WFH-Zulage: der finanzielle Schub, der alles verändert

Was haben Google und deskbird gemeinsam? Wir bieten beide einen WFH-Zuschuss für unsere Hybrid-Teams! 

Warum tun wir das? Das wollen wir in diesem Artikel erörtern.

Ihr alle wisst, dass sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, in den letzten Jahren verändert hat. Euren Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, von überall aus zu arbeiten, ist für die Erfüllung ihrer Erwartungen, die Förderung eines menschenzentrierten Arbeitsumfelds, die Verbesserung der Mitarbeitendenzufriedenheit und die Steigerung der Attraktivität für Talente unerlässlich geworden.

Hybride Arbeitsmodelle senken zwar die Bürokosten, erhöhen aber die Ausgaben für die Mobilarbeit, z. B. für Strom- und Internetrechnungen, die Ausstattung des Heimbüros und die Gebühren für die Zusammenarbeit. Die vollständige oder teilweise Deckung dieser Ausgaben ist eine weitere gute Möglichkeit, eure Teammitglieder zu unterstützen. 

Aber das ist nicht der einzige Grund, ein Stipendium für die Arbeit von zu Hause aus anzubieten. Dieser finanzielle Anreiz hat einen Dominoeffekt, der sich auch positiv auf euer Unternehmen auswirkt.

Möchtet ihr mehr darüber wissen, wie ihr eure Mitarbeitenden in einer hybriden Arbeitsumgebung entschädigen könnt? Von der Art der WFH-Zulagen über die förderfähigen Ausgaben bis hin zur Entwicklung einer WFH-Stipendienpolitik- wir haben alles für euch!

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Was ist der Zweck eines Stipendiums für die Arbeit von zu Hause aus?

Definition eines Stipendiums für die Arbeit von zu Hause aus

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Ein Stipendium für die Arbeit von zu Hause aus ist eine finanzielle Unterstützung, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden im Außendienst gewähren. Ziel ist es, die zusätzlichen Kosten für die Arbeit außerhalb des Büros, sei es zu Hause oder an einem dritten Arbeitsplatz, auszugleichen. 

Einerseits ermöglicht die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells den Unternehmen, verschiedene Kosten zu senken, von der Büromiete bis zu den Stromrechnungen. Andererseits erhöhen sich dadurch die Kosten für die Mitarbeitenden. Auch wenn sie sich das Pendeln sparen können, bedeutet die Arbeit von zu Hause aus einen höheren Energieverbrauch, eine bessere Internetverbindung, ergonomischere Möbel usw. 

Dies sind alles Beispiele dafür, was ein WFH-Stipendium abdecken kann. Die Auswirkungen einer Home-Office-Pauschale gehen jedoch über eine finanzielle Vergünstigung hinaus. Bevor wir über die Vorteile sprechen, sollten wir uns ansehen, wie dies in der Praxis funktioniert.

Möglichkeiten, ein WFH-Stipendium anzubieten

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Unternehmen können diese Vergütung in verschiedenen Formen anbieten. Die gängigsten Möglichkeiten, ein WFH-Stipendium anzubieten, sind die folgenden drei:

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• eine monatliche Vergütung;
• eine einmalige Zahlung;
• Kostenrückerstattung.

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Die Art und Weise, wie ihr dies tut, muss auf eure Situation abgestimmt sein und erfordert einige Berechnungen sowie eine entsprechende Planung. Einige Unternehmen differenzieren die Gestaltung der Home-Office-Zulage auch nach der Art des Arbeitsvertrags ihrer Teammitglieder (Teilzeit, Vollzeit, freiberuflich usw.) oder nach dem Wohnort, was dazu beiträgt, die Anforderungen von Staat und Land zu erfüllen.

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Wichtig ist auch, dass ihr die Präferenzen eurer Mitarbeitenden berücksichtigt. Das monatliche Ausfüllen und Versenden von Kostenerstattungsformularen ist vielleicht nicht die bequemste und effizienteste Option. Aber wenn es für euch und eure Mitarbeitenden funktioniert, dann ist das das Wichtigste. Denkt daran, dass das Rückgrat einer menschenzentrierten Denkweise darin besteht, maßgeschneiderte Konzepte für eure Mitarbeitenden zu implementieren, und nicht für andere. 

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Die steuerliche Situation bei Zulagen für Remote-Arbeit

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Je nach Wohnsitzland eurer Mitarbeitenden kann die Vergütung für Remote-Arbeit steuerpflichtig sein. In den meisten Fällen handelt es sich bei Stipendien jedoch um steuerpflichtiges Einkommen. 

In den USA müssen Arbeitnehmende, die ein Erstattungsformular ausfüllen, diesen Betrag jedoch nicht versteuern, sobald er Teil des Rückerstattungsprogramms ist und unter die Kategorie der erstattungsfähigen Ausgaben fällt. In Europa haben viele Länder in den letzten Jahren ein Verfahren zur steuerlichen Abschreibung für Remote-Mitarbeitende eingeführt. 

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Lest unseren Artikel über den Steuerabzug bei Mobilarbeit, um mehr darüber zu erfahren, wie sich die amerikanischen und europäischen Steuersysteme an diese neuen Arbeitsformen anpassen.

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Warum solltet ihr euren hybriden Mitarbeitenden ein WFH-Stipendium gewähren?

WFH-Zulagen erhöhen die Mitarbeitendenzufriedenheit

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Flexibles Arbeiten ist sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmende von Vorteil. Allerdings sinken dadurch die Bürokosten (Miete, Rechnungen, Ausrüstung usw.), während die Ausgaben für die Arbeitnehmenden (Strom, Internet, Hardware usw.) steigen. Es besteht kein Zweifel daran, dass eure Mitarbeitenden einen kleinen finanziellen Anreiz zum Ausgleich der Kosten für das remote Arbeiten zu schätzen wissen werden.

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Mit dem Angebot einer WFH-Zulage zeigt ihr, dass euch eure Teammitglieder wichtig sind. Ihr wollt ihnen das Beste bieten, weil ihr wisst, dass eine glückliche und zufriedene Belegschaft der Schlüssel zum Erfolg ist. Das hebt nicht nur die Arbeitsmoral, sondern erhöht auch das Engagement und die Produktivität.

Stipendien für die Arbeit von zu Hause aus stehen im Einklang mit einer menschenzentrierten Unternehmenskultur

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Die Unternehmenskultur spielt am Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle. Sie hält die Menschen zusammen und spornt sie an, ähnliche Ziele anzustreben. Mitarbeitendenorientierte Ansätze sind für Unternehmen in vielerlei Hinsicht von Vorteil und können verschiedene Formen annehmen. Die wichtigste davon ist die Unterstützung. 

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Die Unterstützung eurer Teammitglieder ist der Schlüssel, um ihnen die besten Chancen zu geben, sich zu entwickeln. Dazu gehört, dass ihr auf ihre Bedürfnisse eingeht und ihre Erwartungen erfüllt. Dies kann durch das Angebot von Fortbildungsmöglichkeiten, die Ermutigung zur Innovation, die Umsetzung von Initiativen zum Wohlbefinden, die Förderung von DEI-Praktiken usw. geschehen.

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Die Gewährung eines WFH-Stipendiums unterstützt sie finanziell und verbessert Gleichstellung und Inklusion am Arbeitsplatz. Alle Mitarbeitenden sollten Zugang zu ähnlichen Ressourcen haben, um bequem und effizient von zu Hause aus arbeiten zu können. 

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Home-Office-Stipendien tragen zum Wohlbefinden und zur Produktivität der Mitarbeitenden bei

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Die Zulagen für Remote-Arbeit tragen zur Deckung der zusätzlichen Kosten bei, die durch das Home Office entstehen, wie z. B. ein höherer Stromverbrauch und die Notwendigkeit eines besseren Internetanschlusses. 

Sie kann aber auch den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, zu Hause einen Arbeitsplatz zu gestalten, der ihren Bedürfnissen entspricht. Die Förderung ergonomischer Praktiken am Arbeitsplatz hört beispielsweise nicht an der Türschwelle eures Gebäudes auf. Die Arbeitsumgebung zu Hause muss ebenso komfortabel und erfolgreich sein wie die im Büro.

Ob es sich nun um einen höhenverstellbaren Schreibtisch oder eine schnellere Internetverbindung handelt, WFH-Stipendien können sich erheblich auf die Leistung eurer Mitarbeitenden auswirken, da sie deren Wohlbefinden und Produktivität verbessern können.

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Zulagen für Remote-Arbeit verbessern euer Ansehen und ziehen Talente an

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Unternehmen, die sich auf die Verbesserung der Mitarbeitendenzufriedenheit, die Förderung einer Kultur, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, und die Verbesserung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz konzentrieren, haben in der Regel einen besseren Ruf als Unternehmen, die dies nicht tun. Die Einführung von WFH-Zulagen zeigt auch, wie modern eure Denkweise ist und wie bereit ihr seid, sich an die Trends der Zukunft der Arbeit anzupassen. 

Gleichzeitig steigert es das Image eures Unternehmens und senkt die Fluktuation. 

Die Lage auf dem Arbeitsmarkt ist angespannt. Flexible Arbeitsmöglichkeiten sind heute eine der wichtigsten Prioritäten für Fachkräfte. Dies ist nicht nur ein weiterer Grund für die Mitarbeitenden, bei euch zu bleiben, sondern kann euch auch helfen, Talente anzuziehen. Das Angebot eines Stipendiums für die Arbeit von zu Hause aus verschafft euch jedoch einen noch größeren Vorteil gegenüber euren Mitbewerbenden.

Welche Kosten werden durch die Mobilarbeitspauschale abgedeckt?

Rechnungen für Versorgungsleistungen und sonstige Ausgaben

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Da sie häufiger zu Hause und seltener vor Ort sind, steigen die persönlichen Kosten für eure Mitarbeitenden. Ihr spart in der Regel Geld für Miete und andere Bürokosten, und sie müssen mehr ausgeben. Das ist nicht wirklich fair, oder? Ein WFH-Zuschuss hilft ihnen, diese zusätzlichen Kosten finanziell zu kompensieren. Sie kann Ausgaben abdecken wie z. B.:

• Strom und Versorgungsunternehmen;
• Hochgeschwindigkeits-Internet;
• Abonnements für Mobiltelefone;
• Zuschuss zum Mittagessen;
• etc.

Hardware für das Heimbüro

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Wenn ihr flexible Arbeitsregelungen ermöglicht, möchtet ihr, dass sich eure Teammitglieder in einer ebenso optimalen Arbeitsumgebung entfalten können, wie wenn sie ins Büro kommen. Doch nicht jeder kann es sich leisten, neue Möbel und Geräte zu kaufen oder zu ersetzen. Dank eines WFH-Zuschusses können sie sich den Arbeitsplatz schaffen, den sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Es bedeutet Zugang zu der Hardware, die sie benötigen, um ein hohes Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten. Ein Home-Office-Stipendium bietet Geld für Ressourcen wie: 

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• ergonomische Möbel;
• Beleuchtung;
• Laptop, Tablet, Mobiltelefon;
• Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung;
• Computerzubehör (Tastatur, Maus, usw.).

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Co-Working-Space-Abonnement

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Es ist auch durchaus üblich, dass Unternehmen, die eine Entschädigung für Remote-Arbeit gewähren, die Gebühren für einen Platz in einem Co-Working Space übernehmen. Aus verschiedenen Gründen kann nicht jeder von zu Hause aus arbeiten. Wenn ihr euren hybriden Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, in der besten Umgebung zu arbeiten, indem ihr sie finanziell unterstützt, ist das entscheidend für die Aufrechterhaltung hoher Leistung und Zufriedenheit. 

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Je nach eurer WFH-Zuschusspolitik und eurem Budget könnt ihr: 

• mit Co-Working-Spaces in der Nähe der Wohnorte eurer Mitarbeitenden zusammenarbeiten, um günstige Angebote zu erhalten.
• den gesamten Betrag der Anmeldegebühren bezahlen.
• nur einen bestimmten Prozentsatz abdecken. 

Wie setzt ihr ein Stipendium für die Arbeit von zu Hause aus um?

Diskutiert mit anderen Managenden und Mitarbeitenden

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Der erste Schritt besteht darin, die Bedingungen für euer Home-Office-Stipendium mit anderen Führungskräften und Arbeitnehmenden zu besprechen. Welche Ausgaben für Remote-Arbeit sollen damit abgedeckt werden? Was wäre ein angemessener Betrag? In welcher Form soll es gezahlt werden (Rückerstattung, monatlicher Zuschuss, einmaliger Zuschuss)? Menschen aus unterschiedlichen Abteilungen, Positionen und persönlichen Situationen können unterschiedliche Antworten auf diese Fragen geben.

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Um ein faires und ausgewogenes finanzielles Unterstützungssystem für hybride Mitarbeitende zu schaffen, ist es wichtig, ihr Feedback einzuholen, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen. Vor allem, wenn ihr nicht über ein großes Budget verfügen, um die Kosten für Mobilarbeit zu kompensieren, ist es wichtig zu wissen, was für eure Mitarbeitenden am hilfreichsten wäre, um Prioritäten zu setzen. 

Berechnet euer WFH-Stipendium

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Der zweite Schritt besteht darin, festzustellen, ob ihr finanziell dazu in der Lage seid, und wenn ja, wie viel ihr abdecken könnt. Wir empfehlen euch, WFH-Zulagen nicht als Kosten zu betrachten, sondern als eine langfristige Investition. Denkt daran, dass dies die Mitarbeitendenzufriedenheit steigert, eine Kultur fördert, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt, das Wohlbefinden steigert, die Produktivität erhöht, euren Ruf verbessert und Talente anzieht. All diese Aspekte sind es unbestreitbar wert. Sie sind unerlässlich, um einen Mehrwert zu schaffen und euer Unternehmen langfristig wachsen zu lassen.

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Habt ihr schon einmal ausgerechnet, wie viel ihr sparen könnt, wenn ihr eure Mitarbeitenden ein paar Tage in der Woche oder im Monat von zu Hause aus arbeiten lasst? Wenn nicht, nutzt unseren Rechner für Hybridbüros, um herauszufinden, wo ihr eure Kosten senken könnt und wie viel ihr sparen könnt. Vielleicht könnt ihr diesen Betrag dann umleiten, um WFH-Stipendien zu schaffen!

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Erstellung einer Richtlinie für Mobilarbeitsstipendien

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Der dritte Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden mit diesem neuen Konzept einverstanden sind und verstehen, wie es funktioniert. Zu diesem Zweck ist die Ausarbeitung einer Richtlinie für Mobilarbeitsstipendien ein Muss. Sie sollte alle Antworten auf die Fragen der Belegschaft enthalten, wie z. B.:

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• Gebt die Art der gedeckten Kosten an.
• Gebt den Höchstbetrag an, der gedeckt ist, und für welchen Zeitraum (monatlich oder jährlich).
• Erläutert das Erstattungsverfahren, wenn ihr beschließt, eure Teammitglieder zu unterstützen, indem ihr ihnen eine Rückerstattung der Kosten für die Mobilarbeit ermöglicht.
• Beschreibt detailliert alle Sonderfälle, in denen euer Home-Office-Stipendiensystem auf unterschiedlichen Kriterien beruht (Position, Wohnsitzland, Art des Vertrags usw.).

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Und schließlich solltet ihr eure WFH-Zulagenpolitik flexibel gestalten. Die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden können sich ändern, und das gilt auch für eure Situation. 

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Mit dem Angebot von WFH-Zuschüssen setzt ihr ein Zeichen für Mitarbeitendenorientierung und euer Bestreben, die besten Arbeitsbedingungen für eure Belegschaft zu schaffen. Ihr unterstützt eure Teammitglieder nicht nur bei der Einführung moderner Arbeitsformen und flexibler Arbeitsregelungen, sondern auch finanziell. Die Zuschüsse für die Arbeit von zu Hause aus gleichen nicht nur die zusätzlichen Kosten aus, die mit der Mobilarbeit verbunden sind, sondern ermöglichen es euren Mitarbeitenden auch, zu Hause ein optimales Arbeitsumfeld zu schaffen. 

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Obwohl das Ziel darin besteht, euren Mitarbeitenden zu helfen, kommt dieser Ansatz auch euch als Unternehmen zugute. Die Mitarbeitenden sind zufriedener mit ihrem Arbeitgebenden und können unter besseren Bedingungen arbeiten, was zu mehr Engagement, Produktivität, Bindung und Attraktivität beiträgt.

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Bevor ihr diesen Artikel schließt, haben wir noch eine letzte Frage: Ist euer Hybrid-Setup zu 100 % reibungslos und optimiert?

Wenn nicht, fordert eine kostenlose Demo der deskbird App an, um herauszufinden, wie wir euch bei eurer hybriden Reise unterstützen, euch helfen, Kosten zu sparen und eure Mitarbeitendenerfahrung zu verbessern!

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Quellen:

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• Kurzer Leitfaden für Zulagen, Stipendien und Steuererleichterungen bei MobilarbeitHorizonte;
• Alles, was ihr über Remotearbeitsstipendien wissen müssen, Compt;
• Was ist ein Stipendium für die Arbeit von zu Hause aus?, deel;
• Was ist ein Mobilarbeitsstipendium?, PeopleKeep.

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