Das Dilemma der Software zur Erfassung der Mitarbeitendenproduktivität

‍

Art Malkovich ist der Geschäftsführer und Mitbegründer von Onilab, einem Unternehmen für E-Commerce-Entwicklung. Er hat rund zehn Jahre Erfahrung im Team-Management und in der Webentwicklung für E-Commerce. Er hält sich gerne über die neuesten Technologien auf dem Laufenden und entwickelt innovative Projekte, wie zum Beispiel Headless-Commerce-Lösungen und PWAs.

‍

‍

‍

Ist es ethisch vertretbar, die Produktivität deiner Mitarbeiter zu überwachen? Diese Frage ist heute äußerst relevant, da immer mehr Unternehmen Tracking-Software einsetzen, um ihre Mitarbeiter im Büro und im Außendienst zu überwachen. Arbeitgeber wollen genau wissen, mit welchen Aufgaben und Aktivitäten ihre Mitarbeiter beschäftigt sind, und sicherstellen, dass sie ihre Zeit effizient einteilen.

In den Bereichen Werbung und Marketing, Finanzen und Einzelhandel gewinnt Software zur Produktivitätsüberwachung, auch bekannt als "Brassware" oder "Tattler", immer mehr an Bedeutung. Der E-Commerce-Titan Amazon nutzt zum Beispiel die Smartphone-App Mentor, um die Effizienz und das Verhalten seiner Lieferfahrer auf der Straße zu bewerten. JPMorgan, der weltweit führende Finanzdienstleister, überwacht alles, von den Zoom-Anrufen und E-Mails seiner Mitarbeiter bis hin zur Anwesenheit im Büro.  

Beim Einsatz solcher Tracking-Tools ist es wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen der Überwachung der Leistung deines Teams und der Wahrung ihrer Privatsphäre zu finden. Andernfalls kann ihr die Arbeitsmoral der Mitarbeiter/innen untergraben und zu einem toxischen Arbeitsplatz führen. In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Arten von Produktivitätsüberwachungssoftware, ihre Vor- und Nachteile und die besten Methoden, um sie in dein Unternehmen zu integrieren.

‍

Überblick über die Überwachung der Mitarbeiter

‍

Die Pandemie löste eine erste Welle der Arbeitsüberwachung aus. Im Laufe der Zeit und mit der Einführung von Remote- und hybriden Arbeitsmodellen wurde die Überwachung der Beschäftigten immer alltäglicher. Tatsächlich überwachen 60 % der Unternehmen mit Fernarbeitskräften ihre Angestellten digital.   

Unternehmen nutzen verschiedene Instrumente und Verfahren, um Daten darüber zu sammeln, was ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit tun. Die wichtigsten Gründe für die Anwendung dieser Lösungen sind:

• Engpässe und Ineffizienzen im Arbeitsablauf aufdecken. Mit den nötigen Daten können Unternehmen analysieren, wie ihre Beschäftigten ihre Zeit verbringen, und langsame oder umständliche Prozesse aufspüren, die die Produktivität behindern.

‍

• Ermutigung der Beschäftigten, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Einige Monitoring-Tools können den Zugriff auf bestimmte Websites und Anwendungen während der Arbeitszeit sperren, damit die Teammitglieder nicht abgelenkt werden.

‍

• Verhinderung von Datenschutzverletzungen und des Missbrauchs von Unternehmensressourcen. Überwachungssysteme bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, da sie fragwürdiges Verhalten in Echtzeit erkennen und die zuständige Abteilung alarmieren können, um sofortige Maßnahmen zu ergreifen.

‍

• Feststellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Die Überwachung der Internetnutzung und der E-Mail-Kommunikation der Beschäftigten stellt sicher, dass sie sich an die festgelegten Richtlinien halten und sich nicht an Dingen beteiligen, die die Sicherheit oder den Ruf des Unternehmens gefährden könnten.  

Funktionen zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität sind bereits ein fester Bestandteil vieler moderner Customer Relationship Management-Systeme. Nimm zum Beispiel Salesforce CRM als Beispiel. Diese robuste Plattform ermöglicht es Managern, benutzerdefinierte Dashboards und Berichte mit wertvollen Einblicken in die Aktivitäten der Mitarbeiter und den Fortschritt des Teams zu erstellen. In den meisten Fällen benötigen Unternehmen die fachkundige Unterstützung einer zertifizierten Salesforce CRM-Beratungsagentur, um das volle Potenzial dieses leistungsstarken Tools auszuschöpfen.

‍

Arten von Tools zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität

‍

Der digitale Markt ist überschwemmt von verschiedenen Softwareprogrammen, die die Produktivität verfolgen und die Leistung steigern sollen. Wir gehen auf einige der beliebtesten Arten ein:

• Die Computerüberwachungssoftware überwacht alle Aktivitäten, die die Beschäftigten auf den Computern des Unternehmens durchführen. Zu den Funktionen gehören die Protokollierung von Tastatureingaben, die Erstellung von Screenshots und die Verfolgung der Internet- und Anwendungsnutzung.

‍

• Das Zeiterfassungstool erfasst, wie viele Stunden Büro- und Fernarbeitskräfte für bestimmte Aufgaben aufwenden.

‍

• Mit E-Mail-Überwachungssystemen kann ihr die Korrespondenz der Beschäftigten einsehen, und zwar eingehende, ausgehende, gelöschte und archivierte Nachrichten.

‍

• GPS- und Standortverfolgungssoftware hilft Unternehmen, den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter zu überwachen.

‍

• Biometrische Systeme scannen Fingerabdrücke, Handflächen, Gesichter oder die Iris, um die Anwesenheit von Mitarbeitern zu erfassen oder Zugang zu sicheren Bereichen zu gewähren.

‍

• Die Videoüberwachungstechnologie zeichnet die Handlungen der Beschäftigten auf und liefert im Falle von Verstößen einen visuellen Beweis.

Die Wahl der besten Software zur Mitarbeiterüberwachung kann angesichts der großen Vielfalt an Tools ziemlich überwältigend sein. Während jede Option eine bestimmte Aufgabe erfüllt, können Unternehmen mehrere davon kombinieren, um ihre individuellen Bedürfnisse zu erfüllen. Ein Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern könnte sich zum Beispiel für GPS-Tracking und biometrische Systeme entscheiden, um Sicherheit und Anwesenheit zu gewährleisten. Ein Unternehmen, das im Büro arbeitet, kann sich für eine Software zur Zeiterfassung und Computeraktivität entscheiden, um die Leistung seiner Mitarbeiter/innen zu bewerten.

‍

Software zur Erfassung der Mitarbeiterproduktivität: Vor- und Nachteile der Implementierung

‍

Die Einrichtung eines Verfahrens zur Überwachung der Teamproduktivität hat Vorteile und Nachteile. Gitnux, eine unabhängige Marktforschungsplattform, stellt fest, dass Mitarbeiter/innen 7 % effizienter arbeiten, wenn sie wissen, dass sie kontrolliert werden. Doch es gibt noch viel mehr Vorteile, die Unternehmen aus Monitoring-Tools ziehen können. Schauen wir uns diese im Detail an.

Vorteile

Verbessert die Leistung der Mitarbeiter

Mithilfe von Systemen zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität können Führungskräfte die Mitarbeiter identifizieren, die das Arbeitsaufkommen nicht bewältigen können. Dann können sie die notwendigen Maßnahmen ergreifen, z. B. Aufgaben auf andere Teammitglieder verteilen und zusätzliche Schulungen organisieren, um Hürden im Arbeitsablauf zu verringern und die Gesamteffizienz zu steigern.

Minimiert die Risiken des Datenmissbrauchs

Mit einer Vielzahl von Überwachungsinstrumenten können Arbeitgeber alle Interaktionen mit Geschäftsdaten, einschließlich eingesehener Dokumente, gesendeter E-Mails, heruntergeladener Dateien und besuchter Websites, problemlos verfolgen. Ein solches Ausmaß der Überwachung ermöglicht es ihnen, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und Cyberangriffe und Insider-Bedrohungen zu verhindern.

Verbessert das Engagement der Mitarbeiter

Software zur Mitarbeiterüberwachung hilft dabei, Teammitglieder zu erkennen, die viel Zeit mit nicht arbeitsbezogenen Aufgaben verbringen. Anhand dieser Informationen können Führungskräfte die Faktoren ermitteln, die zur Unzufriedenheit führen, und Wege finden, diese zu beseitigen. Schließlich sind es die zufriedenen und engagierten Mitarbeiter/innen, die den Unternehmenserfolg vorantreiben. Sie sind in der Regel kreativer, produktiver und motivierter, mehr als nötig zu tun. 

Überwacht entfernte Arbeitskräfte

Fernarbeit ist für viele Unternehmen zum neuen Standard geworden. Durch den Einsatz von Überwachungssoftware können Unternehmen ihre Mitarbeiter/innen, die an verschiedenen Standorten arbeiten, im Auge behalten und sicherstellen, dass sie produktiv bleiben und den sicheren Umgang mit Daten pflegen.

Fördert die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter

Wenn Büro- und Außenteams wissen, dass ihre Arbeit überwacht wird, konzentrieren sie sich eher auf die geschäftlichen Aufgaben und halten die Fristen ein. Der Einsatz der besten Software zur Mitarbeiterüberwachung kann die Mitarbeiter/innen auch dazu ermutigen, ihre Zeit effizient zu nutzen.

‍

Nachteile

Die Mitarbeiterüberwachung kann zwar ein wertvolles Instrument sein, aber ihr Missbrauch kann auch negative Folgen haben. Untersuchen wir die möglichen Risiken und Herausforderungen bei der Integration dieser Software in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens.

Untergräbt die Moral der Mitarbeiter

Anstatt die Produktivität der Beschäftigten zu steigern, kann eine zu aufdringliche Überwachung nach hinten losgehen und die Arbeitszufriedenheit verringern. Die Vorstellung, ständig überwacht zu werden, erzeugt bei den Beschäftigten ein Gefühl der Angst und des Unbehagens, was zu einer hohen Fluktuation führen kann. Eine Umfrage von ExpressVPN hat ergeben, dass 59 % der Beschäftigten sich durch die Überwachung am Arbeitsplatz gestresst fühlen und 43 % glauben, dass dies einen Vertrauensbruch darstellt. 

Verursacht Datenschutz und rechtliche Bedenken

Bei der Diskussion über verschiedene Arten von Produktivitätsüberwachungsinstrumenten werden zweifellos Fragen des Datenschutzes und der Rechtmäßigkeit aufkommen. Die Beschäftigten sollten wissen, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und wer darauf zugreifen kann. Indem Unternehmen auf offene Kommunikation und Transparenz setzen, können sie die Sorgen ihrer Teammitglieder lindern und das Vertrauen am Arbeitsplatz fördern.

‍

Ethischer Ansatz zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität

‍

Laut Gartner nutzen 60 % der großen Unternehmen seit der Pandemie Produktivitätsüberwachungssysteme, und diese Zahl wird bis 2025 voraussichtlich auf 70 % steigen. Trotz der wachsenden Beliebtheit solcher Überwachungssoftware ist es für Unternehmen wichtig, bei der Einführung ethische Aspekte und das Wohlergehen der Beschäftigten im Blick zu haben. Unter ihr findest du die besten Methoden, um dies zu erreichen:

‍

• Befolge das Gesetz. Unternehmen sollten sich über die Datenschutz- und Überwachungsgesetze ihres Landes informieren oder bei Bedarf einen Anwalt konsultieren. Andernfalls riskieren sie rechtliche Konsequenzen.

‍

• Entwickle klar definierte Überwachungsrichtlinien. Kommuniziere klar und deutlich, welche Geräte und Bereiche überwacht werden sollen.

‍

• Setze genaue Verträge auf. Lass deine Mitarbeiter/innen eine Vereinbarung unterschreiben, in der sie bestätigen, dass sie diese Richtlinien verstehen.

‍

• Minimiere die Datenerfassung. Verfolge und sammle nur Daten, die für deinen Geschäftsbetrieb und deine Ziele relevant sind. Vermeide eine aufdringliche Überwachung deiner persönlichen Aktivitäten.

‍

• Lege Wert auf Datensicherheit. Setze robuste Maßnahmen zum Schutz sensibler Informationen und der Privatsphäre der Beschäftigten um.

‍

• Konzentriere dich auf die Ergebnisse, nicht auf das Mikromanagement. Nutze Daten, um die Gesamtleistung des Teams zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Konzentriere dich auf die erzielten Ergebnisse, anstatt jede Minute des Arbeitstages eines Mitarbeiters zu kontrollieren.

‍

• Fördern Sie eine Politik der offenen Tür. Schaffe ein Arbeitsumfeld, in dem die Beschäftigten ihre Bedenken oder Ideen zur Produktivitätsverfolgung gegenüber den Vorgesetzten frei äußern können.

‍

Ein Gleichgewicht zwischen Überwachung und Vertrauen finden

‍

Die Erfassung der Mitarbeiterproduktivität umfasst eine Vielzahl von Methoden und Instrumenten, mit denen Manager/innen herausfinden können, wie viel Zeit ihre Mitarbeiter/innen für verschiedene Aufgaben aufwenden, was sie während der Arbeitszeit ablenkt und wer am meisten zum Erfolg des Teams beiträgt.

Die Integration solcher Programme in die Geschäftsprozesse erfordert jedoch eine sorgfältige Abwägung aller Vor- und Nachteile. Unternehmen sollten sich an ethische Richtlinien halten und den Zweck und die Vorteile des Einsatzes dieser Instrumente offen mit ihren Beschäftigten besprechen. Da es einen schmalen Grat zwischen notwendiger Kontrolle und invasiver Überwachung gibt, ist Transparenz entscheidend, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen und das gegenseitige Vertrauen zwischen Führung und Personal zu fördern.