Die Coordination Tax verstehen und reduzieren

Ein Team von Software-Ingenieuren steht kurz vor der Einführung eines bahnbrechenden neuen Produkts in einem belebten Büro in Berlin. 

Alle sind begeistert, doch hinter den Kulissen spielt sich eine weniger glamouröse Realität ab. 

Die Ingenieure verbringen zu viele Stunden am Tag mit Meetings, Besprechungen, dem Versenden von E-Mails und dem Aktualisieren von Tasks in ihren Projektmanagement-Tools, um sicherzustellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.

Obwohl sie ihr Bestes geben, verzögert sich das Projekt aufgrund eines versteckten Blockers, mit dem viele moderne Arbeitsplätze zu kämpfen haben: die sogenannte Coordination Tax.

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Was ist die Coordination Tax?

Bei der Coordination Tax (auf Deutsch: Koordinationssteuer) handelt es sich nicht um eine tatsächlich von der Regierung erhobene Gebühr, sondern eher um einen symbolischen Preis, den Organisationen in Form von Zeit, Energie und Ressourcen zahlen. Sie ist der Preis dafür, dass alle Teile einer Organisation reibungslos zusammenarbeiten. 

Zusammenarbeit ist zwar wichtig, aber schlechte Koordination kann die Produktivität beeinträchtigen, Innovationen ausbremsen und die Betriebskosten in die Höhe treiben. Im Unternehmensalltag geht es heute vor allem um Effizienz und Schnelligkeit, daher ist es sehr wichtig, die Coordination Tax zu verstehen und zu minimieren.

Dieses Phänomen kann sich auf viele verschiedene Arten äußern: komplizierte Kommunikationskanäle, aufeinanderfolgende Besprechungen und sich wiederholende Aufgaben. Im Gegensatz zu materiellen Ausgaben wird die Coordination Tax oft übersehen, was sich sehr nachteilig auf die Produktivität auswirkt.

Eine Studie der Harvard Business Review aus dem Jahr 2019 ergab, dass die durchschnittliche Führungskraft fast 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringt (in den 1960er Jahren waren es weniger als 10 Stunden). Einige dieser Besprechungen sind zwar wichtig, aber viele könnten entweder komplett vermieden (man denke an das Mantra "Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können") oder so vereinfacht werden, dass der Koordinationsaufwand deutlich sinkt. Die Zeit, die für die Koordinierung von Aktivitäten aufgewendet wird, ist Zeit, die nicht für die eigentliche produktive Arbeit verwendet wird, was als "Opportunitätskosten" für verlorene Innovation und Effizienz angesehen werden kann.

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Was verursacht die Coordination Tax?

Wie bereits erwähnt, gibt es viele verschiedene Gründe, warum sich in Unternehmen eine Coordination Tax anhäuft:

• Überlastung der Kommunikation: In großen Teams können die Kommunikationskanäle exponentiell wachsen, was zu Fehlern in der Kommunikation, Verzögerungen und Informationsüberlastung führt. Je mehr Leute an einem Projekt beteiligt sind, desto mehr Zeit und Mühe ist nötig, um sicherzustellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
• Silo-Strukturen zwischen Abteilungen: Wenn Abteilungen voneinander isoliert arbeiten, passiert es häufig, dass Arbeiten doppelt erledigt oder widersprüchliche Ziele verfolgt werden, was zu verschwendeten Ressourcen und falsch abgestimmten Strategien führt. Das kommt vor allem in großen Unternehmen vor, in denen die Kommunikation zwischen den Abteilungen komplexe bürokratische Abläufe erfordert.
• Redundante Meetings: Besprechungen können einen großen Teil des Arbeitstages in Anspruch nehmen. In einer internen Studie fand Microsoft heraus, dass Mitarbeitende mehr als 8 Stunden pro Woche, also einen ganzen Arbeitstag, nur mit der Vorbereitung von Meetings verbringen. Wenn Besprechungen zur Routine werden und nicht mehr zielgerichtet sind, erhöhen sie den Koordinationsaufwand noch weiter.
• Hierarchien: In Organisationen mit mehreren Verwaltungsebenen können die Entscheidungsprozesse ins Stocken geraten. Jede zusätzliche Genehmigungs- oder Überprüfungsebene erhöht den Zeitaufwand und die Komplexität und führt damit zu einer höheren Coordination Tax.
• Keine klaren Rollen und Verantwortlichkeiten: Unklarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist, kann zu Verwirrung, doppeltem Aufwand oder Vernachlässigung von wichtigen Aufgaben führen.  
• Fragmentierung durch eine Vielzahl an Tools: Je mehr digitale Tools wir nutzen, um unsere Produktivität zu steigern, desto schwieriger kann es werden, unsere Arbeit zu koordinieren. Wenn wir uns auf zu viele Tools verlassen, verschwenden wir Zeit damit, zwischen ihnen zu wechseln und sicherzustellen, dass sie alle zusammen funktionieren. Jedes Tool hat seine eigenen Benachrichtigungen, Updates und Lernkurven.

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Die Auswirkungen der Coordination Tax

Eine hohe Coordination Tax kann weitreichende Folgen haben. 

Einem Bericht des Project Management Institute (PMI) aus dem Jahr 2020 zufolge verzeichnen Unternehmen pro 1 Milliarde Dollar, die sie in Projekte investieren, durchschnittlich 109 Millionen Dollar Verlust aufgrund von Ineffizienzen, von denen viele auf schlechte Koordination zurückzuführen sind.  

Weitere Auswirkungen sind:

• Geringere Produktivität: Wenn zu viel Zeit für Koordination aufgewendet wird, bleibt weniger Zeit für konzentriertes Arbeiten. Eine Studie von Asana, einer führenden Plattform für Arbeitsmanagement, ergab, dass Beschäftigte 60% ihrer Zeit mit "Arbeit für die Arbeit" verbringen, also mit Dingen wie der Kommunikation über Funktionen, der Suche nach Informationen oder der Teilnahme an Meetings, statt mit tatsächlich produktiven Tätigkeiten.
• Burnout der Beschäftigten: Das ständige Jonglieren mit Koordinationsaufgaben kann zu Stress und Burnout führen. Eine Gallup-Umfrage ergab, dass sich 23% der Beschäftigten bei der Arbeit oft ausgebrannt fühlen, wobei ineffiziente Arbeitsprozesse ein wichtiger Faktor sind.
• Projektverzögerungen: Projekte verzögern sich oft aufgrund der Zeit, die benötigt wird, um die verschiedenen Interessengruppen in Einklang zu bringen. 
• Erhöhte Kosten: Die direkten finanziellen Auswirkungen der Coordination Tax können erheblich sein. McKinsey & Company schätzt, dass ineffiziente Zusammenarbeit die Weltwirtschaft fast 1,5 Billionen US-Dollar pro Jahr kostet. Dazu gehören Kosten, die durch Verzögerungen, Doppelarbeit und den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen zur Bewältigung der Komplexität entstehen.
• Innovationsblocker: Kreativität und Innovation können darunter leiden, wenn Teams mit Koordinationsaufgaben überfordert sind. Mitarbeitende, die ihre Zeit mit Meetings und mit dem Beantworten von E-Mails verbringen, haben wenig Zeit, neue Ideen zu entwickeln oder innovative Lösungen zu erarbeiten.

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Strategien zur Minimierung der Coordination Tax

Die Coordination Tax ist zwar ein allgegenwärtiges Problem, aber nicht unüberwindbar. Unternehmen können verschiedene Strategien anwenden, um diese versteckten Kosten zu reduzieren. Hier ist ein Überblick.

• Rationalisierung der Kommunikation: Die Vereinfachung von Kommunikationsprotokollen und die Verringerung der Anzahl der verwendeten Tools sind entscheidend für Unternehmen, die ihre Coordination Tax senken wollen.
• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Klare Rollendefinitionen und Verantwortungsstrukturen können helfen, Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle wissen, was von ihnen erwartet wird.  
• Weniger Meetings: Richtlinien zur Begrenzung der Anzahl und Dauer von Besprechungen einzuführen, kann Zeit für produktivere Arbeit schaffen. Ein berühmtes Beispiel dafür, wie weniger Besprechungen die Effizienz steigern, ist die "Zwei-Pizza-Regel" von Amazon, die besagt, dass Teams so klein sein sollten, dass sie von zwei Pizzen satt werden.
• Funktionsübergreifende Teams: Das Aufbrechen von Silos durch die Förderung von funktionsübergreifender Zusammenarbeit kann zu ganzheitlicheren und effizienteren Prozessen führen. Google ist für seine Kreativität bekannt und setzt häufig interdisziplinäre Gruppen zusammen, um schwierige Probleme zu lösen, unterschiedliche Standpunkte zu fördern und Doppelarbeit zu vermeiden.
• Agile Arbeitsmethoden: Agile Praktiken wie tägliche Stand-ups und Sprints können dazu beitragen, den Koordinationsaufwand zu verringern, indem sie eine kontinuierliche, konzentrierte Zusammenarbeit fördern. Tech-Giganten wie Spotify und Netflix haben agile Methoden eingeführt, um die Produktivität zu steigern und Innovationen zu fördern.

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Welche Rolle spielt Technologie bei der Verringerung der Coordination Tax?

Der Umgang mit verschiedenen Tools kann die Komplexität erhöhen. Mit der Implementierung der richtigen Technologie können aber auch Prozesse vereinfacht und der Bedarf an übermäßiger Koordination verringert werden. KI-Tools werden zunehmend eingesetzt, um potenzielle Hindernisse vorherzusehen, alltägliche Aufgaben zu automatisieren und den Kommunikationsfluss zu verbessern.

IBM setzt beispielsweise KI im Projektmanagement ein, um bessere Prognosen zu erstellen, die Ressourcenzuweisung genauer zu machen und so Verzögerungen und Kosten zu reduzieren. Darüber hinaus verfügen Remote-Work-Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams über Funktionen wie die automatische Transkription von Meetings und integrierte Projektmanagement-Tools, um Koordinationsprobleme zu minimieren.

‍Auch Arbeitsplatz-Management-Tools können hier helfen. deskbird bietet Mitarbeitenden personalisierte Empfehlungen für die Anwesenheit im Büro, die auf ihren individuellen Vorlieben, Anwesenheitsmustern von Kolleg:innen, anstehenden Events und Buchungstrends basieren.

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Fazit

Die negativen Auswirkungen einer schlechten Koordination im Unternehmen gehen über die direkten finanziellen Folgen hinaus und beeinträchtigen die Produktivität, das Wohlbefinden der Beschäftigten und die Innovationsfähigkeit . Unternehmen, die die Anzeichen einer hohen Coordination Tax rechtzeitig erkennen und geeignete Strategien ergreifen, um sie zu verringern, können ihre Effizienz steigern und letztendlich bessere Ergebnisse erzielen.

Die Herausforderung besteht nicht darin, die Koordination abzuschaffen (ganz im Gegenteil, denn Zusammenarbeit ist entscheidend für den Erfolg), sondern sicherzustellen, dass sie so effizient und effektiv wie möglich ist. 

Um es mit den Worten von Peter Drucker zu sagen: Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu machen. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun.  

Indem sie ihre Coordination Tax senken, können Organisationen sicherstellen, dass sie beides erreichen.

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