7 Tipps für einen Erfolgreichen Kollaborativen Arbeitsbereich

Da Unternehmen immer mehr zu hybriden Unternehmen, mit hybriden Büros, werden, basieren viele von ihnen auf Modellen mit kollaborativen Arbeitsbereichen. Die Umstellung von traditionellen Gewohnheiten, wie das jeden Tag ins Büro kommen und seinen eigenen Schreibtisch besitzen, auf ein anderes Konzept zu wechseln, ist nicht einfach. Es erfordert eine gewisse Struktur, einen guten Managementplan und die richtigen Werkzeuge. Fragt ihr euch, wie man einen gemeinsamen Arbeitsbereich einrichtet? Wisst ihr, wie ihr ein flexibles Bürolayout managen könnt? Das deskbird-Teambeantwortet eure Fragen und gibt euch 7 zusätzliche nützliche Tipps, damit diese neue Arbeitslandschaft ein Erfolg wird.  

Was ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich? Definition

Die Bedeutung eines gemeinsamen Arbeitsbereichs

Ein gemeinsam genutzter Arbeitsbereich ist, wenn die Mitarbeitenden dieselben Geräte und Einrichtungen nutzen. Dabei kann es sich um einen physischen oder einen Online-Raum handeln. Nach und nach beobachten wir immer häufiger, dass dieses neue Arbeitsmodell stetig zu nimmt. So bieten viele Unternehmen von vollständigen Mobilarbeitsmöglichkeiten bis hin zu hybriden Arbeitsoptionen an. In diesen können Mitarbeitende nicht nur Schreibtische gemeinsam nutzen, sondern Arbeitsbereiche buchen - in den eigenen Büros des Unternehmens, wenn dieses einen kollaborativen Arbeitsbereich bereitstellt. In diesem Fall können die Unternehmen zum Beispiel Hot-Desking anbieten, das mit einer Scheibtischbuchungsapp koordiniert werden kann. 

➡️ Ihr wisst nicht, was Hot-Desking ist? Wir erklären es euch in unserem Artikel: Shared Desk Reservierungssystem: die perfekte Lösung für euer Unternehmen.

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💡 Gut zu wissen: Das Konzept des "Shared Workspace" unterscheidet sich vom "Office-Sharing", das sich auf die Vermietung verschiedener Büroräume innerhalb eines Bürogebäudes an verschiedene Unternehmen bezieht.

Beispiele für gemeinsam genutzte Arbeitsräume

Es gibt 4 Haupttypen von gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen:

• Physisch und kollaborativ;
• Physisch und gemeinsam;
• Virtuell und kollaborativ;
• Virtuell und gemeinsam.
  

Physische und kollaborative Räume ermöglichen es den Mitarbeitenden, einen Raum für die gemeinsame Arbeit zu nutzen, der über alle notwendigen Geräte und Einrichtungen verfügt, um optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen. Ein Besprechungsraum ist zum Beispiel ein Coworkingspace. Es kann sich aber auch um einen Raum handeln, der von Unternehmen gemietet wird, damit die Teammitglieder außerhalb ihres Zuahauses arbeiten oder sich treffen können.

Physische und gemeinschaftlich genutzte Räume sind eher auf die individuelle Nutzung ausgerichtet. Ein einzelner Schreibtisch wird im Laufe des Tages oder der Woche von verschiedenen Personen gemeinsam genutzt. Unternehmen, die auf einem Shared-Desk-Konzept basieren, entscheiden sich häufig für ein Hot-Desking-Modell, bei dem die Mitarbeitenden je nach Bedarf einen bestimmten Schreibtisch buchen können.

Virtuelle und kollaborative Räume werden von Teammitgliedern genutzt, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Online-Besprechungsraum oder ein Online-Whiteboard handeln.
Ein virtueller und gemeinsam genutzter Raum ist eher ein Ort, der individuell genutzt wird und in dem Informationen ausgetauscht werden. Ein gemeinsam genutztes Google Drive ist ein gutes Beispiel für diese Art von virtuellem kollaborativem Arbeitsraum.

➡️ Fragt ihr euch, wie ihr eine Hot-Desk-Struktur für euer Unternehmen einrichten könnt? Fordert eine kostenlose Testversion beim deskbird Team an und entdeckt die Vorteile unserer Hot-Desking-Software!

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Wie richtet man einen kollaborativen Arbeitsbereich ein? 7 nützliche Tipps

1. Informiert eure Mitarbeitenden über das neue Arbeitsmodell

Manche Menschen brauchen mehr Zeit, um sich an neue Situationen anzupassen. Daher ist es sehr wichtig, dass ihr mit euren Mitarbeitenden über die bevorstehenden Veränderungen im Büroarbeitsmodell sprecht. So haben sie Zeit, darüber nachzudenken und sich auf diese neue Arbeitsweise einzustellen.

2. Konzentriert euch auf die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden

Veränderungen sind die beste Gelegenheit für euch, euren Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, ihre Bedürfnisse in Bezug auf Büroräume oder hybride Arbeitsplätze zu äußern. Macht euch Notizen und versucht, wenn möglich, die Vorschläge umzusetzen. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die Berücksichtigung ihres Feedbacks zeigt, dass euch das Wohlbefinden eurer Mitarbeitenden am Herzen liegt - ein wichtiger Bereich, auf den man sich in der heutigen Arbeitswelt konzentrieren sollte. 

3. Bestimmt die benötigten Geräte und Einrichtungen

Wenn man ein hybrides Büro gestaltet, kann es passieren, dass es zu viele Schreibtische gibt, gemessen an der Anzahl der Personen, die sich täglich im Büro aufhalten. Daher ist es wichtig zu wissen, wie viel Platz, wie viele Schreibtische und wie viel andere Ausstattung wirklich benötigt werden.

💡 Zur Erinnerung: Wir empfehlen, etwas zusätzlichen Platz einzuplanen, falls doch einmal mehr Leute im Büro sein sollten. Stellt euch nur vor, dass wichtige Kund:innen in euer Büro kommen und alle Besprechungsräume ausgebucht sind - eine unangenehme Situation, die zu vermeiden ist.

4. Klare Leitlinien erstellen und kommunizieren

Wie bei allem Neuen sind eure Mitarbeitenden am Anfang vielleicht etwas verwirrt und fragen sich wo sie sitzen sollen, wissen noch nicht genau, welche Tische noch frei sind oder wissen nicht was sie machen sollen, wenn im Büro kein Platz mehr frei ist. Um euch bei all diesen Fragen und Hürden zu helfen, raten wir euch einen klaren Leitfaden für den gemeinsamen Arbeitsbereich zu erstellen. Damit vermeidet ihr einen Haufen Fragen und habt gleichzeitig zufriedene Mitarbeitende.

5. Plant eine Vielzahl von verschiedenen Arbeitsplätzen

Nicht alle eure Mitarbeitenden haben die gleichen Bedürfnisse, daher ist es wichtig, diese zu definieren und zu berücksichtigen. Zum Beispiel: Julius aus dem Kundendienstteam fühlt sich vielleicht in einem offenen Raum am wohlsten, während Michelle aus der Datenabteilung besser in einem ruhigen Bereich arbeiten kann, wo sie sich konzentrieren kann. Ihr könnt also auch versuchen, ein kreatives Arbeitsumfeld zu schaffen, um die Ideen eurer Teammitglieder zum Blühen zu bringen!

6. Bittet eure Mitarbeitenden um Feedback

Schon am Anfang, aber auch später, ist es wichtig, Feedback von euren Mitarbeitenden einzuholen, die die Räumlichkeiten tatsächlich nutzen. So könnt ihr einfach herausfinden, ob dieses Modell ihren Anforderungen entspricht, was fehlen könnte oder ob sie sich sicher fühlen, wenn sie einen Arbeitsplatz aufsuchen. Die Antworten könnt ihr dann analysieren, Insights herausarbeiten, um so Verbesserungen und Optimierungen vorzunehmen. Vergesst nie: Die Zukunft der Arbeit ist mitarbeiterorientiert!

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➡️ Kennt ihr schon unser Covid-19-Screening-Tool? Eine weitere großartige Funktion, die in unsere Desk Booking App integriert ist und euch hilft einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu gewährleisten!

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7. Arbeitet mit den richtigen Tools für hybride Unternehmen

Die Verwaltung eines kollaborativen Arbeitsbereichs erfordert ein gutes Organisationstalent und die richtige Ausrüstung. Online-Tools wie Slack oder Zoom haben die Arbeitswelt in den letzten Jahren revolutioniert. In Bezug auf das Büromanagement macht die deskbird Schreibtisch Management Software für die Buchung von Gemeinschaftsarbeitsplätzen euer Arbeitsleben einfacher.

Warum ist die deskbird App für kollaborative Arbeitsbereiche ein großartiges Hilfsmittel? Interaktiver Gebäudeplan

Die Schreibtischbuchungsapp deskbird unterstützt euch bei der Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell, genauer gesagt auf einen geteilten Arbeitsplatz. Dank der Schreibtisch Management Software können Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein intuitives und nützliches Tool zur Verfügung stellen, um ihre Arbeitszeiten zu verwalten. Mit nur wenigen Klicks können sie sich einen Überblick über ihre Büroflächen verschaffen und einen eigenen Schreibtisch buchen. 

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Da wir uns jedoch auf die User Experience konzentrieren, sind wir noch einen Schritt weiter gegangen und haben die Funktion: den interaktiven Floorplan geschaffen. Wie funktioniert er? In unserem neuen Feature Release: Interaktiver Floorplan, erklären wir euch in nur 3 Schritten, wie die neue Funktion aussieht.

Eine nicht so untypische Situation: Eure Teammitglieder planen eine Besprechung im Büro, aber Matthias gerät in einen Stau und kommt zu spät. Er weiß, dass die Besprechung ohne ihn begonnen hat und möchte seine Kolleg:innen nicht stören, um zu erfahren, in welchem Besprechungsraum sie sich befinden. Matthias öffnet die deskbird App und klickt auf die interaktive Floorplan Funktion. Er sieht hier in Echtzeit, wer im Büro ist und wo sie sich befinden. In diesem Fall ist sein Team im Besprechungsraum 4. Nach 20 Minuten Verspätung setzt er sich diskret dazu, ohne die Besprechung groß zu unterbrechen.

Die Umstellung von einem herkömmlichen Büro auf einen gemeinsamen Arbeitsbereich erfordert eine gewisse Organisation. Der gemeinschaftliche Arbeitsbereich sollte nicht nur euren Bedürfnissen, sondern auch denen eurer Mitarbeitenden entsprechen. Unsere 7 Empfehlungen sollen euch helfen, genau dies zu erreichen. Damit eure Mitarbeitende das neue Arbeitsmodell so gut wie möglich annehmen und umsetzen, ist ein einfaches Tool für die Planung der Arbeitszeiten unerlässlich. Unsere Desk Booking App hilft euch gerne dabei!