Desk Sharing 2024: Allws, was ihr wissen müsst

Der ultimative Guide für Desk Sharing

In den letzten Jahren ist Desk Sharing am Arbeitsplatz weltweit zu einer immer häufigeren Praxis geworden. Es hilft Unternehmen nicht nur, Geld für Büroflächen zu sparen, sondern fördert auch die Zusammenarbeit und Flexibilität der Beschäftigten. Aber wie gut kennt ihr euch damit aus?

In diesem umfangreichen Guide lernt ihr die wichtigsten Aspekte von Desk Sharing und benötigte Tools kennen, um diese Maßnahme erfolgreich an eurem Arbeitsplatz umzusetzen.

Desk Sharing verstehen

Was ist Desk Sharing?

Beim Desk Sharing oder Hot Desking teilen sich mehrere Beschäftigte zu unterschiedlichen Zeiten denselben Arbeitsplatz. Anstatt einen eigenen Schreibtisch zu haben, können sich Beschäftigte jeden freien Arbeitsplatz nach dem First-Come-First-Serve Prinzip aussuchen.

Vorteile von Desk Sharing

Desk Sharing bietet sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende zahlreiche Vorteile :

• Es spart Geld bei Büroflächen
• Es reduziert Gemeinkosten
• Es fördert Kollaboration und Flexibilität
• Es reduziert Pendelzeiten

Potenzielle Nachteile von Desk Sharing

Trotz der vielen Vorteile von Desk Sharing gibt es auch mögliche Nachteile. Für manche Arbeitnehmende kann es schwierig sein, sich an ständig wechselnde Arbeitsbereiche zu gewöhnen. Außerdem kann die gemeinsame Nutzung eines Schreibtischs zu Ablenkungen und Störungen führen, die die Produktivität beeinträchtigen können.

Diese Nachteile werden jedoch mit den richtigen Maßnahmen und Praktiken minimiert.

Desk Sharing am Arbeitsplatz einführen

Wenn ihr Desk Sharing in eurem Büro einführen wollt, müsst ihr einige Aspekte beachten. Wir haben eine Liste mit den Must-Haves für eine erfolgreiche Einführung zusammengestellt.

1. Bürofläche analysieren

In einem ersten Schritt müsst ihr euer Büro analysieren. Macht euch Gedanken über die Anzahl der Mitarbeitenden, den verfügbaren Platz und die Bedürfnisse eures Unternehmens. So findet ihr heraus, wie viele Schreibtische ihr braucht und wie sie angeordnet werden sollen.

Denkt an natürliches Licht, den Geräuschpegel und die Nähe zu gemeinsamen Ressourcen wie Druckern und Besprechungsräumen. Ihr könnt auch ein Hot Desk System in Betracht ziehen, bei dem Mitarbeitende ihre Schreibtische nach dem First-Come-First-Serve Prinzip buchen können.

2. Desk Sharing Richtlinien erstellen

Danach müsst ihr eine Desk Sharing Richtlinie erstellen. Diese sollte die Regeln, Richtlinien und Erwartungen eures Unternehmens in Bezug auf Desk Sharing beschreiben. Sie sollte auch Informationen über die Buchung von Schreibtischen, die Reinigung und Organisation von Arbeitsplätzen und andere wichtige Informationen enthalten.

Überlegt euch, ob ihr Richtlinien für die persönliche Gestaltung des Arbeitsplatzes aufstellt, z.B. dass Mitarbeitende eigenen Pflanzen oder Dekorationen mitbringen dürfen. Das kann dazu beitragen, dass sie sich wohler fühlen, auch wenn sie ihren Arbeitsplatz gemeinsam nutzen.

3. Die Änderung den Mitarbeitenden mitteilen

Stellt sicher, dass sie die Gründe für die Veränderung verstehen und wissen, wie sie davon profitieren. Bietet Schulungen zu Desk Sharing an und ermutigt sie zu einer offenen Kommunikation über alle Sorgen und Probleme.

Erwägt, ein unternehmensweites Meeting oder eine Betriebsversammlung zu veranstalten, um die neue Richtlinie zu besprechen und Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten. Ihr könnt Desk Sharing in einer Probezeit einführen, damit sich alle an das neue System gewöhnen können, bevor es vollständig eingeführt wird.

Die Einführung von Desk Sharing an eurem Arbeitsplatz kann sowohl für euer Unternehmen als auch für eure Mitarbeitenden eine positive Veränderung sein. Indem ihr euren Büroraum sorgfältig auswählt, klare Regeln aufstellt und effektiv mit euren Beschäftigten kommuniziert, könnt ihr ein produktives und kooperatives Arbeitsumfeld schaffen, von dem alle profitieren.

Best Practices für Desk Sharing

Desk Sharing bringt einige Herausforderungen mit sich, wenn es nicht richtig gehandhabt wird. Hier sind einige Best Practices, die ihr bei der Einführung eines Desk-Sharing-Systems beachten solltet:

Buchungssystem einrichten

Um sicherzustellen, dass Desk Sharing reibungslos funktioniert, ist es wichtig, ein Buchungssystem einzuführen. Vielleicht seid ihr versucht, mit einer einfachen Excel-Tabelle zu beginnen. Aber vertraut uns - sucht euch von Anfang an eine Softwarelösung für die Verwaltung eurer Buchungen.

Aber es gibt viel zu viele Optionen... 

Egal, für welche Software ihr euch entscheidet (wir empfehlen natürlich deskbird 😉 ), stellt sicher, dass:

• sie einfach zu bedienen ist: Macht euer Büromanagement nicht noch komplizierter!
• sie benutzerorientiert ist: Sucht nach einer Lösung mit klaren Designs/Befehlen/Abläufen. Euer Team soll sie gerne benutzen wollen!
• sie schnell geht: Ihr wollt eine Lösung, die den Prozess vereinfacht. Klick, klick und die Buchung sollte erledigt sein!

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Sauberkeit und Organisation fördern

Wenn sich mehrere Beschäftigte denselben Arbeitsplatz teilen, sind Sauberkeit und Organisation entscheidend. Ermutige eure Mitarbeitenden dazu, hinter sich aufzuräumen und ihren Arbeitsplatz aufgeräumt zu halten. Das schafft eine angenehmere Arbeitsumgebung, verhindert die Verbreitung von Keimen und verringert das Risiko von Unfällen und Verletzungen. Dazu könnt ihr euren Mitarbeitenden Reinigungsmittel und Aufbewahrungslösungen zur Verfügung stellen.

‍Angemessene Aufbewahrungsmöglichkeiten bereitstellen

Desk Sharing kann eine Herausforderung sein, wenn Mitarbeitende angemessene Aufbewahrungsmöglichkeiten für ihre Sachen benötigen. Stellt Schließfächer oder  Schränke zur Verfügung, um sicherzustellen, dass alle einen sicheren Ort haben, um ihre persönlichen Gegenstände aufzubewahren. Das kann auch das Durcheinander reduzieren und dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz organisiert und aufgeräumt bleibt.

Flexible Arbeitsbereiche bereitstellen

Bei der Gestaltung eines Desk Sharing-Arbeitsplatzes ist es wichtig, ein flexibles Umfeld zu schaffen, das unterschiedliche Arbeitsweisen zulässt. Das kann durch die Bereitstellung verschiedener Arbeitsbereiche, wie Stehtische, Ruheräume und Bereiche für die Zusammenarbeit, erreicht werden. Die Mitarbeitenden können den Arbeitsplatz wählen, der am besten zu ihren Bedürfnissen und Vorlieben passt, was zu einer höheren Produktivität und Arbeitszufriedenheit führt.

Insgesamt kann Desk Sharing eine gute Möglichkeit sein, den Arbeitsplatz zu optimieren und Kosten zu senken. Allerdings erfordert es eine sorgfältige Planung und Verwaltung, um erfolgreich zu sein. Wenn ihr diese Best Practices befolgt, könnt ihr ein Desk Sharing-System einrichten, das für eure Mitarbeitenden und euer Unternehmen gut funktioniert.

Technologien zur Unterstützung von Desk Sharing

Mobile Apps für das Schreibtisch-Management

In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute sind Mitarbeitende oft unterwegs und arbeiten den ganzen Tag über an verschiedenen Orten. Das Management von gemeinsam genutzten Schreibtischen wird dadurch zu einer Herausforderung, da Beschäftigte nur manchmal Zugang zu einem Computer haben, um einen Schreibtisch zu buchen.

Mobile Apps wie deskbird ermöglichen es den Beschäftigten, über ihr Handy Schreibtische zu buchen und ihre Wochenpläne zu verwalten. Mit deskbird können Mitarbeitende verfügbare Schreibtische sehen, einen Schreibtisch für eine bestimmte Zeit buchen und sogar über ihre mobilen Geräte ein- und auschecken. Das ist besonders nützlich für Mitarbeitende, die ständig unterwegs sind.

Mobile Apps zum Desk Management können Manager:innen und Admins auch wertvolle Informationen liefern, z. B. wer welche Schreibtische wie lange nutzt. Das kann helfen, Muster in der Schreibtischnutzung zu erkennen und die Schreibtischzuweisung zu optimieren.

Desk Sharing mit anderen Bürotools integrieren

Um die Vorteile von Desk Sharing zu maximieren, ist es wichtig, es mit anderen Bürotools, wie z.B. Software für die Zusammenarbeit und Kommunikationstools, zu integrieren. Das kann die Teamarbeit fördern, die Kommunikation verbessern und die Produktivität steigern.

Durch die Integration von Desk Sharing in eine Kollaborationssoftware wie Slack oder Microsoft Teams können Mitarbeitende zum Beispiel ganz einfach miteinander über die Verfügbarkeit von Schreibtischen kommunizieren und ihre Wochenpläne koordinieren. So können Konflikte vermieden und sichergestellt werden, dass jeder bei Bedarf auf einen Schreibtisch zugreifen kann.

Die Integration von Desk Sharing mit Kommunikationstools wie Zoom oder Skype kann dazu beitragen, Remote-Arbeit zu erleichtern, wodurch die Belegschaft von überall aus arbeiten kann. Die Mitarbeitenden können zusammenarbeiten und in Kontakt bleibne, indem sie Zugang zu gemeinsamen Schreibtischen und Arbeitsbereichen haben, unabhängig von ihrem Standort.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es Technologie einfacher macht, Desk Sharing am modernen Arbeitsplatz zu unterstützen. Eine Desk Booking Software, mobile Apps und die Integration mit anderen Bürotools können dazu beitragen, die Schreibtischzuweisung zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

‍Desk Sharing kann eine sehr effektive Methode sein, um Geld zu sparen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Flexibilität am Arbeitsplatz zu erhöhen. Es ist jedoch wichtig, dass ihr es sorgfältig und mit den richtigen Richtlinien und Instrumenten umsetzt. Wenn ihr die in diesem Guide beschriebenen Best Practices befolgt, könnt ihr euren Arbeitsplatz erfolgreich in eine Desk Sharing-Umgebung umwandeln und von den vielen Vorteilen profitieren.

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