8 Tools und Apps fürs Büromanagement, die ihr unbedingt braucht
2. Juli 2024
27. September 2024
Mit den richtigen Büromanagement-Tools wird es viel einfacher, hybride Arbeitsplätze zu verwalten. Büromanager:innen haben alle Hände voll zu tun, angefangen mit der Planung von Meetings bis hin zur Organisation von Events. Gleichzeitig müssen sie darauf achten, das Budget nicht zu überschreiten. Ohne die passenden Tools können diese Aufgaben schnell überhandnehmen. Der Einsatz von Software kann das Tagesgeschäft deutlich vereinfachen und dafür sorgen, dass alles nach Plan läuft.
Softwarelösungen helfen euch, Prozesse zu optimieren und das Beste aus eurem Unternehmen herauszuholen. Sie bieten wichtige Vorteile wie die einfache Buchung von Schreibtischen und Räumen, Echtzeit-Analysen, mit denen ihr die Raumnutzung im Blick behalten könnt, und nahtlose Integrationen, damit alles reibungslos läuft.
In diesem Blog-Beitrag stellen wir euch neun wichtige Tools für effizientes Arbeitsplatzmanagement vor, mit denen ihr euren hybriden Arbeitsplatz effektiv gestalten könnt. Zunächst schauen wir uns jedoch an, warum diese digitalen Tools heute wichtiger sind als je zuvor.
Warum sind Büromanagement-Tools heutzutage wichtiger denn je?
Eine zunehmend digitaler werdende Wirtschaft
Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen agieren. Technologie vereinfacht Prozesse und verbessert die Kommunikation. Wer digital arbeitet, kann viel Zeit sparen und Papierkram reduzieren. Informationen können schnell ausgetauscht und Aufgaben effizient verwaltet werden und Mitarbeitende können selbst aus der Ferne miteinander in Verbindung bleiben. Moderne Workplace-Tools werden den Anforderungen der heutigen Büros gerecht und sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind und die Abläufe reibungslos funktionieren.
Stetig wachsende Anforderungen in puncto Kostenoptimierung und effiziente Büronutzung
Büromanagement-Tools ermöglichen es euch auch, Kosten zu senken und eure Büroräume besser zu nutzen. Sie helfen euch, Büro-Layouts zu optimieren, Buchungen zu koordinieren und die Nutzung der Büroflächen zu verfolgen. Wenn ihr ungenutzte und falsch genutzte Bereiche identifiziert, könnt ihr eure Raumplanung neu denken und euren Arbeitsplatz verbessern. Wenn ihr jeden Quadratmeter nutzt, spart ihr Geld und schafft einen produktiveren Arbeitsplatz. Der intelligente Umgang mit Ressourcen bringt euer Unternehmen nach vorne.
Die ständige Streben nach mehr Effizienz und Produktivität
Softwarelösungen fürs Büromanagement automatisieren Routineaufgaben, rationalisieren Arbeitsabläufe und fördern die Zusammenarbeit für IT-Teams und Führungskräfte, aber auch für die Mitarbeitenden. Das schafft mehr Zeit, sich auf wichtige Dinge zu konzentrieren. Mit Funktionen wie automatischer Zeitplanung und Aufgabenverfolgung könnt ihr alles organisieren. So könnt ihr zum Beispiel eine Plattform nutzen, die Terminplanung, Projektmanagement und Kommunikation an einem Ort vereint. Die Integration verschiedener Tools reduziert Fehler und stellt sicher, dass jeder seine Aufgaben kennt. Auf diese Weise arbeitet euer Team effizienter und bleibt auf Kurs.
💥 Hier erfahrt ihr, wie ihr mit deskbird das Maximum an Effizienz und Produktivität in einem hybriden Arbeitsumfeld erreichen könnt!
Welche Büromanagement-Tools sind unverzichtbar?
1. Software für die Verwaltung von Büroräumen
Warum ist eine Software für die Verwaltung von Büroräumen hilfreich?
Die Verwaltung eures Arbeitsplatzes kann eine Herausforderung sein, besonders bei hybriden Teams. Softwarelösungen für die Verwaltung von Büroflächen können euch das Leben leichter machen. Sie helfen euch, jeden Zentimeter effektiv zu nutzen, Platzverschwendung zu vermeiden und Kosten einzusparen. Außerdem erhaltet ihr Einblicke in die Büronutzung in Echtzeit, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Ein weiterer großer Vorteil: Die Software passt sich schnell an Veränderungen an, was in einer im stetigen Wandel begriffenen Arbeitswelt, in der sich die Erwartungen der Beschäftigten ständig verändern, unerlässlich ist. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf und optimiert euren Arbeitsbereich zugunsten eures Teams.
Was ist die beste Software für die Verwaltung von Büroräumen?
Hier sind einige Top-Tools, um eure Büroräume effizient zu verwalten:
- deskbird: benutzerfreundliche Lösung für Schreibtischbuchung und Wochenplanung.
- iOffice: Betriebsprozesse im Unternehmen rationalisieren und Raumnutzung verbessern.
- OfficeSpace: Raumnutzung optimieren und Büro-Layouts effektiv planen.
2. Schreibtisch- und Raumbuchungssysteme
Warum ist ein Tool für Arbeitsplatzbuchungen so wichtig?
Ein System für die Buchung von Arbeitsplätzen macht es deutlich einfacher, Schreibtische und Meetingräume zu reservieren. Es verhindert doppelte Buchungen und sorgt für einen reibungslosen Ablauf eures hybriden Arbeitsplans. Mit ein paar Klicks weiß jeder im Team genau, wo er oder sie hin muss. Das steigert die Produktivität. Jeder hat einen Platz zum Arbeiten, was Stress und Verwirrung verhindert.
Was sind die besten Tools für die Schreibtisch- und Raumbuchung?
Hier sind ein paar großartige Tools, die euer Büromanagement vereinfachen können:
- deskbird: einfache Schreibtischbuchung und Wochenplanung
- Clearooms: Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen mit passenden Nutzungsberichten
- Taktik: Schreibtisch- und Raumplanung für hybride Arbeitsplätze
🎬 In diesem kurzen zweiminütigen Video könnt ihr euch die wichtigsten Funktionen der deskbird-App ansehen und erfahrt, wie deskbird Unternehmen bei der Verwaltung von hybriden Arbeitsplätzen unterstützt!
3. Digitale Kommunikationsplattformen
Warum ist die Nutzung einer digitalen Kommunikationsplattform wichtig?
Es ist wichtig, dass euer hybrides Team in Verbindung bleibt, vor allem wenn die Teammitglieder an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Das geht ganz einfach mit digitalen Kommunikationsplattformen. Ohne sie ist effizientes Arbeiten in einem hybriden Arbeitskontext unmöglich. Sie kombinieren Instant Messaging, Videoanrufe und die gemeinsame Nutzung von Dateien. So können alle auf dem gleichen Stand bleiben, egal ob sie im Büro sind oder remote arbeiten.
Was sind die besten digitalen Kommunikationstools?
Hier sind einige bekannte Kommunikationstools:
- Slack: Teamkkommunikation über Messaging und Kanäle.
- Microsoft Teams: Messaging, Sprachnachrichten und Videoanrufe integriert mit MS Office-Suite.
- Zoom: Videokonferenzen mit Optionen zur Bildschirmfreigabe und Aufzeichnung.
4. Tools für effektives Finanzmanagement
Warum ist der Einsatz eines digitalen Finanzmanagement-Tools so wichtig?
Auch für Finance-Teams können Büromanagementlösungen eine Hilfe sein. Digitale Finanzmanagement-Tools helfen euch, die Finanzen eures Unternehmens zu überwachen. Sie automatisieren die Rechnungserstellung, Ausgabenverwaltung und Gehaltsabrechnungsprozesse. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Da sie alles an einem Ort bündeln, ermöglichen sie es euch, Budgets im Blick zu behalten, Kosten besser zu planen und fundierte Business-Entscheidungen zu treffen.
Was sind die besten Finanzmanagement-Tools?
Hier sind einige gute Softwarelösungen fürs Finanzmanagement:
- Xero: Rechnungen, Ausgaben und Gehaltsabrechnungen effizient verwalten.
- Expensify: Ausgaben einfach verwalten durch das Scannen von Belegen und das Importieren von Kreditkarteninformationen.
- Wave: Kostenlose Software für Rechnungsstellung, Zahlungen und Gehaltsabrechnung.
5. HR-Management-Tools
Warum ist der Einsatz von Personalmanagement-Tools hilfreich?
HR-Management-Tools vereinfachen die Arbeit eurer HR-Kollegen, indem sie Aufgaben wie das Verwalten von Personalakten und die Gehaltsabrechnung automatisieren. Sie liefern Echtzeitdaten und helfen so, bessere personalbezogene Entscheidungen zu treffen. Außerdem verbessern sie das Engagement der Mitarbeitenden, indem sie ihnen einen schnellen Zugang zu wichtigen HR-Services ermöglichen und so ihre Zufriedenheit steigern.
Dadurch geht weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben verloren, was wiederum Kapazitäten schafft, um eure Büroumgebung zu verbessern. Mithilfe speziell dafür vorgesehener Tools wird die Personalverwaltung einfacher und effizienter.
Was sind die besten Tools für Personalmanagement?
Hier sind ein paar Top-Lösungen für einfaches Personalmanagement:
- Gusto: vereinfachte Gehaltsabrechnung, Benefits-Management und Personalverwaltung.
- BambooHR: einfach zu bedienende Plattform für alles, was mit HR zu tun hat.
- ADP Workforce Now: Lohnabrechnung, Personalverwaltung und Talentmanagement an einem Ort.
6. Projektmanagement-Tools
Warum ist der Einsatz von Projektmanagement-Software ein Muss?
Projektmanagement-Software ist ein entscheidender Faktor für Teamleiter:innen in einem hybriden Arbeitsumfeld. Sie hilft euch bei der Planung und Organisation von Aktivitäten und sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft. Mit diesen Tools könnt ihr Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt von Projekten verfolgen - alles an einem Ort. So bleiben alle auf dem gleichen Stand und die Produktivität steigt.
Was sind die besten Projektmanagement-Tools?
Schau dir diese beliebten Projektmanagement-Tools an:
- Asana: Aufgaben und Projekte mit flexiblen Ansichten verfolgen.
- Trello: Aufgaben visuell mit Boards, Listen und Karten verwalten.
- ClickUp: Aufgaben mit To-do-Listen, Erinnerungen und Tracking-Parametern verfolgen.
7. Plattformen zur gemeinsamen Nutzung und Verwaltung von Dokumenten
Warum sind Tools für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Dokumenten unumgänglich?
Tools zur gemeinsamen Nutzung und Verwaltung von Dokumenten sorgen dafür, dass eure Dateien organisiert und leicht zugänglich sind. Sie ermöglichen es euch, Dokumente sicher zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Diese Art von Software vereinfacht das Auffinden und Abrufen wichtiger Dokumente und spart euch und euren Kolleg:innen Zeit. Außerdem ist so sichergestellt, dass jeder über die neueste Version der Dokumente verfügt. Indem ihr die Dokumentenverwaltung optimiert, steigert ihr die Effizienz und reduziert Fehler.
Was sind die besten Tools zur gemeinsamen Nutzung und Verwaltung von Dokumenten?
Einige der besten Tools für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Dokumenten sind:
- Google Workspace: Dokumente speichern, teilen und in Echtzeit zusammen bearbeiten
- Dropbox: Dateien ganz einfach teilen dank umfangreichen Integrationen
- Box: Dokumente verwalten und nahtlos zusammenarbeiten
8. Systeme zur Personaleinsatzplanung
Warum sind Systeme zur Personaleinsatzplanung hilfreich?
Der Großteil der Unternehmen hat in den letzten Jahren ein flexibles Arbeitsmodell eingeführt. Um ein solches Arbeitsmodell effizient zu verwalten, sind Tools für die Personaleinsatzplanung unumgänglich. Denn sie vereinfachen die Planung von Hybridarbeit und verbessern gleichzeitig die Zusammenarbeit und Produktivität. Mithilfe von Funktionen wie automatisierten Kalendern lassen sich Prozesse rationalisieren, was die Schichtplanung und die Verwaltung von Urlaubsanträgen erleichtert. Teammitglieder erhalten klare, konsistente Zeitpläne, was die Zufriedenheit und die Mitarbeiterbindung erhöht. Darüber hinaus sorgen Tools für die Personaleinsatzplanung dafür, dass arbeitsrechtliche Vorschriften eingehalten werden, und fördern eine bessere Work-Life-Balance.
Was sind die besten Apps für die Personaleinsatzplanung?
Zu den besten Tools für die Personaleinsatzplanung gehören:
- deskbird: Arbeitsplatz-Management-Lösung mit Funktionen für Schreibtischbuchung & Wochenplanung
- Sling: Tool für Zeitmanagement, Schichtplanung und Kommunikation
- When I Work: Zeiterfassung und Verwaltung von Urlaubsanträgen und Zeitplänen auf dem Handy
👉 Entdecke unsere Wochenplanungsfunktion und genieße alle Vorteile der flexiblen Arbeit!
Warum ist deskbird eine wichtige Software für die Verwaltung von Arbeitsplätzen?
Benutzerfreundliche Schreibtisch- und Raumbuchungssoftware
Die Schreibtischbuchungssoftware von deskbird vereinfacht die Verwaltung von Arbeitsplätzen und Büroräumen. Mit nur wenigen Klicks könnt ihr einen Schreibtisch, einen Besprechungsraum oder einen beliebigen Arbeitsplatz (inklusive Parkplätzen! 🚗) buchen. Unser benutzerfreundliches System erleichtert die Verwaltung von Arbeitsplätzen und Büroflächen und sorgt dafür, dass jeder einen Platz bekommt, wenn er ihn braucht. Kein manuelles Buchungswirrwarr und kein Chaos mehr. deskbird erleichtert euch und eurem Team den Prozess und macht die täglichen Abläufe reibungsloser und effizienter.
Moderner interaktiver Gebäudeplan
Mit dem interaktiven Gebäudeplan von deskbird könnt ihr genau sehen, wo sich die Mitarbeitenden zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden. Das macht es einfacher, Kontakte zu knüpfen und zusammenzuarbeiten. Anstatt herumzulaufen und nach Kolleg:innen zu suchen, findet ihr schnell ihren Standort und könnt euch entsprechend einrichten. Die visuelle Darstellung eurer Bürofläche hilft euch, die Raumnutzung zu optimieren, die Büroaufteilung zu verbessern und Arbeitsabläufe insgesamt zu beschleunigen.
Arbeitsplatzanalysen in Echtzeit
Unsere Software bietet außerdem Büro-Analytics-Funktionen in Echtzeit, die euch zeigen, wie eure Büroflächen genutzt werden. Wie viele Mitarbeitende kommen pro Tag ins Büro? Welche Besprechungsräume werden am meisten genutzt? Welche Schreibtische werden am häufigsten gebucht? Diese Daten helfen euch, fundierte Entscheidungen über die Raumaufteilung und -nutzung zu treffen und das Layout eurer Büros für maximale Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz zu optimieren. Außerdem könnt ihr mithilfe dieser Einblicke in Belegungstrends und Nutzungsmuster Kosten einsparen, indem ihr verfügbare Räume effizienter nutzt.
Nahtlose Integrationen
Integrationen sind ein Muss, wenn ihr nach den besten Technologien für euren Arbeitsbereich sucht. deskbird lässt sich nahtlos mit Plattformen wie MS Teams und Slack integrieren und fügt sich so nahtlos in euren bestehenden Arbeitsablauf ein. Das ermöglicht eine barrierefreie Kommunikation und Koordination innerhalb eures Teams. Ganz gleich, ob ihr Meetings oder Veranstaltungen plant, deskbird arbeitet perfekt mit euren Lieblings-Apps zusammen und ist damit eine vielseitige Ergänzung zu euren anderen Workspace-Management-Tools.
Aktualisierte und moderne neue Funktionen
Wir aktualisieren ständig unsere Funktionen und entwickeln neue Features, um mit den neuesten Trends in der Arbeitswelt Schritt zu halten und eure Erwartungen zu erfüllen. Dazu hören wir auf das Feedback unserer User, um euch die bestmögliche Erfahrung zu bieten. So habt ihr immer die innovativste Arbeitsplatz-Management-Lösung zur Hand und könnt für eure Mitarbeitenden ein positives und inspirierendes Arbeitsumfeld schaffen.
Hybride Arbeitsplätze zu verwalten, kann eine echte Herausforderung sein. Mit den richtigen Büromanagement-Tools muss das aber nicht so sein. Wir haben hier neun verschiedene digitale Ressourcen vorgestellt, die Unternehmen in puncto Büromanagement unterstützen. Dazu gehören z.B. Schreibtischbuchungssysteme, Kommunikationsplattformen und Softwarelösungen für die Personaleinsatzplanung. Mithilfe der verschiedenen Technologien lassen sich unternehmensinterne Abläufe rationalisieren, Büroflächen optimieren und mehr Effizienz erreichen. Jede dieser Lösungen spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Verwaltung von hybriden Arbeitsplätzen.
Vielleicht ist euch aber auch eine Lösung lieber, die gleich mehrere Zwecke erfüllen kann, damit euer Team nicht mit so vielen verschiedenen Tools arbeiten muss?
Hier könnt ihr euch eine kostenlose Demo unserer deskbird-App buchen, um die zahlreichen Funktionen unserer Arbeitsplatz-Management-Lösung zu entdecken, darunter Arbeitsplatzbuchung,Büro-Analytics, Mitarbeiterplanung und vieles mehr!
Quellen:
- Introduction to Office Manager Tools, teal.
- 10 Best Office Management Software of 2024 for Core Functions, People Managing People.
- 31 der besten Büroverwaltungssoftware-Tools da draußen, Hopier.
