Firmenevent planen: Diese 29 To-dos gehören auf die Checkliste
29. August 2024
30. August 2024
Weihnachten, ein Firmenjubiläum, das Erreichen eines wichtigen Meilensteins oder das Promoten der eigenen Brand, es gibt immer einen Grund, ein Firmenevent zu planen. Die Frage ist nur, wo man am besten mit der Planung anfängt, um ein unvergessliches Erlebnis zu organisieren, ohne etwas zu vergessen. Dabei hilft eine Checkliste für die Planung von Firmenveranstaltungen.
Eine solche Checkliste umfasst alle Tasks, die ihr vor dem großen Tag in Angriff nehmen müsst, vom Versenden der Einladungen bis zur Bestellung des Caterings und der Buchung des Veranstaltungsortes. Sie stellt nicht nur sicher, dass alles abgedeckt ist, sondern sorgt auch dafür, dass alle, die mit der Veranstaltungsplanung beauftragt sind, weniger Stress haben.
Es gibt einige wichtige Schritte, die ihr beachten müsst, um ein positives Erlebnis und tolle Erinnerungen für eure Gäste und Teilnehmenden zu schaffen. Hier lest ihr, was ihr beachten müsst, um ein erfolgreiches und unvergessliches Firmenevent zu organisieren.
Bevor es mit der Planung losgeht: Wichtige Schritte
Zweck und Ziel des Events festlegen
Was ist der Zweck eures nächsten Firmenevents und welche Ergebnisse erwartet ihr? Wollt ihr den Teamzusammenhalt eurer hybriden Belegschaft fördern? Wollt ihr eure Partner persönlich kennenlernen und so für mehr Austausch sorgen? Wie bereits erwähnt, gibt es unzählige Gründe, ein Firmenevent zu planen. Doch die Vorbereitung des jährlichen Treffens mit eurem Team erfordert einen anderen Ansatz als die Planung einer großen Veranstaltung mit potenziellen Kunden und Investoren.
Art der Veranstaltung wählen
Der nächste Schritt besteht darin, das geplante Firmenevent zu definieren. Ist es nur für Mitarbeitende oder auch für andere Personen gedacht? Wo wird es stattfinden, auf dem Firmengelände oder außerhalb? Handelt es sich um einen Konferenzabend, ein Team-Bonding-Wochenende oder einen Markenwerbetag? Die Art der Veranstaltung, die ihr organisieren wollt, muss von Anfang an klar sein.
Veranstaltungsbudget definieren
Bevor ihr mit der Planung eures Firmenevents beginnt, ist es wichtig, euer Budget festzulegen. Wie viel könnt ihr ausgeben, damit die Veranstaltung unvergesslich und erfolgreich wird? Sobald ihr diese Antwort kennt, empfehlen wir euch, einen kleinen Puffer "für alle Fälle" einzuplanen. 10% eures Gesamtbudgets sollten ausreichen, um unerwartete Kosten zu decken.
Veranstaltung an euren Unternehmenswerten ausrichten
Wenn ihr euch zum Beispiel für Nachhaltigkeit und grüne Unternehmenspraktiken einsetzt, solltet ihr keine Veranstaltung planen, für die ihr in ein anderes Land fliegen müsst. Eure Partner, Mitarbeitenden und Kunden unterstützen euch aus verschiedenen Gründen, unter anderem wegen der Werte, für die ihr steht. Das Flugzeug zu nehmen, um an einer Firmenveranstaltung im Ausland teilzunehmen, wäre eine große Enttäuschung für all diejenigen, die euch wegen eures Engagements für den Planeten unterstützen.
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Diese 29 To-dos sollten auf eurer Checkliste für die Planung eures Firmenevents nicht fehlen
Jetzt seid ihr also bereit, mit der Planung eures tollen Firmenevents zu beginnen! Die folgenden Schritte sollten jedoch an die Größe eures Unternehmens und die Art der Veranstaltung, die ihr organisieren wollt, angepasst werden.
1. Datum für die Veranstaltung wählen
Der erste Schritt bei der Organisation eines Firmenevents ist die Wahl des Datums, da dies verschiedene Aspekte des Planungsprozesses beeinflusst, wie z. B. die Reservierung von Catering, Unterkünften, Veranstaltungsorten usw. Wenn ihr euch für einen Tag entscheidet, solltet ihr die Ziele und die Art eurer Veranstaltung im Hinterkopf behalten. Außerdem sollten Terminkonflikte und saisonale Gegebenheiten berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass so viele Menschen wie möglich an der Veranstaltung teilnehmen können.
2. Veranstaltungskalender mit wichtigen Terminen und Fristen erstellen
Je nach Art und Größe eurer Veranstaltung könnt ihr ein Jahr oder einen Monat im Voraus mit den Vorbereitungen beginnen. Je länger es dauert, eine Veranstaltung zu organisieren, desto mehr Dinge müsst ihr bedenken und desto mehr wichtige Termine müsst ihr im Auge behalten, wie zum Beispiel die Bestätigung des Caterings. Ein detaillierter Kalender mit automatischen Benachrichtigungen ist dann eine sehr willkommene Unterstützung.
3. Eine Gästeliste aufstellen
Die Erstellung einer Gästeliste ist wichtig, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viele Personen an der Veranstaltung teilnehmen werden und wie groß der Veranstaltungsort sein sollte, wenn sie außerhalb des Büros stattfindet. Handelt es sich um ein privates Firmenevent nur für eure Mitarbeitenden oder ist es eine größere Veranstaltung mit Partnern, potenziellen zukünftigen Kunden, anderen Unternehmen usw.?
4. Motto wählen, das dem Anlass der Veranstaltung entspricht
Je nach Art der Veranstaltung kann ein Motto eine großartige Idee sein! Es schafft eine einprägsame Atmosphäre und stärkt die Kultur eures Unternehmens. Außerdem hilft es euch bei der Planung und bei euren Entscheidungen. Ein gut gewähltes Motto steigert das Engagement, fördert den Zusammenhalt des Teams und hinterlässt einen bleibenden Eindruck bei den Teilnehmenden. Es ist zweifellos ein wichtiger Aspekt, der sich auf den Erfolg der Veranstaltung auswirkt.
5. Mitarbeitende miteinbeziehen
Ganz egal, ob es sich um eine private Veranstaltung handelt oder nicht, bezieht eure Teammitglieder mit ein, indem ihr Feedback-Formulare verschickt und sie auffordert, ihre Ideen und Wünsche mitzuteilen. Wenn die Veranstaltung für sie organisiert wird (Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum, Meilensteinfeier, jährliches Treffen usw.), ist es noch wichtiger, sie in den Prozess einzubeziehen. Erstens erhöht sich dadurch die Chance, dass ihr es richtig macht. Zweitens fördert es eine Kultur, in der die Menschen im Mittelpunkt stehen. Drittens verbessert es die Employee Experience.
6. Veranstaltungsorte raussuchen und besichtigen
Ihr habt das Datum, die ungefähre Anzahl der Gäste, das Motto... Jetzt ist es an der Zeit, nach einem Ort für eure Veranstaltung zu suchen, wenn sie nicht in eurem Firmengebäude stattfindet. Die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb empfehlen wir euch, so bald wie möglich mit der Suche zu beginnen und euch den Ort auch zeitnah anzuschauen.
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7. Übernachtungsmöglichkeiten checken (falls nötig)
Wenn eure Veranstaltung über mehrere Tage geht oder weit vom Wohnort eurer Gäste entfernt ist, solltet ihr euch nach Übernachtungsmöglichkeiten umsehen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass eure Gäste an der Veranstaltung teilnehmen, und erspart ihnen den Stress, in letzter Minute einen Schlafplatz zu finden.
8. Transport organisieren (falls erforderlich)
Was die Unterkunft angeht, ist es auch wichtig, dass ihr euch überlegt, wie eure Gäste zum Veranstaltungsort kommen. Könnt ihr mit einem Transportunternehmen zusammenarbeiten? Könnten Fahrgemeinschaften gebildet werden? Gibt es einen Zug, der zu diesem Ort fährt? Auch die Frage, welches Verkehrsmittel am besten geeignet ist, solltet ihr so schnell wie möglich auf eurer Checkliste für die Planung eures Firmenevents abhaken.
9. Versicherungs-Police sorgfältig überprüfen
Die firmeneigene Versicherungs-Police zu prüfen, ist vielleicht nicht die erste Maßnahme, die einem in den Sinn kommt, wenn es darum geht, ein Firmenevent zu planen. Aber dieses To-do ist ein absolutes Muss, um sicherzustellen, dass das geplante Event versicherungstechnisch abgedeckt ist. Ist dies nicht der Fall, solltet ihr vor der Veranstaltung die notwendigen Änderungen vornehmen.
10. Ein Registrierungssystem einrichten
Bevor ihr alle Details über die Veranstaltung bekannt gebt und die Einladungen verschickt, müsst ihr eine Möglichkeit schaffen, damit sich eure Gäste anmelden können. Das kann so einfach sein wie das Einrichten der Auswahloptionen "Ja" oder "Nein" in eurer deskbird-App. Dieser Schritt ist wichtig, damit ihr wisst, wie viele Mitarbeitenden und Gäste teilnehmen werden. Dann könnt ihr entsprechend planen.
11. Unwiderstehliche Einladungskarten gestalten
Jetzt ist es an der Zeit zu zeigen, was ihr in den letzten Tagen und Wochen vorbereitet habt! Entwerft schöne Einladungskarten oder E-Mails mit eurem Markenzeichen für alle Gäste auf eurer Liste. Sorgt dafür, dass sie so einprägsam sind, dass die Leute nicht widerstehen können, sich zu registrieren, und sich auf das Event freuen!
12. Einladungen an Mitarbeitende und Gäste verschicken
Sobald eure Einladungen mit allen Details fertig sind (Datum, Ort, Thema, Essenswünsche usw.), schickt ihr sie an eure Gäste, entweder online oder traditionell auf dem Postweg. Jetzt wird es ernst!
13. Sponsoren suchen
Je nachdem, welche Ziele ihr mit dem Event verfolgt und um welche Art von Veranstaltung es sich handelt, solltet ihr euch Sponsoren suchen. Marken können sich bereit erklären, euch entweder finanziell zu unterstützen oder auch Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Auch hier ist es wichtig, mit Organisationen zusammenzuarbeiten, die die Werte eures Unternehmens teilen.
14. Passendes Catering wählen
Jetzt, da ihr einen Veranstaltungsort und eine Vorstellung davon habt, wie viele Personen an eurer Veranstaltung teilnehmen werden, solltet ihr euch nach Catering-Anbietern umsehen. Welche Art von Essen möchtet ihr bei eurem Event servieren? Soll es eher Fingerfood sein, das ihr ganz einfach snacken könnt, während ihr mit euren Gästen interagiert, oder ein Gourmet-Menü, das am Tisch serviert wird? Achtet dabei auch auf euer Budget!
15. Über mögliches Entertainment nachdenken
Je nachdem, welche Art von Firmenevent ihr plant, stehen euch unterschiedliche Unterhaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wenn ihr eine Konferenz organisiert, müsst ihr die Redner überzeugen, auf die Bühne zu kommen und an eurer Veranstaltung teilzunehmen. Wenn ihr aber eine Büroparty vorbereitet, um eine Produkteinführung zu feiern, möchtet ihr vielleicht lieber einen DJ für den Abend buchen! Auch das ist eine gute Möglichkeit, eure Unternehmenskultur zu fördern.
16. Einen professionellen Eventfotografen buchen
Ein Fotograf, der die wichtigsten Momente eures Firmenevents festhält, kann eine fantastische Idee sein, vor allem wenn ihr eure Marke oder ein neues Produkt bewerben wollt. Aber auch wenn es sich um eine private Veranstaltung nur für eure Beschäftigten handelt, schaffen Erinnerungsfotos ein Gefühl der Zugehörigkeit und Gemeinschaft.
17. Mietmöglichkeiten für Dekoration und Ausstattung vergleichen
Egal, ob ihr Möbel oder bestimmte Dekorationen braucht, bei der Planung eines Firmenevents ist es wichtig, die Möglichkeiten zu überprüfen, die für das Mieten der passenden Austattung bestehen. Verleihdienste sind eine große Hilfe, wenn es um die Ausstattung geht, die ihr für eine erfolgreiche Veranstaltung braucht. Wir empfehlen, frühzeitig mit der Recherche zu beginnen, damit ihr die beste Lösung für eure Vorstellungen und euer Budget findet.
18. Technikbedarf für das Event klären
Wenn ihr eine Veranstaltung plant, an der die Gäste sowohl vor Ort als auch virtuell teilnehmen können, braucht ihr die passende Technologie dafür. Daneben braucht es aber auch für ein Event, das ausschließlich vor Ort in Person stattfindet, die passende Veranstaltungstechnik.
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19. Sitzplan entwerfen (falls erforderlich)
Werden eure Gäste an Tischen sitzen? Wenn ja, ist es besser, wenn ihr vorher einen Sitzplan erstellt. So könnt ihr bestimmte Personen zusammensetzen und eurem Catering-Service helfen, wenn es um spezielle Anforderungen oder Wünsche für das Essen geht (vegetarisch, vegan, laktosefrei, etc.). Außerdem hilft ein Sitzplan den Gästen, ihren Platz zu finden, wenn es an der Zeit ist, Platz zu nehmen.
20. Begeisterung bei den Mitarbeitenden und Gästen wecken
Damit eure Veranstaltung ein Erfolg wird, ist es wichtig, die Gäste zu begeistern und bei denjenigen, die ihre Teilnahme noch nicht bestätig haben, für ein bisschen FOMO zu sorgen. Zwischen dem Versand der Einladungen und dem Veranstaltungsdatum solltet ihr regelmäßig für die Veranstaltung werben und Hinweise auf die geplanten Aktivitäten geben, um die Leute zu begeistern.
21. Detaillierten Veranstaltungszeitplan erstellen
Wenn ihr z.B. eine Weihnachtsfeier organisiert, müsst ihr eine Uhrzeit für den Beginn des Abendessens festlegen, entscheiden, wann Reden gehalten werden sollen, einen Zeitpunkt für die Geschenkübergabe festlegen (wenn sie Teil der Veranstaltungsplanung ist), usw. Ein klarer Zeitplan ist für eine erfolgreiche Veranstaltung unerlässlich.
22. Zeitplan für euer Event teilen
An der Planung einer Unternehmensveranstaltung sind meist mehrere Personen beteiligt. Um alle auf dem Laufenden zu halten, solltet ihr Updates und den detaillierten Zeitplan der Veranstaltung mit allen Beteiligten teilen. So könnt ihr sicherstellen, dass alle ihre Aufgaben und Zuständigkeiten bei jedem Arbeitsschritt kennen.
23. Veranstaltung online und offline bewerben
Je mehr ihr über die Veranstaltung sprecht, desto mehr Menschen werden neugierig und wollen teilnehmen. Bewerbt die Veranstaltung, ohne eure Mitarbeitenden und Gäste zu belästigen. Persönlich, wenn ihr eure Kolleg:innen im Büro trefft, und virtuell, indem ihr zum Beispiel E-Mails oder Nachrichten über euren Slack-Channel verschickt.
24. Plan B überlegen
Ein Plan B ist bei der Veranstaltungsplanung von entscheidender Bedeutung. Er hilft dabei, unvorhergesehene Herausforderungen abzufedern und garantiert Kontinuität und Professionalität, wenn diese Probleme auftreten. Wenn ihr zum Beispiel für eine Veranstaltung im Freien einen Ersatzort für den Fall habt, dass es unerwartet regnet, verhindert das Unterbrechungen und stellt sicher, dass die Veranstaltung trotz ungünstiger Umstände erfolgreich verläuft.
25. Budgetübersicht regelmäßig aktualisieren
Euren Budgetplan regelmäßig zu aktuialisieren, ist für die finanzielle Kontrolle und Transparenz bei der Planung von Unternehmensveranstaltungen unerlässlich. Es ermöglicht die Verfolgung der Ausgaben in Echtzeit, hilft, potenzielle Mehrausgaben frühzeitig zu erkennen, und fördert eine fundierte Entscheidungsfindung. Ein genaues Budget ermöglicht es euch außerdem, Ressourcen effektiv zuzuweisen und kostspielige Überraschungen zu verhindern.
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26. Details zum Veranstaltungsort abklären
Wenn das Veranstaltungsdatum näher rückt, ist es an der Zeit, die Details zum Veranstaltungsort festzulegen. Dies ist ein wichtiger Schritt auf euer Checkliste für die Event-Planung, um sicherzustellen, dass alles für einen reibungslosen Ablauf vorbereitet ist. Es geht darum, logistische Aspekte wie Raumaufteilung, Ausstattung, Catering und Personal zu klären. Wenn ihr diese Details sorgfältig plant, könnt ihr Probleme in letzter Minute vermeiden und das Erlebnis für die Gäste verbessern.
28. Finale Änderungen ans Catering und andere Dienstleister kommunizieren
Wenn ihr last-minute Änderungen etwa eine Woche vor der Veranstaltung mit dem Catering und anderen Partnern abklärt, stellt ihr sicher, dass alle Lieferanten auf dem neuesten Stand sind und Missverständnisse oder Versäumnisse vermieden werden. Werden Dienstleiter rechtzietig über die finalen Gästezahlen, geänderte Zusatzanforderungen beim Essen oder Änderungen im Zeitplanan informiert, können sie sich besser vorzubereiten, um einen reibungslosen und erfolgreichen Service zu bieten.
27. Kurz vor dem Veranstaltungsdatum Erinnerungen verschicken
Die Zeit tickt. Eine Woche vor sowie am Tag der Veranstaltung selbst empfehlen wir euch, Erinnerungen an alle Gäste zu schicken. Diese Benachrichtigungen stellen sicher, dass sie die Veranstaltung in ihrem vollen Terminkalender nicht vergessen. Diese kleinen Notizen steigern auch die Vorfreude, indem sie wichtige Details und spannende Features hervorheben und so für mehr Teilnahme und Begeisterung sorgen.
29. Technischen Set-up nochmals prüfen
Der letzte Schritt vor der Veranstaltung besteht darin, die gesamte Veranstaltungstechnik ein oder zwei Tage vorher noch einmal zu überprüfen. Das stellt sicher, dass die audiovisuelle Ausrüstung, die Präsentationssoftware und die interaktiven Tools richtig funktionieren. So werden störende technische Pannen während der Veranstaltung vermieden und die Professionalität sichergestellt.
Wie deskbird euch bei der Planung von Büro-Events unterstützt
Als Experten für eine reibungslose hybride Workplace Experience haben wir für unsere deskbird-App eine spezielle Funktion für Büro-Events entwickelt, über die ihr eure Firmenveranstaltungen mit euren Teammitgliedern teilen und bewerben könnt. Mit dieser Funktion werden eure Mitarbeitenden über alle anstehenden Veranstaltungen am Arbeitsplatz benachrichtigt und können ihre Teilnahme entsprechend planen.
Die oben vorgestellten 29 To-dos sind die wichtigsten Schritte auf eurer Checkliste für die Planung von Firmenevents. Wir empfehlen euch jedoch, jeden Teilschritt detailliert aufzuschlüsseln, um besser organisiert und vorbereitet zu sein. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass ihr eure Liste digital erstellt, damit ihr jederzeit und von überall darauf zugreifen und sie aktualisieren könnt. Außerdem könnt ihr so eure Büroplanungsrichtlinien ganz einfach mit allen Beteiligten teilen. Abschließend solltet ihr die richtige Technologie nutzen, um eure Veranstaltungen zu koordinieren und erfolgreich zu machen. Nutzt hierfür zum Beispiel unsere deskbird-App, um sicherzustellen, dass der Eventtermin in den Kalendern eurer Mitarbeitenden eingetragen wird!
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Quellen:
- Corporate Event Planning: The Ultimate Checklist, eventbrite.
- An event manager’s guide to corporate event planning, TravelPerk.
- Advanced Checklist for Corporate Event Planning, Skift Meeting.
- Corporate Event Planning: Checklist and Guide, Bizzabo.
