Teilnehmenden, sobald der Meetingraum gebucht ist

Sobald ihr einen Raum gebucht habt, solltet ihr eure Kolleg:innen informieren. Gebt Details wie das Datum, die Uhrzeit, den Namen des Raums und das Thema des Meetings bekannt. So bleiben alle auf dem Laufenden und können ihren Terminkalender entsprechend planen. Eine klare Kommunikation stellt sicher, dass niemand im Unklaren darüber gelassen wird, wo und wann er sein muss. Das ist ein einfacher Schritt, der für Ordnung im Büro sorgt und Terminkonflikte verhindert.

So kommuniziert ihr eure Meetingraum-Etikette im Unternehmen

Schickt sie per E-Mail an alle Mitarbeitenden

E-Mails sind ein einfacher Weg, um eure Meetingraum-Etikette zu verbreiten. Schreibt eine klare Nachricht, in der iihr die Richtlinien und alle Aktualisierungen erläutert. So wird sichergestellt, dass alle die gleichen Informationen erhalten und darauf zurückgreifen können. Das ist eine effiziente Methode, um alle auf dem Laufenden zu halten. Fügt am besten auch einen Link zu den vollständigen Anweisungen hinzu, damit die Mitarbeitenden bei Bedarf weitere Details abrufen können. Auf diese Weise sind die Regeln immer leicht zu finden und zu befolgen.

Hinterlegt das Dokument in eurem internen System

Hintelegt die Regeln und Vorschriften für Besprechungsräume in euer internes System, wie das Intranet oder das Mitarbeiterportal. Auf diese Weise können alle die Richtlinien für Besprechungsräume jederzeit finden. Mitarbeitende können die Protokolle schnell überfliegen und sicherstellen, dass sie den richtigen Abläufen folgen. Die Richtlinien sollten leicht zugänglich sein, damit das ganze Team auf dem gleichen Stand ist.

Hängt das Dokument an den Wänden im Meetingraum auf oder blendet es auf den Bildschirmen ein

Hängt die Meetingraum-Etikette an den Wänden in den Besprechungsräumen auf und blendet sie auf den Bildschirmen ein. Visuelle Erinnerungen helfen allen, die Regeln im Gedächtnis zu behalten. Mitarbeitende, die die Regeln regelmäßig sehen, halten sich eher an sie. So können Besprechungen effizient und ohne Unterbrechungen ablaufen. Außerdem ist es ein praktisches Nachschlagewerk für alle, die während eines anstrengenden Tages vergessen, was zu tun ist.

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Nutzt unsere kostenlose Vorlage, um eine gute Meetingraum-Etikette in eurem Unternehmen zu etablieren

Nutzt unser fertiges Template, um eure Besprechungsräume gut organisiert und effizient zu halten. Die Vorlage enthält alle wichtigen Richtlinien und Regeln für eine gute Meetingraum-Etikette, die wir in diesem Beitrag angesprochen haben. Das Dokument ist so gestaltet, dass es leicht an die gesamte Belegschaft verteilt werden kann, damit alle die Dos und Don'ts kennen. Ladet es herunter, teilt es mit eurem Team und hängt es in euren Besprechungsräumen auf. Auf diese Weise bleiben alle auf dem gleichen Stand.

Wenn ihr euch an die oben genannten Regeln für eine gute Meetingraum-Etikette haltet, bleibt euer Büro organisiert und die Besprechungen produktiv. Klare Richtlinien für Besprechungsräume beugen Konflikten vor und sorgen für einen angenehmen gemeinsamen Arbeitsbereich. Um die Umsetzung zu erleichtern, ladet ihr euch am besten unsere Vorlage für den richtigen Umgang mit Besprechungsräumen herunter und teilt sie mit eurem Team. Denkt daran, dass ein gut geführter Besprechungsraum euer Unternehmen erfolgreich macht.

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Quellen:

19 Tipps für eine gute Meetingraum-Etikette

Paulyne Sombret

Paulyne ist eine hoch angesehene Expertin für hybrides Arbeiten. Sie ist bekannt für ihre Schriften über Nachhaltigkeit im hybriden Büro, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrung. Mit einem starken Hintergrund in den Bereichen Content und SEO erforscht sie in ihrer Arbeit die spannenden Trends und neuesten Entwicklungen in der Arbeitswelt.

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