Catering & Services: Unser neuestes Feature für ein besseres Meeting-Erlebnis

Jedes Detail ist wichtig.

Das gilt besonders in der Unternehmenswelt, wenn man einen neuen Kunden beeindrucken oder dem Team eine neue Marketingkampagne vorstellen muss.

Wir wissen, wie wichtig bestimmte Elemente sind, wenn es darum geht, ein produktives und einwandfreies Meetingumfeld zu schaffen. Angefangen von der Größe des Raums, den Möbeln und dem Catering bis hin zur Ausstattung.

Aus diesem Grund freuen wir uns, euch unser neuestes Feature vorstellen zu können: Catering & Services für Meetingräume. Diese innovative Ergänzung ermöglicht es Unternehmen und ihren Mitarbeitenden, je nach Bedarf auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Services anzufordern und zu verwalten - von Catering-Diensten bis hin zu zusätzlicher Ausstattung. Die neue Funktion vereinfacht das Anfordern und Organisieren von zusätzlichen Dienstleistungen und sorgt dafür, dass jedes Meeting ein Erfolg wird.

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Keine komplizierte Meeting-Logistik mehr!

Meetings sind ein zentraler Bestandteil der internen Betriebsabläufe. Doch ihre Organisation ist oft mit zahlreichen logistischen Herausforderungen verbunden. Von der Verfügbarkeit der richtigen Ausstattung bis hin zur Bereitstellung von Erfrischungen - alle Details im Blick zu behalten, kann anstrengend sein. Unser neues Feature "Catering & Services" löst dieses Problem, indem es eine zentrale Lösung für das Anfragen und Verwalten von zusätzlichen Dienstleistungen für Meetingräume bietet.  

Das spart nicht nur Zeit und reduziert die Lebensmittelverschwendung sondern verbessert auch das gesamte Meeting-Erlebnis.

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Wer profitiert davon?

Das neue Feature ist für Unternehmen gedacht, die häufig zusätzliche Dienstleistungen für ihre Meetings in Anspruch nehmen müssen. Die Catering&Services-Funktion hilft dabei, bei wichtigen Besprechungen gute Ergebnisse zu erzielen und beim Empfang externer Besucher eine professionelle und gastfreundliche Umgebung zu gewährleisten.

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Was beinhaltet das neue Feature?

Service-Anfragen je nach Meeting

• Individuelle Anfragen: Organisator:innen von Events können für jedes Meeting spezifische Services anfragen und diese durch genaue Mengenangaben und zusätzliche Notizen für die Bearbeitung ihrer Anfrage auf ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden. Keine Ressourcenverschwendung oder unpassende Ausstattung im Meetingraum mehr!
• Kategoriebasierte Anfragen: Nutzer:innen können Elemente und Gegenstände aus verschiedenen Service-Kategorien anfordern und so sicherstellen, dass alle Aspekte ihres Meetings abgedeckt sind.
• Benachrichtigung des Anbieters: Die Service-Anbieter erhalten umfassende Informationen zu jeder Anfrage, damit sie alles vorbereiten und die Anforderungen der Meeting-Organisator:innen optimal erfüllen können.

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Individualisierbare Services

• Maßgeschneiderte Kategorien: Es können verschiedene Service-Kategorien definiert werden, für die jeweils eine Liste angeforderter Items und Gegenstände angelegt werden kann.
• Flexible Verwaltung: Die angeforderten Services können vorübergehend pausiert werden, so wie es für die Bedürfnisse des Büros am besten passt.
• Spezialisierte Anbieter: Jede Kategorie kann einen bestimmten Service-Anbieter haben, der die notwendige Expertise und Effizienz mitbringt, um die Service-Anfrage bestmöglich zu erfüllen.

• Verfügbarkeit je Meetingsraum: Catering und Services können für jeden Meetingraum einzeln ein- oder ausgeschaltet werden, was mehr Flexibilität und eine bessere Kontrolle der Ressourcenverteilung ermöglicht.

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Effiziente Kommunikation durch E-Mail-Updates

• Benachrichtigungen in Echtzeit: Bleibt immer auf dem Laufenden! Service-Anbieter erhalten E-Mail-Updates mit detaillierten Angaben zur Anfrage und zu Datum und Uhrzeit des jeweiligen Meetings.
• Änderungsbenachrichtigungen: Service-Anbieter werden umgehend über alle Änderungen bezüglich Datum und Uhrzeit des Meetings oder der angefragten Dienstleistung informiert, damit sie ihre Vorbereitungen entsprechend anpassen können.
• Gezielte Aktualisierungen: Änderungen werden an die zuständigen Service-Anbieter weitergeleitet, um einen präzisen und effizienten Informationsfluss zu gewährleisten.

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Exportieren von Service-Anfragen

• Umfassender Datenexport: Admins können alle Service-Anfragen in eine CSV-Datei exportieren und dabei bestimmte Zeiträume und Kategorien auswählen.
• Detaillierte Datensätze: Die exportierte Datei enthält die E-Mail-Adressen von Auftraggebern und Service-Anbietern, Datum und Uhrzeit der Anfrage(n), die angeforderten Service-Kategorien und Details zu den angefragten Gegenständen und Services. Das erleichtert die externe Nutzung und Analyse der Datensätze.

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Warum wir das neue Feature so toll finden?

• Zeitersparnis: Das neue Feature reduziert den mit der Organisation und Verwaltung der Meeting-Logistik verbundenen Zeitaufwand erheblich. Alles ist an einem Ort gebündelt und ihr erhaltet Echtzeit-Updates. So können sich die Mitarbeitenden mehr auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und die Produktivität steigt.
• Weniger Verschwendung: Der verantwortungsbewusste Umgang mit Ressourcen ist ein wichtiges Thema. Dank unserer benutzerdefinierten und kategoriebasierten Anfragen könnt ihr sicherstellen, dass nur die Gegenstände und Artikel angefragt werden, die wirklich gebraucht werden. Das führt zu weniger Lebensmittel- und Ressourcenverschwendung. Die Bereitstellung von Dienstleistungen, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind, ist ein wichtiger Bestandteil nachhaltiger Praktiken am Arbeitsplatz.
• Budget-Management: Wer hat nicht gern, wenn sein Budget unter Dach und Fach ist? Mit Catering & Services könnt ihr Service-Anfragen effizient verwalten und erhaltet detaillierte Dateneinblicke, die euch helfen, eure Ausgaben genau zu verfolgen, was zu einer besseren Budgetplanung und Kostenersparnissen führt. So können Unternehmen die Inanspruchnahme von Dienstleistungen genau analysieren und ihre Budgets entsprechend anpassen, um eine optimale Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten.

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Mit dem neuen Meetingraum-Feature "Catering und Services" ist es einfacher denn je, Meetings in deskbird zu organisieren. Macht eure Meetings noch besser, indem ihr sicherstellt, dass alle notwendigen Services mit nur wenigen Klicks verfügbar sind.

Macht euch die Zukunft des effizienten Meeting-Managements zunutze und steigert eure Produktivität mit deskbird.

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Wenn ihr mehr darüber erfahren wollt, wie das neue Feature euch dabei helfen kann, eure Meetings in Zukunft noch besser zu machen, kontaktiert euren zuständigen Account Manager oder fordert noch heute eine kostenlose Demo an!