Mitarbeiterdaten erfolgreich verwalten: Strategien für mehr Produktivität und bessere Compliance beim hybriden Arbeiten

Obwohl es hybrides Arbeiten schon vor der COVID-19-Pandemie gab, hat es in den letzten Jahren exponentiell zugenommen. Viele Arbeitgeber haben erkannt, dass hybrides Arbeiten funktioniert - die Beschäftigten haben eine bessere Work-Life-Balance und sind generell produktiver... 

Dennoch gibt es einige Herausforderungen zu bewältigen, vor allem wenn es um die effektive Verwaltung von Mitarbeiterdaten geht. In diesem Artikel stellen wir Strategien vor, mit denen die Produktivität und die Einhaltung von Vorschriften in hybriden Arbeitsumgebungen verbessert werden können, damit die hybride Arbeitsweise auch weiterhin für alle funktioniert - auch für Unternehmen.

Herausforderungen des Arbeitnehmerdatenmanagements bei hybrider Arbeit

Hybrides Arbeiten bringt viele Herausforderungen für Unternehmen mit sich, vor allem in Bezug auf das Datenmanagement. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen, die auftreten:

Datenfragmentierung

Bei der Kombination von Fern- und Innendienstteams kann es Bedenken geben, wenn Daten an verschiedenen Orten gespeichert werden, z. B. in der Cloud oder vor Ort. Jedes dieser Systeme hat seine eigenen Sicherheitsprobleme. Außerdem kann es Probleme bei der Synchronisierung von Daten zwischen den Plattformen vor Ort und im Büro oder bei der inkonsistenten Dateneingabe oder -aktualisierung in den beiden Systemen geben. Letztendlich besteht ein größeres Risiko der Datenredundanz und des möglichen Verlusts wichtiger Informationen. 

Sicherheitsrisiken und Compliance-Bedenken

Bei einem hybriden Aufbau besteht eine erhöhte Anfälligkeit für Cyberangriffe auf Daten wie Phishing oder unbefugten Zugriff. Je nachdem, wie weit die Teams entfernt sind, gibt es auch potenzielle Probleme mit den Datenschutzbestimmungen in verschiedenen Regionen, wie GDPR in der EU und CCPA in Kalifornien. 

Fernzugriff bedeutet auch, dass es immer schwieriger wird, sichere Verbindungen aufrechtzuerhalten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass es strenge Zugangskontrollen und Verschlüsselungen gibt, um sensible Informationen zu schützen. Auch die Prüfpfade sind komplexer.

Wichtige Strategien für ein effektives Mitarbeiterdatenmanagement

Die folgenden Strategien können Unternehmen dabei helfen, Daten effizienter zu verwalten und gleichzeitig Produktivität, Datensicherheit und Compliance zu gewährleisten:

Zentralisierte Datensysteme haben

Wenn Daten auf einer einzigen Plattform konsolidiert werden, können alle Teammitglieder, egal ob sie im Büro oder unterwegs sind, auf die Informationen zugreifen. Die Zentralisierung aller Informationen an einem Ort hilft, die Datenfragmentierung zu verringern und Unstimmigkeiten zu minimieren. 

Mit cloudbasierter Software kann von jedem Ort aus auf die Daten zugegriffen werden. Außerdem werden sie automatisch aktualisiert und in Echtzeit synchronisiert, wodurch die Auswirkungen von doppelten oder veralteten Informationen reduziert werden. 

Automatische Datenerfassung und Berichterstattung nutzen

Routineaufgaben wie Dateneingabe, Nachverfolgung und Berichterstattung können automatisiert werden. Dadurch werden administrative Ressourcen und Personalressourcen freigesetzt. Die Automatisierung verbessert auch die Genauigkeit, indem sie menschliche Fehler reduziert. 

Einige Beispiele für nützliche Tools für Remote-HR-Teams sind Software für das Leistungsmanagement , Apps für die Zeiterfassung und Plattformen für die Gehaltsabrechnung. Unabhängig davon, welche Tools eingesetzt werden, ist es am wichtigsten, effiziente Datenpipelines zu erstellen, die den Informationsfluss aus verschiedenen Quellen rationalisieren. 

Datensicherheit und Datenschutzmanagement umsetzen

Heutzutage müssen sich Unternehmen mit ihrer Datensicherheit auseinandersetzen. Eine hybride Umgebung bringt zwar Komplikationen mit sich, aber diese lassen sich mit den richtigen Kontrollen und Richtlinien leicht bewältigen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du sicherstellen kannst, dass deine Daten sicher und geschützt sind:

1. Führe strenge Zugangskontrollen durch und verschlüssele Daten. 

Der Datenzugriff sollte je nach Rolle des Mitarbeiters eingeschränkt werden, damit nur diejenigen, die dazu berechtigt sind, sensible Informationen einsehen können. Um Risiken zu minimieren, sollten Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand durch Verschlüsselung geschützt werden. 

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2. Einhalten der einschlägigen Datenschutzbestimmungen

Je nach Standort und Reichweite müssen Unternehmen ihre Datenrichtlinien regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie alle geltenden Datenschutzbestimmungen wie GDPR, CCPA und HIPAA erfüllen. Dazu gehört auch, dass die Mitarbeiter/innen ihre verschiedenen Rollen und Bürofunktionen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien kennen. Compliance bedeutet, Daten und Privatsphäre zu schützen und rechtliche und finanzielle Strafen zu vermeiden.

3. Eine klare Politik für hybride Arbeit haben

Hybridarbeit ist ein relativ neues Konzept. Das bedeutet, dass es in einigen Bereichen an Richtlinien mangelt. Eine klare Richtlinie für hybrides Arbeiten kann dabei helfen, Richtlinien für die Datensicherheit und Zugangsprotokolle festzulegen. So wird sichergestellt, dass die Richtlinien sowohl im Büro als auch an entfernten Standorten eingehalten werden.

Gewährleistung einer standardisierten und konsistenten Dateneingabe

Unternehmen sollten einheitliche Formate für die Dateneingabe in verschiedenen Teams sicherstellen. Einheitlichkeit über Abteilungen und Plattformen hinweg macht die Datenverwaltung einfacher. Um sicherzustellen, dass die Verfahren eingehalten werden, ist es wichtig, regelmäßige Audits durchzuführen. So können Unstimmigkeiten in den Daten festgestellt und korrigiert werden. Das bedeutet, dass die Teamleiter/innen daran arbeiten, alle Probleme bei ihren Teammitgliedern zu verbessern, wenn dies notwendig ist.  

Selbstbedienungsportale für Mitarbeiter nutzen

Das Vertrauen der Beschäftigten ist ein wichtiger Faktor. Indem du deinen Beschäftigten Zugang zu ihren eigenen Daten gewährst, kannst du sie dazu ermutigen, Verantwortung zu übernehmen. Wenn sie ihre persönlichen Daten aktualisieren und ohne administrativen Widerstand auf ihre Personaldaten zugreifen können, kann dies dazu beitragen, dass sie bereit sind, ihre Daten zu schützen und die Richtlinien besser einzuhalten. Das bedeutet auch, dass die Daten wahrscheinlich genauer sind, da die Beschäftigten Unstimmigkeiten in ihren Daten leicht erkennen können. 

Steigerung der Produktivität durch effizientes Datenmanagement

Ein effizientes Datenmanagement trägt auch zur Verbesserung der Produktivität im Büro bei. Ein optimierter und klarer Zugang zu Informationen reduziert unnötige Verwaltungsarbeit. Wenn die Daten effizient verwaltet werden, wird nur wenig Zeit für die manuelle Eingabe, Überprüfung und Korrektur benötigt. Das bedeutet, dass sich die Managementteams und die Personalabteilung auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren können. Auch die doppelte Datenspeicherung und -eingabe wird reduziert, was wiederum mögliche Fehler und Ressourcenverschwendung einschränkt. 

Der Echtzeit-Zugriff auf die aktuellsten Informationen bedeutet, dass die Manager/innen schnell fundierte Entscheidungen treffen können. Es ist auch einfacher, Trends und Probleme zu erkennen, sobald sie auftauchen, damit Maßnahmen und Anpassungen vorgenommen werden können. Die Führungskräfte haben auch einen unmittelbaren Einblick in die Leistungskennzahlen des Teams, was die Zielsetzung und Überprüfung erleichtert.

Zentralisierte Daten verbessern die Zusammenarbeit

Wenn Plattformen und Informationen zentralisiert sind, gibt es nur eine einzige Quelle der Wahrheit, was Missverständnisse und Verwirrung zwischen den Teams vor Ort und im Büro reduziert. Da es weniger Reibungsverluste bei den Daten gibt, können die Teammitglieder besser zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem Arbeitsort. Außerdem ist weniger Hin- und Her-Kommunikation nötig, um Informationen zu bestätigen oder zu klären. 

Datenaktivierungstechniken für Erkenntnisse nutzen

Datenaktivierungstechniken können rohe Mitarbeiterdaten in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln. Das bedeutet, dass Unternehmen proaktiv handeln und Entscheidungen treffen können, die die Produktivität steigern. Datenaktivierung bedeutet, dass Arbeitgeber Muster erkennen, Wachstumsbereiche ausmachen und Schritte unternehmen können, um Probleme zu lösen, bevor die Leistung nachlässt. Statt einfach nur gespeichert zu werden, können Arbeitnehmerdaten als Aktivposten zur Steigerung der Produktivität genutzt werden. 

Technologie-Tools zur Optimierung der Mitarbeiterdatenverwaltung

Der Einsatz der für dein Unternehmen am besten geeigneten Technologie ist entscheidend für die Optimierung der Mitarbeiterdatenverwaltung. Personaldatenmanagementsysteme (HRMS) und andere spezialisierte Softwarelösungen helfen Unternehmen dabei, Datenmanagementprozesse zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Business Transformation von Ardoq ist ein Beispiel dafür, wie Unternehmen spezialisierte Software ganzheitlich nutzen können, um Mitarbeiterdaten zu verwalten. 

Wichtige Merkmale, auf die du achten solltest

Bei der Suche nach Tools zur Unterstützung des Datenmanagements gibt es einige wichtige Überlegungen:

• Automatisierung: Automatisierungstools erledigen sich wiederholende Aufgaben wie die Eingabe von Mitarbeiterdaten, die Anmeldung von Sozialleistungen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.
• Berichte: Mit detaillierten Berichten über Leistung, Engagement, Anwesenheit und mehr ist es für die Organisation einfach, Entscheidungen zu treffen. 
• Sicherheit: Das ist entscheidend. Alle verwendeten Tools sollten über eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates verfügen. 
• Integrationen: Die Integration deines HRMS mit anderen Systemen ist wichtig. Achte auf eine Software, die mit bestehenden Lohnabrechnungsprogrammen, deinem Customer Relationship Management (CRM)-System und allen Systemen, die für das Projektmanagement verwendet werden, integriert werden kann.

Best Practices für die Implementierung von Mitarbeiterdatenmanagement in der hybriden Arbeitswelt

Ein erfolgreiches Mitarbeiterdatenmanagement in einer hybriden Arbeitsumgebung erfordert mehr als nur die richtige Technologie. Es braucht einen soliden Rahmen von Best Practices, um Datengenauigkeit, -sicherheit und -zugänglichkeit zu unterstützen. 

Ausbildung

Sowohl die HR-Teams als auch die Beschäftigten brauchen angemessene Schulungen zu den Datenmanagement-Protokollen. Dabei sollten Themen wie Datenschutz, Sicherheitspraktiken und die Verwendung von Datenmanagement-Tools behandelt werden. Wenn die Beschäftigten mit dem richtigen Wissen über Datenschutz ausgestattet sind, helfen sie dabei, Risiken zu minimieren und sich stärker mit Datenmanagementsystemen zu beschäftigen.

Bewertungen und Updates

Daten- und Verwaltungsrichtlinien sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Wie regelmäßig, hängt von der Organisation ab, aber es sollte einen klaren Zeitplan geben, damit das Thema nicht auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben nach unten rutscht, wenn dringendere Aufgaben anstehen.

Die Prüfungen sollten regelmäßig stattfinden.

Unternehmensweite Richtlinien zur Data Governance

Eine klare Richtlinie legt die Regeln, Zuständigkeiten und Verfahren für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten in der gesamten Organisation fest. Sie sollte festlegen, wer auf Daten zugreifen, sie ändern, freigeben und löschen darf. Wenn sich alle an die gleichen Richtlinien halten, bedeutet das eine sicherere Datenumgebung, unabhängig vom Standort des Mitarbeiters. Die Umgestaltung von Unternehmensprozessen ist für Organisationen, die ihr Datenmanagement für alle Teams im Büro und an anderen Standorten standardisieren und optimieren wollen, unerlässlich.

Transparenz und klare Kommunikation

Transparenz im Umgang mit Daten fördert das Vertrauen der Beschäftigten. Wenn du offen sagst, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und wer Zugang zu ihnen hat, können die Beschäftigten besser verstehen, was erwartet wird. 

Ein effektives Mitarbeiterdatenmanagement hilft Unternehmen, die Komplexität einer hybriden Arbeitsumgebung zu bewältigen. Mit der richtigen Technologie und den richtigen Verfahren können Unternehmen die Vorteile ihrer hybriden Belegschaft maximieren und gleichzeitig die Herausforderungen bewältigen. Letztlich können Unternehmen ihre Belegschaft optimieren, um in einer hybriden Umgebung langfristig erfolgreich zu sein.