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Hybridarbeit

Wayfinding-App: Vorteile und Empfehlungen

Veröffentlicht:

27. Juni 2024

Aktualisiert:

4. Juli 2024

Warst du schon einmal frustriert und gestresst, weil du den Besprechungsraum, in dem deine nächste Teambesprechung stattfinden sollte, nicht finden konntest? Die meisten von uns haben das getan, und es gibt nichts Ärgerlicheres. An dieser Stelle wird die Wegfindung im Büro sehr nützlich, vor allem für Unternehmen mit großen Einrichtungen oder Campus, die ein einwandfreies Büroplanungssystem benötigen. Wegfindungs-Apps sind eine der vielen Technologien, die das Erlebnis am Arbeitsplatz verbessern und die Effizienz, Zusammenarbeit und Produktivität steigern. Die Mitarbeiter können sich auf ihre Arbeit konzentrieren und sich auf das nächste Treffen vorbereiten, anstatt Zeit damit zu verschwenden, im Büro herumzulaufen und einen bestimmten Raum oder eine bestimmte Person zu suchen. Lass uns herausfinden, wozu digitale Wegweiser dienen, welche Kernfunktionen du berücksichtigen solltest und wie deskbird dich unterstützen kann.

Was sind "Büro-Wegfindung", ein "Wegfindungssystem" und eine "Wegfindungs-App"?

Definition der Wegfindung im Büro

Die Wegweiser im Büro sollen den Menschen helfen, sich am Arbeitsplatz zurechtzufinden. Sie wird normalerweise in großen Arbeitsumgebungen eingesetzt, die sich über mehrere Stockwerke und Gebäude erstrecken. Statt umherzuirren und einen bestimmten Raum zu suchen, macht es die Navigation in großen oder komplexen Büroräumen einfach und effizient. Außerdem entfällt der Stress und die Frustration, wenn du wegen der Suche nach dem Treffpunkt zu spät kommst. Die klare und leicht verständliche Führung verbessert das Gesamterlebnis in deinen Räumlichkeiten sowohl für deine Teammitglieder als auch für deine Besucher.

Ein Wegeleitsystem und seine vielfältige Beschilderung

Ein Wegeleitsystem basiert auf einer Kombination aus visuellen Hinweisen wie Richtungsschildern, Raumbezeichnungen, Karten, Symbolen, Farbcodes und so weiter. Manchmal umfasst es auch digitale Elemente wie interaktive Kioske oder mobile Apps, um die Menschen durch die Räume zu führen. Es funktioniert mit klarer Kommunikation und intuitivem Design, das strategisch platziert ist, um eine schrittweise Navigation zu ermöglichen. Die Nutzer folgen diesen Hinweisen, um den gewünschten Ort zu erreichen. Eine gute Orientierungshilfe minimiert Verwirrung und verbessert die Zugänglichkeit eines Gebäudes. Das System stellt sicher, dass Mitarbeiter und Gäste ihr Ziel erreichen können, ohne dass sie nach einer Wegbeschreibung suchen müssen oder Probleme haben. 

Zweck einer Wegfindungs-App

Was macht nun eine Wegfindungs-App? Mithilfe von GPS oder Indoor-Positionierungstechnologie bietet sie Wegbeschreibungen in Echtzeit und interaktive Karten, die sich an die Bewegungen des Nutzers anpassen. Sie zeigt Sehenswürdigkeiten, Abzweigungen und interessante Orte entlang des Weges direkt auf dem Bildschirm des Telefons oder Tablets der Nutzer an. Einige Apps bieten auch durchsuchbare Verzeichnisse, Veranstaltungspläne und Optionen zur Barrierefreiheit, um den Nutzern eine effiziente, individuelle Route zu ihren Zielen zu bieten. Deine Mitarbeiter/innen verschwenden keine Zeit mehr mit der Suche nach dem Besprechungsraum, in dem ihre Kolleg/innen sind. Sie können ihre Teamkollegen und ihren Standort ganz einfach finden, indem sie den gesuchten Ort auf ihrem Mobilgerät antippen.

🎬 In diesem kurzen zweiminütigen Video könnt ihr euch die wichtigsten Funktionen der deskbird-App ansehen und erfahrt, wie deskbird Unternehmen bei der Verwaltung von hybriden Arbeitsplätzen unterstützt!

Mann steht im Büro
Mann navigiert durch ein großes Büro

Warum solltest du ein digitales Wegeleitsystem an deinem Arbeitsplatz einführen?

Für eine einfachere und schnellere Orientierung in großen Büros

Der Hauptzweck einer Wayfinding-App besteht darin, die Navigation in weitläufigen Büros zu vereinfachen, indem sie die Smartphones von Mitarbeitern und Gästen in aufschlussreiche digitale Wegweiser verwandelt. Sie nutzt Echtzeit-Standortdaten und interaktive Karten, um personalisierte Wegbeschreibungen direkt zum gewünschten Ziel zu liefern. Sie müssen nicht mehr umherirren, um einen Konferenzraum oder den Schreibtisch eines Kollegen zu finden. Mit nur wenigen Fingertipps zeigt das Tool einen schnellen und geradlinigen Weg und berücksichtigt dabei Hindernisse wie gesperrte Wege oder laufende Bauarbeiten. Die intuitive Benutzeroberfläche kann sogar häufig besuchte Orte speichern. Letztendlich reduziert die App die Zeit, die mit Umwegen verbracht wird, und steigert die Effizienz, damit sich die Mitarbeiter/innen auf die wichtige Arbeit konzentrieren können.

Für eine Echtzeit-Ansicht des Bürogrundrisses und der Nutzung

Eine Echtzeit-Ansicht des Bürogrundrisses ist für Facility- und Büromanager von unschätzbarem Wert, da sie die wichtigsten Aspekte der Arbeitsplatznutzung aufzeigt. Mit dieser dynamischen Visualisierung können sie die Mitarbeiterströme überwachen, die Belegung der verschiedenen Räume verfolgen und Nutzungsmuster erkennen - alles in Echtzeit. Diese Einblicke sind wichtig, um die Raumzuweisung zu optimieren, die effiziente Nutzung der Immobilien sicherzustellen und flexible Arbeitsumgebungen zu unterstützen. Letztlich hilft es dabei, fundierte Entscheidungen über notwendige Anpassungen oder Verbesserungen zu treffen und die tägliche effektive Planung der Instandhaltung zu verbessern. Und schließlich fördert es die Entwicklung einer flexiblen und produktiven Arbeitsumgebung.

Für mehr Effizienz und Zeitmanagement

Die Mitarbeiter haben viel Besseres zu tun, als ihre Zeit mit der Suche nach dem neuen Besprechungsraum zu verschwenden, von dem sie noch nie gehört haben. Mit klaren Wegbeschreibungen zu Konferenzräumen, Büros oder anderen Einrichtungen verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit damit, sich im Labyrinth der Arbeitsbereiche zurechtzufinden, und haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Die Wegfindungs-App macht Schluss mit dem Rätselraten und verringert das Zuspätkommen zu Besprechungen, was die Pünktlichkeit und einen reibungsloseren Ablauf fördert. Außerdem können mit dem Tool Kollegen oder wichtige Arbeitsbereiche schnell gefunden werden, was zu weniger Störungen führt. Dadurch wird ein konzentrierteres und produktiveres Umfeld geschaffen, in dem jede Minute des Arbeitstages optimal genutzt wird.

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Kollegen gehen durch das Büro
Kollegen finden den Weg durch das Büro

Für ein besseres Büroerlebnis für Besucher

Diese Technologie verbessert auch das Besuchererlebnis in einem Büro erheblich, indem sie einen klaren, interaktiven Wegweiser durch unbekannte Umgebungen bietet, ähnlich wie ein persönliches GPS. Wenn zum Beispiel potenzielle Kunden oder Partner zu einem Treffen kommen, können sie die App öffnen, anstatt nach dem Weg zu fragen oder statische Schilder zu studieren. Die App kann sie auf dem schnellsten Weg von der Rezeption zum Besprechungsraum führen und bietet sogar eine virtuelle Ansicht ihres Weges. Das vereinfacht die Anreise, verhindert die Angst, sich zu verlaufen und ermöglicht eine pünktliche und entspannte Ankunft. Außerdem hinterlässt es bei deinen Gästen einen bleibenden positiven Eindruck von einem effizient verwalteten und technikaffinen Arbeitsplatz.

Für stärkere Zusammenarbeit und Teamzusammenhalt

Eine Wegfindungs-App kann auch eine wichtige Rolle bei der Förderung der Zusammenarbeit und des Teamzusammenhalts spielen, indem sie Arbeitskollegen in großen Büros mühelos miteinander verbindet. Stell dir zum Beispiel einen Mitarbeiter vor, der schnell seine Kollegen aus verschiedenen Abteilungen für ein spontanes Brainstorming zusammenbringen muss. Anstatt kostbare Minuten damit zu verschwenden, durch die Flure zu navigieren oder eine Reihe von Nachrichten zu verschicken, um den Weg zu finden, können sie das Tool nutzen, um den Standort der anderen und den nächstgelegenen verfügbaren Besprechungsraum zu ermitteln. Diese Effizienz erleichtert nicht nur die logistischen Hürden der Teamarbeit, sondern schafft auch mehr Gelegenheiten für spontane Gespräche von Angesicht zu Angesicht. Das fördert den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit im Büro.

Für ein sichereres und geschütztes Arbeitsumfeld

Und schließlich trägt diese Art von Technologie zur Sicherheit am Arbeitsplatz bei, indem sie klare, gut geführte Wege zu Notausgängen und Sicherheitszonen bietet, was besonders bei einem unerwarteten Zwischenfall wichtig ist. In einem Notfall kann die Wegweiser-App zum Beispiel Mitarbeiter und Besucher auf dem sichersten Weg aus dem Gebäude, weg von Gefahren und hin zu ausgewiesenen Sammelpunkten leiten. Außerdem kann diese digitale Lösung durch die Verfolgung der Personenströme im gesamten Gebäude sicherstellen, dass alle Personen erfasst werden, sobald die Sicherheit hergestellt ist. Mit dieser gezielten Führung minimierst du Chaos und Verwirrung, während du die Ordnung aufrechterhältst und die Menschen schützt, wenn es am wichtigsten ist.

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Was sind die wichtigsten Funktionen, die eine App für die Wegfindung im Büro haben sollte?

Bei der Suche nach neuen Technologien, die dir helfen, deinen Arbeitsplatz zu optimieren, gibt es eine wichtige Regel: Analysiere zuerst deine Bedürfnisse. Ein Tool, das bei deinem Konkurrenten perfekt funktioniert, eignet sich vielleicht nicht für dein Unternehmen. Eure Büroräume sind anders, eure Belegschaft ist vielleicht kleiner oder größer, und die Profile und Erwartungen eurer Mitarbeiter/innen sind wahrscheinlich unterschiedlich. Dennoch gibt es einige wichtige Merkmale, auf die du achten solltest, wenn du den Markt für Wegfindungs-Apps untersuchst. Hier sind die wichtigsten Merkmale, die sie bieten sollte:

  • Benutzerfreundlichkeit;
  • Integrationen;
  • Zugänglichkeitsoptionen;
  • Skalierbarkeit;
  • Updates und Benachrichtigungen;
  • Datenanalytik;
  • Sicherheitsstandards.

Wie hilft deskbird deinen Mitarbeitern, ihren Weg zu finden?

deskbird ist zunächst eine Lösung für die Buchung von Schreibtischen und Räumen. Je nach deinen Bedürfnissen und der Größe deines Arbeitsplatzes können jedoch zahlreiche Funktionen für die Wegfindung im Büro genutzt werden.

Interaktiver Grundriss zum Auffinden von Kollegen und zugänglichen Arbeitsbereichen

Mit unserem interaktiven Grundriss können die Mitarbeiter sehen, wo sich ihre Kollegen im Büro aufhalten und welche Arbeitsbereiche (Schreibtische, Besprechungsräume, Huddle Rooms usw.) noch frei sind. Sie müssen nicht mehr umherwandern, um ihre Kollegen zu suchen oder einen Schreibtisch für den Tag zu finden. Im Handumdrehen können sie sich einen Überblick über den Lageplan des Büros verschaffen und den gewünschten Raum finden. Dein neuer Teamkollege Mark kann zum Beispiel seinen reservierten Schreibtisch entdecken, Räume für die Zusammenarbeit buchen oder den nächsten Drucker finden, indem er die interaktive Karte auf seinem Gerät anschaut. Das spart Zeit, reduziert den Stress und steigert die Produktivität. Die Echtzeit-Updates und die intuitive Benutzeroberfläche des Systems helfen den Mitarbeitern, sich leicht in der Büroplanung zurechtzufinden.

Schreibtisch und Raumbuchungssystem zum Finden und Erhalten des idealen Arbeitsplatzes

Wo ist der nächstgelegene Besprechungsraum mit Videokonferenztechnik? Wo gibt es den nächsten Schreibtisch mit Blick auf ein Fenster? Den idealen Arbeitsplatz zu finden, kann eine Herausforderung sein. Aber dank unseres Buchungssystems, des interaktiven Grundrisses und der Schreibtischfilter kannst du sicherstellen, dass deine Mitarbeiter die Arbeitsumgebung bekommen, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Du nimmst deinem hybriden Team die Frustration, ins Büro zu kommen und enttäuscht und verärgert zu sein, weil ihr Lieblingsarbeitsplatz bereits besetzt ist.

Autoplatz buchen, um clever zu parken

Einige Wegfindungslösungen können deinen Mitarbeitern helfen, den nächstgelegenen Parkplatz zu finden, bevor sie vor Ort ankommen. Die App deskbird enthält ein Parkbuchungssystem. Bevor sie sich auf den Weg zur Arbeit machen, können deine Mitarbeiter den Parkplatz auswählen, der ihren Bedürfnissen am meisten entspricht, und ihn buchen, um sicher zu sein, dass dieser Platz auf sie wartet, wenn sie ins Büro kommen. Wenn deine Einrichtungen zum Beispiel in mehrere Gebäude unterteilt sind, können sie ihr Auto in der Nähe des Ortes parken, an dem sie den Tag verbringen müssen. Das ist ein Zeitgewinn und erspart ihnen den Stress, einen Parkplatz zu finden.

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Große Bürofläche
Große Bürofläche

Büroanalysen zur ständigen Verbesserung deines Arbeitsplatzes

Und schließlich sind Daten wichtig, um zu verstehen, wie deine Teammitglieder den Büroraum nutzen. Wie viele Personen kommen täglich ins Büro? Welche Bereiche deines Arbeitsplatzes werden am meisten genutzt? Gibt es ungenutzte Bereiche, die du umgestalten könntest, um deinen Arbeitsplatz und die Erfahrung deiner Mitarbeiter zu verbessern? Mit der App deskbird und ihrer Büroanalysefunktion kannst du Antworten auf all diese Fragen erhalten. Wenn du diese Daten sammelst und analysierst, kannst du deine Büroräume in Arbeitsumgebungen verwandeln, die den Bedürfnissen deiner Mitarbeiter/innen entsprechen und sie zum Erfolg führen.

Je nach Größe und Komplexität deines Büros kann der Einsatz einer Wegfindungs-App für deine Teammitglieder und Besucher einen entscheidenden Unterschied machen. Sie hilft den Menschen nicht nur, den Weg zum Arbeitsplatz zu finden. Sie verbessert auch das Erlebnis in deinen Räumlichkeiten, indem sie Frustration abbaut und unnötige Zeitverschwendung bei der Suche nach einem bestimmten Ort reduziert. Wir haben bereits einige deskbird Funktionen erwähnt, die ebenfalls eine Rolle spielen können. Doch es gibt noch viele andere Funktionen, die du lieben würdest und die deinen Büroraum aufwerten könnten. 

Fordere eine kostenlose Demo der deskbird App an, um herauszufinden, wie wir dir dabei helfen können, die Erfahrungen deiner Mitarbeiter vor Ort zu verbessern und gleichzeitig Kosten zu sparen.

Wayfinding-App: Vorteile und Empfehlungen

Paulyne Sombret

Paulyne ist eine hoch angesehene Expertin für hybrides Arbeiten. Sie ist bekannt für ihre Schriften über Nachhaltigkeit im hybriden Büro, flexible Arbeitsmodelle und Mitarbeitendenerfahrung. Mit einem starken Hintergrund in den Bereichen Content und SEO erforscht sie in ihrer Arbeit die spannenden Trends und neuesten Entwicklungen in der Arbeitswelt.

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