Das Frankfurt Experiment
5. Juni 2024
6. Juni 2024
Die Geheimnisse einer Polizeistation für das optimale Verhältnis zwischen den Schreibtischen
Im Labyrinth der heutigen Unternehmensbüros revolutioniert eine scheinbar gewöhnliche Kennzahl im Stillen die Arbeitsweise von Unternehmen.
Die Schreibtischquote, ein Maß für die Anzahl der verfügbaren Schreibtische pro Mitarbeiter, hat sich zu einem entscheidenden Faktor für die Effizienz von Büros entwickelt. Da hybride Arbeitsformen heute faktisch zu unserem Arbeitsalltag gehören, hat sich der Ausgleich zwischen Bürofläche und Mitarbeiterbedarf von einem logistischen Problem zu einem strategischen Dreh- und Angelpunkt entwickelt.
Dieses nuancierte Gleichgewicht, das für die Maximierung der Produktivität und die Minimierung der Verschwendung unerlässlich ist, steht heute im Mittelpunkt des Unternehmenserfolgs. Die Art und Weise, wie sich Unternehmen auf diesem Terrain bewegen, kann über ihren Platz in der Wettbewerbshierarchie der modernen Geschäftswelt entscheiden.
Die Wissenschaft der Desk-Ratio-Optimierung
Jenseits der Zahlen: Der wahre Zweck von Schreibtischkennzahlen
Die Schreibtischquote ist mehr als nur ein numerisches Ziel; sie spiegelt die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens auf sich verändernde Arbeitsmuster wider. Eine gut optimierte Schreibtischquote kann zu erheblichen Kosteneinsparungen, höherer Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserter betrieblicher Effizienz führen.
Mehrere Faktoren können das optimale Verhältnis zwischen den Schreibtischen beeinflussen. Wir werden sie im Folgenden genauer untersuchen.
Flexibilität als Eckpfeiler
Die Flexibilität eines Büros spielt eine entscheidende Rolle dabei, wie effektiv es sich an ein optimales Schreibtischverhältnis anpassen kann. Betrachte zwei Szenarien:
- Geringe Büroflexibilität: Traditionelle Büroeinrichtungen mit starrer Infrastruktur können sich nur schwer an veränderte Arbeitsanforderungen anpassen. Wenn ein Unternehmen z.B. die Anzahl der Arbeitsplätze reduziert, weil es vermehrt auf Fernarbeit setzt, können die Kosten und Störungen, die mit der Umgestaltung der Büroflächen verbunden sind, die Vorteile überwiegen.
- Hohe Büroflexibilität: Co-Working Spaces und hybride Büros hingegen stehen für hohe Flexibilität. In diesen Umgebungen können die Räume leicht umgestaltet werden, um den unterschiedlichen Anforderungen an die Arbeitsplätze gerecht zu werden, z. B. durch die Umwandlung von Bürobereichen in Lounges oder Kollaborationszonen, wenn weniger Schreibtische benötigt werden.
Ein Modell für die Zukunft: Rahmenbedingungen1
Die Optimierung des Verhältnisses zwischen den Schreibtischen an modernen Arbeitsplätzen erfordert ein differenziertes Verständnis der verschiedenen Faktoren. Laut einer Studie der SRH Hochschule hängt der Rahmen für ein effektives, skalierbares Modell von einer Kombination aus quantitativen und qualitativen Parametern ab, die alle für den Aufbau einer funktionalen Büroumgebung wichtig sind.
- Quantitative Parameter: Direkte Kennzahlen wie der Bedarf an Arbeitsplätzen, die Anwesenheit der Mitarbeiter und die Abwesenheit (aufgrund von Krankheit, Weiterbildung usw.) bilden das Rückgrat dieses Modells. Um den Bedarf an Arbeitsplätzen zu berechnen, müssen beispielsweise die Anzahl der Beschäftigten, ihre Arbeitszeiten und ihre Anwesenheit im Büro sorgfältig ermittelt werden. Diese Kennzahlen bilden eine klare, datengestützte Grundlage, um zu verstehen, wie viele Schreibtische zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich benötigt werden.
- Qualitative Parameter: Diese Elemente haben einen erheblichen Einfluss auf die Schreibtischquote. Faktoren wie Unternehmenskultur, Arbeitszufriedenheit und Führung spielen eine entscheidende Rolle dabei, wie effektiv ein Unternehmen ein Desksharing-Konzept umsetzen kann. Ein Arbeitsplatz, der eine positive Unternehmenskultur fördert und auf die Präferenzen der Beschäftigten eingeht, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit Erfolg mit flexiblen Arbeitsplätzen haben.
Andere Variablen sind ebenfalls entscheidend für eine korrekte und umfassende Berechnung der Schreibtischquote:
- Büroflexibilität: Die Fähigkeit, die räumliche Aufteilung und Nutzung von Büroflächen dynamisch anzupassen.
- Raumnutzungsraten: Überwache und verwalte, wie der Raum im Laufe der Zeit genutzt wird.
- Zeit: Die Erkenntnis, dass der Bedarf an Arbeitsplätzen täglich und im Laufe des Jahres schwankt, erfordert einen dynamischen Ansatz für das Raummanagement.
Aber Modelle sind genau das, wenn wir sie nicht auf reale Fälle anwenden können.
Fallstudie: Bau einer neuen Polizeistation in Frankfurt
Um die Praktikabilität der Berechnung der Schreibtischquote zu beurteilen, können Unternehmen Szenarien verwenden, um die Verfügbarkeit von Schreibtischen und die Auswirkungen eines möglichen Mangels zu testen. Dabei werden verschiedene Belegungsgrade und Präferenzen für Fernarbeit simuliert, um zu sehen, wie gut die Schreibtischquote unter verschiedenen Bedingungen funktioniert.
Aus diesem Grund hat die SHR Hochschule2 eine interessante Fallstudie entwickelt, die auf dem Bau einer Polizeistation in einem neuen Stadtteil in Frankfurt (mit 30.000 Einwohnern) basiert.
Die Stadt Frankfurt hat bestimmte Ziele:
- Um die Größe der Polizeistation zu bestimmen.
- Berechne die Anzahl der benötigten Tische auf der Grundlage des optimalen Tischverhältnisses.
- Um Platz zu sparen und unnötige Kosten zu vermeiden.
- Modernisierung der Bedingungen, um Fernarbeit für die Meldung von Vorfällen zu ermöglichen.
-
Und Anforderungen:
- Auf 100.000 Einwohner kommen 276 Polizeibeamte(Statistisches Amt, 2024).
- Die Berechnung umfasst Teilzeitbeamte, Auszubildende und unterstützende Beamte.
- Faktoren, die berücksichtigt werden: Arbeitszeiten, Urlaubstage, Krankheitstage, Schulungstage, Schichtpläne, etc.
Die SHR University hat die Schreibtischquote für zwei bestimmte Zeiträume berechnet3:
- Die Berechnungen für das erste Jahr beinhalten wöchentliche Schwankungen aufgrund unterschiedlicher Präferenzen bei der Fernarbeit.
- Berechnungen für das zweite Jahr, um Veränderungen im Personalbestand zu berücksichtigen.
Es ist außerdem wichtig, 3 weitere kritische Variablen zu berücksichtigen, die sich wahrscheinlich auf die Berechnung auswirken werden, vor allem auf lange Sicht:
- Nach einem Jahr ist noch nicht klar, ob die 20 Teilzeitbeschäftigten in der neuen Station Vollzeit arbeiten werden.
- Die Zahl der Auszubildenden wird in den ersten drei Jahren wahrscheinlich steigen.
- Einige Optimierungen müssen in Betracht gezogen werden, wie z.B. mehr Flexibilität im Büro, die Organisation der Schreibtische und eine unterschiedliche Raumnutzung in den ersten zwei Jahren.
Schauen wir uns nun die Berechnung der Schreibtischquote an. Wir beginnen mit der Auflistung einiger Datenpunkte, die für die Berechnung relevant sind, wie z.B. Arbeitszeiten, Urlaubstage, etc....
Zusätzliche Datenpunkte:
Bevor wir die Schreibtischquote berechnen können, müssen wir die Anzahl der Polizeibeamten auf der Grundlage der Einwohnerzahl des Gebiets schätzen.
Ausgehend von den ursprünglichen Annahmen:
Wenn wir das Ganze auf eine größere Bevölkerung ausdehnen würden (stellen wir uns mal eine 10-fach größere Bevölkerung vor):
276÷10×3=82,8×10≈828Polizeibeamte
Jetzt wollen wir herausfinden, wie viele Beamtinnen und Beamte je nach Schicht benötigt werden:
- Berechnung der Vollzeitpolizisten pro Schicht:
N. der Polizeibeamten × N. der Schichten / N. der Schichten pro Woche=831×314=178,07≈178
- Berechnung der Teilzeitpolizisten pro Schicht:
N. von Polizeibeamten × N. von Schichten / N. von Schichten pro Woche=210×214=30
Und wie viele Arbeitstage wir pro Jahr haben werden:
N. von Wochen × Arbeitstage pro Woche - Feiertage im Staat
Berechnung der Arbeitstage für die Polizei (keine Wochenenden, keine Feiertage, Schichtarbeit):
Arbeitstage pro Jahr für Vollzeit=52×3=156
Arbeitstage pro Jahr für Teilzeit=52×2=104
Anhand der Hilfsdaten (Anwesenheit, Abwesenheit, Krankheitstage, Fortbildung...) können wir nun berechnen, wie viele Personen tatsächlich im Büro anwesend sein werden:
Die Formel lautet:
Anwesenheitstage Vollzeit = Arbeitstage - Urlaubstage - Krankheitstage - Ausbildungstage - Rotationen = 156-30-26-10-3=87
Anwesenheitstage für Teilzeit = 104-20-17-10-2=55
Jetzt können wir die Schreibtischnutzung während der tatsächlichen Anwesenheitstage berechnen
Schreibtischnutzung = Arbeitstage × Tägliche Arbeitsstunden × Prozentualer Schreibtischbedarf / 100
Schreibtischnutzung in Vollzeit = 87×12×40 /100= 417,6 Stunden pro Jahr
Schreibtischnutzung Teilzeit=55×12×40 /100=264Stunden pro Jahr
Um ein vollständiges Bild zu erhalten, müssen wir auch die Fernarbeitsstunden von der tatsächlichen Schreibtischnutzung abziehen, und zwar wie folgt:
Fernarbeitsstunden = Arbeitsstunden pro Jahr × Durchschnittliche Fernarbeitspräferenz /100
Fernarbeitsstunden für Vollzeit = 417,6 ×28,14/ 100=117,5
Fernarbeitsstunden für Teilzeit = 264 × 28,14 /100 = 74,29
Aber wie viele Arbeitsstunden im Büro sollten wir insgesamt berücksichtigen?
Arbeitsstunden im Büro = Arbeitsstunden pro Jahr - Fernarbeitsstunden
Arbeitsstunden im Büro für Vollzeit= 417,6-117,5=300,1
Arbeitsstunden im Büro für Teilzeit=264-74,29=189,71
Gesamtarbeitsstunden im Büro=300,1+189,71=489,84
Um die Schreibtischquote zu berechnen, müssen die im Büro verbrachten Arbeitsstunden durch die Gesamtarbeitszeit im Jahr5 geteilt werden.
Schließlich können wir die Gesamtarbeitsstunden pro Jahr berechnen:
1044 (Arbeitsstunden pro Jahr in Vollzeit) + 660 (Arbeitsstunden pro Jahr in Teilzeit) = 1704 Stunden pro Jahr
Und die Berechnung der Schreibtischquote:
Schreibtischquote Jahr 1 = Gesamtarbeitszeit im Büro / Gesamtarbeitszeit= 489,84 /1704=0,2874
Es folgt die Berechnung der benötigten Tische für das erste Jahr:
Erforderliche Schreibtische = Schreibtischquote Jahr 1 × Polizisten pro Schicht= 0,2874×208≈606
Wir können noch mehr ins Detail gehen und auch die Wochentagsquoten pro Schicht und pro Tag berechnen.7
DasVerhältnis der Schreibtische für jeden Wochentag ergibt sich aus der Schreibtischnutzung, bereinigt um die Präferenzen für Fernarbeit.
Wenn wir also die Schreibtischquote für den Montag berechnen wollten, müssten wir die folgende Formel verwenden:
Desk Ratio Wochentag= Arbeitsstunden pro Schicht/Desk-Nutzung pro Schicht-Remotezeit Wochentag
Montag: 4.8 - 1.152 / 12 = 3.648 /12 = 0.304
Schreibtischbedarf Wochentag = Schreibtischquote Wochentag×Anzahl der Beschäftigten pro Schicht
Schreibtischbedarf Montag=0,304×208=63,232≈64
Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Anforderungen an die Schreibtische die Arbeitsmuster und Vorlieben der Mitarbeiter widerspiegeln, was zu einer optimierten und effizienten Nutzung der Büroflächen führt.8
Beobachtungen aus der Fallstudie
Die von der SHR University vorgestellte Fallstudie zeigt die Komplexität und die Überlegungen auf, die mit der Berechnung eines optimalen Verhältnisses zwischen den Schreibtischen an einem Arbeitsplatz verbunden sind, und verbindet theoretische Modelle mit praktischen Anwendungen.
Die Studie unterstreicht einen entscheidenden Perspektivwechsel: Beim Erreichen eines optimalen Verhältnisses zwischen den Arbeitsplätzen geht es weniger darum, eine genaue Zahl festzulegen, sondern vielmehr darum, einen Arbeitsplatz zu schaffen, der die sich verändernden Anforderungen des Unternehmens und seiner Beschäftigten widerspiegelt. Anstatt sich auf eine unveränderliche optimale Zahl zu fixieren, müssen Unternehmen einen anpassungsfähigen Rahmen für die Schreibtischquote anstreben, der die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt, was für die erfolgreiche Umsetzung und Optimierung der Schreibtischquote entscheidend ist.
Zum ersten Mal unterstreicht die SHR University die Bedeutung eines umfassenden Rahmens, um die Schreibtischquote zu verfeinern.
Die Studie plädiert für einen flexiblen und dynamischen Ansatz bei der Berechnung des Arbeitsplatzverhältnisses, der Faktoren wie Schulungsanforderungen, Abwesenheit von Mitarbeitern und organisatorische Veränderungen berücksichtigt. Diese Anpassungsfähigkeit ist wichtig, um einen Arbeitsplatz zu erhalten, der sich mit der veränderten Größe, den Arbeitsmustern und den Zielen der Belegschaft weiterentwickelt.
Unternehmen, die flexible Arbeitsplatzmodelle einführen, müssen ihre Arbeitsplatzverhältnisse genau abstimmen und fortschrittliche Analysetools und datengesteuerte Strategien einsetzen, um diese Kennzahlen kontinuierlich zu bewerten und anzupassen. Diese ständige Anpassung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz des Arbeitsplatzes.
Darüber hinaus ist ein ganzheitlicher Ansatz für das Arbeitsplatzmanagement von entscheidender Bedeutung. Neben der Anzahl der Arbeitsplätze sollten auch Kennzahlen wie die Raumnutzungsrate und das Wohlbefinden der Beschäftigten in die Arbeitsplatzstrategie einfließen.
Mit dieser umfassenden Perspektive können Unternehmen ihre Büros in dynamische Umgebungen verwandeln, die Produktivität, Zusammenarbeit und Wohlbefinden fördern.
Den Status quo in Frage stellen: Schreibtischkennzahlen als Instrument der Unternehmenskontrolle?
Wir wollen unsere Analyse mit einer etwas kontroversen Sichtweise abschließen (nicht, um sozusagen die Gemüter zu erhitzen, sondern um eine andere Seite der Medaille zu präsentieren).
Einige argumentieren, dass die Optimierung des Verhältnisses zwischen den Schreibtischen zwar für ein modernes Büromanagement unerlässlich ist, aber auch ein Vorwand für Kostensenkungsmaßnahmen sein kann , bei denen der Gewinn über den Menschen gestellt wird. Wenn Unternehmen das Verhältnis der Schreibtische manipulieren, um die Bürofläche und die Kosten zu reduzieren, können sie den Komfort und die Produktivität ihrer Mitarbeiter/innen beeinträchtigen.
Das Arbeitsverhältnis kann auch dazu benutzt werden, das Verhalten der Beschäftigten zu kontrollieren und ihre Autonomie und Flexibilität einzuschränken.
Auf diese Perspektive antworten wir, dass ein ausgewogener Ansatz, der flexible Arbeitsbereiche und mitarbeiterzentrierte Maßnahmen integriert, die einzige nachhaltige Lösung für die Führung erfolgreicher, moderner Unternehmen ist. Und wenn die Beschäftigten über ihr Arbeitsumfeld mitbestimmen können, erhöht das die Arbeitszufriedenheit und die Leistung.
Die Debatte über die Optimierung der Schreibtischquote offenbart ein breiteres Problem: das Potenzial dieser Kennzahlen, den Unternehmensinteressen auf Kosten des Wohlbefindens der Beschäftigten zu dienen.
Echte Effizienz erfordert ein Gleichgewicht zwischen quantitativen Messwerten und qualitativem Verständnis. Wenn wir die Gestaltung von Arbeitsplätzen überdenken, sollten wir den menschlichen Bedürfnissen neben den finanziellen Zielen Priorität einräumen. Indem sie sowohl numerische Daten als auch die menschliche Erfahrung bewerten, können Unternehmen Umgebungen schaffen, die langfristigen Erfolg und Zufriedenheit fördern.
Effizienz sollte verbessern, nicht ausbeuten. Das Gleichgewicht zwischen Raum, Flexibilität und menschlichen Bedürfnissen ist der wahre Maßstab für den Erfolg am Arbeitsplatz, Ivan Cossu.
Quellen:
- Forschung durchgeführt von Christian Knaf, Olivia Ganten, Eric Holtkamp, Lara Hölkemeier, Florentine Sieger, SHR University - April 2024
- Daten der SHR University - April 2024
- Die Berechnung wird immer für eine Schicht gemacht, nicht für einen Tag oder ein Jahr.
- Um diese Werte auf eine größere Bevölkerung zu übertragen, würden wir sie mit 10 multiplizieren (bei einer Bevölkerung von 300.000 Einwohnern).
- Gesamtarbeitsstunden pro Jahr = Arbeitstage pro Jahr×Tagesarbeitsstunden
Gesamtarbeitsstunden pro Jahr für Vollzeit=87×12=1044Stunden
Gesamtarbeitsstunden pro Jahr für Teilzeit=55×12=660Stunden
- Die berechneten Werte sind Durchschnittswerte.
- Schreibtischnutzung pro Schicht= Arbeitsstunden×Schreibtischbedarf/100 = 12x40/100 = 4,8
- In der Fallstudie wird auch ein "Korrekturfaktor" eingeführt , der angibt, wie viel Büroflexibilität erforderlich ist, um immer genügend Schreibtische bereitzustellen, während der durchschnittliche Schreibtischbedarf als feste Basis beibehalten wird.
