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Bürofunktionen: Vereinfachte Compliance und Sicherheit in hybriden Büros

Veröffentlicht:

12. Juni 2024

Aktualisiert:

13. Juni 2024

Die Gewährleistung der Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz ist mit unserer neuesten Funktion deutlich einfacher geworden: Bürofunktionen. Diese innovative Ergänzung der Plattform deskbird ermöglicht es Unternehmen, wichtige Bürofunktionen effizient zu überwachen und zu verwalten, und geht damit direkt auf die Herausforderungen moderner, flexibler Arbeitsformen ein.

Die Herausforderung

Wir wissen, dass Unternehmen vor der gewaltigen Aufgabe stehen, die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einzuhalten. Und nicht nur das.

Unabhängig von der Branche hat die Sicherheit am Arbeitsplatz für die europäischen Regierungen oberste Priorität. Sie haben umfassende Gesetze zum Schutz der Mitarbeitenden erlassen. Diese Gesetze schreiben verschiedene Sicherheitsprotokolle vor, darunter regelmäßige Sicherheitsinspektionen, persönliche Schutzausrüstung und eine gründliche Risikobewertung.

Deshalb ist es wichtig, dass genügend Brandschutzbeauftrage, Ersthelfer:innen und Notfallhelfer:innen im Büro sind. Doch einen klaren Überblick über diese Personen zu haben, kann komplex und fragmentiert sein, besonders in hybriden Arbeitsplätzen.

Unsere Lösung

Die neuen Bürofunktionen von deskbird stellen sich diesen Herausforderungen mit umfassenden Funktionen, die das Compliance- und Sicherheitsmanagement optimieren. 

Schauen wir uns das genauer an:

  • Zuweisung von Bürofunktionen: Admins können bestimmten Benutzer:innen in bestimmten Büros Rollen wie Brandschutzbeauftragte, Ersthelfer:innen, Evakuierungshelfer:innen und Schlüsselinhaber:innenn zuweisen. Wenn die Admins es zulassen, können die Benutzer:innen die ihnen zugewiesenen Rollen auch in ihren persönlichen Einstellungen verwalten.
  • Integration der täglichen Büroansicht: Wichtige Rollendaten werden in der neu gestalteten täglichen Büroansicht angezeigt, so dass Admins und Benutzer:innen leicht erkennen können, wer jeden Tag für wichtige Funktionen verantwortlich ist.

  • Integration von Grundrissen: Im Notfall können wichtige Personen anhand von Grundrissdaten schnell identifiziert und lokalisiert werden:

  • Integration von Benutzerprofilen: Die Bürofunktionen werden in den Benutzerprofilen deutlich angezeigt, so dass jeder weiß, wer wichtige Rollen innehat:

Wie funktioniert es

In den Einstellungen der Adminsn:

  • Globale Admins legen fest, wer die Bürofunktionen verwalten darf, ob nur globale und Büro-Admins oder auch Mitarbeitende.
  • Admins weisen Benutzer:innen Bürofunktionen für bestimmte Büros zu.

In den persönlichen Einstellungen der Mitarbeitenden:

  • Mitarbeitende mit den erforderlichen Zugriffsrechten können Bürofunktionen hinzufügen oder entfernen.
  • Die Mitarbeitenden können ihre zugewiesenen Bürofunktionen einsehen.

Vorteile für Admins

Optimiertes Compliance Management:

  • Admins können wichtige Rollen wie Brandschutzbeauftragte, Ersthelfer:innen, Evakuierungshelfer:innen und Schlüsselinhaber:innen leicht zuweisen und verfolgen. Diese Zentralisierung verringert den Verwaltungsaufwand und gewährleistet die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
  • Sichtbarkeit in Echtzeit: Die Integration der täglichen Büroansicht bietet einen Echtzeitüberblick darüber, wer anwesend und für die täglichen wichtigen Funktionen verantwortlich ist, und hilft so bei der schnellen Entscheidungsfindung und der Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften.

Verbesserte Sicherheitskoordination:

  • Notfallbereitschaft: Die Integration von Grundrissplänen ermöglicht die schnelle Identifizierung und Lokalisierung von Schlüsselpersonen in Notfällen und sorgt für schnelles Handeln und bessere Sicherheitsergebnisse.
  • Klare Rollenverteilung: Durch die Anzeige von Bürofunktionen in den Benutzerprofilen stellen Admins sicher, dass alle Mitarbeitenden wissen, wer wichtige Rollen innehat, was die Koordination und Kommunikation in Notfällen verbessert.

Flexibles Rollenmanagement:

  • Admins können Rollen nach Bedarf zuweisen und neu zuordnen und sich so an Änderungen in der Verfügbarkeit von Mitarbeitenden oder Bürostandorten anpassen, ohne dass es zu größeren Unterbrechungen kommt.
  • Admins können entscheiden, ob globale oder bürospezifische Admins und ggf. andere Mitarbeitende die Bürofunktionen verwalten, die Verantwortung verteilen und die Effizienz verbessern können.

Vorteile für Arbeitnehmende

Erhöhtes Bewusstsein und Verantwortlichkeit

  • Die Benutzer:innen können die ihnen zugewiesenen Rollen direkt in ihren persönlichen Einstellungen verwalten und so ein Gefühl von Verantwortung und Eigenverantwortung für ihren Beitrag zur Sicherheit am Arbeitsplatz entwickeln.
  • Durch die übersichtliche Darstellung der Bürofunktionen in den Benutzerprofilen sind sich alle Mitarbeitenden über ihre Rollen und die ihrer Kollegen/innen im Klaren, was die gegenseitige Verantwortlichkeit und Zusammenarbeit fördert.

Verbesserte Koordination und Kommunikation

  • Die Integration der täglichen Büroansicht ermöglicht es den Benutzer:innen, zu sehen, wer täglich für die wichtigsten Funktionen zuständig ist, und fördert so die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden.
  • Die Kenntnis der Rollen und Standorte der wichtigsten Mitarbeitenden durch die Integration von Grundrissen hilft den Benutzer:innen, in Notfällen effizient zu handeln und eine koordinierte Reaktion zu gewährleisten.
  • Benutzer:innen mit den erforderlichen Zugriffsrechten können Bürofunktionen nach Bedarf hinzufügen oder entfernen und so ihre Rollen flexibel und anpassungsfähig gestalten.
  • Indem sie ihre Rolle klar verstehen und kontrollieren, sind die Benutzer:innen engagierter und leisten einen proaktiven Beitrag zur Sicherheit am Arbeitsplatz und zur Einhaltung der Vorschriften.

Allgemeine organisatorische Vorteile

  • deskbird stellt sicher, dass Unternehmen die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einhalten und so Risiken und potenzielle Haftungen reduzieren.
  • Die schnelle Identifizierung und Lokalisierung von wichtigen Mitarbeitenden in Notfällen erhöht die allgemeine Sicherheit am Arbeitsplatz und führt zu besseren Ergebnissen in kritischen Situationen.
  • Klare Rollenzuweisungen und die Möglichkeit für die Benutzer:innen, ihre Funktionen zu verwalten, fördern eine besser organisierte, verantwortungsbewusste und motivierte Belegschaft und tragen zu einem positiven und produktiven Arbeitsumfeld bei.

Bürofunktionen in deskbird ermöglichen es Unternehmen, die Aufgaben im Bereich Gesundheit und Sicherheit in flexiblen Büroumgebungen effizient zu verwalten und so die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit insgesamt zu verbessern. Die neue Funktion wird ab unserem Business-Tarif verfügbar sein.

Mit deskbird war es noch nie so einfach, einen sicheren und gesetzeskonformen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Schaut bald wieder vorbei für weiteren Updates, da wir diese Funktion verfeinern und erweitern.

Seid ihr neugierig, diese neue Funktion auszuprobieren? Fordert noch heute eine kostenlose Demo von deskbird.