Hybride Büroräume neu gestalten und die Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen

Von Dr. Gleb Tsipursky*

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Wie sollten Unternehmen ihren hybriden Büroraum umgestalten, um ihre Produktivität zu maximieren? Wie wird der neue Arbeitsbereich - vom Büro bis zum Zuhause - in Zukunft aussehen? Wir wissen, dass er anders sein wird. Aber um in der Post-COVID-Welt zu überleben und zu gedeihen, müsst ihr bewährte Verfahren für die Rückkehr ins Büro anwenden.

Unsere hybride Zukunft

Studien zufolge planen zwei Drittel bis drei Viertel der Arbeitgebenden, nach der Pandemie hauptsächlich hybrid zu arbeiten. Die meisten großen Unternehmen planen, das Hybridmodell zu übernehmen. Einige große Unternehmen sind dazu übergegangen, alle ihre Mitarbeitenden dauerhaft von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Die Präferenz der Mitarbeitenden ist ein entscheidender Faktor für das Hybrid-First-Modell. Acht große Studien (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8) ergaben, dass ein Viertel bis ein Drittel der Mitarbeitenden dauerhaft remote arbeiten wollen und sich über zwei Drittel eine hybride Arbeitsweise wünschen. Weniger als 15 Prozent bevorzugen eine Vollzeitbeschäftigung im Büro.

Der Wunsch eines Mitarbeitenden nach Vollzeit-Remote muss mit den Aufgabenanforderungen und der nachgewiesenen Zuverlässigkeit übereinstimmen. Einige Aufgaben, wie z.B. Callcenter-Mitarbeitende, eignen sich gut für Remote-Arbeit, da sie keine systematische Zusammenarbeit erfordern.

Im Folgenden beschreibe ich bewährte Verfahren zur Umgestaltung von Arbeitsbereichen auf der Grundlage von 14 Beratungsprojekten von Führungskräften und Organisationen, die ich bei diesen Umstellungen begleitet habe.

Nutzung des Arbeitsbereichs

Das Büro wird in Zukunft nicht mehr in erster Linie für Einzelarbeit genutzt werden, wie es vor der Pandemie der Fall war. Stattdessen wird das Büro als kollaborativer Raum und für teambildende Aktivitäten für die Mehrheit der Mitarbeitenden dienen. Sicherlich werden einige Mitarbeitende zwischen den gemeinschaftlichen Aufgaben auch Einzelarbeit im Büro erledigen, aber die große Mehrheit der Aufgaben wird gemeinschaftlich sein. Individuelle Aufgaben werden überwiegend zu Hause erledigt, wo sie viel produktiver sind.

Derzeit sind in typischen Büros 80% der Fläche für den persönlichen Gebrauch und 20% für die gemeinsame Nutzung vorgesehen. Das muss geändert werden. Ein hybrides Modell wird die Kosten für Immobilien sowie für Dienstleistungen und Produkte im Büro senken, wenn die Mitarbeitenden seltener kommen.

 Es ist zwar schön, sich öfter zu sehen und sich auszutauschen, aber bedenkt Folgendes: Bei einer Studie stellten Unternehmen fest, dass sie etwa 20-30% ihrer Kosten einsparen können, wenn ihre Mitarbeitenden an drei Tagen pro Woche ins Büro kommen. Wenn Mitarbeitende jedoch nur einmal in der Woche kommen, können sie etwa 60-70% der Kosten einsparen. Warum also mehr bezahlen?

Neugestaltung des Büroraums

Beginnt mit der Anpassung eurer Bürofläche, indem ihr die voraussichtliche Nutzung plant.

Lasst zunächst die Teamleiter ihre bevorzugten Wochentage auf einer 5-Punkte-Skala bewerten. Verwendet dann die Umfrageteilnehmer und einen Algorithmus, um die Teams auf verschiedene Tage zu verteilen, um die Zufriedenheit zu maximieren und eine ungerechtfertigte Überlastung der Mitarbeitenden zu vermeiden.

Ermittelt gesondert euren Raumbedarf für Großveranstaltungen wie vierteljährliche Klausurtagungen und umfangreiche persönliche Schulungen und mietet bei Bedarf andere Räume an.

Als Nächstes solltet ihr planen, euren Immobilienbedarf entsprechend zu verringern. Zieht in Erwägung, einen Teil eurer Bürofläche in Coworking-Bereiche umzuwandeln, um die Risiken von übermäßigem oder unzureichendem Platzbedarf zu mindern.

Danach werdet ihr die Gestaltung eurer Büroräume ändern wollen. Bei Hybridmodellen konzentriert sich die Arbeit im Büro viel mehr auf die direkte Zusammenarbeit mit den Teammitgliedern. Dazu gehört, dass ihr mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, die ihr schnell um Klarstellungen bittet oder denen ihr Ratschläge erteilen könnt. Stattet eure gemeinsam genutzten Räumen daher mit Videotechnologien aus, um Besprechungen zu erleichtern und funktionsübergreifende Teams zu unterstützen.

Die meisten Einzelbüros werden verschwinden müssen. Behaltet diese auf jeder Ebene nur für Teamleiter, die private Räume für sensible Gespräche benötigen, sowie für alle anderen, die solche Bereiche benötigen. Mitarbeitende sollten Laptops und keine Desktops verwenden, so dass vor allem Hot-Desking möglich ist.

Beachtet die aktuellen OSHA-Richtlinien für Pandemie-Vorsichtsmaßnahmen, um die Haftung zu verringern.

Finanzierung von Home-Offices

Das Hybrid-first-Modell hebt das Home-Office als Dauereinrichtung für jedes Unternehmen hervor. Für die gut ausgestatteten und komfortablen Home-Offices der Mitarbeitenden oder gegebenenfalls für die Mitgliedschaft in einem Coworking-Bereich muss ein eigenes Budget bereitgestellt werden.

Wenn ihr euren Mitarbeitenden Hotspot-Pläne zur Verfügung stellt, verringert ihr das Risiko von Internetausfällen oder -verlangsamungen. Ebenso könnt ihr eure Mitarbeitenden dazu ermutigen, von zu Hause aus verschiedene Schritte zur Risikominderung zu unternehmen. Ein Teil eurer Verantwortung besteht darin, sie in eure Geschäftskontinuitätsplanung und eure Strategien zum Unternehmensrisikomanagement einzubeziehen.

Jedenfalls sollte für die meisten Arbeitnehmenden ein Anfangsbudget von $3.000 für die Umstellung auf das Home-Office und ein jährliches Budget von $2.000 für die Instandhaltung ausreichend sein. Für berufstätige Eltern von Kleinkindern sollten mindestens $500 pro Jahr bereitgestellt werden, um die mit der Remote-Arbeit verbundenen Erziehungsaufgaben zu bewältigen.

Fazit

Die Umgestaltung der Arbeitsorganisation wird Teams helfen, sich erfolgreich auf Arbeitsplätze nach einer Pandemie umzustellen. Arbeitgebende sollten die Präferenzen ihrer Mitarbeitenden in hybriden Teams berücksichtigen. Entsprechende Bedürfnisse müssen auch in jeden Geschäftsplan integriert werden. Daher sollten Führungskräfte Forschungsdaten objektiv betrachten und die Erkenntnisse klug nutzen, um einen für beide Seiten zufriedenstellenden Arbeitsbereich zu schaffen.

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*Dr. Gleb Tsipursky wurde von der New York Times als "Büroflüsterer" und "Hybridexperte" gelobt, weil er Führungskräften hilft, durch hybride Arbeitsformen die Mitarbeitendenbindung und Produktivität zu verbessern und gleichzeitig Kosten zu senken. Er ist CEO des Beratungsunternehmens Disaster Avoidance Experts, das sich mit der Zukunft der Arbeit befasst. Er schrieb das erste Buch über die Rückkehr ins Büro und die Führung hybrider Teams nach der Pandemie, seinen Bestseller Returning to the Office and Leading Hybrid and Remote Teamssowie sieben weitere Bücher. Seine bahnbrechenden Denkanstöße wurden in über 650 Artikeln an prominenten Orten veröffentlicht, wie z. B. Harvard Business Review, Fortuneund Forbes. Sein Fachwissen stammt aus über 20 Jahren Beratungstätigkeit für Fortune-500-Unternehmen von Aflac bis Xerox und über 15 Jahren akademischer Tätigkeit als Verhaltenswissenschaftler an der UNC-Chapel Hill und Ohio State. Dr. Gleb ist stolzer ukrainischer Amerikaner und lebt in Columbus, Ohio.

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