Tools zur Büroautomatisierung: Beispiele und Tipps

Seid ihr IT-Experten, die versuchen, ihren Chef und andere Manager:innen zu überzeugen, dass Tools zur Büroautomatisierung wichtig und sinnvoll sind, oder ein Unternehmen, das herausfinden möchte, ob es sich lohnt, mehr in die Automatisierung eures Arbeitsplatzes zu investieren?

Es ist normal, dass man es sich zweimal überlegt, bevor man eine neue Technologie einführt. Erstens ist sie teuer. Zweitens will man kein Geld für Technologien ausgeben, die nicht genutzt werden und keinen Mehrwert schaffen. In diesem Artikel stellen wir euch die besten Beispiele für Büroautomatisierung vor, erläutern die Vorteile einer automatisierten Arbeitsumgebung und geben praktische Tipps, wie man es richtig macht.

Von Tools zur Datenautomatisierung über automatisierte HR-Systeme bis hin zur CRM-Automatisierung gehen wir auf verschiedene Arten der Büroautomatisierung ein, um zu verdeutlichen, warum sie eine gute und wichtige Investition ist. Seid ihr bereit, Arbeitsabläufe und Prozesse zu rationalisieren und gleichzeitig Kosten zu senken und eure Cybersicherheit zu verbessern? Hier ist euer Guide für den Einstieg in die Büroautomatisierung!

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Was sind typische Beispiele für Büroautomatisierung?

1. Automatisierte Tools für das Facility Management

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Automatisierte FM-Tools (Facility Management) sind Teil der Backoffice-Automatisierung. Sie helfen zum Beispiel dabei, das Arbeitsplatzmanagement zu optimieren, was für die dynamischen Anforderungen einer hybriden Arbeitsumgebung entscheidend ist. Sie rationalisieren auch die Prozesse der Gebäudewartung. Durch den Einsatz automatisierter Tools können FM-Manager:innen proaktiv Probleme in den Gebäuden angehen, vorbeugende Wartungsarbeiten planen und Arbeitsressourcen effizient zuweisen. Dies steigert die betriebliche Effizienz und sorgt für eine sichere und angenehme Arbeitsumgebung. Die besten automatisierten FM-Tools sind:

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• All-in-One Arbeitsplatzmanagement-Lösungen wie deskbird.
• Gebäudeautomationssysteme wie Honeywell Building.
• Energiemanagement-Lösungen wie die Apollo IoT Energy Platform.
• Besuchermanagement-Tools wie ILobby.
• Sicherheits- und Compliance-Software wie SafetyCulture (iAuditor).

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2. Automatisierte Tools für hybrides Arbeiten

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Automatisierung spielt auch eine wichtige Rolle bei der Überbrückung der Kluft zwischen den Mitarbeitenden im Büro und denen, die remote arbeiten. Kollaborations- und Kommunikationsplattformen sorgen dafür, dass Menschen miteinander in Kontakt bleiben und gemeinsame Projekte effektiv durchgeführt werden können. Automatisierte Terminplanungssysteme optimieren Meetings über Zeitzonen hinweg, während eine Arbeitsplatzbuchungssoftware bei Bedarf einen schnellen Zugang zu Büroressourcen gewährleistet. Diese Ressourcen fördern eine kohärentere und flexiblere Arbeitsumgebung, die es den Teammitgliedern ermöglicht, unabhängig von ihrem Standort in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten. Zu den wichtigsten automatisierten Tools für hybrides Arbeiten gehören:

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• Schreibtischbuchungssoftware wie deskbird.
• Systeme für hybride Arbeitsplanung wie deskbird.
• Online-Kommunikationsplattformen wie Slack.
• Projektmanagementsoftware wie Notion.
• Cloud-basierte Lösungen wie Google Drive.

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🎬 In diesem kurzen zweiminütigen Video könnt ihr euch die wichtigsten Funktionen der deskbird-App ansehen und erfahrt, wie deskbird Unternehmen bei der Verwaltung von hybriden Arbeitsplätzen unterstützt!

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3. Automatisierte Tools für das Projektmanagement

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Automatisierte Projektmanagement-Tools rationalisieren die Arbeitsabläufe, indem sie es Projektmanager:innen ermöglichen, Zeitpläne zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass die Teams aufeinander abgestimmt sind, damit wichtige Termine eingehalten werden können. Die Datenkonsolidierung ermöglicht zudem eine bessere Ressourcenzuweisung und Risikobewertung, indem sie analytische Erkenntnisse liefert. Die gesteigerte Effizienz verbessert den Projektabschluss und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich mehr auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, die auf Kreativität und Problemlösungskompetenz basieren. Hier sind die wichtigsten automatisierten Projektmanagement-Tools, die ihr in Betracht ziehen solltet:

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• Task-Management-Lösungen wie Notion.
• Gantt-Diagramm-Software wie Smartsheet.
• Ressourcenmanagement-Software wie Float.
• Agile Projektmanagement-Tools wie JIRA.
• Projektportfolio-Management-Plattformen (PPM) wie Wrike.

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4. Automatisierte Tools für HR

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Von Recruiting über Onboarding bis hin zu Performance-Management, Automatisierungstools unterstützen HR-Teams bei verschiedenen Aspekten ihrer Arbeit. Sie rationalisieren Prozesse wie das Sortieren von Lebensläufen und das Planen von Vorstellungsgesprächen. Automatisierte Systeme verbessern auch die Datengenauigkeit und verringern das Risiko menschlicher Fehler bei der Gehaltsabrechnung und der Erstellung von Compliance-Auswertungen. Außerdem ermöglichen sie es den Beschäftigten, bestimmte Aufgaben wie die Aktualisierung ihrer Benefits und ihrer persönlichen Daten, selbst auszuführen, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führt. Insgesamt hilft Automatisierung der Personalabteilung, dynamischer und zielgerichteter zu werden. Hier sind Automatisierungswerkzeuge, die eure HR-Prozesse wirklich verbessern können:

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• Applicant Tracking Systems (ATS) wie Greenhouse.
• Software zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung wie Gusto.
• Onboarding-Plattformen für Mitarbeitende wie BambooHR.
• Leistungsmanagement-Tools wie Lattice.
• Software zur Mitarbeiterbindung wie Officevibe.

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Die gute Nachricht ist, dass viele HR-Automatisierungstools all diese Aspekte vereinen, so dass alles, was ihr braucht, an einem Ort zentralisiert ist.

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5. Automatisierte Finance-Tools

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Automatisierte Systeme beschleunigen wiederkehrende Finanzvorgänge. Von der Rechnungsbearbeitung über die Verwaltung von Ausgaben bis hin zur Erstellung von Berichten bieten sie einen unmittelbaren Einblick in die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Das garantiert, dass ihr schnell fundierte Entscheidungen treffen könnt und mehr Transparenz in euren Finanzgeschäften erhaltet. Außerdem tragen diese technischen Unterstützer zu einem soliden Risikomanagement bei, indem sie Finanztransaktionen ständig analysieren, um die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien sicherzustellen. Hier sind klassische Beispiele für automatisierte Tools, die sich an Finanzteams richten:

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• Buchhaltungssoftware wie QuickBooks. 
• Cloud-basierte Finanzverwaltungstools wie Xero.
• Systeme zur Automatisierung der Ausgabenerfassung wie Expensify.
• ERP-Lösungen wie Oracle Netsuite.
• Automatisierungstools für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung wie Bill.com (funktioniert mit Xero).

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6. Automatisierte Tools für die digitale Sicherheit

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Mit dem Fortschritt der Digitalisierung gewinnt der Schutz von Daten für alle Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Automatisierte Cybersicherheitslösungen sind eine große Hilfe, da sie Risiken sofort erkennen und Bedrohungen entschärfen. Diese Tools stellen sicher, dass Software-Updates und Sicherheits-Patches konsequent und rechtzeitig eingespielt werden, ohne dass es zu personenbedingten Verzögerungen kommt. So können z. B. Intrusion Detection Systeme den Datenverkehr und das Verhalten analysieren, um Anomalien viel schneller zu erkennen, als wenn eure Mitarbeitenden sie manuell überwachen würden. So können sich Cybersecurity-Teams mehr Zeit für proaktive Verteidigungsstrategien und komplexe Problemlösungen nehmen, um die digitale Infrastruktur des Unternehmens zu stärken. Hier sind einige Beispiele für automatisierte Cybersecurity-Tools, die ihr euch ansehen solltet:

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• Security Information and Event Management (SIEM) wie IBM QRadar.
• Intrusion Detection and Prevention Systeme (IDPS) wie Cisco Firepower.
• Endpoint Detection and Response (EDR) Lösungen wie CrowdStrike Falcon Insight XDR.
• Vulnerability Management Tools wie Qualys VMR.
• Security Orchestration, Automation, and Response (SOAR) Plattformen wie Palo Alto Network Cortex XSOAR.

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7. Automatisierte Marketing-Tools

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Auch Marketingteams können massiv von der Automatisierung ihrer täglichen Arbeit profitieren. Büroautomatisierungs-Tools für das Marketing rationalisieren überflüssige Aufgaben wie E-Mail-Kampagnen, Posts in sozialen Medien und Datenanalysen. Gleichzeitig hat das Marketingteam mehr Zeit, sich auf Strategie und Kreativität zu konzentrieren. Automatisierte Marketinglösungen steigern die Effizienz, machen die Kommunikation zielgerichteter und liefern Erkenntnisse aus den Kundendaten, um die Marketingmaßnahmen zu optimieren. Dies führt natürlich nicht nur zu einer höheren Produktivität, sondern auch zu besseren Kampagnenergebnissen. Hier sind empfehlenswerte Automatisierungstools für Marketingteams:

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• Automatisierungslösungen für E-Mail-Marketing wie Mailchimp.
• CRM-Software zum Verwalten von Kundenbeziehungen wie HubSpot.
• Social Media Management Plattformen wie Hootsuite.
• Marketing-Attribution- & Analytics-Tools wie Google Analytics.
• Content Management Systeme (CMS) wie WordPress.

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8. Automatisierte Tools zur Datenanalyse

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Datenanalyst:innen gehören zu den Arbeitnehmenden, die vom Einsatz von Automatisierungstools erheblich profitieren können. Diese Technologien automatisieren die Datenerfassung, -verarbeitung und -visualisierung und ermöglichen es Datenexpert:innen, schnell Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Software erhöht die Genauigkeit von Analysen und spielt eine wichtige Rolle bei der Verbesserung von Geschäftsstrategien und betrieblicher Effizienz. Hier sind ein paar Beispiele für automatisierte Tools zur Datenanalyse:

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• Business Intelligence (BI)-Plattformen wie Microsoft Power BI.
• Tools zur Datenbereinigung und -aufbereitung wie Alteryx.
• Statistische Analysesoftware (SAS) wie JMP.
• Lösungen für Predictive Analytics und Machine Learning wie Tableau.
• Datenbankmanagementsysteme (DBMS) wie Google Cloud SQL.

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9. Automatisierte Customer Relationship Management Tools

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Büroautomatisierungs-Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (kurz: CRM-Tools) sind Automatisierungslösungen für das Front-Office. Sie zentralisieren Kundendaten und -interaktionen, um einen personalisierten Service zu ermöglichen und die Kommunikation effektiver zu gestalten. CRM-Tools helfen euch, die Kundenzufriedenheit, die Verkaufsproduktivität und die langfristigen Geschäftsbeziehungen zu verbessern, indem sie Aufgaben wie Kontaktmanagement, Lead-Tracking und Kundensupport automatisieren. Hier sind Beispiele für bewährte automatisierte CRM-Tools:

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• Software für Vertriebsmanagement, Kundenservice, Marketingautomatisierung und Analytics wie Salesforce.
• Lösungen für Kontakt- und Unternehmensmanagement, Deal-Pipelines und E-Mail-Planung wie HubSpot CRM.
• KI-unterstützte Vertriebs- und Kundendienstmanagementsysteme wie Microsoft Dynamics 365.
• Tools für Vertriebsmanagement, Marketingautomatisierung und Aktivitätsverfolgung wie Zoho CRM.
• Vertriebs-CRM und Pipeline-Management-Software wie Pipedrive.

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Wie Tools zur Büroautomatisierung unsere Arbeitsweise und Arbeitsabläufe verändern

Büroautomatisierung beseitigt repetitive Aufgaben, die keinen Mehrwert schaffen

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Im digitalen Zeitalter sollten zeitraubende Aufgaben und Prozesse nicht mehr manuell erledigt werden müssen. Das ist der Hauptzweck und der wichtigste Vorteil von automatisierten Systemen. Alle weiteren Vorteile von Automatisierungstools ergeben sich daraus, dass sie es den Beschäftigten ermöglichen, die Anzahl der sich wiederholenden Aufgaben in ihrem Arbeitsalltag zu verringern. Eure Kollegin Chloe muss zum Beispiel keine Daten mehr manuell eingeben. Mit einem Büroautomatisierungstool wie Zapier kann sie verschiedene Apps miteinander verbinden, um automatisch Informationen zu übertragen, E-Mail-Benachrichtigungen zu verwalten und Aufgabenlisten zu aktualisieren. So kann sie ihre Zeit und Energie in kritisches Denken und Strategieplanung stecken.

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Automatisierungstools rationalisieren Arbeitsabläufe und Prozesse

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Tools zur Büroautomatisierung helfen Chloe auch dabei, ihre täglichen Aufgaben zu optimieren, indem sie Routineprozesse reibungslos machen. Wenn Chloe zum Beispiel einen automatisierten Terminplaner nutzen könnte, müsste sie nicht mehr mit E-Mails jonglieren, um Meetings zu vereinbaren. Das Tool wird mit ihrem Kalender synchronisiert, so dass ihre Kolleg:innen problemlos Termine buchen können. Diese Effizienz verschafft ihr nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine reibungslose Zusammenarbeit. Es steigert auch ihre Produktivität und ermöglicht es ihr, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben herumzuschlagen.

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Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden

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Ein weiterer Vorteil der Arbeitsplatzautomatisierung ist, dass Chloe durch das Rationalisieren der Arbeitsabläufe mehr Zeit hat, um Dinge zu erledigen und sich wichtigen Aufgaben zu widmen. Mit einem automatisierten Dokumentenmanagementsystem kann sie zum Beispiel Dateien effizient kategorisieren und abrufen, ohne Ordner manuell zu durchforsten. Das ist eine echte Zeitersparnis. Denn die Dokumente werden auf der Grundlage des Inhalts indexiert, so dass Chloe weniger Zeit mit dem Organisieren von Dateien verbringt und mehr Kapazitäten für die Analyse von Berichten hat. So kann sie effektiver und produktiver arbeiten, da sie ihr Fachwissen und ihre Zeit besser nutzen kann.

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Automatisierungssoftware ist 24/7 im Einsatz

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Arbeitnehmende können nicht 24/7 arbeiten. Roboter schon. Das ist ein weiterer Vorteil der Automatisierung eurer Arbeitsumgebung. Was ist, wenn jemand mitten in der Nacht versucht, eure Systeme zu hacken? IT-Experten können nicht rund um die Uhr erreichbar sein, um jederzeit einzugreifen. Ein gut eingerichtetes automatisiertes System kann sofort einen Gegenangriff starten. Ein automatisierter Kundenservice-Chatbot kann außerdem zu jeder Zeit sofortige Antworten auf Kundenanfragen geben und so die Kundenzufriedenheit erhöhen, ohne an traditionelle Bürozeiten gebunden zu sein. Dieser Rund-um-die-Uhr-Betrieb kann zweifelsohne die betriebliche Effizienz und Sicherheit eines Unternehmens verbessern.

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Automatisierung reduziert menschliche Fehler

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Menschliche Fehler treten in der Regel auf, wenn Mitarbeitende repetitive Aufgaben erledigen, die nicht viel Nachdenken erfordern. Wenn eure Mitarbeitenden Zahlen in ein Google Sheet eintippen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie Fehler machen und keinen Nutzen daraus ziehen. Die Automatisierung von Dateneingabe, Berechnung und Reporting erhöht die Datengenauigkeit und minimiert menschliche Fehler. Ihr könnt zum Beispiel auch eine E-Mail-Kampagne automatisieren. So vermeidet ihr Fehler wie das Versenden von Duplikaten oder eine falsche Zielgruppenansprache und stellt sicher, dass die richtige Nachricht die richtigen Personen zur passenden Zeit erreicht.

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Büroautomatisierung ermöglicht genaue Dateneinblicke

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Office-Automatisierungstools nutzen fortschrittliche Analysemethoden, um große Datenmengen zu verarbeiten und genaue Erkenntnisse zu gewinnen, die manuell unmöglich zu generieren wären. Nehmen wir an, dass Chloe im Marketing arbeitet. Automatisierte Tools können Leistungskennzahlen und Kundeninteraktionen beobachten, um Trends zu erkennen und den Bedarf vorherzusagen. Diese datengestützten Informationen geben ihr die Möglichkeit, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie kann diese Erkenntnisse nutzen, um Kampagnen so zu gestalten, dass sie bei der Zielgruppe des Unternehmens ankommen, was zu mehr Engagement und Umsatz führt. Davon profitiert auch das Unternehmen, indem es gezielte Strategien entwickelt, die den ROI verbessern.

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Automatisierte Bürosysteme erhöhen die Cybersicherheit

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Wie bereits erwähnt, spielt Automatisierung auch bei der Stärkung eurer Cybersicherheitsinfrastruktur eine entscheidende Rolle. Roboter können potenzielle Bedrohungen einfach viel schneller erkennen und bewältigen als Menschen. Der Einsatz von Technologie zum Schutz des Arbeitsplatzes vor Hackerangriffen oder zur Verhinderung von Datenlecks und -verlusten ist von grundlegender Bedeutung. Ein automatisiertes Intrusion Detection System (IDS) überwacht zum Beispiel kontinuierlich den Netzwerkverkehr und alarmiert bei Anzeichen von unbefugtem Zugriff sofort das IT-Personal, damit es Abwehrmaßnahmen einleiten kann. In einer Zeit, in der Remote Work die neue Norm ist, geben automatisierte Cybersicherheitslösungen eurer digitalen Umgebung eine willkommene zusätzliche Schutzschicht.

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Automatisierung hilft Unternehmen, Kosten zu sparen

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Zeit ist Geld und automatisierte Lösungen helfen euch, in doppelter Hinsicht zu sparen. Schauen wir uns an, wie genau das funktioniert.

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Automatisierungstools helfen euch, menschliche Fehler zu minimieren, die oft zu ressourcenaufwändigen Korrekturen führen. Außerdem schützen sie euren Arbeitsplatz vor kostspieligen Cyberbedrohungen. Mitarbeitende werden von sich wiederholenden Aufgaben befreit und können sich auf strategische, umsatzsteigernde Aktivitäten konzentrieren. Ihr werdet automatisch benachrichtigt, wenn eine Wartung erforderlich ist, und könnt so unnötige Ausgaben vermeiden. Außerdem wird euer Arbeitsplatz durch Schreibtischbuchungssysteme effektiver verwaltet. Mit diesen Lösungen könnt ihr die Betriebskosten für überflüssigen Büroraum einsparen und einen effektiveren Arbeitsplatz schaffen.

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So entscheidet ihr, welche Büroautomatisierungssoftware ihr in eurem Unternehmen braucht

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Zuerst solltet ihr bedenken, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und unterschiedliche Bedürfnisse hat. Euch darüber Gedanken zu machen, bevor ihr ein Automatisierungstool einführt, ist wichtig, um sicherzustellen, dass es eure Teams erfolgreich unterstützt.

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Fragt eure Mitarbeitenden nach den größten Frustrationen

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Wo verlieren sie am meisten Zeit? Welcher Prozess könnte ihrer Meinung nach optimiert werden? Um die richtigen Tools zur Büroautomatisierung für euer Team zu finden, müsst ihr zunächst ihre täglichen Herausforderungen verstehen. Es ist wichtig, die Aufgaben zu besprechen, die ihnen Zeit und Energie rauben. Dieses Feedback und die Gespräche helfen dabei, langweilige und sich wiederholende Tätigkeiten zu identifizieren, die für eine Automatisierung in Frage kommen. Indem ihr die spezifischen Probleme identifiziert, könnt ihr die besten Lösungen auswählen, um die tatsächlichen Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden zu erfüllen. Dieser Schritt ist die Voraussetzung dafür, dass ihr euch für automatisierte Tools entscheidet, die die Arbeitsabläufe eurer Teams rationalisieren, ihre Produktivität steigern und sicherstellen, dass die Einführung der Technologie greifbare Vorteile für alle mit sich bringt.

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Analysiert eure Daten

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Das Feedback der Beschäftigten mit Echtzeitdaten zu kombinieren, ist wichtig, um zu vermeiden, dass die falschen Probleme angegangen werden. Was die Leute denken, entspricht nicht immer der Realität. Daten sind euer wichtigster Verbündeter, um dies zu überprüfen. Durch eine gründliche Untersuchung der Workflow-Daten könnt ihr feststellen, welche Aufgaben übermäßig viel Zeit oder Ressourcen verbrauchen und welche fehleranfällig sind. Diese datengestützte Strategie hilft euch, die höchsten Prioritäten für die Automatisierung zu erkennen. So könnt ihr sicher sein, dass ihr euch zunächst auf die Bereiche konzentriert, die die größten Auswirkungen auf die Effizienz und Genauigkeit haben. So werden die Automatisierungsbemühungen strategisch auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Unternehmens abgestimmt.

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Schaut euch den Markt für Büroautomatisierung genau an

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Abhängig von eurer Branche und den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden sind manche Automatisierungstools wichtiger als andere. Ihr müsst recherchieren, anstatt in ein Tool zu investieren, nur weil alle anderen es benutzen. Seht euch die verschiedenen Funktionen jeder Lösung an, vergewissert euch, dass sie mit euren Skalierungszielen übereinstimmt, schaut euch Bewertungen an usw. Wenn möglich, solltet ihr die Tools testen, bevor ihr sie abonniert, um zu sehen, wie eure Teams darauf reagieren und ob sie einen Unterschied in ihren täglichen Abläufen machen.

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Wie nutzt deskbird Automatisierung, um die Verwaltung von flexiblen Büros zu verbessern?

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Wir nutzen Automatisierung auf mehrere Arten, um euch zu helfen, euren hybriden Arbeitsplatz möglichst effizient zu verwalten. Über Integrationen könnt ihr die deskbird-App zum Beispiel mit eurer digitalen Infrastruktur verbinden, damit ihr nicht von einer Plattform zur anderen wechseln müsst und alle Daten automatisch synchronisiert werden. Wenn ein:e Kolleg:in einen Besprechungsraum für euer Team bucht, wird das direkt in eurem Kalender aktualisiert und ihr erhaltet eine Benachrichtigung. Auch unser Wochenplanungssystem ist mit einer Automatisierungstechnologie ausgestattet. Nehmen wir an, einer eurer Mitarbeitenden hat beschlossen, jeden Dienstag ins Büro zu kommen und möchte jede Woche denselben Schreibtisch buchen. Er kann seine Buchung automatisieren, damit er sie nicht jede Woche neu vornehmen muss (auch wenn das in nur drei Klicks erledigt ist!).

Der beste Weg, um herauszufinden, wie wir bei deskbird Automatisierung fürs Arbeitsplatzmanagement nutzen, besteht darin, unsere Lösung einfach zu testen. Also genau wie bei jedem anderen Tool zur Büroautomatisierung auch. 

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Startet jetzt mit der kostenlosen Testversion der deskbird-App und schaut euch an, wie sie eure Buchungsprozesse rationalisiert, die hybride Wochenplanung erleichtert, Datenanalysen verbessert und vieles mehr.

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Quellen:

• 14 Types of Office Automation Tools, HiTechNectar.
• 10 Best Office Automation Software in 2024, ClickUp.‍
• Office Automation: Definition, Tools, Best Practices, YAROOMS.