Mitarbeiterdaten erfolgreich verwalten: Strategien für mehr Produktivität und Compliance beim hybriden Arbeiten

Obwohl es Hybridarbeit schon vor der Pandemie gab, haben hybride Arbeitsmodelle in den letzten Jahren exponentiell zugenommen. Viele Arbeitgeber:innen haben erkannt, dass hybrides Arbeiten funktioniert. Gleichzeitig haben die Beschäftigten eine bessere Work-Life-Balance und sind generell produktiver. 

Dennoch gibt es einige Herausforderungen zu bewältigen - vor allem, wenn es um die effektive Verwaltung von Mitarbeiterdaten geht. In diesem Artikel stellen wir euch Strategien vor, mit denen ihr die Produktivität und Compliance in hybriden Arbeitsumgebungen verbessern könnt, damit hybrides Arbeiten auch weiterhin für alle funktioniert - auch für euer Unternehmen.

Herausforderungen beim Verwalten von Mitarbeiterdaten für hybride Unternehmen

Hybrides Arbeiten bringt viele Herausforderungen für Unternehmen mit sich, vor allem in Bezug auf das Datenmanagement. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen, die in diesem Zusammenhang auftreten.

Datenfragmentierung

In Szenarien, in denen Büro- und Remote-Teams zusammenkommen, kann es Bedenken geben, wenn ihre Daten an verschiedenen Orten gespeichert werden, z. B. in der Cloud oder vor Ort. Jedes dieser Systeme hat seine eigenen Sicherheitsprobleme. Außerdem kann es Probleme bei der Synchronisierung von Daten zwischen den Büro- und den Remote-Plattformen oder wegen inkonsistenter Dateneingabe oder ungleichen Aktualisierung in den beiden Systemen geben. Letztendlich besteht ein höheres Risiko, dass es zu Datenredundanzen und dem Verlust wichtiger Informationen kommt. 

Sicherheitsrisiken und Compliance-Bedenken

Bei einem hybriden Arbeitsmodell besteht eine erhöhte Anfälligkeit für Cyber-Angriffe auf Daten durch Phishing oder unbefugten Zugriff. Je nachdem, wie weit die Teams entfernt sind, gibt es auch potenzielle Probleme mit den Datenschutzbestimmungen in verschiedenen geografischen Regionen, wie der DSGVO in der EU und der CCPA in Kalifornien. 

Der Fernzugriff auf Systeme bedeutet auch, dass es immer schwieriger wird, sichere Verbindungen aufrechtzuerhalten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass es strenge Zugangskontrollen und Verschlüsselungen gibt, um sensible Informationen zu schützen. Auch die Pfade für Audits sind komplexer.

Wichtige Strategien für effektives Mitarbeiterdatenmanagement

Die folgenden Strategien können Unternehmen dabei helfen, Daten effizienter zu verwalten und gleichzeitig Produktivität, Datensicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Zentralisierte Datensysteme einführen

Wenn Daten auf einer einzigen Plattform konsolidiert werden, können alle Teammitglieder auf die Informationen zugreifen - egal, ob sie im Büro oder unterwegs sind. Die Zentralisierung aller Informationen an einem Ort hilft, die Datenfragmentierung zu verringern und Unstimmigkeiten zu minimieren. 

Mit cloudbasierter Software kann von jedem Ort aus auf die Daten zugegriffen werden. Außerdem werden sie automatisch aktualisiert und in Echtzeit synchronisiert, wodurch die Auswirkungen von doppelten oder veralteten Informationen reduziert werden. 

Automatische Datenerfassung und Reporting nutzen

Routineaufgaben wie Dateneingabe, Tracking und Berichterstattung können automatisiert werden. Dadurch werden administrative Ressourcen und Personalressourcen freigesetzt. Die Automatisierung verbessert auch die Genauigkeit, indem sie menschliche Fehler reduziert. 

Einige Beispiele für nützliche Tools für HR-Teams, die remote arbeiten, sind Softwarelösungen für Performance-Management, Apps für die Zeiterfassung und Plattformen für die Gehaltsabrechnung. Unabhängig davon, welche Tools eingesetzt werden, ist es am wichtigsten, effiziente Datenpipelines zu schaffen, die den Informationsfluss aus verschiedenen Quellen rationalisieren. 

Datensicherheit und Datenschutzmanagement implementieren

Heutzutage müssen sich Unternehmen mit ihrer Datensicherheit auseinandersetzen. Eine hybride Umgebung bringt zwar Komplikationen mit sich, aber diese lassen sich mit den richtigen Kontrollen und Richtlinien leicht bewältigen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ihr sicherstellen könnt, dass eure Daten sicher und gut geschützt sind.

1. Führt strenge Zugangskontrollen durch und verschlüsselt eure Daten. 

Der Datenzugriff sollte je nach Mitarbeiterrolle eingeschränkt werden, damit nur diejenigen, die dazu berechtigt sind, sensible Informationen einsehen können. Um Risiken zu minimieren, sollten Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung durch Verschlüsselung geschützt werden. 

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2. Haltet die für euch relevanten Datenschutzbestimmungen ein

Je nach Standort und Reichweite müssen Unternehmen ihre Datenrichtlinien regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie alle geltenden Datenschutzbestimmungen wie DSGVO, CCPA und HIPAA erfüllen. Dazu gehört auch, dass die Mitarbeitenden ihre verschiedenen Rollen und Bürofunktionen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien kennen. Compliance bedeutet, Daten und Privatsphäre zu schützen und rechtliche und finanzielle Strafen zu vermeiden.

3. Führt eine klare Hybrid-Work-Regelung ein

Hybridarbeit ist ein relativ neues Konzept. Das bedeutet, dass es in einigen Bereichen noch an Richtlinien mangelt. Eine klare Hybrid-Work-Regelung kann dabei helfen, Richtlinien für die Datensicherheit und Zugangsprotokolle festzulegen. Das garantiert Compliance sowohl bei der Büroarbeit als auch bei Remote Work.

Eine standardisierte und konsistente Dateneingabe gewährleisten

Unternehmen sollten einheitliche Formate für die Dateneingabe in verschiedenen Teams sicherstellen. Einheitlichkeit über Abteilungen und Plattformen hinweg macht die Datenverwaltung einfacher. Um sicherzustellen, dass die Verfahren eingehalten werden, ist es wichtig, regelmäßige Audits durchzuführen. So können Unstimmigkeiten in den Daten festgestellt und korrigiert werden. Das bedeutet, dass die Teamleiter:innen daran arbeiten, Probleme bei den Daten ihrer Teammitgliedern zu lösen, wenn dies notwendig ist.  

Selbstbedienungsportale für Mitarbeitende nutzen

Das Vertrauen der Beschäftigten ist ein wichtiger Faktor. Indem ihr euren Beschäftigten Zugang zu ihren eigenen Daten gewährt, könnt ihr sie dazu ermutigen, Verantwortung zu übernehmen. Wenn sie ihre persönlichen Daten aktualisieren und ohne administrative Hürden auf ihre Personaldaten zugreifen können, kann dies dazu beitragen, dass sie bereit sind, Daten besser zu schützen und die Richtlinien besser einzuhalten. Das bedeutet auch, dass die Daten wahrscheinlich genauer sind, da die Beschäftigten Unstimmigkeiten in ihren Daten leicht erkennen können. 

Produktivitätssteigerung durch effizientes Datenmanagement

Ein effizientes Datenmanagement trägt auch zur Verbesserung der Produktivität im Büro bei. Ein optimierter und klarer Zugang zu Informationen reduziert unnötige Verwaltungsarbeit. Wenn die Daten effizient verwaltet werden, wird nur wenig Zeit für die manuelle Eingabe, Überprüfung und Korrektur benötigt. Das bedeutet, dass sich die Managementteams und die Personalabteilung auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren können. Auch die doppelte Datenspeicherung und -eingabe wird reduziert, was wiederum mögliche Fehler und Ressourcenverschwendung einschränkt. 

Der Echtzeit-Zugriff auf die aktuellsten Informationen bedeutet, dass Manager:innen schnell fundierte Entscheidungen treffen können. Es ist auch einfacher, Trends und Probleme zu erkennen, sobald sie auftauchen, damit Maßnahmen und Anpassungen vorgenommen werden können. Die Führungskräfte haben auch einen unmittelbaren Einblick in die Leistungskennzahlen des Teams, was sowohl die Zielsetzung als auch die Überprüfung der Ziele erleichtert.

Zentralisierte Daten verbessern die Zusammenarbeit

Wenn Plattformen und Informationen zentralisiert sind, gibt es eine Single Source of Truth, was Missverständnisse und Verwirrung zwischen den Teams vor Ort im Büro und denen, die remote arbeiten, reduziert. Da es weniger Reibung bei den Datenprozessen gibt, können die Teammitglieder besser zusammenarbeiten - unabhängig von ihrem Arbeitsort. Außerdem ist weniger Kommunikation nötig, um Informationen zu bestätigen oder zu klären. 

Datenaktivierungstechniken liefern Erkenntnisse

Datenaktivierungstechniken können rohe Mitarbeiterdaten in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln. Das bedeutet, dass Unternehmen proaktiv handeln und Entscheidungen treffen können, die die Produktivität steigern. Datenaktivierung bedeutet, dass Arbeitgeber:innen Muster erkennen, Wachstumsbereiche identifizieren und Schritte unternehmen können, um Probleme zu lösen, bevor die Leistung nachlässt. Statt einfach nur gespeichert zu werden, können Mitarbeiterdaten als Aktivposten zur Steigerung der Produktivität genutzt werden. 

Tools, um die Mitarbeiterdatenverwaltung zu optimieren

Die Technologie zu verwenden, die für dein Unternehmen am besten geeignet ist, ist entscheidend für die Optimierung der Mitarbeiterdatenverwaltung. Personaldatenmanagementsysteme (HRMS) und andere spezialisierte Softwarelösungen helfen Unternehmen dabei, Datenmanagementprozesse zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und bessere Compliance zu gewährleisten. Business Transformation von Ardoq ist ein Beispiel dafür, wie Unternehmen spezialisierte Software ganzheitlich nutzen können, um Mitarbeiterdaten zu verwalten. 

Wichtige Features, auf die ihr achten solltet

Bei der Suche nach Tools zur Unterstützung des Datenmanagements gibt es einige wichtige Überlegungen, die ihr anstellen solltet.

• Automatisierung: Automatisierungstools erledigen sich wiederholende Aufgaben wie die Eingabe von Mitarbeiterdaten, die Registrierung für Benefits-Programme und die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.
• Reporting: Mit detaillierten Berichten über Leistung, Engagement, Anwesenheit und mehr ist es für Unternehmen einfacher, Entscheidungen zu treffen. 
• Sicherheit: Sicherheit ist essenziell. Alle verwendeten Tools sollten über eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsupdates verfügen. 
• Integrationen: Euer HRMS mit anderen Systemen zu integrieren, ist wichtig. Achtet auf eine Software, die mit bestehenden Lohnabrechnungsprogrammen, eurem Customer Relationship Management (CRM)-System und allen Systemen, die für das Projektmanagement verwendet werden, integriert werden kann.

Best Practices für die Implementierung von Mitarbeiterdatenmanagement in hybriden Unternehmen

Ein erfolgreiches Mitarbeiterdatenmanagement in einer hybriden Arbeitsumgebung erfordert mehr als nur die richtige Technologie. Es braucht einen soliden Rahmen von Best Practices, um Die Genauigkeit, Sicherheit und Zugänglichkeit der Daten zu unterstützen. 

Schulungen

Sowohl die HR-Teams als auch die Beschäftigten brauchen angemessene Schulungen zu Datenmanagementprotokollen. Dabei sollten Themen wie Datenschutz, Sicherheitspraktiken und die Verwendung von Datenmanagement-Tools behandelt werden. Wenn die Beschäftigten mit dem richtigen Wissen über Datenschutz ausgestattet sind, können sie helfen, Risiken zu minimieren, und befassen sich stärker mit Datenmanagementsystemen.

Überprüfung und Anpassung

Datenverwaltungsrichtlinien sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Wie regelmäßig das passieren sollte, hängt von der Organisation ab, aber es sollte einen klaren Zeitplan geben, damit das Thema nicht auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben nach unten rutscht, wenn dringendere Aufgaben hereinkommen.

Die Prüfungen sollten regelmäßig stattfinden.

Unternehmensweite Richtlinien zu Data Governance

Eine klare Richtlinie legt die Regeln, Zuständigkeiten und Verfahren für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten im gesamten Unternehmen fest. Sie sollte definieren, wer auf Daten zugreifen, sie ändern, freigeben und löschen darf. Wenn sich alle an die gleichen Richtlinien halten, bedeutet das eine sicherere Datenumgebung, unabhängig vom Standort des Mitarbeitenden. Die Umgestaltung von Unternehmensprozessen ist für Organisationen, die ihr Datenmanagement für alle Teams im Büro und im Remote-Einsatz standardisieren und optimieren wollen, unerlässlich.

Transparenz und klare Kommunikation

Transparenz im Umgang mit Daten fördert das Vertrauen der Beschäftigten. Wenn ihr offen sagt, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und wer Zugang zu ihnen hat, können die Beschäftigten besser verstehen, was von ihnen erwartet wird. 

Ein effektives Mitarbeiterdatenmanagement hilft Unternehmen, die Komplexität einer hybriden Arbeitsumgebung besser zu bewältigen. Mit den richtigen Technologien und passenden Verfahren können Unternehmen die Vorteile einer hybriden Belegschaft maximal nutzen und gleichzeitig die Herausforderungen bewältigen. Letztlich können Unternehmen ihre Belegschaft optimieren, um in einer hybriden Umgebung langfristig erfolgreich zu sein.