Warum das Ersetzen eurer alten Desk-Booking-Lösung eure beste Entscheidung in diesem Jahr sein könnte

Im Zeitalter der Hybridarbeit, in dem das geschäftige Treiben im Büro mit dem Brummen der Kaffeemaschine im Homeoffice konkurriert, ist die Verwaltung der Büroräume zu einem heiklen Thema geworden. Mit Hilfe eines Schreibtischbuchungssystems gehört das Chaos am Arbeitsplatz jedoch der Vergangenheit an. Zumindest dachtet ihr das. Aber was passiert, wenn das "bahnbrechende" System, das ihr eingeführt habt, sich wie ein veraltetes Relikt anfühlt, das mehr Probleme schafft, als es löst?

Dann könnte es an der Zeit sein, euren Provider zu wechseln. Stellt euch vor, ihr tauscht ein unhandliches Klapphandy gegen ein schickes Smartphone aus. Es geht nicht nur darum, mit der Entwicklung zu gehen, sondern euch besser aufzustellen.

Der Mythos von "gut genug"

Wenn wir eines über Technik wissen, dann dass sie sich schnell verändert.

Die Desk-Booking-Software, die vor ein paar Jahren noch topmodern war, kann sich heute unhandlich, eingeschränkt oder frustrierend anfühlen. Viele Unternehmen bleiben bei dem, was sie haben, weil sie denken, dass es "gut genug" sei. Aber in der heutigen Arbeitswelt, in der die Erwartungen hoch sind, reicht "gut genug" nicht mehr aus.

Ein qualitativ hochwertiges Desk-Booking-System kümmert sich nicht nur um Reservierungen in eurem Büro, sondern optimiert auch die Raumnutzung, passt sich an wechselnde Bedürfnisse an, bietet problemlose Integrationen und unterstützt eure Return-to-Office-Strategie. Wenn euer System diese Eigenschaften nicht aufweist, verschenkt ihr euer Potenzial und habt ein Büro, das eher schwerfällig als kooperativ ist.

Ein intuitives Erlebnis für die Mitarbeitenden (dieses Mal wirklich)

Seien wir ehrlich: Die meisten Desk-Booking-Plattformen werden als "intuitiv" verkauft, aber bei vielen von ihnen ist das halbe Team damit beschäftigt, irgendwelche Probleme zu lösen. Wenn euer Team aufgrund von Pannen, unhandlichen Benutzeroberflächen oder verwirrenden Layouts frustriert ist, vermeiden die Mitarbeitenden es vollends, das System zu nutzen. Eine gut durchdachte Schreibtischbuchungslösung sollte sich so natürlich anfühlen wie ein Blick in die Wetter-App und nicht dazu führen, dass die Mitarbeitenden ständig zur IT-Abteilung rennen müssen.

Die Umstellung auf ein benutzerfreundlicheres System kann den Mitarbeitenden ein Gefühl der Selbstständigkeit vermitteln und das gefürchtete morgendliche "Wo sitze ich?"-Chaos reduzieren, was letztendlich zu mehr Engagement und Zufriedenheit führt.

Verbesserte Daten und echte Erkenntnisse

Zahlen, Zahlen, Zahlen: Ja, der Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem guten Buchungssystem liegt oft in den Daten. Mit dem richtigen Anbieter erhaltet ihr nicht nur eine Liste von Reservierungen, sondern auch detaillierte Einblicke in die Raumnutzung, Spitzenbuchungszeiten und sogar Muster, die euch zeigen, wann und warum bestimmte Räume besonders beliebt sind. Diese Art von Daten ist von entscheidender Bedeutung. Stellt euch vor, ihr wüsstet genau, wie viel Platz ihr für konzentriertes Arbeiten, Zusammenarbeit oder Kundenbesprechungen einplanen müsst, oder ihr hättet die Möglichkeit, schwankende Besucherzahlen vorherzusagen und zu berücksichtigen. Eine erstklassige Desk-Booking-Lösung bietet mehr als nur Buchungsstatistiken: Sie liefert einen Echtzeitüberblick über die Dynamik am Arbeitsplatz und ermöglicht es Führungskräften, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Einfache Integration in euer Ökosystem (im Ernst)

Vorbei sind die Zeiten, in denen eine Desk Booking App für sich allein stehen konnte. Heutzutage sind Arbeitsplätze auf eine ganze Reihe miteinander verbundener Tools angewiesen - von Kalendern über Kommunikationsplattformen bis hin zu HR- und Facility-Management-Systemen. Die richtige Lösung für die Schreibtischbuchung lässt sich mühelos in euer bestehendes Ökosystem integrieren, wodurch Redundanzen vermieden und ein reibungsloses Nutzererlebnis geschaffen wird. Stellt euch vor, ihr könntet einen Schreibtisch direkt über euren Google-Kalender buchen oder das Tool mit Microsoft Teams synchronisieren für automatische Statusaktualisierungen. Ein Upgrade auf einen Anbieter mit soliden Integrationsmöglichkeiten spart Zeit, reduziert Fehler und schafft einen nahtlosen Ablauf, von dem alle profitieren - von euren Mitarbeitenden bis zu den Facility Manager:innen.

Anpassung an eure individuellen Bedürfnisse

In der Welt der Bürosoftware gibt es keine Einheitslösung, die für alle passt. Viele Schreibtischbuchungssysteme sind jedoch starr konzipiert und zwingen Unternehmen dazu, in Workflows zu arbeiten, die ihren Bedürfnissen nicht entsprechen. Ein moderner Anbieter bietet Flexibilität und ermöglicht es euch, die Buchungseinstellungen, die geforderten Büro- bzw. Homeoffice-Tage, die Sitzordnung usw. individuell anzupassen. Wenn Unternehmen zu einem Anbieter wechseln, der diese Anpassungsmöglichkeiten bietet, erhalten sie eine Lösung, die ihre Identität widerspiegelt, anstatt sie in eine vorgefertigte Form zu zwingen.

Bessere Unterstützung für eine bessere Experience

Wir kennen es alle: Man braucht gnaz dringend Hilfe vom Kundensupport und die Antwort ist langsam (und vielleicht sogar KI-gesteuert). Der Wechsel zu einem Anbieter mit erstklassigem, reaktionsschnellem Support kann den Unterschied zwischen einer schnellen Lösungsfindung und einer langen, frustrierenden Tortur machen. Bei vielen führenden Anbietern stehen heute die Technik und der Service dahinter im Vordergrund: 24/7-Hilfe, Live-Chat-Optionen und engagierte Kundenbetreuer:innen in mehreren Sprachen, die sicherstellen, dass Probleme gelöst werden, bevor sie eskalieren. Ein starkes Support-Team ist kein Luxus, sondern eine betriebliche Investition.

Vorbereitung auf die Zukunft der Arbeit

Was heute für das Büro gilt, stimmt morgen unter Umständen schon nicht mehr. Schreibtische könnten zu fließenden Räumen für die Zusammenarbeit werden, oder es könnten ganz andere Arbeitsumgebungen entstehen. Euer Unternehmen braucht eine Lösung, die nicht nur heute auf dem neuesten Stand ist, sondern auch zukunftsorientiert genug ist, um sich an den Arbeitsplatz von morgen anzupassen. Die besten Desk-Booking-Anbieter haben sich bereits auf die Zukunft eingestellt und bieten flexible Lösungen an, die sich an veränderte Büro-Layouts, neue Technologien und schwankende Teamanforderungen anpassen.

Von einem einfachen Buchungssystem zu einem Workforce Engagement Tool

Letztendlich sollte eine Desk-Booking-Lösung mehr sein als nur ein Instrument zur besseren Planung - sie sollte die Art und Weise, wie Mitarbeitende das Büro erleben, beeinflussen. Der Wechsel zu einem Anbieter, der das versteht, kann den Arbeitsplatz von einem Transaktionsraum in einen dynamischen, kollaborativen Hub verwandeln, der die Mitarbeitenden unterstützt, die Produktivität steigert und die Kultur stärkt.