10 Einblicke von 100 Arbeitsplatzmanager:innen

1. Es gibt kein Zurück zur Normalität, sondern eine neue Normalität

Die Anzahl der Menschen, die möchten, dass alles wieder wird bevor Covid-19 in unser Leben trat, schrumpft zunehmend. Viele haben gelernt, die Veränderungen anzunehmen, die die Pandemie uns auferlegt hat. So haben Unternehmen beispielsweise herausgefunden, dass Home-Office unserer Produktivität nicht unbedingt schadet. Daher haben viele Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt, das es Mitarbeitenden ermöglicht, Home-Office oder das Arbeiten vor Ort zu verbinden. Das Hybridmodell hat sich also durchgesetzt.

2. Aktivitätsorientiertes Arbeiten wird immer vorherrschender

Bei der Bewertung von Produktivität unter den neuen Arbeitsortbedingungen hat sich das tätigkeitsbezogene Arbeitsmodell bewährt. Es ermutigt Mitarbeitende, die im Home-Office sind, sich auf tiefgründige Arbeiten zu konzentrieren, damit sie in Konzentrationsphasen nicht unterbrochen werden. Teamarbeit, Projektbesprechungen oder andere Diskussionen finden im Büro statt, um die verbale und nonverbale Kommunikation zu erleichtern. Daher legen Teams oft einen oder mehrere Bürotage fest, an denen alle Mitarbeitende der jeweiligen Gruppe im Büro sind.

3. Arbeitnehmende müssen ihre eigene Arbeitswoche so effizient wie möglich gestalten

Da Arbeitnehmende ihren Arbeitsort immer häufiger wechseln, ergeben sich eine Reihe von Herausforderungen. Erstens sollte die Organisation der Arbeitswoche nicht zu einer zeitraubenden Aufgabe werden, sondern durch ein einfaches und übersichtliches System erfolgen. Zweitens sind die Meinungen der Arbeitsplatzmanager darüber geteilt, ob die Mitarbeitenden selbst entscheiden sollten, wann sie ins Büro kommen, oder ob dies zentral entschieden werden sollte. Einige plädieren für eine zentrale Entscheidungsfindung, um die Bildung von Gruppen im Büro und außerhalb des Büros zu vermeiden und die Vielfalt zu fördern (mehr über diese Position erfahrt ihr in diesem Artikel auf HBR). Andere plädieren dafür, den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich selbst zu organisieren. Da es keinen richtigen oder falschen Weg gibt, empfehlen wir, diese Entscheidung von den spezifischen Umständen eures Unternehmens abhängig zu machen.

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4. Der Gang ins Büro wird eine soziale Entscheidung sein

Darin sind sich Manager:innen am Arbeitsplatz einig. Die Tatsache, dass die Lieblingskolleg:innen im Büro sind, ist ein Grund, dorthin zu gehen. Mitarbeitende wollen unbedingt wissen, wer im Büro ist und wo sie sie finden können. Das hilft ihnen bei der Auswahl ihrer Arbeitstage und Schreibtische. Darüber hinaus hat die Wiederbelebung der Bürokultur in den letzten Monaten zunehmend an Bedeutung gewonnen.

5. Büro-Analytics werden immer wichtiger

Da immer mehr Mitarbeitende sowohl von unterwegs als auch im Büro arbeiten, sind Büroleitende mit der zunehmenden Komplexität der Verwaltung ihrer Büroflächen konfrontiert. Sie wollen genau wissen, wie viel von ihrer Bürofläche genutzt und benötigt wird. Büroanalysen können auch Einblicke in saisonale Trends geben und helfen, die Raumnutzung zu optimieren und Bürokosten zu sparen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitsplatzmanager genaue und detaillierte Zahlen über ihr Büro erhalten, um daraus handlungsfähige Empfehlungen für die zukünftige Büroentwicklung abzuleiten.

6. Büros werden umgestaltet

Als logische Konsequenz aus den vorherigen Erkenntnissen ist es klar, dass die meisten Büroräume neu gestaltet oder sogar neu definiert werden müssen. Je nachdem, für welches hybride Arbeitsmodell sich ein Unternehmen entscheidet, wird das neue Design angepasst werden. Während einige kleinere Umgestaltungen, wie die Umstellung von festen auf flexible Schreibtische, die Schaffung größerer offener Räume oder spezieller Teamarbeitsbereiche, keine großen strukturellen Veränderungen erfordern, müssen größere Veränderungen für die kommenden Jahre geplant werden. So denken zum Beispiel einige Arbeitsplatzmanager darüber nach, für ihre Mitarbeitenden interne Coworking-Spaces mit gemeinsamen Schreibtischen und großen Räumen zum Zusammenarbeiten zu schaffen. Andere Unternehmen verfolgen die gleiche Idee mit dem Ziel, auch externen Nutzer:innen den Zugang zu ermöglichen.

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7. Vertrauen ist der Schlüssel

Zugegeben, das ist keine neue Erkenntnis. Die Pandemie hat Führungskräfte jedoch gezwungen, ihren Mitarbeitenden mehr zu vertrauen, und unsere Gesprächspartner:innen haben bestätigt, dass die Produktivität nicht darunter gelitten hat, dass sie häufiger von zu Hause aus arbeiten. Verbesserte Tools zur Performance und Monitoring ermöglichen nach wie vor ein angemessenes Maß an Kontrolle. Insgesamt lässt sich sagen, dass eine der am meisten geforderten Führungsqualitäten das Vertrauen in das eigene Team sein wird.

8. Kostensenkungen sind real

Neben Büroanalysen und Umgestaltungen bringt der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell langfristig auch Kostensenkungen mit sich. Einige der Büroleiter, mit denen wir gesprochen haben, haben bereits ihre Büromietverträge gekündigt und sind in besser geeignete Büroräume gewechselt. Viele denken auch an die Reduzierung der Bürofläche, was einigen Unternehmen um bis zu 40% gelungen ist. Die Kostensenkungen hängen natürlich von der Art des implementierten Hybridmodells und der gewählten Schreibtischquote ab, die in den meisten Fällen zwischen 0,3 und 0,8 Schreibtischen pro FTE liegt.

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9. Die Unternehmen erhalten einen Wettbewerbsvorteil (Arbeitgebende)

Der Kampf um Talente ist in vollem Gange und wird von Tag zu Tag intensiver. Mit einem hybriden Arbeitsmodell können Unternehmen nicht nur auf einen größeren Talentpool zugreifen, indem sie die geografische Bandbreite der Quellen vergrößern, sondern auch die Mitarbeiterbindung und die Attraktivität als Arbeitgebende erhöhen. Dies gilt insbesondere für die jüngere Generation : 92% der Millennials nennen Flexibilität als oberste Priorität bei der Wahl eines Arbeitsplatzes (Quelle: Capability Jane). Wie man sieht, ist hybrides Arbeiten nicht nur ein Thema für aktuelle, sondern auch für zukünftige Arbeitnehmende.

10. Hybrid sollte geplant werden

Hybridarbeit ist das Schlagwort des Jahres für Arbeitsplatzmanager. Mit seinen weitreichenden Auswirkungen auf jeden einzelnen Mitarbeitenden sollte der Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell gut geplant und durchgeführt werden, um nicht zu einem Flop zu werden. Da die Umstellung viel Aufwand, aber auch Erfahrung und Wissen erfordert, ist deskbird hier, um zu helfen. 

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