Office Mapping: So bringt ihr euren Arbeitsplatz auf das nächste Level

Habt ihr gewusst, dass eine gute Bürogestaltung die Mitarbeiterzufriedenheit um bis zu 33 % steigern kann?¹ Das ist eine beachtliche Verbesserung - vor allem wenn man bedenkt, dass ein gut geplanter Arbeitsplatz mehr kann als nur gut auszusehen. Vielmehr trägt ein gut gestaltetes Büro aktiv zur Employee Experience, zur Zusammenarbeit und zur Produktivität bei. Leider sind die meisten Arbeitsplätze nicht so eingerichtet, dass die Fläche optimal genutzt wird, was zu beengten Verhältnissen und Platzverschwendung führt und zur Unzufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt. Hier kommt Office Mapping ins Spiel.
Wenn ihr mit einer Raumaufteilung kämpft, die den Arbeitsablauf eures Teams nicht unterstützt oder sich zu beengt anfühlt, kann eine Raumplanungsstrategie die Lösung sein. Mit Raumplanung könnt ihr sicherstellen, dass jeder Zentimeter eures Büros effektiv genutzt wird, vom Pausenraum bis zum Konferenzsaal. Wollt ihr eure Mitarbeitenden zufriedener und produktiver machen? Sehen wir uns an, wie strategische Raumplanung und Wegweiser im Büro häufige Probleme bei der Raumaufteilung lösen und eure Arbeitsumgebung zum Positiven verändern können.

Was ist Office Mapping?

Eine kurze Definition von Office Mapping

Office Mapping bedeutet, den physischen Raum eines Büros so zu gestalten und zu planen, dass das Layout für maximale Funktionalität und Effizienz optimiert wird. Dabei wird detailliert geplant, wo sich die verschiedenen Abteilungen, Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Annehmlichkeiten innerhalb eures Arbeitsbereichs befinden. 

Das Ziel ist es, einen Arbeitsplatz zu gestalten, der nicht nur gut aussieht, sondern auch die Arbeitsabläufe verbessert, die Zusammenarbeit fördert und den verfügbaren Platz optimal nutzt. Durch die Berücksichtigung von Faktoren wie Mitarbeiterinteraktion, funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Erreichbarkeit hilft euch Office Mapping, eine Umgebung zu schaffen, die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit fördert.

Die verschiedenen Arten von Office-Mapping-Lösungen

Es gibt verschiedene Arten von Office-Mapping-Lösungen, die jeweils auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind. Zum Beispiel:

• Statische Grundrisse bieten ein grundlegendes Layout und bilden feste Merkmale wie Wände, Fenster und dauerhafte Ressourcen ab. 
• Interaktive Grundrisse ermöglichen es den Benutzer:innen, die Einrichtung virtuell zu betrachten und Möbel und Ausstattungselemente zu verschieben.
• Einrichtungs-Maps konzentrieren sich auf zusätzliche Ausstattungsmerkmale und Annehmlichkeiten wie Drucker, Pausenräume und Toiletten. 
• Sitzpläne helfen bei der Verwaltung von Hot Desks, vor allem in großen Büros.
• 3D-Karten und Wegweiserlösungen vereinfachen die Navigation in komplexen Bürogebäuden.

Alle von ihnen können an die speziellen Bedürfnisse und Ziele eures Unternehmens angepasst werden, damit euer Arbeitsplatz funktionaler wird und mehr Spaß macht.

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Warum ist Office Mapping so wichtig und wie könnt ihr davon profitieren?

Es bietet ein besseres Verständnis für die Nutzung von Büroflächen

Zu verstehen, wie euer Büro genutzt wird, kann einen großen Unterschied machen. Mit Office Mapping könnt ihr sehen, an welchen Stellen viel los ist und wo das Potenzial nicht voll ausgeschöpft wird. Mit diesen Erkenntnissen könnt ihr Änderungen vornehmen, die zu einer besseren Produktivität führen. 

Zum Beispiel kann die Umgestaltung von Arbeitsplätzen oder die Schaffung von mehr Pausenbereichen die Zusammenarbeit im Team verbessern. Indem ihr jeden Quadratmeter optimal nutzt, gestaltet ihr einen effizienteren Arbeitsplatz und senkt gleichzeitig die Gemeinkosten.

Es unterstützt die Sicherheit in großen Arbeitsbereichen

Sicherheit ist eine große Sache, besonders an einem großen Arbeitsplatz. Eine effektive Planung hilft euch, den Raum so zu organisieren, dass er sicher ist und ihr euch im Notfall leicht zurechtfindet. Klare Wege zu den Ausgängen und gut platzierte Sicherheitsausstattung können einen echten Unterschied machen, wenn schnelle Reaktion gefragt ist. 

Außerdem kann ein gut durchdachtes Bürolayout euer Sicherheitssystem verbessern. Wenn ihr zum Beispiel Sicherheitskameras strategisch platziert und den Zugang zu verschiedenen Bereichen kontrolliert, sind eure Mitarbeitenden und Vermögenswerte sicher. Dieser proaktive Ansatz gewährleistet die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und gibt allen Mitarbeitenden die Gewissheit, dass ihr Arbeitsplatz sicher ist.

Es hilft neuen Mitarbeitenden und Besucher:innen, sich zurechtzufinden

Wenn neue Mitarbeitende oder Gäste in euer Unternehmen kommen, möchtet ihr, dass sie sich wohl fühlen und sich leicht zurechtfinden. Büropläne spielen eine wichtige Rolle bei der Navigation im Büro. Indem ihr Bereiche wie Besprechungsräume, Abteilungen und Einrichtungen deutlich kennzeichnet, könnt ihr den Besuch für alle reibungsloser und angenehmer gestalten. 

Das reduziert die Verwirrung und den Stress, sich an einem unbekannten Ort zurechtfinden zu müssen, und hinterlässt einen guten Eindruck. Es zeigt, dass euer Unternehmen organisiert ist und an die Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Gästen denkt.

👉 Schaut euch unseren Leitfaden zum Thema Benennung von Besprechungsräumen an und schafft einen Arbeitsplatz, der im Gedächtnis bleibt! 

Es ermöglicht Raumoptimierung und Effizienz

Eine effiziente Flächennutzung ist der Schlüssel zu einer produktiven Arbeitsumgebung. Mit einer effektiven Nutzung von Office Mapping könnt ihr besser verstehen, wie euer aktueller Raum genutzt wird, und sehen, wo Verbesserungen möglich sind. Das kann bedeuten, dass ihr den Grundriss anpasst, um ungenutzte Bereiche zu reduzieren oder Abteilungen neu zu organisieren, um die Zusammenarbeit besser zu unterstützen. 

Durch die Optimierung des Layouts könnt ihr euren Raum besser nutzen und eine Umgebung schaffen, die eine dynamischere Interaktion und Teamarbeit unterstützt. Dieser proaktive Ansatz kann die Produktivität und die Arbeitsatmosphäre verbessern.

Es gibt einen klaren Überblick über die Büroarchitektur, Einrichtungen und Ressourcen

Office Mapping gibt euch einen detaillierten Überblick über das Layout eures Gebäudes und zeigt euch, wo sich die verschiedenen Einrichtungen und Ressourcen befinden. Diese Klarheit ist nicht nur für den täglichen Betrieb von unschätzbarem Wert, sondern auch für die Planung zukünftiger Änderungen oder Erweiterungen. Mit einer umfassenden Karte könnt ihr schnell erkennen, wo die neuesten Geräte platziert werden können. 

Außerdem könnt ihr feststellen, wo zusätzliche Besprechungsräume benötigt werden oder wie der Arbeitsablauf verbessert werden kann. Diese Vogelperspektive stellt sicher, dass ihr fundierte Entscheidungen trefft, die die Funktionalität und Ästhetik eures Arbeitsplatzes verbessern.

Es fördert die Interaktion und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Teams

Ein gut durchdachtes Bürolayout kann die Interaktion und Zusammenarbeit zwischen euren Mitarbeitenden erheblich fördern. Ein Office Mapping hilft, Arbeitsplätze, Gemeinschaftsbereiche und Besprechungsräume strategisch zu platzieren, um spontane Diskussionen und Teamarbeit zu fördern. 

Wenn zum Beispiel Teams, die häufig zusammenarbeiten, nahe beieinander sitzen, kann das die Projektabwicklung beschleunigen und Synergien fördern. Indem ihr eine Umgebung fördert, die es den Mitarbeitenden erleichtert, miteinander in Kontakt zu treten und Ideen auszutauschen, stärkt die Gestaltung von Büroplänen die Kultur der Zusammenarbeit in eurem Unternehmen und führt zu innovativer und effektiver Teamarbeit.

💪 Lest mehr über den Einfluss der Büroeinrichtung auf die Produktivität!

Wie entwirft man einen guten Büroplan?

Sammelt so viele Daten wie möglich über euren Büroraum

Um einen praktischen Büroplan zu erstellen, braucht ihr umfassende Informationen über euren Arbeitsplatz. Dazu gehören die Abmessungen der Räume, die Standorte von Stromquellen und Datenanschlüssen sowie die Anordnung der aktuellen Möbel. 

Für Unternehmen mit hybriden Arbeitsumgebungen lohnt es sich auch, flexible Bereiche in Betracht zu ziehen, die mehreren Zwecken dienen. Diese Bereiche können leicht umgestaltet werden, um den sich verändernden Bedürfnissen eures Teams gerecht zu werden. Wenn ihr diese Daten sammelt, könnt ihr einen Plan erstellen, der den Raum optimal nutzt und sich an die Dynamik der hybriden Arbeitsumgebung anpasst.

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Definiert die wichtigsten Ziele eures physischen Arbeitsplatzes

Wenn ihr euer Büro plant, solltet ihr klar definieren, was ihr mit dem Layout erreichen wollt. Für einen hybriden Arbeitsplatz könnten das die folgenden Zielsetzungen sein:

• einfache Übergänge zwischen Vor-Ort- und Fernarbeit zu ermöglichen
• die gemeinsam genutzten Bereiche, die der Zusammenarbeit dienen so zu verbessern, dass sie sowohl physische als auch virtuelle Teilnehmer:innen ansprechen
• Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten zu schaffen
• und so weiter...

Diese Ziele leiten den Gestaltungsprozess und stellen sicher, dass die Arbeitsumgebung verschiedene Arbeitsstile effektiv unterstützt. Dieser strategische Ansatz hilft dabei, einen effizienten und integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, der die Produktivität bei allen Arbeitsformen fördert.

Entwerft den Grundriss eures Arbeitsplatzes mit einer Office Mapping Software

Office Mapping Software ist für die Erstellung eines effektiven Grundrisses unerlässlich. Mit diesen Tools könnt ihr das Layout eures Arbeitsplatzes visuell entwickeln und verändern. Bevor ihr physische Änderungen vornehmt, könnt ihr mit verschiedenen Konfigurationen experimentieren, um herauszufinden, wie ihr den Platz optimal nutzen und den Arbeitsablauf verbessern könnt. 

Hybriden Unternehmen kann eine solche Software helfen, flexible und anpassungsfähige Bereiche zu planen, die sowohl für Vor-Ort-Zwecke als auch für Remote-Zwecke genutzt werden können. Funktionen wie Drag-and-Drop-Schnittstellen, 3D-Modellierung und Echtzeit-Zusammenarbeit können den Planungsprozess erheblich vereinfachen. Sie machen es einfacher, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die den sich wandelnden Anforderungen eurer Mitarbeitenden und eures Unternehmens gerecht wird.

Überprüft eure Bedürfnisse und passt euer Büro regelmäßig an 

Vor allem in einer dynamischen, hybriden Arbeitsumgebung ist es wichtig, dass ihr euer Layout überdenkt und anpasst. Wenn sich euer Unternehmen und eure Teammitglieder weiterentwickeln und an neue Arbeitsweisen anpassen, sollte das auch für euren Arbeitsplatz gelten. Macht es euch zur Gewohnheit, die Effektivität eurer aktuellen Büroeinrichtung in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Dabei solltet ihr Veränderungen in der Teamgröße, neue Arbeitsrichtlinien und das Feedback eurer Mitarbeitenden berücksichtigen. 

Die Anpassung eurer Einrichtungen an die sich ändernden Bedürfnisse kann zu kontinuierlichen Produktivitätssteigerungen und zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden führen. Dieser kontinuierliche Zyklus der Bewertung und Anpassung trägt dazu bei, dass euer Büro immer seinen Zweck erfüllt und eure Mitarbeitenden effektiv unterstützt.

Wie der interaktive Gebäudeplan von deskbird erfolgreiche hybride Teams unterstützt

So funktioniert der Büroplan von deskbird

Der interaktive Gebäudeplan von deskbird ist ein wichtiger Verbündeter für das hybride Büroraummanagement. Er ermöglicht es euch und euren Mitarbeitenden, das Layout über eine benutzerfreundliche Oberfläche zu visualisieren und damit zu interagieren. Alles ist mit wenigen Klicks erledigt - egal, ob es darum geht, Schreibtische zuzuweisen, Besprechungsräume zu buchen oder die Anwesenheit vor Ort zu planen. 

Dieses Echtzeit-Mapping sorgt für eine effiziente Raumnutzung und passt sich an tägliche oder stündliche Änderungen an, um den Anforderungen einer hybriden Belegschaft gerecht zu werden. Außerdem lässt es sich nahtlos in eure bestehenden Systeme integrieren, was es zu einer vielseitigen Lösung für euer Arbeitsplatzmanagement macht.

🎥 In diesem zweiminütigen Video erfahrt ihr, wie deskbird euch hilft, euren hybriden Arbeitsplatz erfolgreich zu managen und die Employee Experience vor Ort zu verbessern!

Warum Mitarbeitende deskbird lieben

Hybride Teams schätzen die Autonomie und Flexibilität der interaktiven Gebäudepläne in deskbird. Sie ermöglichen es ihnen, ihre Kolleg:innen zu finden, wenn sie vor Ort im Büro ankommen. Das ist wichtig, um ein Gleichgewicht zwischen gemeinsamer und unabhängiger Arbeit zu schaffen. So können sie ihren Tag und ihre Aufgaben besser bewältigen, da sie schnell sehen können, wer wo im Büro arbeitet und ihren Arbeitsplatz entsprechend auswählen. 

Außerdem tragen die einfache Nutzung und die Klarheit der Raumverfügbarkeit dazu bei, Verwirrung und Terminkonflikte am Arbeitsplatz zu vermeiden, was die Erfahrung der Mitarbeitenden angenehmer und produktiver macht.

Wie ihr als Unternehmen davon profitiert

Für Unternehmen ist der interaktive Gebäudeplan in deskbird mehr als nur ein Werkzeug für das Flächenmanagement. Er ist ein strategisches Instrument zur Optimierung der Flächennutzung und zur Förderung einer kollaborativen Unternehmenskultur. Die Daten des Systems helfen euch, die Hauptnutzungszeiten und Standortpräferenzen vor Ort zu verstehen und ermöglichen so ein besseres Ressourcenmanagement und bessere betriebliche Entscheidungen. 

Durch die effektive Unterstützung eines hybriden Modells verbessert ihr außerdem die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, was für die Erhaltung eures Wettbewerbsvorteils entscheidend ist. Die deskbird-Plattform stellt sicher, dass sich euer Büro sowohl an aktuelle als auch an zukünftige Bedürfnisse anpasst und eure Investition in euren Arbeitsplatz schützt.

Office Mapping ist wichtig, um Arbeitsplätze an hybride Arbeitsmodelle anzupassen - insbesondere mit digitalen Tools wie dem interaktiven Gebäudeplan von deskbird. deskbird hilft euch, euer Unternehmen effizienter und anpassungsfähiger zu machen, was in einer flexiblen Arbeitsumgebung besonders wichtig ist. Die Beschäftigten können sich leichter in eurem Bürogebäude zurechtfinden und eine menschenorientierte Arbeitsumgebung genießen. Haltet euren Arbeitsplatz auf dem neuesten Stand, um sicherzustellen, dass er optimal auf aktuelle und zukünftige Bedürfnisse abgestimmt ist, und fördert so eine proaktive, reaktionsschnelle Arbeitsumgebung. Vergesst nicht: deskbird vereinfacht die Verwaltung von Gebäudeplänen, damit ihr moderne Mitarbeitererwartungen erfüllen und übertreffen könnt. Seid ihr bereit, den Unterschied zu sehen, den es in eurem Unternehmen machen kann?

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