13 BYOD-Best-Practice-Beispiele für eine reibungslose und sichere Umsetzung 

Die Umsetzung einer BYOD-Richtlinie an eurem Arbeitsplatz hat zwar viele Vorteile, birgt aber auch einige Herausforderungen, wie z. B. Risiken für die Cybersicherheit, den Datenschutz oder Kompatibilitätsprobleme. Daher ist es für den Erfolg dieses Modells entscheidend, die BYOD-Best Practices zu kennen und zu übernehmen.

Da flexible Arbeitsregelungen heute die Norm sind, ist es einfacher und kostengünstiger, die Mitarbeitenden ihre eigenen Geräte zur Arbeit mitbringen zu lassen, als für alle Mitarbeitenden Geräte bereitzustellen. Stellt euch vor, das Büro ist halb leer und 50 % der Computer sind ausgeschaltet, weil ihre Besitzer:innen von zu Hause aus arbeiten. Was für eine Verschwendung von Ressourcen und Geld.

Damit ihr diese Strategie des Ressourcenmanagements umsetzen und gleichzeitig die potenziellen Nachteile dieser Praxis minimieren könnt, sollten wir uns die Dos und Don'ts von BYOD ansehen.

Die wichtigsten Risiken und Herausforderungen, wenn Mitarbeitende ihre eigenen Geräte mitbringen dürfen

Datenschutz für Arbeitnehmende

Bei einer BYOD-Richtlinie mischen eure Mitarbeitenden private und berufliche Daten auf demselben Gerät. Dadurch steigt das Risiko, dass das Unternehmen versehentlich die privaten Daten der Mitarbeitende überwacht oder darauf zugreift. Wenn Mitarbeitende beispielsweise ein privates Telefon für die Arbeit nutzen, verlangen manche Unternehmen die Installation von Sicherheitssoftware, um den Standort zu verfolgen, die Nutzung von Apps einzusehen und sogar auf Fotos und E-Mails zuzugreifen. Diese aufdringliche Verwaltung geht über arbeitsbezogene Aktivitäten hinaus. Sie kann die Erwartung des Arbeitnehmendens verletzen, seine persönlichen Daten, Gespräche und Aufenthaltsorte auch außerhalb der Arbeitszeit zu schützen.

Risiken und Bedrohungen der Cybersicherheit

Außerdem kann die Zulassung von BYOD größere Risiken für die Cybersicherheit mit sich bringen, da die Geräte der Mitarbeitenden oft keine einheitlichen Sicherheitsmaßnahmen aufweisen. 

Nehmen wir an, eines eurer Teammitglieder verbindet seinen Laptop mit einem kompromittierten öffentlichen Wi-Fi-Netzwerk. Dadurch können Cyberkriminelle das Gerät infiltrieren. Wenn sich die Laptops der Hacker mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden, können sie möglicherweise auf sensible Unternehmensdaten zugreifen, Malware einschleusen oder einen Ransomware-Angriff durchführen. 

Dieses Problem ist bei Geräten, die vom Unternehmen ausgegeben werden, in der Regel weniger problematisch, da sie in der Regel mit standardisierten, robusten Sicherheitsprotokollen ausgestattet und von unsicheren Netzwerken abgeschirmt sind.

Kompatibilität der Geräte

Schließlich kann es bei der Einführung einer BYOD-Richtlinie auch zu Problemen mit der technologischen Kompatibilität kommen. Die Mitarbeitenden nutzen eine Vielzahl von persönlichen Geräten mit unterschiedlichen Betriebssystemen, Softwareversionen und Hardwarefunktionen. 

Wenn ein Büro zum Beispiel ein neues Projektmanagement-Tool einführt, kann es sein, dass es auf den neuesten Smartphones problemlos funktioniert, aber auf älteren Modellen Probleme mit der Funktionalität hat oder nicht verfügbar ist. Diese Diskrepanz kann den Arbeitsablauf behindern, da die Mitarbeitenden mit inkompatiblen Geräten möglicherweise nicht auf wichtige Funktionen zugreifen oder bestimmte Tools nicht installieren können. Dies kann sich auf die Effizienz auswirken und alternative Lösungen oder Umgehungslösungen erforderlich machen, die die Zusammenarbeit und Produktivität erschweren können.

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👉 Lest auch unseren Artikel über die Vor- und Nachteile von BYOD, um die Vorzüge dieses Systems zu verstehen!

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13 BYOD-Best-Practices, die vor und nach der Einführung dieses Systems angewendet werden sollten

Aspekte, die vor der Einführung einer Bring Your Own Device-Richtlinie zu beachten sind

1. Stellt sicher, dass jeder eine BYOD-Richtlinie will

Obwohl die meisten Menschen verlangen, dass sie ihre eigenen Geräte für die Arbeit nutzen können, sehen einige Mitarbeitende dies vielleicht nicht als Vorteil. Arbeitnehmende, die Wert auf eine klare Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben legen, könnten sich dagegen sträuben, ihr privates Telefon für die Arbeit zu nutzen. 

Außerdem hat nicht jeder zu Hause eine Technologie, die so gut ist wie die Hardware, die er von seinem Unternehmen bekommt. Aber vielleicht wollen oder können sie nicht nur für die Arbeit in diese Technik investieren. Die Bereitschaft, private Geräte für die Arbeit zu nutzen, muss vor der Einführung einer BYOD-Richtlinie geprüft werden, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden und den Erfolg der Richtlinie sicherzustellen. 

Wenn einige Mitarbeitende ihre Geräte aufgrund von Datenschutzbedenken, finanziellen Zwängen oder technologischen Diskrepanzen nicht nutzen können, kann eine BYOD-Richtlinie zu Unzufriedenheit, sinkender Moral und geringerer Produktivität führen.

2. Informiert euer Personal über die möglichen ethischen Probleme im Zusammenhang mit BYOD-Richtlinien

Es ist wichtig, die Mitarbeitenden über mögliche Datenschutz-, Ethik- und Inklusion Probleme im Zusammenhang mit BYOD-Praktiken zu informieren. Das IT-Team muss möglicherweise für Sicherheitsüberprüfungen auf das persönliche Gerät der Mitarbeitenden zugreifen, wodurch private Daten offengelegt werden könnten. Aus ethischer Sicht kann dies problematisch sein, da persönliche Nachrichten oder sensible Informationen, wie z. B. Gesundheitsdaten, versehentlich eingesehen werden könnten.

Inklusion ist ein weiteres Problem. Nicht alle Mitarbeitenden können sich modernste Technologie leisten, was zu einer Kluft beim Zugang und bei den Möglichkeiten innerhalb der Belegschaft führen kann. Wenn Unternehmen diese Probleme im Vorfeld ansprechen, können sie nach Lösungen suchen, um ein respektvolles und unvoreingenommenes Arbeitsumfeld zu fördern.

3. Mögliche personalbezogene Herausforderungen vorhersehen und Lösungen finden

Dies ist eine weitere wichtige Best Practice, die wir vor der Einführung einer BYOD-Richtlinie hervorheben möchten: Denkt an die potenziellen Herausforderungen, die auf euch zukommen könnten. 

Was ist zum Beispiel, wenn sich Arbeitnehmende den Laptop, den sie für ihre Arbeit benötigen, nicht leisten können? Werdet ihr für ihn bezahlen? Wie erklärt ihr den anderen Teammitgliedern, dass ihr für die Ausrüstung einiger Mitarbeitenden zahlt, aber nicht für ihre? 

All dies sind Belange, die ihr im Voraus bedenken müsst, um spätere Probleme zu vermeiden und ethische und integrative Praktiken am Arbeitsplatz zu wahren. In diesem Fall könnte ein BYOD-Stipendium für Mitarbeitende eine Lösung sein.

4. Erstellt eine BYOD-Richtlinie

Eine klare und detaillierte BYOD-Richtlinie ist wichtig, um Grenzen und Erwartungen festzulegen. Ohne eine spezifische Richtlinie kann es zu Problemen kommen, wenn eure Mitarbeitenden ihr Gerät mit sensiblen Unternehmensdaten verlieren. 

Es gibt keine klaren Richtlinien darüber, wie schnell  Mitarbeitende den Verlust melden sollten, welche Maßnahmen das Unternehmen ergreifen kann, um die Daten zu sichern, oder wer die Verantwortung für eine darauf folgende Datenverletzung übernimmt. 

Eine detaillierte BYOD-Richtlinie vermeidet diese Verwirrung, indem sie Verfahren für Sicherheitsverstöße festlegt. Sie schützt die Interessen des Unternehmens und stellt gleichzeitig sicher, dass die Mitarbeitenden ihre Verantwortung verstehen.

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BYOD-Best Practices bei der Implementierung dieses neuen Systems

5. Organisiert Cybersicherheitsschulungen für alle Mitarbeitenden

Menschliches Versagen ist die Hauptursache für Cyberangriffe und Datenlecks.

Um sicherzustellen, dass eure BYOD-Richtlinie Hackern nicht noch mehr Möglichkeiten bietet, an eure privaten Daten heranzukommen, ist es wichtig, dass ihr euer Personal über die besten Praktiken der Cybersicherheit unterrichtet. Ein persönliches Gerät, das ohne entsprechende Sicherheitskenntnisse verwendet wird, kann zu einer Schwachstelle werden und es Malware oder Hackern ermöglichen, in Unternehmensnetzwerke einzudringen. 

Regelmäßige Schulungen stellen sicher, dass die Mitarbeitenden die neuesten Sicherheitsprotokolle kennen. So können sie lernen, wie sie Bedrohungen erkennen und darauf reagieren können, um das Risiko von Sicherheitsvorfällen deutlich zu verringern.

6. Daten verschlüsseln

Datenverschlüsselung ist ein Eckpfeiler jeder Cybersicherheitsstrategie, aber für Unternehmen mit BYOD-Richtlinien ist sie noch wichtiger. Sie gewährleistet die Informationssicherheit, besonders wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird. 

Ein unverschlüsseltes Telefon, das vertrauliche geschäftliche E-Mails enthält, könnte einer Person, die es findet, oder einem Dieb leichten Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten verschaffen. Dies kann dann zu Datenschutzverletzungen und rechtlichen Konsequenzen führen. 

Die Verschlüsselung von Daten auf persönlichen Geräten bietet einen zusätzlichen Schutz, da die Informationen ohne den richtigen Verschlüsselungscode nicht lesbar sind. Diese Sicherheitsmaßnahme mindert das Risiko der Datenpreisgabe erheblich, selbst wenn das Gerät kompromittiert wird.

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7. Eine MDM-Strategie umsetzen

Die Entwicklung einer MDM-Strategie geht Hand in Hand mit der Erstellung einer BYOD-Richtlinie. Sie sorgt für die Sicherheit und Verwaltbarkeit von Geräten, die auf Unternehmensressourcen zugreifen. 

Wenn zum Beispiel das persönliche Tablet eines Mitarbeitendens für den Zugriff auf E-Mails und Dokumente des Unternehmens genutzt wird, können MDM-Tools Sicherheitsrichtlinien wie Passwortschutz, Verschlüsselung und die Möglichkeit, Daten zu löschen, wenn das Gerät verloren geht oder aus der Ferne gestohlen wird, durchsetzen. 

Dies hilft, den unbefugten Zugriff auf sensible Informationen zu verhindern, stellt die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicher und gibt dem Unternehmen die Kontrolle darüber, wie arbeitsbezogene Daten auf persönlichen Geräten gehandhabt werden.

8. Zero-Trust-Protokolle einrichten

Die Zero Trust Architecture (ZTA) basiert auf dem Prinzip "never trust, always verify". Dies ist einer der besten Ansätze für hybride Teams, die ihre persönlichen Geräte nutzen und oft zwischen sicheren Unternehmensnetzwerken und potenziell gefährdeten öffentlichen Netzwerken wechseln. 

Nehmt zum Beispiel eure Kollegin Sofia, die über das WLAN eines Cafés auf Unternehmensdaten zugreift. Mit einem Zero-Trust-Protokoll müsste sie sowohl ihre Identität als auch die Sicherheitslage ihres Geräts überprüfen, bevor sie Zugang erhält.

Dies verhindert unbefugtes Eindringen und mindert das Risiko von Datenverstößen in solchen ungeschützten Umgebungen.

9. Erstellt eine Liste mit Tipps zur Cybersicherheit und haltet sie jederzeit zugänglich

Die Weitergabe einer Liste mit Tipps zur Cybersicherheit an die Mitarbeitenden ist wichtig, um ein Sicherheitsbewusstsein zu schaffen, das von BYOB-Richtlinien bis hin zu jedem Aspekt des digitalen Arbeitslebens reicht. Diese stets zugängliche Ressource ist eine ständige Erinnerung und ein nützliches Nachschlagewerk für bewährte Praktiken, insbesondere für hybride Arbeitsumgebungen. Wir werden hier nicht alle wichtigen Tipps im Detail aufzählen, da wir gerade einen kompletten Artikel zu diesem Thema veröffentlicht haben. Aber hier sind die wichtigsten Aspekte, die eure Liste mit Tipps zur Cybersicherheit enthalten sollte:

• Erstellt einen eindeutigen Benutzernamen.
• Aktiviert die MFA.
• Installiert eine Lösung zur Remote-Ortung.
• Deaktiviert die Optionen für die automatische Verbindungsherstellung.
• Verwendet VPNs.
• Übt die SLAM-Methode.
• Installiert die neuesten Software-Updates. 
• Etc.

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💡 Lest den vollständigen Artikel über Cybersecurity-Tipps für Arbeitnehmende, damit eure Mitarbeitenden ihre persönlichen Geräte und Daten sicher aufbewahren können!

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Tipps zur Aufrechterhaltung von Sicherheit und Effizienz, sobald eure BYOD-Richtlinie in Kraft ist

10. Ein IT-Supportsystem für den Fall von Cybersicherheits- und Technologieproblemen bereitstellen

Außerdem ist es wichtig, dass eure Mitarbeitenden wissen, an wen sie sich wenden können, wenn es technische Probleme oder Probleme mit der Cybersicherheit auf ihren Geräten gibt. Die Rolle eures IT-Teams oder eines externen Unternehmens ist hier entscheidend.

Eure Teammitglieder müssen sich wohl fühlen, wenn sie ihre IT-Kolleg:innen um Hilfe bitten, wenn sie ein Problem bei der Installation eines neuen Tools haben oder wenn sie sich bei einer verdächtigen E-Mail, die sie erhalten haben, unsicher sind. Ein schnelles Eingreifen der IT-Abteilung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Probleme schnell gelöst werden, und stärkt sichere Praktiken. 

Durch die Einführung eines IT-Unterstützungssystems trägt ihr dazu bei, die Risiken für die persönlichen Geräte der Mitarbeitenden und die Datensicherheit eures Unternehmens zu minimieren.

11. Regelmäßig Audits zur Cybersicherheit planen

Die Durchführung von Audits auf den Geräten der Mitarbeitenden im Rahmen einer BYOD-Richtlinie ist für die Sicherheit unerlässlich. Wie wir bereits erwähnt haben, müssen dabei jedoch die Belange des Datenschutzes berücksichtigt werden. Es kann sein, dass eure Mitarbeitenden zögern, ihre persönlichen Geräte für diesen Audit zur Verfügung zu stellen, was völlig verständlich ist.

Transparenz und Kommunikation sind der Schlüssel zur ethischen Durchführung dieser Audits. Die Mitarbeitenden sollten darüber informiert werden, was ein Audit beinhaltet, warum er notwendig ist und wie er ihre Privatsphäre respektiert. Die Audits müssen sich ausschließlich auf arbeitsbezogene Daten und Anwendungen konzentrieren, nicht auf persönliche Inhalte. Ihr könnt automatisierte Tools verwenden, die Sicherheitsrisiken aufzeigen, ohne persönliche Details preiszugeben. 

Holt vor der Prüfung die Zustimmung ein und besprecht das Verfahren mit euren Teammitgliedern. Dieser Ansatz gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und respektiert gleichzeitig die Privatsphäre der Mitarbeitenden. So bleibt der Prozess professionell und respektvoll.

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💜 Erfahrt mehr über deskbird und seine Daten- und Datenschutzrichtlinie.

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12. Informiert eure Teams über die neuesten Maßnahmen zur Cybersicherheit.

Es ist wichtig, dass ihr euch und eure Mitarbeitenden über die neuesten Cybersicherheitsmaßnahmen auf dem Laufenden hält, denn die Technologie entwickelt sich rasant weiter und die Hacking-Techniken werden immer ausgefeilter. Wenn Cyberkriminelle neue Angriffsmethoden entwickeln, macht veraltetes Sicherheitswissen sowohl persönliche als auch Unternehmensdaten angreifbar.

Regelmäßige Updates und Schulungen sorgen dafür, dass eure Teammitglieder informiert bleiben. Dieser zusätzliche Schritt hilft ihnen auch, potenzielle neue Bedrohungen zu erkennen und die am besten geeigneten Sicherheitsmaßnahmen anzuwenden, um sensible Informationen effektiv zu schützen.

13. Sichert die Unternehmensdaten regelmäßig

Erinnert eure Mitarbeitenden daran, regelmäßig Datensicherungen durchzuführen, um sich vor Datenverlusten zu schützen, die durch Gerätediebstahl, Beschädigung oder Cyberangriffe wie Ransomware entstehen können. 

Stellt euch vor, das persönliche Gerät eurer Kollegin Sam enthält wichtige Arbeitsdokumente, die versagen oder verloren gehen könnten. Wenn sie keine regelmäßigen Backups macht, könnten die Informationen für immer verloren sein. Von den Folgen für ihren Job und euer Unternehmen ganz zu schweigen.

Die Einführung eines routinemäßigen Sicherungsprotokolls stellt sicher, dass arbeitsbezogene Daten kopiert und sicher gespeichert werden. So könnt ihr wichtige Informationen schnell wiederherstellen und den Betrieb aufrechterhalten, falls riskante Vorfälle im Zusammenhang mit der privaten Gerätenutzung eurer Mitarbeitenden auftreten.

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Wir hoffen, dass diese 13 BYOD-Best Practices euch und eurem hybriden Team helfen, herauszufinden, was ihr tun müsst, um dieses neue System erfolgreich und sicher einzuführen. Wahrscheinlich müsst ihr die Liste der Do's und Don'ts für eure Bring Your Own Device-Richtlinie an eure Branche, Größe und Bedürfnisse anpassen. Denkt daran, dass das BYOD-Konzept sicherlich Kosten spart und besser für den Planeten ist, da es den Bedarf an Ressourcen reduziert. Dennoch sollte es alle in diesem Artikel genannten Aspekte berücksichtigen und klug umgesetzt werden. 

Der Einsatz moderner und hochsicherer Technologie ist sicherlich eine der besten Möglichkeiten, diesen Ansatz und eure Datenzu schützen. Die deskbird App erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards. Wenn ihr also euren hybriden Arbeitsbereich optimieren und gleichzeitig die Erfahrungen eurer Mitarbeitenden verbessern und Kosten sparen wollt, fordert eine kostenlose Demo an!